LOP001A(文件控制程序)

xxxx有限公司文件控制程序文件编号: 文件版本: 生效日期: 发文编号: SJ/OP-001B2004.1L01编制综合部审核批准控制状态:责任单位标准化办公室标准化办公室职能部门管理者代表管理者代表总经理总经理品管部职能部门品管部文件控制流程图流程描述备注记录按《记录控制程序》执1・目的对质量体管理系中的文件进行规范和控制，确保文件的充分性与适宜性，确保各 相关场所使用有效文件。

2.适用范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3.职责 3.1质量部负贵编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。

3.2各相关业务主管部门负责编制相关的质量管理体系程序文件，相关部门主管审核、签字，质量部审定，管理者代表批准。

3.3各相关业务主管部门负责编制其他管理性文件，相关部门主管审核、签字，综合部审定，管理者代表批准。

3.4技术部和相关部门负责编制主管的技术文件、支持性文件，包括《工序标准操作卡九《作业指导书》、《设备操作规程》、《检验指导书》等，并山部门主管领导审核批准。

3.5各部门设兼职文件管理员，负贵本部门文件和资料的管理工作。

4. 工作程序和要求 44文件的分类 4.L1受控文件凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受 控文件，包括:a.质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。

b ・管理文件：如制度等。

C.技术、支持性文件：如丄程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。

d ・外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。

4丄2非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。

盖“非受控”章的文件为非受控文件，供有关人员参考用。

b ・因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。

4丄3文件管理a. C. “非受控”文件，更改不通知，作废不回收。

a.质量体系文件、管理性文件山综合部归档、控制、分发和回收。

1.0目的：规定本公司质量体系文件的管理方法，对公司的质量体系文件进行有效控制，确保各部门使用文件的正确、及时、有效。

2.0适用范围：适用于本公司质量体系文件（包括外来文件）。

3.0职责：管理部行政：负责文件和资料的收发与存档管理。

文件使用部门：负责所领用文件、资料的管理及本部门文件的整理、搜集。

4.0名词术语：4.1 正本文件：由文件原审批部门正式签署的文件，由人事行政部保存。

4.2 副本文件：盖受控章的正本文件复印件（各部门使用的文件）。

5.0 作业程序：5.1 文件的编制审批权限：5.1.1质量手册由管理者代表编写，总经理审核批准发布；程序文件由相关部门制订，管理者代表审核，总经理批准发布；作业指导书、检验标准、操作规范等三级文件，由相关部门制订、管理者代表批准发布。

如无特别说明，文件的发行日期，即为该文件的实施日期。

5.1.2本公司质量体系文件的审批方式为：相关权责人员制定文件后，提交权责人员进行审核、批准并做出正式签署，作为正本文件交人事行政部控制。

5.2 文件的发放：5.2.1凡本公司内部发行的质量手册、程序文件和检验、操作、管理制度等质量体系文件，经管理者代表批准后由人事行政部发放，文员及时填写《文件分发记录表》。

各文件接受部门责任人需在《文件分发记录表》中签名以示收文。

5.2.2 如公司外部相关单位要求提供质量手册、程序文件、三级文件等，公司内与其接洽的有关部门需填写《文件申请单》，经管理者代表批准后，由人事行政部加盖印章作为非受控分发，同时应登记于《文件分发记录表》中。

5.3文件的修订：5.3.1人事行政部对公司质量管理体系所有文件建立《文件总览表》，列明文件的名称、编号、修订状况。

5.3.2在下列情况下，需由相关部门对文件进行评审，确认文件修订的必要性：A、质量管理体系策划输出时B、体系审核结果及管理评审输出时C、采取纠正预防措施时D、与客户沟通或客户反馈信息有要求时E、资料分析的结果输出时F、质量体系改进时。

文件控制程序文件编号： 文件版本： 制订部门： 发行日期：OP-2001 A 品质保证部 2015-6-1分发部门：业务管理部 人力资源部 产销协调部 模具开发部 品质保证部 CNC加工中心受控状态：财务部 采购中心 产发部 技术研发部 锻冲压部 二次加工部核准：审核：制订：ISO9001－TS16949—ISO14001—OHSAS18001—QC080000－SA8000－ISO27001文件名称文件控制程序文件编号 文件版本 制订部门OP-2001 A 品质保证部※版本 A修订页修改摘要 全新改版 修改人 888 修改时间 88 批准人 888ISO9001-TS16949-ISO14001-OHSAS18001-QC080000-SA8000-ISO27001第 2 页共 11 页文件名称文件控制程序文件编号 文件版本 制订部门OP-2001 A 品质保证部0.流程图流程图资料收集部门/角色表单关联文件制订部门文件编写修订制订部门《文件编写模板》 《文件申请单》文件审批各级主管电子文档 管理文件登录文控中心《文件控制一览表》 《外来文件控制一览表》文件发行回收文控中心《文件收发记录表》文件保管使用文控中心 使用部门作废与销毁文控中心ISO9001-TS16949-ISO14001-OHSAS18001-QC080000-SA8000-ISO27001第 3 页共 11 页文件名称文件控制程序文件编号 文件版本 制订部门OP-2001 A 品质保证部1.目的本程序规定了公司文件和资料收集、整理、编制、发放、回收、更改、废止和保存的 管理方式，以保证公司所有工作场所使用的文件都是有效版本。

