企业人事档案信息化建设

企业人事档案信息化建设　

中原油田分公司档案管理处朱延荣　

随着科技的进步和发展，计算机网络技术在现　

代企业管理中得到广泛普及和应用，传统的企业人　

事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充　

分发挥人事档案工作在信息社会中的重要作用，应　

积极地将信息技术应用于企业人事档案管理，促进　

企业人事档案的信息化建设，提高企业人事档案的　

管理水平。　

一、信息化管理在企业人事档案工作中的重要　

作用　

人事档案记录个人从事各种社会活动形成的资　

料，是组织、人事部门对职工管理的重要凭证和开展　

各项工作的基础，对考察和识别干部、选拔优秀人　

才、加强干部队伍建设具有重要作用，并涉及到职工　

切身利益。人事档案不仅仅是装订、书面整理的工　作，还需要进行计算机信息化的建设。通过计算机　

的管理，对档案信息资源进行分类和提取，可以直接　

提高人事档案工作的效率。与传统档案资料相比，　

数字档案更易于保存、查询，可以通过网络快速传　

递，提高档案的利用率，降低档案管理的成本，提高　

人事档案现代化管理水平。　

１．信息化建设对人事档案收集的作用　

一是目录的更新。建立人事档案目录可以使管　

理人员及时地发现档案材料是否齐全。可以及时准　

确地为档案管理人员提供最新的档案目录，方便管　

理人员及时快捷地补充更新档案目录。二是有助于　

缺失材料的提醒。档案管理系统的信息化建设，可　

以提醒管理人员档案材料中是否有缺失的档案材　

料，并形成缺失材料的电子记录。三是材料及时归　

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此基础上实现档案信息资源的高　

层次的整合与最大化的社会共　

享。　

３．由点及面、协调发展　

针对我国档案信息化建设发　

展不平衡的现状，可以考虑借鉴　

我国电子政务建设的策略，在档　

案信息资源整合的实施过程中采　

用由点及面的方针，对于一些档　

案信息化起步较早，发展较快的　

地区，应该重点建设，在资金、人　

才、技术上予以大力支持，并加大　

研究力度，为之提供智力支持，促　

使其早出成绩、早见效益，切实解　

决档案信息“数字鸿沟”问题；把　

档案信息化建设纳入同级电子政　

务的发展计划之中，实现两者的　

５２　协调同步，档案馆在网络建设、系　

统建设、数据库建设时要充分与　

政府部门合作，遵守电子政务的　

相关标准规范，集中开发，统一使　

用，保证信息资源的共享，从而发　

挥系统和资源的最大效益；开展　

同图书馆、情报机构的合作，充分　

借鉴其实践的经验与教训，在资　

源建设等方面取长补短，共同打　

造地区综合信息中心，为社会公　

众提供一体化与多样化的信息服　

务。　

４．抓住重点、重视实效　

目前，我国档案信息资源整　

合必须以档案信息资源建设为核　

心，以电子公文管理为重点。各　

级综合档案馆要加快现有馆藏档　案的数字化处理，做好馆藏档案　

文件级目录数据库建设，建立档　

案机读目录中心，特别是要开展　

对重要、珍贵、易损、利用频率高　

等档案的数字化工作，建立全文　

信息数据库，逐步向数字档案馆　

迈进。在对馆藏档案数字化的过　

程中，应当坚持可行性、合法性、　

规范性、效益性原则与安全性等　

原则，只有这样，数字资源建设才　

能健康有序地进行。此外档案数　

字化工作要分步进行，可以考虑　

先录重点全宗，再一般全宗；先鉴　

定，后录入；先建立目录数据库，　

再建全文和多媒体数据库。　

（责任编辑　朱亚宏）

　档。利用档案信息化系统对借出的材料和近期要归　

档的材料进行登记，在材料临近期限时提醒管理人　

员收回借出的档案材料。　

２．信息化建设对人事档案管理的作用　

一是整理快捷。自动形成目录、干部“三龄一　

历”确认表、干部职务变动表等档案中的材料。二是　

归类方便。档案材料有序化建设的一个重要体现是　

档案材料的分类是否准确。档案材料精确分类才能　

为档案管理人员和查询人员提供更多方便。三是交　

接简单。在交接资料的时候，可以保证资料的完整　

性，直观地反映出需要交接的材料。　

３．信息化建设对人事档案查询的作用　

