某烟草公司采购流程案例分析

某烟草公司采购流程案例分析 一.行业背景 烟草行业作为嗜好类消费品工业，有着明显的行业特殊性。为了加强该行业的管理， 更好的服务于国民经济发展，中国政府于 1981年决定改革烟草管理体制、实行烟草专卖制 度，并分别于1982年1月和1984年1月批准成立中国烟草总公司和国家烟草专卖局。 并出 台了《中华人民共和国烟草专卖法》和《中华人民共和国烟草专卖法实施条例》。中国烟草 行业实行统一领导、 垂直管理和专卖专营的专卖管理体制。 国家烟草专卖局（中国烟草总公 司）主管全国的烟草专卖工作及统一管理和经营全国烟草行业的产供销、 人财物、内外贸业 务。国家烟草专卖局和中国烟草总公司在全国省、地、县设有各级烟草专卖局和烟草公司、 全系统有50多万名员工，分别从事着烟草专卖行政管理工作和烟叶种植的技术指导和收购、 烟叶复烤、卷烟、雪茄烟等烟草制品的加工，烟草机械和烟用辅助材料的生产，卷烟批发， 烟草行业对外贸易与合作等等。

二•某省烟草公司的简介 某省烟草公司暨某省烟草专卖局隶属于中国烟草总公司暨国家烟草专卖局， 是某省烟草 行业的省级管理机构， 具有烟草专卖市场的行政管理职能； 同时作为企业，依法承担烟草产 品购进、生产、调拨、营销及行业管理工作，具有半行政（计划）半企业（市场）的特点。 目前管辖有地市州烟草（分）公司、 县公司等独立核算单位， 同时对省内烟厂进行行业管理 和指导。另外各级市县公司拥有近千家批发部具体承担卷烟批发销售工作 （批发部不作为独 立核算单位）。

三•案例的背景 某省烟草公司营销管理信息系统是由某省烟草公司立项， 省公司销售处牵头，省公司信 息中心配合实施的服务于各级烟草公司， 尤其是省烟草公司的管理和决策， 面向全省商业环 节的营销管理信息系统。

本项目分为业务流程改进、营销管理信息系统客户化及实施等几个阶段。 本文介绍了业 务流程改进中的采购流程在此营销管理信息系统基础上的改进。

四•目前的采购业务流程及存在的问题 在各级烟草公司及各相应批发部调研报告的基础上， 整理出某省烟草行业目前的基本采 购流程。其采购流程图见图一，这个采购流程图含盖了省公司、分公司和县公司。其中，大 部分公司 按此流程开展采购业务的， 有些公司可能只是执行了大部分流程。 下面描述一下各 公司的基本采购流程，这里的供应商分为省内外烟厂、调拨站、烟草公司等。 某公司可以向 省内外烟厂及调拨站采购卷烟，同时，它也可以向省外烟草公司采购。

4. 2省内卷烟的采购流程 对省内卷烟的采购业务流程与省外的情况基本相同。 只是在省内的两次定货会上签定的 不是合同，而是计划衔接书。在计划衔接书中没有细化到品牌，只明确购进总量。 在总量不 变的情况下，由省内供应商（中央直属烟厂）为主确定每月安排发货的卷烟品牌及数量。

4. 3现在采购流程存在的问题 由于烟草行业是一个半市场半计划的行业 ，其业务流程不太规范，管理也有待于加强。目 前采购流程主要存在的问题概述如下。

1. 存在代签的情况： 有些县级公司没有与某些省外烟草公司签合同的权限， 所以由其上一级分公司代它签合 同。

2. 县级公司或分公司向其上级公司购进卷烟: 由于市场行情好，县级公司可能出现某种品牌短缺， 这时可以向其上级分公司要货， 如 果分公司同意则成交， 但没有正式的采购合同。 分公司同样存在向省公司要烟的情况， 但也 没有正式的采购合同。这给以后的营销信息系统的录入采购订单造成麻烦。

3. 向省外烟草公司购进卷烟： 省公司或分公司可以从省外烟草公司购进卷烟， 但必须在国家烟草交易中心签合同， 这 势必造成公司的开支增大。

4. 目前，在采购的过程中存在一些违规行为，上级公司规定下面不执行。如，从平级 公司购进。 5. 单据不统一，这样不利于统计和日后此营销系统的实施。例如：仓库验收入库的单 据在有些地方称为入库验收单， 有些称为商品验收单， 这些内部单据建议应在名称、 格式和 联数上作到统一规范

6. 缺少明确的采购订单，采购合同严肃性差。 7. 对地方烟厂缺乏管理，对其限区销售执行不严，这样，有些公司从不允许购进的地 方烟厂购进卷烟。

8. 计划衔接书没有明确品牌和相应的数量，只有总数控制，给采购工作带来很大不确 定性。同时也给以后的营销系统的采购订单的录入带来困难。

9. 烟厂调拨站给市县公司开的随货同行联不是发票的随货同行联， 这样给财务计帐和

处理带来麻烦。

五.对采购流程的改进 在某省烟草公司现有流程基础之上，结合 IT技术的最新发展，提出改进的采购流程。 出发点是依托信息技术，最大程度实现信息的共享。改进后的流程图见图二。