2.适用范围本程序适用于公司发行所有的体系文件以及所有的外来文件和参考资料的管理。

3.3.1责任部门文件制订部门a） b）收集相关资料，并按规定的格式编写文件。

文件修订。

3.2各级主管 按照文件审核权责审批各级文件。

1 目的确保各部门使用的管理体系文件为最新有效版本，文件的批准、发布和更改处于受控状态，记录文件和资料能得到有效保存。

对记录进行标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理实施控制，确保记录的有效性和完整性，以证明管理体系的有效运行。

2 范围适用于对本公司体系文件、管理性文件、技术资料（包括外来资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。

3 职责文件应进行审批和控制，其审批权限和职责如下表注：1.控制的内容包括：标识、发放/接收、文件的保留、处理、组织评审、外来文件的核查等。

2.外来文件中的法律、法规的识别与控制见《法律法规识别控制程序》4工作程序4.1文件的识别4.1 文件分类：4.1.1 文件依性质不同分为:四层体系文件第一层为管理手册；第二层为程序文件；第三层为作业文件（规定了各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管理规定及技术文件等）和外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本公司相关方送阅的文件等。

）；第四层为质量记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等）。

4.1.2文件的代号如下：a)管理手册 SZSH01b)程序文件 SZSH02c)其它管理体系文件ＸＸＸ───ＸＸ───ＸＸＸ│ │ │ ││ │ │ └─文件序号│ │ ││ │ └─版本号（自然数）│ └─文件类型（作业指导书/操作规程Ｚ、岗位职责G、标准B 等）└─部门代号d) 技术文件按相关产品技术标准执行，有批准及行政文号的管理性文件可不编号。

4.1.3 文件按控制方式分为“受控”和“非受控”两类。

公司现场使用的文本均为受控文件，加盖“受控”印章，上述d)类文件不加受控标识，控制的内容为文件的发放、更改、作废等。

受控文件是指与管理体系运行紧密相关，受更改控制的有效文件；非受控文件是指不受更改控制的文件。

1目的对质量安全管理体系有关的文件进行控制，以确保食品质量安全管理体系有效运行的各相关场所都得到和使用有效的版本。

2范围适用于公司质量安全管理体系有关的文件控制，包括经确认的外来文件。

3职责3.1总经理负责批准质量手册；3.2体系主管负责编写质量手册，程序文件的编制；3.3各部门负责相关程序文件和作业文件的编制、使用、记录及保存；3.4食品安全小组组长负责文件的审核。

3.5品控部负责质量体系文件的发放、回收；3.6外来文件(含法律法规，行业标准等)由品管部收集或确认，并统一存档、发放及回收。

4程序4.1文件的分类和管理4.1.1质量安全管理手册（含质量安全方针和目标），由总经办管理存档。

4.1.2程序文件，由品管部管理存档。

4.1.3部门级管理类文件，由各相关部门管理存档。

4.1.4记录文件（表单），管理存档参见《记录控制程序》的相应条款。

4.1.5技术文件，由品管部和各品控部管理存档。

4.1.6外来文件，与质量安全相关的由品控部管理存档，非质量安全的由总经办管理存档。

4.2文件受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量安全管理体系运行紧密相关的文件应为受控，受控文件必须在文件封面上盖表明其受控状态的印章“受控”两字，填写《受控文件目录清单》并注明分发号。

无“受控”两字印章的文件为非受控文件。

4.3文件的编写4.3.1质量安全管理手册由管理者代表负责组织编写。

4.3.2程序文件由品管部牵头，相关部门组织编写。

4.3.3其它质量安全文件和技术文件等由各相关职能部门负责组织编写。

4.4文件的审批发布4.4.1文件在发布前应得到批准，确保其适宜性和充分性。

4.4.2程序文件由各相关部门领导审核，管理者代表批准发布。

4.4.3其它质量安全文件由各主管部门领导审核，公司分管领导批准发布。

4.4.4外来文件由品控部负责做好收集的工作，并将名称和编号等登记在《受控外来文件目录清单》中，外来文件的使用和发放应经总经理批准。

文件控制程序版本页数修订日期修订者修订内容A/0 9 2019/01/13 林全林首发审查/日期：核准/日期：1.目的对质量管理体系相关的文件进控制，确保各相关场所使用文件的版本是有效的。

