办公室秘书岗位说明书.doc

1 岗位说明书完善思路建议： 1、要求部门内部各岗位职能之和为部门分工之全部，不能有遗漏，以防出现有事没人做的情形。若有部门目标责任状，可直接参照分解职能；同时要求各岗位职责能全面反应职责内容；职责能全面反应工作内容。 2、一般要求各岗位之间职能不能出现交叉现象，以防出现责任推诿现象。例外如，领导和下属同样对某项职能都参与，要分清“指导，监督”和“执行”、“具体负责”之间区别。若有出现两岗位一同完成某项职能的情况，要具体分清“第一责任人”，“协助人”。 3、岗位内的各职责、工作内容表述同样遵循“不交叉、不遗漏”原则。 4、领导岗位的职责排序要求部门管理职能为先，职责内部要求制度制定职能为先。同样地，两个层次都要求注意逻辑顺序。 5、要求用词简洁、规范。 办公室主任岗位说明书

岗位名称 主 任 岗位编号 所在部门 办公室 岗位定员 1 直接上级 薪酬类型 直接下级 副主任、秘书、档案管理员、车队 工资等级 直管人数 11 岗位分析日 期 本职工作概述：负责办公室全面工作，负责内外、上下协调及全局性重要文书的起草、审核工作，负责基建维修等工作，完成领导临时交办的临时任务 职责与工作任务：（请按重要性高低依次填写）

职责一 职责表述：文秘工作 占所有工作的比重：10% 工作内容 1、本单位重要公文处理 2、组织起草综合性的文件和市局(公司)领导的重要讲话稿，审核综合性的材料、文件，编写年度工作计划和总结 3、本单位其他部门重要文字材料修改 承担责任 独立负责□主要负责□√协助支持□ 工作联系

关联单位 1、区局（公司） 2、市委（政府） 3、其他部门

发生频率 经常□√有时□偶尔□ 经常□√有时□偶尔□

经常□√有时□偶尔□ 考核指标 1、起草的公文是否符合国家法律法规及行业的有关规定 2、公文及其他文字材料收发、印制的及时性、准确性 工作难点 全局性文字材料的撰写

工作禁忌 1、对重要文件、材料、信息审核有误 2、公文处理流程混乱 职责职责表述：筹备、组织各种类型会议及大型活动 占所有工作的比重：5%

工作内容 1、督促发出会议或活动的通知 2

二 2、组织制定会议议程或活动开展计划 3、准备重要会议相关文件资料 4、组织落实会场布置及安排会务、后勤工作

承担责任 独立负责□主要负责□√协助支持□

工作联系 关联单位 1、领导 2、其他部门 发生频率 经常□√有时□偶尔□ 经常□√有时□偶尔□

考核指标 1、相关文件资料的准备情况 2、会议组织有序性 工作难点 全局性文件资料的撰写及其他准备工作 工作禁忌 工作责任心不强，思维逻辑不严密，文笔不通

职责三 职责表述：负责本单位对外宣传、信访等工作 占所有工作的比重：5% 工作内容 1、协助市局(公司)领导接待来信来访，并督促相关人员办理 2、回答人大代表、政协委员提案、议案 3、督促对外宣传联络 4、组织定期编写《北海年鉴》、《北海地方志》及其它宣传资料 5、督促做好政务信息的组织和交流工作 承担责任 独立负责□主要负责□√协助支持□ 工作联系 关联单位 1、领导 2、相关单位 3、其他部门 发生频率 经常□√有时□偶尔□ 经常□√有时□偶尔□

经常□√有时□偶尔□

考核指标 1、来信来访者的满意程度，督办事项的时效性 2、回答提案、议案是否符合国家的法律法规，回答及时性、准确性 3、宣传稿件、资料的准确性、宣传效果 工作难点 宣传导向的影响力

工作禁忌 1、不深入基层 2、缺乏重要性、主动性、创造性

职责四

职责表述：部门管理 占所有工作的比重：30% 工作内容 1、制订、修订部门的工作程序和工作制度，并监控实施 2、指导和协调下属员工的工作 3、按要求评价下属员工的工作业绩 4、控制部门预算，降低部门管理费用

承担责任 独立负责□主要负责□√协助支持□

工作联系 关联单位 领导 发生频率 经常□√有时□偶尔□

考核指标 1、内部制度的完整性和实施情况 2、下属员工对绩效考核的满意度 3、部门费用控制情况 工作难点 本单位费用管理 3

工作禁忌 1、对内部缺乏严格管理 2、流程不畅

职责五

职责表述：组织协调 占所有工作的比重：25% 工作内容 1、根据市局(公司)领导的指示，布置、处理机关的日常工作，督办各部门相关工作的落实情况，并及时向领导汇报 2、组织相关部门有针对性地组织调查研究，为领导决策提供及时、准确的第一手资料 3、协调对外关系

