浅谈青海省草地生态建设工程档案管理

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第15卷第2期 
2006年6月 
青 海草 业 

QINGHAI PRATACULTURE 
Vo1.15.No.2 

Jun.2006 

文章缩号:1008—1445(2006)02-0O40—02 

浅谈青海省草地生态建设工程档案管理 
张小华‘,郑淑惠‘,宋恒 
(1.青海省草原总站,青海西宁810008;2.治多县经营管理站,青海加吉博洛格815400) 
摘要:草地生态建it..r- ̄t档案既是草地保护和利用成果的历史凭证和重要依据,更具有总结过去,指导 
现在,规划未来的参考价值。 
关键词:草地生态;工程;档案管理 
中圈分类号:X171.1 文献标识码:A 

1 草地生态建设工程档案资料的范围 
草地生态建设工程档案一般可分为三类:一 
是科技档案,根据国务院1980年制订的<科学技 
术档案工作条例 第二条规定“科技档案是指在自 
然科学研究、生产技术基本建设等活动中形成的 
应当保存的图纸、图表、文字材料、计算机材料、照 
片、录音带等文件材料”;第二类是属于各级草地 
管理部门行政的文书档案,是各级草地管理机构 
为开展工作而形成的有关文书资料;第三类是财 
务档案资料。 
科技档案、文书档案与财务档案之间有显著 
的区别,主要是二个方面,一是科技档案产生于生 
产技术工作活动领域,财务档案是产生于单位日 
常行政活动领域,财务档案是工程项目从项目工 
程实施起到竣工验收的一系列财务资料的支出活 
动。二是科技档案具有成套性,以一个项目的前 
题工作、可研报告、规划设计、项目的实施、项目的 
竣工、项目的验收、项目工程的移交管护等项目实 
施的全过程,在一个单位内形成的历史资料属于 
上一期项目的应列入上一期项目立卷,属于下一 
期项目的档案资料应列入下一期立卷。 2草地生态建设工程档案资料的内容 草地生态建设工程的主要内容:工程建设质 收稿日期:2006—02—22 40 量、工程建设投资、工程建设进度、工程建设合同 及相关的一系列管理文件、项目区社会经济发展 情况资料、项目立项前工作成果资料、项目区规划 设计图和设计说明、工程招投标文件、评标过程记 载资料、工程建设承包合同、作业设计、工程拨款 手续、工程竣工决算报告 项目验收资料、工程管 护资料、工程移交资料、有关工程建设的图片资 料、工程建设的录像、录音、DVD、光盘、项目建设 的监理总结、有关项目的其他资料。文书档案包 括以下内容:上级来文、本单位发文、发函,部门之 间的行文资料、内部的有关规定、制度、统计资料 及月报等。财务档案包括的内容有:项目县、乡 (镇)的立项申请、自筹资金的筹集名单清册、资金 的拨付申请、资金的拨付使用过程记载、工程的预 算资料、竣工工程决策资料、项目工程的验收资 料、审计报告、投工投劳和物折资料等。 3草地生态建设工程档案资料的特点 草地生态建设工程档案具有以下特点:一是 在草地生态建设工程工作中形成的各种原始资 料,包括文字的、图表、录像的等等;二是具有保存 价值,反映各种工程立项活动的历史资料及项目 
实施的全套资料;三是项目建设全过程立卷,即从 
项目立项的前期工作到建成后的成果反映;四是 

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浅谈青海省草地生态建设工程档案管理 张小华等 
按时序立卷,反映工程项目在一年内的活动的历 
史资料。 
4草地生态建设工程档案资料的收集和 
整理 
工程档案资料是建设项目的永久性技术文 
件,收集工作首先注意档案的齐全,要制定档案资 
料的规章制度,档案工作要确定专人负责并配套 
专放档案资料的专柜,要对收集的资料及时归档、 
如果人员因工作需要变动,其资料要及时移交,办 
好移交归档工作。 
工程建设档案资料的整理、立卷、归档是整个 
工程建设工作中的一项重要工作,必须认真做好。 
首先,要清理档案资料,把不归档的资料予以剔 
除,其次,是按照工程程序,项目建设整理档案资 
料;三是按档案资料的具体内容进行归类立卷,整 
理出目录和全部档案资料的总目录,最后把档案 
资料按要求分科技、文书、财务档案资料编号、归 
类立卷。立卷所用的卷宗、卷宗内目录、立卷说明 
等档案用品要使用统一规格的用品,做到档案资 
料的规范,统一并具有可操作性、可使用性。 
5草地生态建设工程档案资料的保管和 
使用 
首先,要做到资料的安全,在保管工作中要注 
意防盗、防火、防腐、防虫、防污、防鼠等安全措施, 
防止档案资料的损坏,已经损坏的资料要及时组 
织修复或复制、以延长资料的寿命;其次,是做到 
本单位的人借阅资料必须登记,外单位人员借阅 
档案资料要办理审批手续,禁止随意外借,被借阅 
的监理资料不得私自转借,不得私自复印、不得遗 
失、拆折、抽掉、污损、不得在档案资料上圈点,划 
线和涂改。 

6草地生态建设工程档案工作建议 
6.1 增加经费投入,为现代化管理创造条件 
在当今信息时代,档案工作服务领域、对象、 
范围、载体都发生了很大变化,原有的通风、避风 
等达不到标准的档案室,落后的装具、陈旧的设 
备,已不能满足档案管理现代化的要求,亟待经费 
投入,改善档案室条件、配备先进的设施是档案工 
作迈上新台阶不可少的物质条件。应配备微机, 
使管理、信息网络一体化,实现档案信息资源共 
享,提高服务效果。 
6.2健全制度,集中管理 
改变目前档案工作现状,必须贯彻落实<档案 
法=》规定,建章立制,建立健全档案管理各项制度, 
对档案实现统一管理,确保档案的完整、准确、系 
统和安全。要将主要精力用于档案的保管、编研、 
开发、利用和现代化管理方面,从而提高档案利用 
效果和质量,促进档案工作的发展。 
6.3合理配置专业人员,提高素质 
要保证档案室工作适应21世纪社会发展的需 
要,当务之急是培养—批政治素质好、业务能力强、工 
作f乍风硬,而强烈事业心和良好的职业道德的档案 
人才。首先,要优化组合、科学配置人才,形成合理地 
人才结构,使有限的人才充分发挥作用。其次,要合 
理地使用人才,根据不同的业务范围安排不同的工 
作岗位。做到人尽其才,才尽 啊。 
6.4 拓宽业务,开发利用档案信息资源 
目前计算机技术、网络技术、通讯技术等手段 
的综合应用,给档案的开发利用带来了新的发展 
机遇。为开发利用部门专业档案充分利用现代技 
术手段,使 死档案”变成活资料,给生产、科研、领 
导决策部门提供依据。 

I.ALKING ABoUT ARCH ,l 匝 r 0lF 。 
GRASSLAND ECO--CONSTRUCTION PROJECT IN QINGHAI PROVINCE 

ZHA G Xiao—hua et al 
(Qinghai Provincia1.Grassland Station,xiIliIlg Qinghai China,Sl000S) 


Abstract:Archives of grassland eCO・-construction project not only ale important gist and historical voucher of 
protection and utilization grassland but also has referenced value of summing—up the past,directing the pres- 
ent and programming the future. 
Key words:Eco—grassland;Project;Archives management 
41 

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