2.范围适用于质量管理体系相关文件。

3.权责文件制定、修订及废止之权限：文件种类承办审查核准会签保存及管制(一阶)质量手册文控中心部门主管总经理N/A 文控中心（二阶）程序文件文控中心部门主管总经理各部门文控中心(三阶)作业指导类文件各项作业承办人部门主管总经理N/A文控中心（四阶)使用表格各项作业承办人部门主管总经理N/A文控中心常规文件各项作业承办人部门主管总经理N/A文控中心4.定义4.1 管制文件:凡与产品质量管理体系有关之标准和技术资料文件,供厂内作业依据的,均应予管制，以下 4.1 均属之。

4.1.1质量手册指出公司结构；阐述公司质量活动所包括的过程并引出支持过程运作的方法文件；宣示公司质量政策并引出质量目标指针。

4.1.2程序文件为本公司跨部门之质量管理体系管制程序,是公司运作之依据。

规范公司质量活动途径的文件，必要时在某方面引出更详细、具体的规定。

4.1.3作业指导类文件：这类文件包括：检验规范、操作说明、管理规定等，这些文件详述如何完成具体的作业和方法。

4.1.4常规文件：包括工程技术文件：产品规格书、线路图、BOM、外观图、材料承认书、生产注意事项、ECN、SOP 等。

4.1.5外来文件:外来的与质量管理相关的国际&国家标准,行业标准,法律法规及客户提供的资料，技术标准，外来标准，质量协议等均属之。

4.1.6使用表格：阐明公司各项活动所取得的结果或提供所完成活动证据的文件载体。

4.2非管制文件：4.2.1指与本公司质量体系无关的文件，如计算机操作说明书等,以及其他非管控文件5.作业程：流程图符号：名称符号说明起迄流程之开始与结束符号人工作业指人工作表、记录、计算、调整、收集、整理、处理等流程从一个符号进行到下一个符号判断内容检讨，判断，裁示转接当前流程未结束转到下一流程分项一个作业可同时进行两个不同作业交叉两条流程交错用于分清方向流程图责任单位记录外来文件登记表各部门/文控文件制定/修中心订/废止申请单文件标准格式,各作业承办人文件制定/修订/废止申请单部门主管文件制定/修订/废止申请单部门主管文件制定/修订/废止申请单总经理文件制定/修订/废止申请单文控中心文件汇总清单文控中心受控文件发行登记表文控中心文件制定/修订各作业承办人/废止申请单，文控中心/各部门6. 作业内容6.1文件编码准则：6.1.1质量手册编号方法：GSD QM -XXX编订序号：001文件类别代号：QM 质量手册公司名LOGO6.1.2 程序文件编号方法： GSD QP -XXX编订序号：001，002，003…….文件类别代号：QP 程序文件公司名LOGO6.1.3 各部门工作文件编号： GSD-WI-XX-XXX.编订序号：001，002，003……. 部门代号文件类别代号：WI 作业指导类文件公司名LOGO6.1.4 表格编号方法如下： GSD-QR-XX-XXX编订序号：001，002，003……部门代号文件类别代号：QR 表单类文件公司名LOGO6.1.5 各部门代号部门 品质部 资材部 研发部 生产部 测试部 文控中心 人事行政 采购部 财务部 计划部 仓库总经理室 代码 PZ ZC RD PD TE DC HR ZC FA ZC ZC GM6.1.6 文件版本6.1.6.1 版本: 版本表示法为 A/ X，X表示文件版次（1,2,3....）,当文件被修改到后,须将整个文件之版次在原版次基础上加 1。

