QEMS记录控制管理程序

记录控制程序1.目的：规范QEHS记录的收集、编目、归档、保管和处理程序，以便对QEHS体系运行与活动进行分析提供依据，并采取纠正措施，证明达到QEHS体系的有效运行。

2.适用范围：适用于我公司所有QEHS记录的管理。

3.管理职责：3.1企管办负责公司记录的归口管理并监督各部门在用记录的使用管理情况。

3.2各部门负责本部门记录编制和实施。

3.3档案室负责长期及永久性记录的保管及长期过期记录的销毁。

4. 工作程序4.1各部门编制所要用的记录表格格式，将需印制的记录表格送企管办审核、编号。

4.2记录的填写：4.2.1记录由各部门负责收集、整理、保存。

4.2.2记录的编号与附表一致，由企管办统一控制。

4.2.3记录的要求：a.记录包括质量、环境、职业健康安全体系运行记录。

b.记录以客观事实为依据，严格把握记录的实用性、真实性、准确性、适时性。

c.记录应字迹清晰、内容完整，按所记录的产品和项目进行标识，记录应注明日期。

d.记录的更改：记录原则上不得更改，记录中的数字出现错误时，用直线划掉错误数字，在错误数字的上方填写正确内容，并签字或盖章。

e.记录的方式：文字填写、微缩胶卷、磁带、磁盘等。

f.记录填写人员应遵循记录填写和保管的原则，递交相关部门。

各部门如若保留，则存档以备查阅；若不保留，则销毁。

4.3记录的存档：4.3.1记录责任部门负责归档；4.3.2记录的归档要有移交手续（包括部门、记录名称、数量、移交人、接受人）；4.3.3记录归档保存期见记录清单；4.3.4记录应分类存放在干燥通风处，确保完好无损。

防止变质、丢失。

4.4记录的借阅：记录原则上不能外借。

借阅短期记录的人员（包括顾客）按借阅手续，必要时由部门领导批准后方可借阅。

借阅长期或永久记录按档案室有关借阅制度执行。

4.5记录的销毁：记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，短期记录由各责任部门负责人审批后自行销毁。

长期记录由档案室主管填写《文件销毁申请》交企管办审核，报管理者代表批准后销毁。

记录控制程序文件编号：WG-QESP-02 版本号：B/0编制：审核:批准：1.目的：对记录进行控制和管理，为保证质量/环境/职业健康安全符合规定要求、体系有效运行、产品相关活动或服务的可追溯性及采取纠正预防和改进措施提供依据。

2.适用范围：适用于管理体系运行记录及管理活动记录的控制和管理。

3.权责：3.1管理者代表负责确保本程序完善，正确持续的运行。

3.2各职能部门负责本部门各记录表格的拟制。

3.3各部门负责将有关记录收集、编写、归档、贮存、保管和处理。

4.定义：记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。

5.程序内容：5.1记录表单设计之制订与变更：5.1.1 各类程序文件与工作标准书所附之表单由原制订部门负责设计，制订。

由文控统一发行办理。

5.1.2表单格式之设计须具备可追溯性。

5.1.3表单栏位之填写，若无法使填表人员一目了然时须附带书面说明或施以教育训练。

5.2 记录表单填写规定：5.2.1 字迹应清晰且保持干净整洁。

5.2.2 不得使用铅笔。

5.2.3 表单必须填写完整不得漏填。

5.2.4 表单如需修改时，可在修改处划线写上正确内容并于修改处签名（不可使用涂改液），且能分辨出原意。

5.2.5 记录之修改有品质争议时（如会影响到检验判定），修改人应注明修改原因。

5.2.6 表单所注明的符号，表示为选择性项目，原则上由该表填写人填写,不使用时该可不填写。

5.2.7 记录文件之收集：记录收集方式，由各撰写或保存单位依记录性质、日期编号、顺序自行归档。

5.2.8 记录窗体须加以归类并在档案夹明显处注明文件名称。

5.2.9 档案之数据应按照顺序、项目分别建立／归档。

5.2.10 记录储存维护：由各保存单位指定专人以档案柜自行集中保管，并须注意储存环境，避免文件受潮。

5.2.11记录保存期限，如客户或法规有要求按客户或法规规定保存期限，内部文件保存年限为最新版，生产类报表保存年限为1年，品质/环境/职业健康安全类表单保存年限为3年（法律法规有特殊要求的，按照相关规定执行），技术性文件的及表单保存5年以上，如是特殊性文件及环保文件记录则保存在10年以上。

