资料外借审批单

印章的使用及外借审批流程

一、印章的使用流程

印章是企事业单位在日常工作中常用的办公用品之一，用于盖章确认文件的合法性和真实性。以下是印章的使用流程：

1. 准备：在使用印章之前，需要确认印章的种类和用途。一般企事业单位常用的印章有公章、法人章、财务章等。根据需要，从印章管理部门领取相应种类的印章。

2. 使用：使用印章前，需要核对文件内容的真实性和准确性。确认文件无误后，将印章放置在相关文件上，并施加适量的压力，以确保印章清晰可见。

3. 盖章：根据需要，在文件上选择合适的位置进行盖章。一般情况下，盖章的位置应靠近文件的正文内容，以方便查阅和辨认。

4. 盖章确认：盖章后，需要手动签署相关文件，并注明盖章日期和盖章人员的姓名。这样可以进一步确保印章使用的合理性和合规性。

二、印章外借审批流程

为了保护印章的安全和防止滥用，企事业单位通常制定了印章外借审批流程。以下是一般的印章外借审批流程：

1. 申请：印章外借需要提前向上级主管部门或印章管理部门提交书面申请。申请内容一般包括：外借印章的种类、外借原因、外借期限等。

2. 审批：上级主管部门或印章管理部门会对外借申请进行审批。审批过程中，会综合考虑外借理由的合理性、外借期限的合适性、申请人的使用能力等因素。

3. 备案：审批通过后，印章管理部门会将外借信息进行备案，并记录印章的外借时间、归还时间等相关信息。

4. 监管：在印章外借期间，印章管理部门会对外借印章的使用情况进行监管。如果发现印章被滥用或丢失，应及时向上级主管部门报告，采取相应的补救措施。

5. 归还：外借期限届满后，申请人需要及时归还印章。归还时应与印章管理部门进行核对，并签署相关文件以确认印章的安全归还。 以上是印章的使用及外借审批流程，通过严格的流程管理，可以保证印章的合法和规范使用，提高工作效率和文件的可信度。企事业单位应加强对印章的管理和监管，确保印章的安全和有效使用。

第1页共10页 档案借阅管理制度

一、各单位工作人员可直接查阅本单位一般档案资料，查阅有密级档案，须持签有单位负责人明确意见的条据，方可查阅；

二、各单位借阅本单位一般档案，必须办理借阅手续，必须注明预计归还日期和联系电话。借阅有密级档案，须写《档案借出审批单》并经公司相关领导批准，方可借阅；

三、如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。若催还未果，档案管理员要向单位领导反映。

四、如情况特殊，外单位人员或集团其他单位人员查阅档案须持档案归属单位的介绍信，可查阅无密级档案。档案主要供本集团公司利用，一般不外借。

五、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出；

六、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印复制、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、裁剪、撕毁等。若有遗失，应及时联系档案管理人员。

七、凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。

公司行政部档案室

档案室证件借阅、使用管理规定

一、目的

为了规范公司各类证照的使用管理，避免因管理不善给公司的风险，防止遗失、保证按时年检，特制订本制度。 第2页共10页 二、范围

各子公司及部门的移交的行政类(如营业执照、____机构代码证等)、财务类(如税务登记证、信用等级证等)以及其他各类证件的原件、电子档。

三、证照资料的使用管理

1、需要借阅、借用证照资料，须到公司行政部填写《证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管审批，证照负责人签批确认后，可到档案室证件管理人员处办理相应手续；

2、证件管理人员仅凭有证照负责人或由证照负责人指定或委托代理人签有批示“同意”的申请单办理相应部门证照的借用、借阅等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理；

3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过____天；

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山东电力管道工程公司文件

鲁电管„2014‟104号

关于印发《山东电力管道工程公司

档案查（借）阅制度》的通知

公司各单位：

为进一步加强和规范公司档案查（借）阅管理，提升归档文件资料的安全性与保密性，严肃档案资料借阅纪律，维护企业档案的安全，根据国家《档案法》及集团公司和工程局有关档案管理的规定，特制定《山东电力管道工程公司档案查（借）阅制度》，现予以印发，请遵照执行。