IP-A001-A0 文件管理程序IPA001-A0 文件管理程序在当今数字化的时代，信息的高效管理和安全存储至关重要。

文件作为信息的重要载体，其管理程序的科学与规范直接影响着工作的效率、数据的安全性以及业务的连续性。

IPA001-A0 文件管理程序就是为了满足这些需求而设计的一套全面、系统且实用的管理方案。

一、文件管理程序的目标和意义文件管理程序的首要目标是确保文件的准确性、完整性和可用性。

准确的文件能够为决策提供可靠的依据，完整的文件能够反映业务的全貌，而可用的文件则能在需要时及时获取，从而提高工作效率。

此外，该程序还有助于保障文件的安全性和保密性。

通过严格的访问控制和加密措施，防止未经授权的访问和信息泄露，保护企业的知识产权和商业机密。

同时，规范的文件管理能够促进团队协作和知识共享。

员工能够方便地查找和参考相关文件，减少重复劳动，提高工作质量。

二、文件的分类与编码为了便于管理和查找，文件需要进行合理的分类和编码。

根据文件的性质和用途，可以分为以下几类：1、业务文件：与日常业务活动直接相关的文件，如合同、订单、报告等。

2、管理文件：包括规章制度、流程规范、工作计划等。

3、技术文件：涉及产品设计、工艺说明、技术标准等。

4、财务文件：如财务报表、预算、报销凭证等。

编码则采用一定的规则和体系，例如按照部门、业务类型、时间顺序等进行组合编码，确保每个文件都有唯一的标识符。

三、文件的创建与录入在创建文件时，必须遵循一定的格式和标准。

文件的标题应简洁明了，能够准确反映文件的主题。

内容应条理清晰、语言准确，避免模糊和歧义。

录入文件时，要确保信息的准确性和完整性。

同时，还应记录文件的创建者、创建时间、版本号等相关信息，以便跟踪和管理文件的演变过程。

四、文件的存储与备份文件存储应选择合适的介质和位置。

可以采用本地服务器、云存储等方式，根据文件的重要性和访问频率进行合理分配。

为了防止数据丢失，定期进行文件备份是必不可少的。

文件修订履历表文件和资料控制程序文件編号： QP-001文件版次： A-1制订日期： 2008年4月20日生效日期： 2008年5月1日拟制单位：文控中心受控章：1．目的通过制定本程序，确保与公司相关产品、活动和服务的各个场所使用的文件和资料均为有效版本。

2．范围适用于对本公司质量管理体系有关文件的控制。

（注：公司财务、行政管理类文件不受本程序控制。

）3．定义3．1本程序引用ISO9000：2000相关术语。

3．2受控文件：质量管理体系运行中作业的依据，变更时必须得到有效控制的文件。

3．3非受控文件：与产品质量形成无直接关系，只作登录不受更改控制的文件。

3．4外来文件：非本公司内部制定的文件。

包括外部标准、法规等。

4．职责4．1总经理：负责质量手册、程序文件的批准。

4．2管理者代表：负责质量手册、程序文件的审核；三阶文件及文件销毁的批准。

4．3文控中心：体系文件的归口管理和控制。

4．4相关部门：负责各自部门有关程序文件、作业文件、质量记录的起草、编写及修改；本部门使用文件的管理和控制。

5．作业程序5．1 文件的编号及编写格式文件的编号及编写格式根据《质量体系文件编写规定》进行。

5．2 文件的编制、审核与批准5．2．1质量手册由文控中心编写，管理者代表审核，经公司各部门评审会签后，呈总经理批准颁布发行。

5．2．2 程序文件：由主管部门编写，管理者代表审核，相关部门会审，总经理批准。

5．2．3三阶（作业性）文件：由主管部门编写，主管部门负责人/相关工程师审核，相关部门会审，管理者代表批准。

5．2．4质量记录：由相关作业人员编写，主管部门负责人确认和审批。

5．2．5文件在发布前必须得到审批，以确保文件的充分性和适宜性。

5．2．6 文件外发的审批：如为受控文件，必须经文控中心负责人/管理者代表审批方可外发；若为非受控文件，经部门负责人或其受权人员审批即可。

5．2．7体系文件的编写、审核和批准由文控中心组织进行，并召开文件评审发布会，发布会由编制部门阐述发布文件的目的，意义和要求。

1目的：1.1本程序用于本公司所有文件之作成、审批、分发、修订、报废处理及标示、编辑、归档等具体办法。

籍以确保有效文件之统一管理，防止无效文件之使用。

2 适用范围：2.1本程序适用于本公司各部门各等级之有关质量系统之内部或外来文件。

3 权责3.1文控中心：文控负责本公司《质量手册》、《程序文件》、《三级文件》和《外来文件》之管制，其中《三级文件》之工程文件由工程文员管制。

3.2 文件编写者：确保其发出文件内容的准确及适用性。

3.3文件审批者：确保其批核的文件成为有效及合格的文件。

3.4各部门主管：负责确保所有受控文件在适当的场合使用，并且正确存盘，以免损坏及遗失。

4 定义4.1《质量手册》（一级文件）依ISO条文及出口玩具生产企业质量许可的要求制订及执行各项要求，为达成质量经营目标之文件。

4.2《程序文件》（二级文件）是维护质量管理系统运作，在公司组织各职能机构各项作业之衔接性，将其建立之目的、范围、权责部门和作业内容通过流程步骤加以阐述之文件。

4.3《作业指导书》（三级文件）指质量管理系统中，为有效落实执行将每项动作的基准加以详细说明之文件（如：作业指导书、产品检验规格等）。

4.4《质量记录》（四级文件）既指记载各项作业结果所用之表格或表单（含盖各部门各阶段的表格或表单）又可以作为证明质量管理系统执行及维持有力证据之文件（如：《生产日报表》、《检验记录》、《报告》等）。

