会展企业信息系统的功能架构与实施策略
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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 会展企业信息系统的功能架构与实施策略 作者：倪庆萍 蒋 琦 来源：《中国管理信息化》2008年第13期
[摘 要] 信息化既是中国会展业与国际接轨的一个重要衡量标准,也是会展业发展的必然趋势｡会展业的蓬勃发展,不仅为会展企业带来了无限的商机,更为经济社会提供了交流的平台,作为朝阳产业,会展企业的业务信息化已成为会展服务企业管理层关注的焦点｡本文主要对信息化会展､国内外会展信息化发展现状､会展企业信息系统的功能架构与实施策略进行了分析,以期对会展企业开展信息化工程有一定的指导作用｡
[关键词] 会展企业;信息系统;架构; 实施策略 [中图分类号]F270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2008)13-0079-03
1 信息技术与信息化会展
会展业被誉为“城市的面包”､国民经济的“推进器”,它具有强大的产业带动效应,不仅能给城市带来场租费､广告费等直接收入,还能带来住宿､餐饮､通讯､旅游､贸易等相关收入｡更重要的是,会展能汇聚巨大的信息流､技术流､商品流和人才流,会对一个城市或地区的国民经济和社会进步产生难以估量的影响和催化作用｡会展业的发展以及信息技术在会展业中的应用,使会展活动中复杂的资金､商品和信息流动更加顺畅合理,降低了会展各方的运营成本｡网上会展作为实物会展的重要补充形式,具有重大应用价值:抵御风险､应对突发危机､保持展商和参展专业人士的畅通商贸渠道､维护客户关系､延伸会展业的电子商务增值服务等｡
从本质上说,会展的首要作用是传播信息,信息技术对信息和数据的传递､交换和处理等会提供极大方便｡其次,会展属于商务活动,信息化会展则是将会展商务活动的电子化｡另外,展览活动大多是以盈利为目的,展览组织者在运作过程中采用信息技术,具有节约､高效､快捷､方便等优点,有助于实现利润最大化｡如今的信息化会展已经具备了一些传统会展所不具备的功能和手段,不再仅仅是传统会展的宣传手段,而是日益成为一个新的会展形式｡
2 国内外会展信息化发展现状
龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 2. 1国外会展信息化的现状 电子商务和网络技术的快速发展,给信息化会展带来了新的契机,使国外会展业向另一个空间——网络拓展｡由于互联网具有无可比拟的渗透性和广泛性,可以超越时空的限制,因此人们可以借助互联网展示产品､交流信息､洽谈贸易｡作为传统会展的互补形式,网上展览在美国､德国等发达国家方兴未艾｡尤其是在美国发生“9·11”事件后,由于人们对旅行的恐惧,网上展
览备受企业青睐｡目前,国际上经验丰富的展览会组织者都开始利用互联网开展工作,如网上招商､网上会议､网上展览等｡近年来,世界一些展览发达国家如德国的一些实物展的总数有所下降,特别是IT行业的参展商锐减,这是因为他们更多地利用网络技术在网上进行展示产品､交流信息､洽谈业务,网上会展正蓬勃发展｡信息化是会展行业管理战略的发展趋势,国外的会展企业早已应用会展管理系统(如CRM､ERP管理等)来提升会展水平,提升企业核心竞争力｡
2. 2我国会展信息化发展的现状 目前,随着我国经济的快速发展,会展的发展也非常迅速,特别是运用先进信息技术的信息化会展更是以惊人的速度向国际先进水平靠拢｡
在第93届广交会上,广东电信采用国际一流的信息化手段,提升电子商务水平,首推“网上广交会” ,搭建网上交易平台,开创了宽带信息化会展新时代｡在该届广交会上,网站点击数创下了2 505.5万次的纪录,比上届增长66.4%｡该届广交会还首次开通了网络洽谈平台,参展商可以通过互联网与海外客商越洋洽谈｡由于受非典型肺炎和伊拉克战争等因素的影响,业内人士展前曾预测该届广交会客商数量和成交金额会大幅度下降,但“网上广交会”的出现把损失降到了最低｡
2010年的上海世博会将是一个巨大的信息化会展实例｡上海世博会的规划重点包括世博园区信息基础设施建设,配合建立多种世博会信息化应用系统,如信息管理和发布系统､安全监控系统､指挥调度系统､交通管理系统等｡其展示手段的技术含量也将帮助世博会与时代同步,通过虚拟现实技术,观众可以在有限的空间和时间内对主办国家和城市的人文､历史､地理､经济等有一个全面､直观的了解｡电子商务也是会展信息化的趋势,是促成交易和提高会展水平的工具｡而通过互联网技术,主办者和参展者都可以实现实时的信息发布与交流,突破时间和空间的限制,可以真正实现全球化｡
3 会展企业信息系统的功能架构
会展企业利用信息化技术管理展览会的各个环节,为展览实施的主办方､参展商和专业观众提供信息交换和互动的平台,其信息管理系统包括:办公室信息化､现场管理信息化和网上信龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 息化｡三者关系,如图1所示,表现为:办公室信息化(会展企业信息化管理平台)是会展信息管理的核心和基础,它与会展现场信息化､会展网上信息化共同构成会展信息管理的全面解决方案｡三者数据应能完全匹配共享｡
