供应商管理软件需求

第一章 总则

第一条 为加强公司软件管理，提高软件资源利用率，确保软件安全、稳定、高效运行，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有软件，包括操作系统、办公软件、业务软件、安全软件等。

第三条 公司软件管理遵循以下原则：

1. 安全可靠：确保软件系统安全、稳定、可靠运行；

2. 高效便捷：提高软件资源利用率，方便员工使用；

3. 规范统一：遵循国家相关法律法规，确保软件管理规范、统一；

4. 不断优化：根据公司发展需求，持续优化软件管理体系。

第二章 软件采购与验收

第四条 软件采购应遵循以下程序：

1. 需求分析：根据公司业务需求，制定软件采购计划；

2. 市场调研：对市场现有软件进行调研，了解其性能、价格、售后服务等信息；

3. 供应商选择：根据需求、性能、价格、售后服务等因素，选择合适的供应商；

4. 合同签订：与供应商签订采购合同，明确双方权利义务；

5. 软件验收：验收软件质量、功能、性能等，确保满足公司需求。

第五条 软件验收应遵循以下要求：

1. 验收标准：根据国家相关法律法规和行业标准，制定软件验收标准；

2. 验收流程：按照采购合同约定，进行软件验收；

3. 验收结果：对验收结果进行记录、归档，并反馈给供应商。

第三章 软件使用与维护

第六条 软件使用应遵循以下规定：

1. 用户权限：根据用户岗位需求，分配相应软件使用权限； 2. 使用规范：用户应按照软件操作手册和公司相关规定使用软件；

3. 数据备份：定期对重要数据进行备份，确保数据安全；

4. 系统升级：及时更新软件版本，修复已知漏洞，提高系统安全性。

第七条 软件维护应遵循以下要求：

1. 故障处理：发现软件故障，及时报告相关部门，尽快解决问题；

2. 系统优化：根据用户反馈，对软件进行优化，提高系统性能；

3. 技术支持：与软件供应商保持良好沟通，获取技术支持；

4. 安全防护：定期对软件进行安全检查，防范安全风险。

1.前言

目的

本文档是关于采购管理系统功能和性能的描述，重点描述了功能需求。

背景

该文档描述了采购管理系统，采购管理系统是一个方便公司以及供货商联系的系统，供单位、公司、超市使用。

2.系统定义

项目背景

20世纪90年代以来，企业信息处理量不断加大，企业资源管理的复杂化也不断加大，这要求信息的处理有更高的效率，传统的人工管理方式难以适应以上系统，而只能依靠计算机系统来实现，信息的集成度要求扩大到企业的整个资源的利用、管理。而采购管理在企业经营管理中占据非常重要的位置。任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购，企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）。因此就需要一个采购管理系统来对企业采购情况进行管理，降低材料的采购成本，减少库存，提高采购作业的质量。

项目目标

设定的目标如下：

1、采购基础数据:

采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置。对这些数据就及时加以维护。

2、采购计划管理:

通过物料需求（订货点控制、订货周期控制等生成的请购计划）来生成采购计划（或采购建议订单），并综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长（有的进口件要半年以上的采购周期），因此有可能超过主生产计划制定周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估确定所需的数量和时间，然后制定材料的中期或长期采购计划。

3、采购订单管理:

根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单，并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商，也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。

4、采购询价管理:

采购需求数据库说明书

一、介绍

采购需求数据库是一个用于管理采购需求信息的软件系统，旨在帮助企业高效地管理和处理采购需求，简化采购流程，提升工作效率。本说明书将详细介绍采购需求数据库的功能、架构和使用方法，帮助用户快速上手并合理利用系统资源。

二、系统架构

采购需求数据库采用客户端-服务器架构，包括前端客户端和后端服务器。客户端通过与服务器的交互，实现用户对采购需求的管理和查询。

1. 前端客户端

前端客户端是用户使用采购需求数据库的界面。通过客户端，用户可以进行采购需求的新增、编辑、查询、统计等操作。客户端采用用户友好的图形界面，操作简便直观，提供了多种查询和筛选条件，方便用户根据不同需求进行精确查询。

2. 后端服务器

后端服务器负责存储和管理采购需求数据。服务器采用数据库管理系统，通过数据库技术对采购需求数据进行存储、索引和管理。服务器提供数据接口，接收客户端的请求并返回结果，保证客户端与服务器之间的数据传输和交互的安全和可靠。 三、功能介绍

采购需求数据库具有以下主要功能：

1. 采购需求管理

用户可以通过客户端新增、编辑和删除采购需求。对于每个需求，系统将记录相关信息，如需求编号、需求名称、需求部门、需求时间、期望交付日期等。用户可以根据这些信息进行查询和排序。

2. 采购计划生成

基于采购需求数据库中的数据，系统可以自动生成采购计划。用户可以根据采购需求的优先级、数量、时间等要素进行计划生成，并将计划导出为Excel或PDF格式。

3. 供应商管理

系统可以记录和管理供应商的信息，包括供应商名称、联系人、联系方式等。用户可以通过客户端对供应商进行管理，如新增、编辑和删除供应商信息。系统还提供供应商评价功能，帮助用户评估供应商的综合能力。

4. 采购需求统计

采购需求数据库提供丰富的统计功能，用户可以根据不同的维度和条件对采购需求进行统计。系统将以图表的方式展示统计结果，帮助用户更好地了解采购需求的分布和趋势，为决策提供参考。

软件需求表格模板

软件需求表

子系统：内部聊天系统

功能说明：建立内部良好的沟通，加强部门之间的联系，使工厂与公司有序对接。

模块内容：办公联络对应界面(LIC)，包括聊天界面。

子系统：客户管理子系统

功能说明：建立完整的客户资料库，以备查询。

模块内容：客户信息的录入、修改、删除，并设置不同权限，让每个人只能看到自己的客户，以提高企业客户的保密性。

子系统：销售管理子系统

功能说明：建立完整的客户销售订单数据库，可随时查找客户的历史订单情况。同时建立完整的出货数据库，时间节点到客户信息维护，以便了解操作。

模块内容：销售订单的输入、修改、删除，销售订单明细表包括对接业务员、订单交期、产品数据、工艺标准；出货单的输入、修改、删除，出货单明细表包括实际交期、是否合格、工艺标准；出货回执单（是否投诉）待定。

子系统：销售退货管理

功能说明：建立完整的销售退货数据库，检视产品是否合格、投诉情况、客户问题。

模块内容：退货单的输入、修改、删除，退货单明细表。

子系统：销售结算管理

功能说明：建立完整的销售数据库，可随时查找客户的情况。从订单的角度分析订单的状态，主要表现为生产-入库-送货-对帐-收款-6个状态。

模块内容：销售的输入、修改、删除，销售明细。

子系统：订单执行情况查询

功能说明：根据订单的角度分析订单的状态，主要表现为生产-入库-送货-对帐-收款-6个状态。

模块内容：订单执行情况表。

子系统：生产排程管理

功能说明：建立完整的生产任务数据库，便于进度查询，有序生产，落实到人到组到机台，有效考核。如客户投诉可直接对接到人与组（产能--工序工艺--交期--考核--合格--发货--对应物流--售后（投诉）。

模块内容：生产任务的输入、修改、删除；员工、机台、班组产量统计；生产台账。

子系统：物料需求计划

功能说明：根据印刷单的需求量和当前库存量，自动生成一张采购计划表，以提示采购人员进行采购。