酒店采购管理办法

采购管理办法
为规范玉屏山居物资、项目采购工作，有效控制采购成本，提高经营管理效益，制定本
办法。
1. 适用范围
本办法适用于玉屏山居所有物资、服务项目的采购，包括：办公用品、耗品、生鲜、食
材、经营物资的采购，设施、设备维修保养及其他服务项目的采购。玉屏山居工程建设项目
参照此办法执行。
2. 采购原则
采购必须围绕价、质、量、地、时等基本要素来实施，采购过程中要遵循适时、适质、适
量、适价、适地的原则，使采购效益最大化。
3. 部门职责
3.1 物资、服务的使用部门为物资采购申请部门。申请部门负责人负责审核物资和服务采
购的必要性，制定采购标准，参与采购过程，并对物资和服务的质量进行验收、检查和管理。
3.2 成控部门全程参与采购必要性的审核，负责物资、服务的验收、保管和发放，对承办
部门采购工作全过程进行监督，控制采购成本。
3.3 采购部负责具体采购工作。
4. 采购方式
主要包括单项采购项目、单一来源采购项目、连续供货采购项目。
4.1 单项采购
按采购金额不同分为以下几种形式：单项采购价格估算在2万元以下的，采用询价采购
的方式；单项采购价格估算在2万元以上10万元以下的，采用比价采购的方式；单项采购价
格估算在10万元以上50万元以下的，采用比选采购的方式；价格估算在50万元以上的，采
用网上公开招标比选的方式。
4.2 单一来源采购
以下特殊情况采购，确定为单一来源采购：基于技术、工艺、专利权保护，只能从唯一
供应商采购的；发生了不可预见的紧急情况又不能从其他供应商采购的；为保证原有采购项
目一致性或配套服务，需从原供应商处添购的；其他特殊情况的。单一来源采购由使用部门
提出单一来源采购书面申请。
4.3 连续供货采购
与玉屏山居签订合同的在一段时间内连续供货的供应商，按比选方式确定。连续供货的
供应商，供货周期暨合同周期原则上不得超过1年，满1年必须重新比选确定。供应价格每
半月由玉屏山居监事会监事、采购部门、成控部门、使用部门询价一次，询价方式采取实地
询价、电话询价、网上询价等多种方式相结合，形成询价记录，与供应商签订定价表，所询
价格作为当期供货结算价格。
5. 采购程序
5.1单项采购
5.1.1 确定采购内容。使用部门拟定需要采购的物资或项目的质量标准、规格、数量要求、
采购限价，提出采购申请报玉屏山居审批。
5.1.2 提交采购申请。玉屏山居批准后，使用部门将采购申请提交采购部，采购部出具采
购回执单，确定采购方式、告知申购部门采购完成时间。
5.1.3 执行采购流程。
5.1.3.1 2万元以内（含2万元）的采购项目采用询价采购，采购流程如下：
（1）由玉屏山居监事会监事、采购部、成控部门、使用部门共同通过电话、网上、实地
等询价的方式进行询价，询价对象必须在3家以上。
（2）形成书面询价报告，由监事、采购部、成控部、使用部门共同签字确认。
（3）同等质量、品质的货物按低价原则确定中标者。
5.1.3.2 2万以上10万（含10万元）以下的采购项目采用谈判比价采购，采购流程如
下：
（1）由采购部进行采购项目公告，尽可能扩大采购范围，公告时间不得少于3个工作日。
（公告的地点在玉屏山居管理平台和辅楼公告栏）
（2）供应商根据采购公告的内容，提供相应的资质资料（营业执照、税务登记证、组织
机构代码，三证合一的只提供营业执照），并按采购要求，将供货相关指标和报价资料密封交
至采购部。各供应商必须按规定的时间到现场参加比价活动，参与比价的供应商必须达到三
家及以上方可开展比价采购。
（3）第一次报价结束后，符合采购要求的供应商到现场后进行二次报价，由第二次报价
后同等质量报价最低者中标。
（4）由玉屏山居监事会监事、使用部门、采购部门、成控部门派人组成比价采购小组，
比价小组成员原则上不少于5人。比价结束后进行公示，3个工作日后发出中选通知书。
（5）由比价小组与中标者进行谈判，对报价及其他事项进行进一步磋商，并形成谈判会
议纪要。
5.1.3.3 10万以上50万（含50万元）以下的采购项目采用比选采购，采购流程如下：
（1）由申请部门编制采购项目详细的技术要求和参数（包含项目概况、计划资金、采购
货物规格型号等及其他要求。
（2）由玉屏山居监事会监事、申请部门、成控部门、采购部门共同抽签产生第三方代理
机构。
（3）由采购部将采购项目详细资料交由第三方代理机构编制招标文件.
