会议执行手册
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- 文档页数：12
☆会议的组织及职责的分工是活动稳定有序进行的前提。在组织建立方面，必须既有总指挥、总协调等 类似主管的角色，也有各个项目的具体负责人。在职责分工方面，应体现清晰明确的原则，专人专责， 避免职责不清，相互扯皮现象的发生。在会议执行过程中应当实行主管负责制，一方面项目负责人必须 维护主管的权威，另一方面主管必须对项目的所有事件负责。
会议执行手册说明
✓ 本手册适用于沈阳盛德咨询有限公司执行新项目时，针对会议活动供公司各位督导学习参考使用的材 料；
✓ 制定本手册的目的是为了规范公司执行会议工作：保证活动各个环节都能高质量、高效率的执行；确 保达到活动的目的，赢得客户的满意，保障合作各方的利益。（各位督导可根据不同项目的实际情况进 行灵活调整）。
三、制作物资的制作及接收
接到会议专案通知后,需提前做好制作物资工作,在设计部制作效果图得到相关负责人确认后,方可制作. 1、 制作物资清点 A、按清单逐项检查各类物品数量。 B、核对到货清单与物品清单，如有差异，应及时与项目总督导（总控）联系。
物品不多时详细检查物品的破损状况，物品多时间紧时抽样检查物品的破损状况.制作物的质量能体现 我们的专业化 2、制作物资的安装及悬挂 A、制作物资需要在活动开始之前全部安装完毕，最好在会议头一天晚间安装完成，发现问题及时回 报，不懂之处多方询； B、X展架等比较简单安装我们可以自己完成，有难度的安装工作需要找专业的人士进行安装； C、使用专业安装人员需要跟经理或项目总控提前说明情况及申请合理费用，并呈交签呈，在批示之 前，不要擅自支付该费用。
●演职人员需要服从活动负责人的安排，遵守演出内容、时间及场次的规定，主持人员需要了解活动的 目的、方式、主题、内容、注意事项、活动整体流程；
●对于活动参与的其他人员需要明确会议的目的、方式、主题、内容、注意事项、会议整体流程、典型 问题处理、问题反馈程序，各种表格的使用方法、以及相关奖惩规定等等。
工作人员要求服装统一,统一说词,注意仪表和举止.尽量不在客户面前吃零食喝水抽烟等个人行为.可以让 客户看的专业化 注：避免参加活动的礼仪人员和演职人员通过一个渠道招聘，应该多渠道同时进行招聘，使用，并避 免通过介绍的渠道招聘； ■物料保管及发放
五、工作细分表 六、物料清单
☆根据具体会议内容,在办公室物资清单表提供的内容里列出本次会议所需的物料,要求一次性申请所有 需要物资.(特殊情况除外)
☆邀请函的编写（包括：会议主题、会议内容、会议形式、邀请宗旨、会议具体时间安排、会议地点、 主办单位、承办单位、联系人及联系方式）
邀请函要以正规的格式和语言来编写,内容要详细且明了.以体现给客户看的专业化.
二、预算明细及使用
1、根据各项内容，严谨制订预算，合理安排会议各阶段费用。 2、按申请款计划及时申请相关费用（及时申请暂付款，确认代垫款项）。 3、严格控制预算的使用，所有发生费用应控制在最底限额。
客户名称： 产品类别： 会议时间： 执行 A E： 原则——目的——程式
会议原则
□ 以表彰员工业绩为目的 □ 以培训员工业务为目的 □ 以新品上市宣传为目的 □ 以展望未来发展为目的
会议目的
□ 表彰员工业绩，鼓励其努力工作 □ 促进员工对产品的更多更全面的了解 □ 宣传新产品 □ 展望未来的销售计划
四、人员管理系统
人员配备——协调支持 督导助理 ●人员数量 ●人员要求：1）有经验，与执行督导关系良好 2）有较强的组织、沟通、协调能力，应能够协助督导做好执行工作 3）有足够的空闲时间 演出人员 人员类别 □歌手 □舞蹈 □杂技 □茶艺表演 □小品 □相声 □魔术 □乐器演奏 人员数量 ●人员要求（参考演职人员价格表） □ 时尚前卫，运动活泼 □ 行业权威，专业人士 □ 知名艺人，特色鲜明 □ 统一演出服装 □ 其他 主持人 ●人员数量 ●人员要求 注：会议主持多是客户自己，要求由客户自己拟定 礼仪人员 ●人数 ●要求 ■其他人员
操作程式
1、规模及场地 ●地 点 ● 场地大小 2、日期及周期 ●时 间 ● 时间段
会议执行前准备工作
一、新项目的接收
认真阅读，须了解专案通报的内容； ☆主题 □ 培训主题 □ 总结主题 □ 其他主题 主题内容 ☆会议概况（包括：会议背景、会议目的、目标受众、传播要点、会议内容、执行场次、执行时间） 参考督导执行手册，不明白的事宜请多方询问,切勿凭空臆断。
会场的布置和物品的准备可以体现出我们的专业化(如上图开电脑会议时,每人都需要电源来使用电 脑使用电源，要把电源线放在不容易碰到的地方，如线需要很长，要用胶带把电源线固定在地上， 以免行人绊到.准备白板,信号笔,投影,麦克等一切会议能或可能用到的物品来体现我们的专业化.)
八、媒体宣传
活动流程——关联互动
七、现场规范---现场布置
□ 主题背板 大小 主题 设计规范 □ 讲台、音响和麦克风配备 要求 □ 展架宣传、展架布置和条幅的悬挂 X展架 内容 □ 道具与礼品 道具清单 礼品清单 □ 签到处的设置 □ 奖状等 要求
背景喷绘要避免出现褶皱，破损情况，制作时，喷绘周围扣眼不能打到LOGO上.X展架上的宣传物要避免 损坏和褶皱.要有正规的签到表,如客户没有提供,则需自行打印以体现专业化
4、及时报销单据并记录各款项之消耗金额，了解各款项余款。 5、如有预算外费用，应及时向上级主管汇报申请，并呈交签呈，在批示之前，不要擅自支付该费用。 6、所发生之全部费用，均必须确认有无正规发票，如无正规发票应在发生前及时与项目主管联系，并 呈交签呈，在批示之前，不要擅自支付该费用。 每笔预算都要详细说明,要有发票等证明.如有超会议主题
■ 会议重点
■ 其他
■ 执行步骤1、会议开始时间2、vip致词时间3、客户讲解时间4、休息时间5、用餐时间6、演出时间7、 结束时间
媒体配合——发布
报纸宣传
电视播放
网上报道
一、人员组织管理
会议执行中工作安排
☆往往一个好的会议方案由于执行和管理的漏洞而不能达到预期的效果。会议的执行效果关键还在于组 织的执行力，需要事先成立会议的组织以及明确人员职责分工，通过组织和监控来确保整个会议顺利看 展
