施工阶段内部工程资料管理办法
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第 1 页 共 13 页 施工阶段工程资料管理办法
一、为促进工程项目管理表格推广使用，进一步规范工程资料的管理，实现工程项目管理工作的科学化、规范化和标准化，结合公司的实际情况，特制定本办法。
二、本办法使用于各子（分）公司在建工程项目施工阶段的公司工程资料的整理、归档。本办法所称“工程资料”是指《工程项目管理表格汇编》中的表格及其附件，和与工程建设有关的具有保存价值的各种载体文件。
三、各级组织机构的职责：
1、公司工程部负责对各子（分）公司的工程资料管理工作的进行指导和监督。
2、各子（分）公司工程部负责对其管辖范围内的项目工程的工程资料管理进行指导、监督，并指派专人对项目工程部上报的工程资料进行审核和保管。
3、项目工程部负责收集和整理工程资料，并将整理好的工程资料上报子（分）公司工程部审核。
4、如果子（分）公司尚未成立项目部，那以上所指的项目工程部则代表分公司工程部。
四、施工阶段工程资料的管理：
1、工程资料的管理流程：
⑴、工地代表、工程技术主管、工程造价主管、项目工程部经理应将各自的工程资料按单位工程和时间顺序分类管理，并在竣工后15天内交项目工程部的资料管理员统一整理、装订。
⑵、在工程竣工后的30天内，项目工程部的资料管理员应将工程资料进行编号（编号原则见第2条款），分类、分册的按照“附件1”中所列明的先后排列顺序进行组卷装订，并交子（分）公司工程部。第 2 页 共 13 页 资料管理员在日常工作中，负责检查督促工地代表、工程技术主管、工程造价主管、项目工程部经理的工程资料的填报、收集、整理工作。
⑶、子（分）公司工程部经理应指派专人，对项目工程部上交的工程资料进行审查，经审查无误留子（分）公司工程部存档。若经子（分）公司工程部在审查中发现问题，应返还项目工程部重新整理。若在审查中发现，项目部对资料进行涂改、伪造，则按公司规定进行处罚。
⑷、公司工程部督察员负责指导、监督分公司工程部和项目工程部的工程资料的管理工作，并在日常工作中定期检查分公司工程部、项目工程部的工程资料的管理工作。
2、编号原则：资料管理员在对竣工后的单位工程资料进行整理时，应严格遵照“附件1”中的先后顺序分卷、分册进行编号。编号必须涵盖项目所在地名称、项目名称、单位工程名称、卷号和册号。基本格式为：XX(项目所在地和项目名称的全拼第一个字母累加)-XX（单位工程名称）-XX（卷号）-XX（册号）。例如，霸州阿尔卡迪亚项目1＃楼“工程技术资料卷（代号见附件1）”中的“工程质量控制资料册（代号见附件1）”，编号则为：BZAEKDY-1＃-1-1。
3、封面要求：资料管理员在装订工程资料前，需按照工程项目名称、案卷名称、案卷类别编制不同的封面。封面样式详见附件2、附件3、附件4。
4、存档形式: 必须为文字版。
5、管理要求：工程资料的填写应与工程建设同步进行，严禁后补。工程资料应齐全、准确、真实，经有关责任方签字盖章后，及时收集、整理，并按立卷要求归类。工程资料文本手工书写的必须用碳素或蓝黑墨水。
6、借阅规定：资料管理人员应建立工程资料借阅台帐，妥善保管工程资料，以避免遗失。 第 3 页 共 13 页 7、保存期限：保存期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。
各子（分）公司工程部应按本办法规定的保存期限保管工程资料。
五、子（分）公司施工阶段工程资料的组卷与归档（见附件1）
各子（分）公司工程部应将工程资料按单位工程、施工的时间顺序分类、分册编目归档。案卷装具一律采用硬壳卷夹或卷盒。组卷要求如下：
㈠、工程技术资料卷
1、工程质量控制资料册（本册长期保存）
⑴、工程定位放线交底记录S－1－004
⑵、工程定位放线检验记录S－1－005
⑶、工程材料（设备）进场检验记录S－1－006
⑷、工程材料（设备）进场检验台帐S－1－007
⑸、分部（子分部）工程质量验收记录S－1－010
⑹、旁站监督记录S－1－012
⑺、工程质量验收台帐S－1－014
⑻、单位工程质量竣工预验记录S－1－011
⑼、单位工程质量通病防治任务书S－4－001
⑽、工程质量通病专项验收记录S－1－027
2、工程进度控制资料册（本册短期保存）
⑴、工程开工备案报审表S－4－003
⑵、工程进度计划审批表（一）S－4－005
⑶、工程进度计划审批表（二）S－1－015
⑷、周工程进度检查记录S－1－016
⑸、工程延期申请报告S－4－006
⑹、工程延期审批报告S－5－003 第 4 页 共 13 页 ⑺、工程竣工备案报审表S－4－004
3、工程投资控制资料册（本册短期保存）
⑴、预（结）算备案报审表S－4－010
⑵、工程款支付审查记录表S－3－002
⑶、费用索赔处理记录S－3－003
⑷、单位工程竣工结算审批表S－4－009
