文件控制程序001
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XXXXX 1 目的
为了使与质量管理体系有关的所有文件得到控制，确保质量管理体系运行的各个场所都能获得适用文件的有效版本。
2 范围
本程序适用于与质量体系有关的所有文件。
3 定义：
3.1 受控文件：质量管理体系现场中所使用的文件，这些文件的发放、更改、回收能够全部及时地追溯到使用者，版本的有效性受到控制，以“受控文件”标识。
3.2 非受控文件：公司内部用于参考的或提供给外单位的非作业文件，文件的发放、更改、回收不受控制，版本的有效性不受控制，以“非受控文件”标识。
4 职责
4.1人事行政部负责公司文件和资料控制的归口管理。
4.2管理者代表负责组织质量手册、程序文件的编制、修订和审核。
4.3各部门负责相关职能范围的有关文件、作业指导书的编制和修订。
4.4总经理负责质量手册、程序文件的批准。
4.5部门经理负责本部门文件的审核。
4.6管理者代表负责各职能部门有关文件的批准。
5 工作程序
5.1 文件的分类
5.1.1 质量手册。
5.1.2 程序文件。
5.1.3 支持性管理文件（如：管理规定、制度、办法、导则、细则等）。
5.1.4 技术文件和资料（如：技术要求、作业指导书、工艺规程、操作规程、检验规程等）。
5.1.5 外来文件（如：法律法规、标准、顾客提供等）。5.2 文件的版式与编号，按《质量管理体系文件编写导则》规定执行。
5.3 文件编写
5.3.1 质量手册和程序文件由人事行政部组织相关部门编写。
5.3.2 生产部负责相关技术文件、工艺技术规程、技术通知单、检验规程、企业标准的编写。
5.3.3 各部门负责职能范围内的管理文件、作业文件的编写。
5.3.4 文件编号由人事行政部负责规定，确保编号唯一性。
5.4 文件审核、批准 XXXXX
XXXXX 5.4.1 质量手册、程序文件和企业标准由管理者代表审核，总经理批准。
5.4.2 作业指导书、管理文件由部门经理审核，管理者代表批准。
5.4.3 指导跨部门质量活动的作业指导书、管理文件由部门经理审核，经相关部门经理会签，管理者代表批准。
5.4.4 文件在送审同时填写“文件分发清单”以确定分发范围，并由文件审批人负责审批。
5.5 文件的发放
5.5.1 质量手册、程序文件、技术文件由人事行政部负责，按“文件分发清单”发放。
5.5.2 文件原稿（包括电子版本）提交人事行政部，文件管理员应对下列项目确认：
a) 文件是否进行有效的审核、会签、批准，审核、批准人须签署；
b) 标题、文件号、版本号、页码、生效日期、编制人、审核人是否完整、无误。
5.5.3 确认后对文件原稿作归档登记，填写“有效文件清单”，并同时在计算机指定文件夹中保存文件的电子版本。
5.5.4 文件编制部门确定文件发放范围，填写“文件分发清单”，文件管理员根据“文件分发清单”，编制“受控文件发放/回收登记表”，拷贝相应总份数，并在拷贝文件上加盖 “受控文件”章，标记“受控号”，提供外单位参考的非受控本加盖“非受控文件”章。“受控号”的填写，按“受控号分发一览表”规定执行。
5.5.5 文件管理员发放文件时，同时回收作废、失效文件。领用人应在“受控文件发放、回收登记表”上签收，回收文件由回收人签名。
5.5.6 受控文件未经批准不得复制，质量手册、程序文件和技术文件的复制,由使用人向部门
经理提出申请并填写“文件领用申请表”，管理者代表批准后，由人事行政部负责执行。
5.5.7文件严重破损影响使用或不慎遗失时，不得随意借用他人文件复印，应填写“文件领用申请表”，经部门经理审核，管理者代表批准后，到人事行政部办理领用手续。