承担责任 独立负责□主要负责□√协助支持□

工作联系 关联单位 1、领导2、其他部门 3、相关单位

发生频率 经常□√有时□偶尔□ 经常□√有时□偶尔□

经常□√有时□偶尔□

考核指标 1、机关工作的正常运转 2、办公行政指令传递的准确性和及时性 3、对突发性和应急性工作的果断处理 工作难点 协调、沟通各方的工作关系 工作禁忌 对全局工作开展情况不熟悉、不了解、心中无数

职责六

职责表述：日常工作 占所有工作的比重：5% 工作内容 1、督促文印管理 2、督促保密工作 3、组织本单位档案管理 4、督促印章管理 5、督促按要求办理工商登记、年检

承担责任 独立负责□主要负责□√协助支持□

工作联系 关联单位 1、领导2、其他部门 发生频率 经常□√有时□偶尔□ 经常□√有时□偶尔□

考核指标 各项工作的正常运转 工作难点 史志的撰写 工作禁忌 印章管理疏忽大意

职责七

职责表述：后勤工作 占所有工作的比重：5% 工作内容 1、督促日常的接待工作 2、督促本单位的车辆管理工作 3、督促各种办公用品的采购

承担责任 独立负责□主要负责□√协助支持□

工作联系 关联单位 1、领导 2、其他部门 3、相关单位

发生频率 经常□√有时□偶尔□ 经常□√有时□偶尔□

经常□√有时□偶尔□ 4

考核指标 1、接待对象的满意度 2、费用开支合理 3、不造成浪费 工作难点 全国性会议的接待 工作禁忌 考虑问题不周全，细节问题处理不好

职责八

职责表述：基建维修工作 占所有工作的比重：5% 工作内容 负责本单位各项基建维修工程 承担责任 独立负责□主要负责□√协助支持□

工作联系 关联单位 1、领导 2、其他部门(含基层单位) 3、相关单位

发生频率 经常□√有时□偶尔□ 经常□√有时□偶尔□

经常□√有时□偶尔□

考核指标 1、基建维修按相关规定完善手续 2、质量合格 3、费用合理 工作难点 小项维修中材料的质量及施工质量 工作禁忌 对维修中的材料质量、价格中无数 职责九

职责表述：主管负责人交办的临时工作 占所有工作的比重：10%

职 权 1、业务方面 完全按批示执行□建议□√参与决策□全权决策□

2、财务（部门资金调用）方面 无□建议□分配调动权□初次审批权□√审批权□

3、对下属的考核与奖惩 建议□参与决策权□√全权决策权□

4、对下属的任免 建议□参与决策□决策□√审批□

5、对下属的工作安排 建议□参与决策□决策□√审批□

6、对领导决策的影响 建议□√参与决策□决策□审批□

任职资格 教育水平 本科或本科以上 专 业 中文、行政管理或相关专业 技能职称 熟练使用各种办公设施及软件，基本的网络知识，不一定的英语能力 经 验 机关相关岗位工作3年以上经验 所需培训 相关专业知识及管理技能培训

综合素质 1、熟悉烟草行业的政策法规及本企业的相关管理制度 2、具有良好的职业道德和较强的责任感和使命感 3、写作能力及阅读能力强，擅长人际和公关协调 4、对突发事件能够进行及时反应和处理 5

职业发展：纪检组长 其 他 使用工具设备 电脑、网络、电话、传真机、打印机、复印机、照相机、摄影机等 工作环境 一般办公环境

出差情况 频繁□经常□偶尔□√从不□

所需记录文档 党组会、办公会、中层干部会、职工会议记录；重大活动概况；宣传资料等。 加班情况 需要经常加班 备 注：

办公室副主任岗位说明 岗位名称 副主任 岗位编号

所在部门 办公室 岗位定员 1 直接上级 办公室主任 薪酬类型 直接下级 员工餐厅管理员、车队队长 工资等级 直管人数 岗位分析日期 本职工作概述：协助主任工作，负责接待工作、车辆管理，办公用品采购审核等工作，完成主任交办的临时工作

职责一

职责表述：接待工作 占所有工作的比重：30% 工作内容 1、接待行业内外客人 2、负责大型活动员工就餐 3、督促员工餐厅日常工作

承担责任 独立负责□√主要负责□协助支持□

工作联系 关联单位 1、领导2、其他部门3、相关业务单位

发生频率 经常□√有时□偶尔□ 经常□有时□√偶尔□

经常□√有时□偶尔□ 考核指标 接待工作正常运转，客人、员工满意度高 工作难点 大方得体又节约费用 工作禁忌 不了解客人民族习惯、不注意小节

职职责表述：车辆管理工作 占所有工作的比重：30% 主要工作 1、提供车辆采购、拍卖方案 2、调配本单位车辆使用 3、督促本单位车辆维修、维护审核及耗油费用等管理工作 4、督促本单位车辆办理各种证件、年审等工作 5、制定、修订车辆管理制度