4、安全生产控制资料册（本册短期保存）
⑴、安全施工事故预防任务书S－4－002
⑵、周安全文明施工检查记录表S－1－019
⑶、冬季安全文明施工周检查记录表S－1－020
㈡、工程管理资料卷
1、施工过程管理资料册（本册长期保存）
⑴、施工图审查记录S－1－001
⑵、施工图会审记录S－1－002
⑶、施工组织设计（方案）会审记录S－1－003
⑷、监理规划（由监理单位提供）
⑸、监理实施细则（由监理单位提供）
⑹、要求设计变更审批表S－1－021
⑺、设计变更审批表S－4－013
⑻、现场签证审批表S－4－014
⑼、工程质量问题处理报告S－1－013
⑽、建设工程质量（安全生产）事故报告S－4－008
⑾、工程日志S－1－026
⑿、工程整改通知S－1－022
⒀、工程整改通知回复单（由监理单位、施工单位提供）
⒁、工程项目管理通用申请表S－1－024
⒂、会议纪要 第 5 页 共 13 页 2、竣工验收资料册（本册永久保存）
⑴、工程质量评估报告（由监理单位提供）
⑵、档案专项验收资料
⑶、竣工验收报告
⑷、竣工验收备案资料（包括规划、消防、环保等专项验收认可文件）
⑸、照片、光盘等声像资料
㈢、建筑安装工程竣工图卷（本卷永久保存）
1、综合图册
⑴、总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）
⑵、竖向布置图
⑶、室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图
⑷、电气（包括电力、电讯、电视系统等）
⑸、设计总说明书
2、室外专业图册
⑴、室外给水
⑵、室外雨水
⑶、室外污水
⑷、室外热力
⑸、室外燃气
⑹、室外电讯
⑺、室外电力
⑻、室外电视
⑼、室外建筑小品
⑽、室外消防
⑾、室外照明 第 6 页 共 13 页 ⑿、室外水景
⒀、室外道路
⒁、室外绿化
3、专业竣工图册
⑴、建筑竣工图
⑵、结构竣工图
⑶、装修（装饰）竣工图
⑷、电气工程（智能化工程）竣工图
⑸、给排水工程（消防工程）竣工图
⑹、采暖通风空调工程竣工图
⑺、燃气工程竣工图
六、公司工程部应按工程项目、施工时间顺序分类，统一编号，对以下工程资料整理、归档，保存期限为短期。
1、工程开工备案报审表S－4－003
2、工程进度计划审批表（一）S－4－005
3、工程延期申请报告S－4－006
4、工程延期审批报告S－5－003
5、工程竣工备案报审表S－4－004
6、子（分）公司工程项目管理月报S－4－011
7、工程整改通知S－5－002
8、工程整改通知回复单S－4－007
9、工程督察员检查记录S－5－001
10、建设工程质量（安全生产）事故报告S－4－008
11、工程质量评估报告
七、除本办法规定的工程资料之外，其它工程资料的归档整理工作，各子（分）公司应参照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）执行。 第 7 页 共 13 页 八、对违反下列行为的相关责任人，公司工程部可根据情节轻重提请人力资源部分别给予警告、记过等行政处分以及300-800元不等的经济罚款。
1、工程资料未按要求进行填写，记录不准确，保存不完整、不真实，对资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的；
2、项目工程部经理、工程造价主管、工程技术主管和工地代表未能按该办法的规定将各自所属的工程资料进行填报、收集、整理并移交资料管理员的；
3、资料管理员未按本办法的规定对工程资料进行组卷装订保存的;
4、子（分）公司工程部经理未指派专人，对项目工程部上交的工程资料进行审查，或在审查过程中敷衍了事，未能及时发现存在问题的；
5、因相关人员辞职或被公司辞退时，接交人未能按照该办法的规定将对方所负责管理的工程资料交接完毕的，一经查实，将负全部责任；
6、有其它违反该办法规定者。
九、本制度由公司工程部负责解释和修订。
十、本制度自签署发布之日起开始试行。
附件1 第 8 页 共 13 页 工程资料归档目录
共2页 第1页
名称 类别 序号 资 料 名 称 页数 备注
工程管理资料卷 施工过程管理资料 1 工程项目管理通用申请表
2 工程开工备案报审表★
3 工程竣工备案报审表★
4 施工组织设计（方案）会审记录
5 工程日志
6 工程整改通知
7 工程整改通知回复单★
8 工作联系单
9 工程项目管理周报
10 工程项目管理月报★
11 建设工程质量（安全生产）事故报告★
12 工程质量、进度、投资和安全生产控制工作考评表
13 工地代表管理工作考评表
竣工验收资料 14 竣工验收证书
15 竣工备案表
16 工程质量评估报告
17 规划验收认可文件
18 公安消防验收文件
19 环保验收文件
20 电梯等的专项验收资料
21 建筑节能验收资料
安全文明卷 安全生产22 安全施工事故预防任务书
23 周安全文明施工检查记录表