质量体系记录控制程序一、引言质量体系记录控制程序是为了确保组织内部的质量体系文件和记录能够得到有效地管理和控制，以确保质量管理体系的运作的一套规范化的程序。

本文将详细介绍质量体系记录控制程序的目的、范围、责任、程序、记录和附件等内容。

二、目的本程序的目的是确保质量体系文件和记录的有效性、准确性、完整性和及时性，以满足组织内部和外部的质量管理要求，并为质量管理体系的持续改进提供有效的支持。

三、范围本程序适用于组织内部所有与质量体系相关的文件和记录，包括但不限于质量手册、程序文件、工作指导书、作业记录、检验记录、不合格品处理记录等。

四、责任1. 质量部门负责制定和维护质量体系记录控制程序，并对其进行监督和审核。

2. 各部门负责制定和维护本部门相关的质量体系文件和记录，并确保其有效性和及时更新。

3. 所有员工都有责任按照质量体系记录控制程序的要求执行相关的文件和记录。

五、程序1. 文件和记录的编制(1) 根据质量体系文件编制规范，各部门负责编制本部门相关的质量体系文件和记录。

(2) 编制的文件和记录应符合质量体系文件编制规范的要求，包括文件格式、文件命名、文件编号、文件版本控制等。

(3) 编制的文件和记录应经过质量部门审核，并获得相关部门的批准。

2. 文件和记录的发布(1) 经过审核和批准的文件和记录，由质量部门负责进行发布。

(2) 发布的文件和记录应在组织内部进行通知，并在适当的位置进行存档和展示。

3. 文件和记录的控制(1) 所有质量体系文件和记录应进行控制，以确保其有效性和完整性。

(2) 质量部门负责建立和维护质量体系文件和记录的控制清单，包括文件和记录的名称、编号、版本、生效日期、修订日期等信息。

(3) 所有质量体系文件和记录的变更应经过质量部门的审核和批准，并进行相应的版本控制。

4. 文件和记录的存档(1) 质量部门负责建立和维护质量体系文件和记录的存档系统。

(2) 存档的文件和记录应按照一定的分类和编号规则进行存放，以方便查找和检索。

福建XX镍业有限公司发布：2013-10-05实施：2013-10-06版本号：A记录控制程序分发号：FDNY/CX-02编制：安环部组织审核：陈庆荣批准: 项炳和1、目的对本公司QES管理体系运行的有关记录及档案进行控制和管理, 用于证实符合QES管理体系标准以及公司的QES管理体系所实现的结果。

2、适用范围适用于本司与QES管理体系有关的所有记录的管理。

3 职责3.1 安环部在各部门协助下，负责记录控制的归口管理。

3.2 各部门负责本部门记录的控制工作。

4 工作程序4.1 填写与收集4.1.1 各有关作业人员，应及时正确填写记录，并保持清晰，签名应签全名，不得使用铅笔书写，如因笔误需修改时，应以划改方式进行。

4.1.2 各部门应按固定的时间间隔收集并审批记录的确切性与完整性。

4.2 标识4.2.1 记录的标识一般包括：(a)记录全名(C)记录编号，包括表码及流水号4.2.2 记录应能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、填报者或审核者。

4.3 编目为便于查找与追溯，收集保管部门应将记录分类，必要时按适当的时间段装订成册并加封面，封面标注名称、编号、时间段等。

4.4 归档各部门应当对本部门的记录分类依次序入档保存，必要时入档记录登记在《记录清单》内，以备日后查索。

4.5 查阅依以下程序实施：4.5.1 需查阅记录时，应经部门负责人同意，向兼职档案员办理借阅手续；4.5.2 借出的文件应维持其整洁和完整性，不得在其内涂划，并安全存放。

非经允许不得拆卸、复印、外借，使用完应当天归还；4.5.3 兼职档案管理员应仔细检查无误后，归位。

4.5.4 依照事前约定，顾客可借阅与其产品有关的记录。

4.6 保管与处理4.6.1 记录的存放应置于适当环境场所，以避免损坏、丢失。

4.6.2 记录于保存期限终了后，可以销毁或继续保存。

销毁应由保管部门填写《文件资料销毁登记表》，经本部门负责人批准后实施。

4.7 其它4.7.1 各部门主管应监督本部门记录作业活动，并不定期抽查档案以查核其符合本程序作业要求的程度。