一是更系统、更方便。可以快速准确地获取人　

员的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方　

面的综合信息，在较短时间内为利用者提供所需要　

的信息。二是保密性更强。查询某类内容，不会涉　

及其他项目的内容，查询人员根据信息关键词直接　

可搜索到相关资料，既节省了查询时间，又能保证其　

他项目内容的安全性，不泄露人员的其他信息。　

４．信息化建设对人事档案工作发展的作用　

一是企业档案的信息化建设极大地促进了人事　

档案工作的发展，使人事管理工作更加科学化，提高　

了人事档案工作的管理水平，为合理地利用人才、选　

拔干部提供了一定的支持和帮助。二是可以从根本　

上改善以前手工管理人事档案周期性较长的状况，　

信息化建设可以在短时间内高质量地完成档案的利　

用工作，大大提高人事档案工作的效率。　

二、搞好企业人事档案的信息化建设的方法　

１．提高人事档案管理的现代化意识　

在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科　

技化意识，加快档案由手工管理向计算机数字化管　

理的转变至关重要。人事档案管理要加强计算机技　

术在档案管理工作中的应用，从重管理、轻利用的传　

统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动把　

人事档案工作的重心，转移到为企业各项事业发展　

提供优质服务的轨道上来。　

２．着力把人事档案的基础工作做好　

要保证人事档案材料收集齐全、真实、准确、完　

整。要针对人员的特点，重点抓好中层以上领导干　

部和优秀专业技术人员档案信息的建库工作。定期　

跟踪收集最新材料，整理归档，确保信息的准确性和　

唯一性。人事档案信息库要有选择地录入能反映人　

事档案历史和现实状况的信息，如干部基本信息，人　

ｌ　ｌ轨ｌ曳奏船牲囊妇ｌｏ１１年第　ｌ糍　信息纯建设　

员的来源、职务任免、考察考核材料、培训教育、学历　

学位及职称、工作简历、家庭成员及业务研究、社会　

关系等材料。信息库应能够处理多媒体数据（图像、　

音频、视频等），具有统计查询等功能，以便档案的查　

询、借阅、统计等日常工作实现微机化操作。　

３．增强档案信息化管理的安全意识　

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手　

段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，　

有些企业和单位在进行档案信息化建设时，安全意　

识不强，造成档案信息的丢失和泄密，带来很大的损　

失。面对电子文件保存中存在的不兼容性和不可识　

读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会　

造成宝贵档案信息资源的丢失。因此，在管理中一　

定要认真研究人事档案管理的相关政策，在对各种　

信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用　

好计算机的加密功能，对电子数据根据使用权限进　

行系统的分类加密；要正确处理好档案资料的保密　

与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守　

观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。　

４．完善人事档案管理人员的专业素质　

尽管技术进步对档案工作信息化建设起着至关　

重要的作用，但是人员的专业素质是决定因素。随　

着信息时代的发展，对每位档案工作者在业务素质　

上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学　

习，不断拓宽自己的知识面，提高掌握现代化信息管　

理技术的能力，努力使自己成为既熟悉档案管理业　

务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结　

构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在　