5. 1基本流程 1、供应商管理 收集整理有关当前市场信息，了解市场上供应商的信息，如规模、实力、市场分额、产 品品种、价格（进价和销售价）、付款条件、供货能力等等，从中筛选出候选的供应商以便 进一步联系。如果该供应商已经实现网上信息发布或电子商务， 则业务员根据系统储存的供 应商主页地址登录到供应商的主页了解其最新信息。

2、询价和交易 有了候选的供应商后，业务员输入必要的信息如采购数量、品种、 批次等，由系统自动 生成询价单。业务员将询价单以传真或电子邮件形式发往供应商处以了解其供货意向， 进行 业务交易。

3、采购计划管理 将询价结果处理后可以由系统自动生成或手工录入生成采购计划。 采购计划通过工作流 方式传递到本级公司主管做初步审核， 并汇总采购计划报上级公司平衡。 然后根据上级公司 确定的总量指标调整、确定采购计划。

4、签定合同 业务员根据批准的采购计划在每年两次的全国定货会或省内衔接会上和供应商签署合 同或计划衔接书（为简便起见，本文以后把合同和计划衔接书统称为合同） 。对省外购进业 务来讲，由于运输中存在专卖检查问题， 一般需要根据每批次的运输能力， 签多张明确到品 牌、数量、运输方式等信息的合同；对省内购进业务来讲，合同只规定了总量，需要供应商 进一步分解。但省内外购进数量之和不能超过采购计划指标。这步工作在系统外执行。

5、合同管理 对省外购进业务，签完合同后，业务员将一张或多张合同直接输入到系统中； 对省内购 进业务，需要按供应商分解的计划安排表作为合同输入到系统中。 然后由系统自动汇总所有 合同的合计数，判断是否超过采购计划指标。如果超过系统给予提示或禁止进一步处理。 在 合同管理中，可以对合同进行更新、 暂挂和终止等处理， 如货物入库后系统自动根据验收入 库单上的实收数（应收数-差异数）核减合同数量和金额。

6、生成采购订单 供应商发货前通知业务员发货计划， 业务员如果同意执行，则在系统中根据合同自动生 成采购订单。对于有些购进业务可以从手工输入采购订单开始采购流程处理。

7、订单审核确认 采购订单审核确认后， 自动生成入库通知单和电子发票。 其中，入库通知单和电子发票 存储在中央数据库中，以便仓库调用入库通知单和财务部门调用电子发票。

8匹配发票 业务员收到供应商转来的实物发票后， 将该发票的票号补入到系统生成的电子发票有关 字段中。

9、仓库验收入库 库管员根据供应商转来的随货同行联的合同号 （或订单号）从系统中调入对应的入库通 知单，审核无误后由系统根据入库通知单自动生成 （也可以手工录入） 验收入库单。如入库 数量和随货同行联上的数量有差异， 可由库管部门会同业务部门判明原因， 如果是供应商的 责任，则可以由验收入库单上“差异”字段反映出来，同时按实收数核减合同数量和金额， 应向业务部门联系，明确这批货物处理意见。 10、财务做相应处理 财务部门可以在系统内根据合同号调出相应的验收入库单、 电子发票，结合供应商的实 物发票 进行财务处理。如根据电子发票票号字段判断是做正常财务处理（有票号信息）还 是做暂估处理（无票号信息）。然后经过主管审批后向供应商付款。

六、对采购流程改进的总结 从上述的采购流程及改进后的采购流程中，我们可以看出目前烟草企业的行业特殊性， 其中的问题不是一两个烟草公司所能解决的， 作为烟草行业本身，需要国家调整烟草行业运 作模式及相应的政策法规。而我们提出的方案是在原有的管理体制下进行改进的解决方案。

1. 在改进的方案中，增加了电子商务的某些模式，如业务员根据系统储存的供应商主 页地址登录到供应商的主页了解其最新信息。

2. 在供应商管理模块中，业务员可以充分掌握供应商的信息，以及交易的记录。 3. 合同管理模块对合同进行有效的管理，如用入库验收单核减合同数量等。 4. 增加了入库通知单和电子发票，仓库保管员通过入库通知单、随货同行联和实际的 到货情况填写入库验收单， 在此入库验收单中包含了合同信息和采购订单信息， 电子发票和 供应商的实物发票相关联，关联后在电子发票上同样包含了合同信息和采购订单信息， 这样 方便了财务处理。

5. 我们建议加强计划衔接书的严肃性， 烟厂调拨站要把分解的发货计划及时通知烟草 公司，以便烟草公司的采购流程顺利进行。

6. 通过使用此营销系统，单据名称、格式都规范化了，便于管理工作。 7. 业务人员可以及时查询库存情况，进行合理的采购安排和销售业务。 在研究项目的解决方案中，一定要把一个行业的最佳做法与该企业的实际情况相结合,