3. 1会展企业信息化管理平台 会展企业信息化管理平台主要涵盖CRM(客户关系管理)､ERP(企业资源计划)､OA(协作办公自动化)等模块｡
(1)CRM(客户关系管理):CRM管理模块能帮助企业最大限度地利用以客户为中心的资源(包括人力资源､有形和无形资产),并将这些资源集中应用于现有客户和潜在客户身上｡其目标是通过缩短销售周期和降低销售成本,通过寻求扩展业务所需的新市场和新渠道,并通过改进客户价值､客户满意度､盈利能力以及客户的忠诚度等方面来改善企业的管理､提高竞争优势｡CRM应提供覆盖整个客户交互周期的核心功能,包括客户交互周期中的客户接触参与阶段的支持功能,即营销分析功能､活动管理功能､电话营销功能､电子营销功能､潜在客户管理户功能;客户交互周期中的业务交易阶段的支持功能,即销售分析､客户和联系人管理､机会管理､电话销售､移动销售､电子销售､订单定购;客户交互周期中的履行实现阶段的支持功能,即实现分析､后勤管理､信贷管理､支付;在客户交互周期中的客户服务阶段支持的功能,即服务分析､客户关怀､合同管理､企业智能､移动服务､手提服务､电子服务等｡
(2)ERP(企业资源计划):会展ERP系统用于帮助企业把参展商､专业观众的需求和企业内部的业务活动以及供应商的资源整合在一起,形成一个完整的服务供应链,并对供应链上的所有环节进行有效管理,从而形成了以服务供应链为核心的ERP管理系统｡会展管理ERP模块的功龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 能包括:业务管理,如展会管理､展商管理､专业观众管理､展位管理､统计报表;销售管理,如展位合同管理;财务管理,如收款管理;会务管理,如订房管理､鲜花预订､会议室预订､租车服务､礼仪小姐､开幕嘉宾管理;现场管理,如 现场票证管理;行政管理,如档案管理､总务管理､ 公共关系管理､企业管理､人力资源管理｡
(3)OA(协作办公自动化):办公自动化是随着企业的办公要求越来越高,对办公效率和信息处理要求越来越严格而产生的需求｡办公自动化管理的目标是提高企业办公效率;集中管理办公数据;扩大办公范围,允许远程办公和远程监控;集中管理企业内部资源,提高利用效率;保留办公痕迹,集中办公管理｡OA(协作办公自动化)包含的功能包括:公文管理,合同档案､音像档案､车辆管理,资产管理､邮件､快递件管理,电话､传真管理､资料管理,公司组织机构､规章制度､行政企业管理､员工管理,薪酬管理,绩效考核管理,培训､开发管理等｡
3. 2现场管理信息化 现场管理信息化主要围绕展会现场相关的业务展开,包括展会准备､现场服务､展后服务3个阶段的信息管理工作｡展会准备阶段应提供参展商预制卡､专业观众预制卡､批处理联系工具､现场触摸屏参观导览系统等功能;现场服务阶段应提供展商服务管理和观众服务管理,其中展商服务管理包括展商登记､展商证卡制作､资料管理､欠费管理､展商申请服务管理,展商调查表､展台管理､展商调查表统计分析等功能,观众服务管理包括观众登记､观众信息收集､制作证卡､门禁管理､统计分析､电子会刊､事件管理､调查表分析和观众抽样调查分析等
功能｡
会展企业能否办好一个展会不仅仅表现在展览的收益上,更在于展会招展服务的水平上,而这些在展会现场表现得最为直接和明确｡现场信息化管理不仅可以提升了展会信息化水平和展会形象,更好地为展会参与者服务,同时也可以获得展会信息资源并挖掘利用｡
3. 3网上信息化 网上信息化在展览会市场推广､销售管理､客户服务､数据采集和管理､决策支持等方面的应用,将会极大限度地提升展览会的综合竞争力｡它包括信息发布系统､在线展会､展位在线销售､展商观众在线预登记､表单下载等在线自助服务功能,帮助会展企业把服务平台的空间从企业内部协作拓展到Internet领域,突破服务时间和空间的局限性｡
现代展览行业是一个开放的､竞争激烈的行业,展览会组织者在思考自身综合竞争能力同时,要意识到互联网科技的进步对展览业带来的深刻影响,一个功能完备的展览会网上信息化平台,不仅代表着展览会的品牌形象和管理需求,更是代表展览会综合竞争力和以客户为中心的服务水平｡ 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn
4 会展企业信息化实施策略建议
(1)明确目标｡会展企业通过实施信息化工程应能为企业提供全面､可靠的信息化管理平台,协助提升企业竞争力,并发掘企业潜力;全心全意为会展企业服务｡
(2)运用先进的理念｡会展企业实施信息化应以企业资源整合者的姿态思考企业价值链中的各个环节,围绕“客户服务”,构建CRM客户关系管理系统,建立以企业业务流､信息流､资金流管理为代表的资源管理创新系统(ERP),把CRM与ERP两种现今最流行的系统开发理念有机融合,将原来分散的资源集中分析处理,并建立以客户为中心的连接企业､供应商之间的信息流,优化和集成企业管理流程,将企业生产力最大化,使利润价值最大化｡
(3)统一规划,分步实施｡会展企业信息化的内容非常广泛,在企业资金､人员等资源有限的情况下,应统一规划,分步实施｡企业应在基础信息化的基础上,以实现管理信息化为核心,以实现电子商务化为目标,分阶段递进实施(见图2)｡
5 结束语