档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还　

要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教　

育，使他们具有较高的思想觉悟，以及坚定的政治责　

任感和政治鉴别力。　

５．建立人事档案信息网络化管理系统　

为了使信息得到充分共享，提高劳动效率与工　

作质量，应在局域网内建立档案信息网络化管理系　

统，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门　

提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。　

重点要解决好管理权和使用权的问题，通过确认密　

码和身份提供所需信息。另外，必须解决好保密问　

题。企业人事制度改革使人事档案材料日益丰富，　

档案的利用率越来越高。解决繁重的手工操作和低　

效率之间的矛盾，把档案管理工作从繁重、低效中解　

脱出来，为组织人事工作提供高效、快捷、准确的服　

５３　务，是时代发展的必然，也是摆在我们面前的重要课　

题。只有大胆探索，在管理观念、管理过程和管理手　

段上不断创新，才能充分发挥人事档案应有的作用，　

管好用活档案。　

６．拓展人事档案信息联系渠道，建立档案信息　

网络　

在实现人事档案信息化管理，建立各种人才信　

息库之后，要进一步建立档案信息网络，根据信息的　

内容和有关制度在不同的层次内实现信息共享。一　

方面满足公众的知情权，另一方面有利于有关单位　

调用这些信息。加强单位之间及各方面的信息交流　

与沟通，建立人员信息网络，以便有关部门在进行科　

学研究、成果鉴定、职称评定、科研开发等活动中使　

人员的作用得到最大化的发挥。　

７．科学管理，提高管理水平和服务质量　

人事档案管理是一个系统工程，涉及组织及人　

事相关部门和人员。因此必须建立干部人事档案管　

理责任制，加强各部门之间的协调。其中领导重视　

是关键，有领导分工负责，定期或不定期地研究人事　

档案工作，经常了解人事档案工作情况和存在的问　

题，并及时检查、督促、指导，以推动人事档案管理工　

作和人事制度改革同步发展。人事档案管理部门和　

专兼职管理人员，应认真履行所有规定的职责和要　

求，扎实工作，主动服务，确保归档材料的形成质量，　

及时收集移交档案室。定期检查评比，以推动人事　

档案工作不断向前发展。　

三、企业人事档案工作的发展方向　

长期以来，企业人事档案工作总是隐居于各项　

工作背后，很少与外界建立联系，把许多宝贵的信息　

资源都埋藏在案卷里，影响了企业人力资源的开发，　

大大制约了档案事业的发展。２１世纪是信息社会的　

时代，信息化管理渗透到社会的各行各业，企业对人　

事档案进行信息化管理势在必行。　

１．信息全面化　企业要联系工作实际，不断提高企业从业人员　

人事档案管理的效率和质量，在仔细分析和调研论　

证的基础上，不断完善人事档案管理系统。系统信　

息包含相对固定的基本情况，如姓名、性别、身份证　

号、家庭住址和联系电话等。以及重要的动态信息　

包括：学历和工作简历、职务任免和职称、奖惩、材料　

收集等，历次变动情况均能在信息系统里反映。在　

录入信息时认真把好审核关和更新关，形成一份准　

确完整的电子化档案。　２．查询快速化　

传统的档案查询方式是由管理人员通过计算机　

检索找出所需档案的编号，然后根据编号到库房中　

查找，既费时又费力。档案管理信息化后，档案的检　

索与查询只需在计算机上输入姓名、档案号等字段，　

便能立刻显示出所需要的人事档案信息，一目了然，　

无需翻开案卷逐页查找。纸质档案信息化，一方面　

能够减少纸质案卷因调阅次数频繁而造成的磨损，　

保护纸质档案，达到长期保存使用的目的；另一方面　

提高了查询速度，减轻了管理人员的工作量。　

３．统计多样化　

统计分析工作是人事档案管理工作的重要组成　

部分，完成一项统计工作，往往需要投入大量的人力　

和时问，周期长，过程繁琐，且准确性、时效性差。统　

计手段的落后直接影响了工作的成效。利用人事档　

案管理系统的统计功能，能按照年龄、学历、职称、工　

作单位、政治面貌等多个字段逐个或者综合统计，自