（4）代理机构编制完成招标文件后交由玉屏山居监事会监事、采购部门、成控部门、使
用部门对招标文件进行审核，共同签字确认招标内容及评审办法。
（5）招标文件确定后，由代理机构按相关程序发布招标公告，潜在供应商进行报名，公
告时间不得少于3个工作日。
（6）参加比选的供应商不得少于3家，并按招标文件提供相关资料清单明细。
（7）按照项目要求及实质性内容，由玉屏山居申请部门、采购部、成控部、玉屏山居监
事与代理机构共同签字确定采取最低评标法或综合评分法为中标原则。最低评标法或综合评
分法由代理机构按行业评标办法进行评标。
（8）按照开标时间进行开评标工作，确定中标候选人。评审专家由代理机构进行组织，
评审专家人员不少于3名单数组成，其中可以按需拟排一名业主代表作为专家，专家抽取由
业主采用随机的形式在代理机构评标专家库中现场监督的情况下抽取。
（9）对中标候选人进行公示，公示期完后确定招标人。
5.1.3.4 50万以上的采购项目采取网上公开招标比选采购。
5.2 连续供货采购
连续供货采购参照单一来源采购中的10万以上50万以下的采购项目比选办法，产生
供应商。
5.3 单一来源采购
出现本制度第四条第二款的情况，由使用部门提出单一来源采购书面申请，报玉屏山居
总经理批准后，由使用部门、成控部门、采购部门共同与供应商进行谈价。
6. 采购要求
6.1 参加比选、招标、比价的供应商应当按照采购文件的规定递交响应文件，并将响应文
件密封送达指定机构（采购部或代理机构）。供应商在规定的递交响应文件截止时间后送达的
响应文件，为无效文件，收件部门应当拒收。供应商对其提交响应文件的真实性、合法性承
担法律责任。
6.2 采购部对选中的供应商在比选结束后3日发出中选通知书。
6.3 发出中选通知书后5日内签订合同，按合同会签程序进行。
7. 供应商名录
供应商名录由采购部负责建立，确保备选供应商达到一定储备量。
供应商名录：餐具类不少于5家，工程类不少于5家，水果3家以上，猪肉3家以上，
禽类3家以上，牛肉3家以上，羊肉3家以上，菌类3家以上，酒水饮料类分别不少于3家，
办公用品类不少于3家，化工原料类不少于3家，网络电子设备类不少于5家，布草类不少
于3家。
8. 采购代理机构管理
由采购部负责，确保为玉屏山居提供服务的代理机构不得低于三家，每一次抽签决定，
抽签人员小组由使用部门、成控部门、采购部门各安排至少一人组成，每次对抽签单进行拍
照存档。
9. 供应商管理
9.1 常用工程材料、办公用品、酒水、食品类的供应商，必须提供所在地工商、税务、质
检等相关部门核发的有效证照（包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许
可证等相关证件）。特殊行业的供应商（如化学品、消防产品供应商）应提供特许经营证明或
现场可以看到相关证明。相关证照复印件由行政部留存。
9.2 供应商确定后，在合同期内，严禁未经批准而随意更换供应商。严禁其他部门直接与
供应商建立业务联系。严禁与供应商相互勾结，损害玉屏山居利益，一旦查出将予以重罚。
对于供应过程中不按玉屏山居要求进行供货（包括质量和时间），一年内达到三次的，应取消
其供应商资格；如果因质量问题对玉屏山居声誉造成影响的，发生一次即取消其供应商资格
并赔偿损失。
10. 紧急物资采购
因客人急需、安全、应急、抢修等原因而产生的物品紧急采购，由申购部门报请总经理
或总值班经理批准后进行采购，可暂不填写物品申购单，事后应在一个工作日内及时完善相
关手续。
11. 采购时限规定
11.1 采购部应根据相应的采购方式完成采购程序：2万元以下的采购，3个工作日内完
成；2-10万元的采购，7个工作日内完成；10-50万元的采购，10个工作日内完成；50万元
以上的采购，另行确定。
11.2 供应商确定后，各类物资到货时间规定：

项目 预计时间（天） 项目 预计时间（天）
布草 工程材料
常规类 35 常规类 3
定制类 40 定制类 7
设计定制类 40 设计定制类 15
餐具 广告制作
常规类 15 常规类 5
定制类 30 定制类 10
设计定制类 50 设计定制类 30
食材 其它
常规类 3 常规类 5
特殊类 10 定制类 15
设计定制类 30
12. 附则
12.1 所有部门必须严格按此办法执行，对执行本办法不到位或不按本办法要求给玉屏山
居造成损失的，责任人要承担相关的经济责任和法律责任。
12.2 本制度由财务部负责解释，自2018年05月01日起试行。