4.5外来文件指公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的相关方提供之规格、图片或本公司采用适用产品的国家或国际法规、标准等。

5 内容5.1文件控制作业流程（附件一）5.2文件作成、审核、批准5.2.1因业务需要及组织要求，由相关责任部门指定专人以各级文件标准格式制订。

5.2.2各级文件之制订、发起与修改需经相关责权人员或上级之审核批准，如经授权其代理人可代为审核及批准（具体权限见表）。

5.3文件格式5.3.1一、二级文件皆由“文件封面”（附件二）文件正文（附件三）构成，三级文件视需要而定，但需包括“档案名称、编号、版次、生效日期”等内容，四级文件只需要在收集时编制索引即可，其封面略去。

文件名称文件控制程序制订部门管理者代表制订日期2014/09/01 页次1/6文件分发明细副本总经理管代采购部财务部行政部品管部生产部业务部正本: 文控中心副本编号:版本版次修订记录摘要生效日期A/0 新版第一次发行2014/09/01制订日期2014/09/01审核日期核准日期文件名称文件控制程序 制订部门 管理者代表制订日期 2014/09/01页 次2/61 目的为管制本公司文件的制订﹑分发﹑回收﹑修订﹑废止与销毁作业,确保文件于使用中的有效性.确保对有关的文件进行有效控制，各部门能及时得到有效和适用版本的文件,防止失效或作废文件的误用。

2 范围本公司质量管理体系内所使用的相关文件，凡质量手册、程序文件、各种作业和技术标准、电子文档，以及上述文件所使用的表单格式、外来文件（如供方或顾客提供的图样标准）等的登录、变更、分发管理均适用。

3 定义3.1 第一阶文件：质量手册，叙述本公司质量管理体系的内容与指导纲要；3.2第二阶文件：程序文件是描述为进行某项活动或过程所规定的途径的文件，叙述本公司不同职能部门之间关联性和对某一活动横向联系；3.3 第三阶文件：作业办法/指导书，指对某一单位内某一工作的步骤细节描述，包含各类标准规范，办法，物料表，记录控制清单,图纸，作业指导书等； 3.4第四阶文件：记录表单。

3.5 外来文件：国际标准、国家标准、相关法规、顾客提供标准及其它参考用的标准资料. 4 职责4.1文件处理职责：（见表一：文件制修订、权责表）。

4.2外来文件:4.2.1有关客户图纸、资料，由市场部予以收集。

4.2.2有关产品的国际/国家、行业之标准由工程部予以收集。

4.3 文控中心：负责受控文件原稿保存，文件记录控制，文件发行、回收、报废。

4.4 各部门接口：负责受控文件的签收、登录、归档和保存；本部门二，三，四阶文件编制和修订;记录及记录文件保存与过期记录文件废止销毁处理。

表一：文件制修订处理权责表注：工程规范；图纸技术资料等，如涉及到知识产权；核心技术；工艺等需保密的，如有需要则可制订相关保密文件控制规程，对相应机密文件进行控制，其使用/参阅人员权限由公司总经理指定。

文件名称文件与记录控制程序页码1/7修订覆历表NO. 更改章节更改日期申请单编号更改后版本123456789101112编写审核批准文件名称文件与记录控制程序页码2/71.0目的对公司质量管理体系文件的编制、批准、发放、使用、更改、再次批准，标识、回收和作废等全过程进行管理,确保各相关场所使用的文件均为有效版本。

2.0适用范围适用于本公司与质量管理体系有关的文件的管理。

3.0权责3.1.总经理负责批准发布质量手册。

3.2.管理者代表：3.2.1.负责组织编写和审核质量手册；3.2.2.负责审核程序文件。

3.3.文控中心负责质量管理体系文件的收集、修订、编目、整理、发行、回收、销毁等，管理并保存公司质量体系文件的原件；3.4.各部门负责与本部门相关的文件的编制、使用和保管。