5.5.8 公司内不得使用未盖“受控文件”印章的文件，一经发现由人事行政部或文件发放部门收回，并视作违规。
5.6 文件的更改
5.6.1 文件的更改由原编写部门负责，并应填写“文件更改通知单”，说明更改原因和内容。
5.6.2 “文件更改通知单”及更改后的文件应按本程序中第4条规定进行审核、批准。
5.6.3 更改后的文件应在文件更改记录款项中记载更改内容（包括历次修改内容），同时在本次修改的条文下以下划线标识。
5.6.4 更改页面应反映出最新更改状态，质量管理体系文件中每页的更改状态，以阿拉伯数字 （0、1、2、3、……）表示，每更改一次，其编号就随着变更一次，当更改状态变XXXXX
XXXXX 更到9以后，该文件需要换版，版本状况以英文大写字母（A、B、C…….）表示。
5.6.5 文件修订后发放、回收控制按5.5款执行。
5.6.6 “文件更改通知单”与更改后的文件一同由文件管理员归档保存。
5.7 外来文件的控制
5.7.1 从作为采购、质量检验等依据的外来文件，包括上级主管部门、供应商、客户处发来的文件，管理者代表审查确认后，文件管理员在“文件目录”中登记，发放时加盖“受控文件”印章，并按5.5款规定执行。
5.7.2 国家标准、国际标准、行业标准、价格表、订货政策等外来文件人事行政部应保存一份原稿。
5.7.3 分公司外来文件按5.7和5.8款规定执行。
5.8 外来文件发放的控制
5.8.1 外来文件必须经总经理批准后方可外发。
5.8.2 提供给供应商、外加工单位的受控文件，提供部门按5.5款规定执行。
5.9 技术通知单
5.9.1 技术通知单由生产部根据特定产品、特定加工需求下达工艺技术和质量控制要求。
5.9.2 技术通知单由部门经理批准，跨部门执行的应经相关部门会签，管理者代表批准。
5.9.3 技术通知单的发放、更改和回收由各发文部门负责。
5.10 文件的使用管理
5.10.1 各部门负责各部门岗位文件存放以便于查阅。
5.10.2 不得在受控文件上随意涂改，不得私自外借，确保文件清晰、整洁和完好。
5.10.3 借阅文件时，应填写“文件借阅记录表”，借阅者应保持文件完好无损并用时归还。
5.11 文件的评审
公司每年管理评审前，管理者代表应组织各部门对受控文件进行评审，更新发布“有效文件清单”。
5.12 文件的作废处置
5.12.1 失效、废止的质量手册、程序文件、及其它公司级文件，由人事部行政
部文件管理员按“受控文件发放/回收登记表”收回并记录。
5.12.2 存档备查的作废文件，人事行政部加盖 “作废文件”印章，保存于人事行政部指定文件夹，其余收回作废文件，人事行政部填写“文件销毁申请表”由管理者代表批准后方可销毁。
5.12.3 失效、废止的技术文件及其它管理文件，由各有关部门按“受控文件发放/回收登记表”XXXXX
XXXXX 收回并记录。
5.12.4 存档备查作废的技术文件，生产部整理后交人事行政部，由其加盖红色“作废文件”印章，保存于人事行政部指定文件夹，其余收回作废文件，人事行政部填写“文件销毁申请表”由管理者代表批准后方可销毁。
6 相关文件
6.1 质量管理体系文件编写导则 RS/WI-4.2-01
7 相关记录
7.1 受控文件发放、回收登记表 QR/P-4.2-0102
7.2 文件借阅记录表 QR/P-4.2-0103
7.3 文件更改通知单 QR/P-4.2-0104
7.4 文件销毁申请表 QR/P-4.2-0105
7.5 文件领用申请表 QR/P-4.2-0106
7.6 文件分发清单 QR/P-4.2-0107
7.7 文件目录 QR/P-4.2-0108
7.8 受控号分发一览表 QR/P-4.2-0109
7.9 有效文件清单 QR/P-4.2-0110
编制 审核 批准
日期 日期 日期