特此通知

山东电力管道工程公司

2014年11月24日 — 2 — 山东电力管道工程公司

档案查（借）阅制度

为加强和规范公司档案查（借）阅管理，进一步做好归档文件资料安全与保密工作，严肃档案资料借阅纪律，维护企业档案的安全，根据国家《档案法》及集团公司和工程局有关档案管理的相关规定，特制定本制度。

一、凡本单位员工，因工作需要均可查借阅档案资料。

二、查借阅档案资料必须填写“档案资料查借阅审批单”（见附件1）在阅览室查阅。档案原则上不借出档案室。公司内部单位或部门确因工作需要借出的，说明所借档案的名称和利用目的及借阅时间，部门主要负责人签字批准后，经档案管理人员或档案部门负责人批准，方可办理有关借阅手续。外单位或人员一律不准将档案借出档案室。

三、查阅涉密文件及涉及企业保密资料等密级文件时，必须经部门主要负责人签字，报公司分管领导批准后，在档案室查阅，不得借出档案室。

非会计、审计专业人员查借阅会计、审计档案，填写“财务审计档案资料查（借）阅审批单”（见附件2），须由公司财务、审计部门负责人签字，报分管公司领导批准，总经理签字后方可查阅。

四、公司档案一般不对外利用，外单位确需查阅时，须持单位介绍信注明利用内容、利用目的等，经分管档案工作公司领导— 3 — 批准后，方可查阅。

五、借出的档案一般不超过7天，最长不得超过14天，利用完毕后应及时归还。归还档案时，须向档案管理人员提供利用效果，档案管理人员应做好相关记录。

第1页共16页 档案借阅管理制度范例

一、档案管理人员应根据查阅人员的需要，及时提供查阅工具，协助借阅人

员查找，主动征求借阅人员的意见，不断改进服务工作，了解利用效果，并及时登记积累。

二、本公司内部人员借阅档案，原则上限于查阅其所在部门与本人工作有关

的档案并需经公司行政部领导同意方可借阅，并办理借阅手续。如需查阅其它部门的档案，须经其所在部门领导同意，并经公司分管领导批准。

三、档案的借阅一般只限在档案阅览室内，特殊情况需外借，须经公司行政

部领导批准同意。通常情况下档案不予外借。确因工作需要将档案借出使用时，必须履行相应手续并经有关领导审核签字后方可办理相关手续；借档者必须确保档案完好无损，不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增删、抽页或剪裁，不得擅自随意翻印；使用完毕后即时原样归还；借档期限一般不应超过____周，“机密”级文件的借档期限一般不得超过____个工作日，“绝密”级文件的借档期限一般不得超过____个工作日，如确需延期借用，则须办理续借手续；

四、查阅“机密”级档案须经综合档案室负责人和本部门负责人审核后，报 第2页共16页 公司分管领导批准；查阅“绝密”级档案须经公司总经理批准。会计档案查阅一般只限于财务、审计工作人员，其它人员确因工作需要查阅，须经公司领导批准。

五、外单位人员查阅本公司档案，必须持有介绍信和其身份证(或工作证)

并经公司主管领导批准同意方可查阅。

六、各类档案未经有关领导同意不得翻拍，复制。

七、档案借阅人未经档案管理人员同意，不准擅自进入档案库房进行查找和

翻阅。

八、借阅档案应先填写《档案利用登记簿》，办理相关手续后方可借阅，退还

档案时须详细检查，交点清楚，办理归还手续。

九、阅档人员必须爱护档案资料，在查阅时不得吸烟，不得私自拆散、涂改、

转借、复制，违者追究责任，同时向领导汇报，情况严重应根据《档案法》规定追究法律责任。

十、阅档室要保持清洁卫生，为阅档人员提供一个优雅、肃静的环境。档案