4.0工作程序4.1.作业流程图：见附件一4.2.文件分类：公司文件分为内部文件和外来文件，同时文件又分受控文件和非受控文件。

4.2.1受控文件：凡与质量管理体系运行紧密相关的文件均需受控，受控文件分类如下：a.一级文件：质量手册；b.二级文件：程序文件；c.三级文件：工作指导书、图纸；d.四级文件：表单记录；e.外来文件。

4.2.2非受控文件：指与质量管理体系无关的文件，如行政通告、管理制度等等。

4.3.文件的编写、审核及批准4.3.1.公司文件、表单经确定后，由文控按4.3.2图标统一编号管制，不得有重复或误码之情形。

工程技术图纸由工程部编号，编号原则须依5.3.2之规定执行。

4.3.2.文件编号管理：文件名称文件与记录控制程序页码3/7a.质量手册MJ-QM-001质量手册公司名称代号b.程序文件MJ-QP-XX流水号（01~99）程序文件公司名称代号c.工作指导书、设备操作指导书WI-XX-XXX流水号（001~999）部门代码操作规范类d.图纸的编号分两种：i.工程部（成品图）□□–系列--□□□□代表文件流水号代表产品系列代表事业处,用SM或MJ表示ii.工程2部（配件图）XXX - □□□□代表文件流水号代表产品系列iii.工程1部（配件图）XXXX- □□-□□□□代表文件流水号代表零件代码代表产品系列（产品代码见工程部产品代码编码规定）iv.模具图以产品型号进行编号文件名称文件与记录控制程序页码4/7e.记录表格XX--FM-XX-XX版本号：如A,B…流水号：如01，02…表单编号部门代码4.3.3.部门代码：YW1—业务1部 YW2—业务2部 GC1—工程1部 ZC1—资材1部GC2—工程2部 SC1—生产1部 SC2—生产2部 PG1-品管1部XZ—行政部 CW—财务部 JL--高层管理 SJ-塑胶部GM—工模部 PG2-品管2部 PG3-品管3部 ZC2—资材2部DC—文控中心4.3.4.文件编写、审核及批准权限：文件名称制定审核批准质量手册管理者代表管理者代表总经理程序文件相关部门经理管理者代表总经理工作指导书相关职能人员部门主管部门经理表单记录相关职能人员部门主管部门经理图纸相关职能人员工程主管工程经理4.3.5.文件版本号和页次管理：a.受控文件第一次发行时以 A.0表示,当有变更时依序以 A.1、A.2……;当发生9次变更时,升版为B.0、B.1、B.2……依此类推；表单的变更依次为a、b、c……b.对于质量手册的修改，可分章节或页次设定章节号，更改时仅更改相应的章节版本号，整份文件的版本不变，章节版本号以整份文件的版本号加阿拉伯数字表示，如A1、A2、A3…,当同一章节改动到A9时，再次改动则整份质量手册均需换版本号。

1目的通过对与公司质量体系有关的文件（包括适当的外来文件，如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、客户技术文件等）的控制，确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、评审、发放、保管更改得到有效控制，使公司的各项工作均能够依据正确的指示进行。

2 适用范围适用于公司所有质量体系文件和其他与质量有关的文件的管理与控制。

3 职责和权限3.1文件控制中心负责公司质量体系文件和其他相关文件的收集、分类编号、整理存档保管、发放及其他相关工作。

3.2 各部门负责本部门文件的管理和控制。

4 工作程序4.1文件的编制、审核、批准按下述规定执行：4.2文件的归属、分类、编号公司所有的已审批生效的程序文件、作业指导书、记录表格均由文件控制中心统一编号。

4.2.1编号方法1）程序文件的编号QP－□□□程序文件序号程序文件代号2）作业指导书的编号WI－□□□－□□3）质量记录的编号QR－□□□－□□－□□记录版本号(A0、B0…)记录流水号对应文件编号质量记录代号外购的表单以原编号为准。

4.3质量体系文件的有效性控制4.3.1质量体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本（参考文件）。

1）受控原版为不加盖印章的签字原件，仅作为复制用途。

2）受控副本为受控原版的复印件，加盖“受控”印章(红色)，作为公司使用的合法文件。

公司不允许使用“受控”印章变黑的非法复印件，以确保质量管理体系文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。

3）非受控文件副本为受控原版的复印件，加盖“参考”印章，作为提供给顾客或公司以外人员使用的合法文件。

公司内部不允许使用加盖“参考”印章的文件。

4.3.2为确保文件的有效性，公司采用版次控制最新有效版次。

版次采用字母加数字流水号对应程序文件编号作业指导书代号方式，如A0、A1，B0、B1等，表示A版未经修改、A版第一次修改，B版未经修改、B版第一次修改，以此类推；修改到第十次时换版。

4.3.3文件控制中心应制定质量手册、程序文件、作业指导书的《质量体系文件分布表》，确保各部门使用最新有效的文件。

ISO9001：2008质量管理体系文件文件控制程序LC-QP-001-C未经丽昌许可 严禁复印外借广州丽昌服装配料有限公司Lai Cheong Zipper Manufacturing Ltd.修改记录1.0目的：对本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本的文件。

2.0范围：适用于本公司质量管理体系有关的文件的控制。

3.0定义：3.1质量手册：又称“一级文件”是规定组织质量管理体系的纲领性文件。

3.2程序文件：又称“二级文件”是指对质量管理过程进行控制的文件。

3.3工作文件：又称“三级文件”是对具体工作细节进行规定、指导性的文件。

3.4记录表格：又称“四级文件”记录表格是一种特殊文件（空白表格格式是文件，当空白表格记录了数据或内容时才成为记录）。

3.5外来文件：是指客户样板、客户提供的技术资料，与产品有关的国家/国际标准、供应商提供的检测报告、本公司送外检测的报告等。

4.0职责：4.1质量手册：由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.2程序文件：由相关部门主管负责编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.3工作文件：由各部门主管指定人员编写或主管自已编写，各部门主管审核，管理者代表批准。

4.4记录表格：由各部门根据需要编制，管理者代表审批。

（管理者代表审批各种记录表格时，在各种记录表格原件反面签字进行审批，目的是方便文控中心复印空白表格给各部门使用）。

4.5外来文件：客户样板、客户的技术资料（包括客户的知识产权）：由跟单部负责收集或取回，跟单部负责存档和管理；其它的外来资料或文件：如：与产品有关的国家、国际标准由管理者代表负责收集，文控中心负责存档和管理。

5.0工作程序：5.1质量管理体系文件格式规定：5.1.1质量手册及程序文件格式要求（见具体的质量手册及程序文件格式，在此不作描述和说明）。

5.1.2工作文件格式要求（工作文件除“员工培训教材、职务说明书、丽昌拉链、产品检验标准”三份文件有封面，其它工作文件格式不设封面，目的是方便作业现场的张贴）。

1.0 目的本公司内与品质有关的文件与数据能顺利运作而作出有系统的发行、保存及修正,使其能在管制下运作,以确保文件的机密性，正确性及完整性.2.0 适用范围2.1适用于内部文件资料的管理.2.2适用于外来文件的维护.3.0 职责3.1 文控负责文件编码要求及格式依此标准执行.3.2 文件编写部门需依要求的规定格式进行编写.4.0 定义4.1 管制文件须随时保持最新版本之资料,具有制订、修订、分发之记录，修订后须重新分发，作废之资料由文控依规定回收并销毁.4.2 非管制文件分发时为最新版之资料，修订后无须重新分发，作废资料亦无须回收及销毁.4.3 品质手册为本公司实施品质制度落实品质政策最基本的参考文件.4.4 控制程序为品质系统所含之各项作业程序的运作文件，该作业通常为跨部门性质的作业.4.5 作业指导书指在品质系统中为有效落实执行，将每一项动作的基准加以详细说明，确保作业品质与效率的运作文件，该作业通常为单一部门性质的作业.4.6 表单为了记载有关品质系统落实执行情形及维持系统运作之佐证资料所使用之表格，含各类表格、图表、图形及标签.4.7 外来文件与品质相关，非本公司之资料。

如法规或标准、国际/国家相关法令、供应商产品规格目录、客户技术资料（ECN. BOM. Drawing, QP.作业指导书/检验规范等）、外来设备仪器使用说明书等.4.8 记录在表单中逐项登记、标示、绘制品质系统运作的结果称为记录.5.0 作业方法5.1 品质系统文件资料的层别与分类5.2 5.2.1部门代码：GM 代表总经办 HR 代表人事行政部门；SA 代表销售部门； PC 代表计划物控及仓库 FD 代表财务部门； EN 代表工程部门；PD 代表生产部门； PU 代表采购部门； QA 代表品质部门。

5.2.2 品质系统文件格式及编码原则 5.2.2.1第一、二阶文件编号原则.b. 第2码表示为文件流水号（如001、002……).5.2.2.2第三阶文件编号原则b. 第2码表示文件编制部门.c. 第3码表示为文件流水号（如001、002……). 5.2.2.3外来文件编号及版次.b. 第2码为外来文件发行之流水号.c.其版次以制定机关、团体公告或客户通知为准.备注：顾客原图以公司销售部编制的BBT 图号进行编号 5.2.2.4 品质记录/表单编码原则a.b.第2码表示编制部门代码c.第3码表示流水号(如001,002……)d.第4码表示版次，版次编码原则见5.2.2.65.2.2.5 版面格式a.页头应包含公司名称、文件主题、文件编号、版次、页次等内容.5.2.2.6 文件版次规定版次以二码编订，第一码代表版本,依英文大写字母A开始编订，第二码代表版次,为0-9 的阿拉伯数字，修改第9次后,第一码应由A→B依序递增，第二码再从0起累进.5.3 文件或资料起草,变更/修订和废止5.3.1符合客户要求或ISO9001：2008相关标准规定,并考虑公司整体性,可行性和适用性.5.3.2 依据组织架构,由部门承办人填写《文件制/修订申请单》编修相关文件.5.3.3 相关部门有权审阅有关的背景资料,据以作其审核与核准.5.3.4 文件编写/修订原则：5.3.5 文控需对封面、每页页头、编辑格式、版面、编辑内容是否涵盖ISO9001：2008要求及是否其它档案有重复等作确认.5.3.6 编写/修订部门针对反馈信息,对文件予适当处理后,重新打印正式版本.5.4 文件及资料的审批5.4.1文件制订流程: 制订部门正式文件经相关部门汇审完成后再依权责范围进行核准.5.4.2审批通过后,由制订部门将文件原稿及电子文件送交文控管制与发行.5.4.3无标准封面文件/资料(如:工艺流程、工程图纸),应于其上体现审查/审批记录.5.5分发与管制5.5.1 文控接到制订部门的文件后,应作至少如下确认动作:5.5.1.1文件格式及内容是否已完全符合5.2所述要求.5.5.1.2文件作业内容是否均依5.4之要求审批通过.5.5.1.3依据文件/资料性质或内容,确认分发部门是否恰当.5.5.1.4文件原稿与电子文件是否完全相符.5.5.2当上述确认结果有异常时,文控将异常状况及时反馈给制订部门予以修正;若确认OK,则文控作如下分发管制：5.5.2.1文件/资料之原稿由文控保存,需加盖文控印章; 电子文件保存最新版，并建立《受控文件一览表》.5.5.2.2复印发行文件需在文件加盖“复印件”红色印章后分发至相关部门.5.5.2.3文件之各式分发章,均应有原始盖章,若无原始盖章,则文件视同无效.5.5.3文件/资料因故遗失或需增补时,申请部门应填写《文件补发申请表》,经部门最高主管审查核准后,文控才予增(补)发.5.5.4当文件提供给供货商(委外制造厂商)作为标准使用时,由采购或委外承办人填写《文件补发申请表》经核准后交于文控。

1.0目的对与本公司质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保相关场所使用的文件为有效版本。

2.0适用范围适用于与质量管理体系有关的文件、资料和磁盘、光盘内的文件等。

3.0职责3.1管理代表负责审核、总经理负责批准质量手册；3.2各部门负责本部门的程序文件、作业规范的编写，管理代表审核，总经理批准；3.3人事部是质量管理体系文件和资料的归口管理部门。

4.0程序4.1文件的起草、审核、批准4.1.1本公司的质量体系文件分为：1)第一层次：质量手册2)第二层次：程序文件3)第三层次：作业规范和其它文件作业规范，包括管理标准（各种管理制度、规范）、操作规程、工艺规范、技术标准（国家或行业标准）、部门的相关记录等；其它质量文件：针对特定要求、合同或项目编制的质量计划等，目的是为了适应其特有的活动方式。

4.1.2管理者代表依照ISO9001：2000标准要求，及本公司的具体情况，责成人事部负责组织编写质量手册，总经理批准发布；4.1.3管理代表依据质量管理体系的运作需要，编制《文件总览表》，各部门依据《文件总览表》编写本部门的质量体系文件，总经理批准。

4.1.4文件编号：1)质量手册质量手册的编号为HDQM×××。

其中QC为“海德”之意（以下皆同），QM为质量手册代号，紧跟QM后面的是三个数字表示文件编号。

2)程序文件程序文件的编号为HDQP×××。

其中QP为程序文件代号，紧跟QP后面的三个数字表示该程序文件的流水编号。

3)规范文件规范文件的编号为HDQW-×××，其中QW为规范文件代号，紧跟QW后面的三个数字表示该规范的流水编号。

4)记录记录的编号为HDQR×××，其中QR为记录代号，紧跟QR后面的三个数字表示该记录的流水编号。

4.3文件发放与回收4.3.1人事部负责依据每份文件首页中规定的发放范围，将该文件发放到各指定部门。