物业合同档案归档制度

1整理归档1.1每月10日前，由各部门负责人将各岗位上月的质量记录整理、装订、加封面成册交至档案管理人。

对于所有的工程移交资料包括图纸、验收记录等应在移交手续完成后立即归档，公司自购的重要材料及大型设备说明书、合格证、检验报告应在设备开箱后立即归档保存。

1.2档案管理人员负责对物业服务中心档案的收集、分类整理、归档、保管、利用等工作。

1.3所有资料正式归档前必须通过各部门负责人的仔细检查、核对，确保归档材料真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。

1.4不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。

1.5各类档案应按部门、系统进行分类，统一存放于档案盒并贴上标签。

1.6档案在排列上架时，要按照类别和保管单位的次序，自左向右、自上而下地排列，以便管理、查找。

1.7档案管理要严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

2归档范围2.1物业接管验收档案的归档范围，包括档案的接管清单、物业产权档案、综合竣工验收档案、建筑物档案（包括建筑物设计图纸、说明书、质量保证书）公共设施设备验收档案、建筑物使用功能改造及结构变更档案。

2.2工程档案的归档范围：2.2.1物业前期与地产及施工单位移交验收时累积的资料。

包括：各专业竣工图纸、分项工程验收记录、检测报告、工程施工及设备采购合同文件复印件、各设备的技术操作说明书、光盘文件、软件、合格证等。

2.2.2物业移交时与开发商签订的交接记录、验收记录、工程遗留问题整改记录。

2.2.3物业入伙时与业主签订的房屋验收记录、交接记录、相关函件等。

2.2.4与工程外包单位签订的合同文件。

2.2.5发往外单位及集团内部的相关联系函件及回函。

2.2.6物业大型设备的试运行记录、调试记录、维修记录表格等。

2.2.7外委施工单位的工作日志，以及相关维修记录表格、系统检测报告等。

2.2.8物业系统设备的机电设备台帐、设备卡等。

2.2.9系统设备的值班运行记录、运行抄表记录、巡查记录、日常维护保养记录、定期维护保养记录、维修记录。

一、目的为了加强物业公司档案管理工作，确保档案的及时收集、整理、归档、保管和有效利用，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于物业公司所有档案的管理工作。

三、职责1. 物业公司档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

2. 物业公司各部门负责人负责对本部门档案的收集、整理和归档。

3. 物业公司领导负责审批档案管理工作的重要事项。

四、档案管理流程1. 档案收集（1）各部门负责人在产生档案资料后，及时收集并报送档案管理员。

（2）档案管理员对收集的档案资料进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。

2. 档案整理（1）档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编目、整理。

（2）对重要档案资料进行编号，确保档案的唯一性和可追溯性。

3. 档案归档（1）档案管理员将整理好的档案资料按照归档要求进行归档。

（2）归档的档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。

4. 档案保管（1）档案管理员对归档的档案资料进行分类存放，确保档案的安全。

（2）档案资料存放应保持干燥、通风，防止霉变、虫蛀。

（3）定期对档案资料进行检查，确保档案的完好。

5. 档案借阅（1）档案借阅者需填写《档案借阅申请表》，经档案管理员审核批准后，方可借阅。

（2）档案管理员对借阅的档案资料进行登记，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息。

（3）借阅者需在规定时间内归还档案资料，并保持档案资料的完好。

6. 档案销毁（1）档案管理员对已到保管期限的档案资料进行鉴定，确认可以销毁。

（2）档案销毁前，需填写《档案销毁申请表》，经档案管理员审核批准后，方可销毁。

（3）档案销毁时，需有两人以上在场，确保档案资料的安全销毁。

五、监督检查1. 物业公司领导定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的有效执行。

2. 档案管理员对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。

六、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理制度的行为，给予批评教育或处罚。

物业档案管理方案一、档案资料管理运作流程收集——整理——归档——利用1.档案资料的收集:（1）设立档案资专柜, 采取系统化、科学化、电脑化的先进手段, 由档案管理员, 建立相应的管理制度, 对所有的档案资料进行严格管理；（2）资料的收集, 根据实体资料和信息资料的内容, 以实际工作需要出发。

信息资料分为外来资料和内部资料：保洁服务管理、人事资料及财务资料等档案资料；（3）人事档案资料包括但不仅限于员工资料档案、员工合同档案、考勤记录档案、培训资料档案、交接班记录档案、奖惩档案、证件档案；财务资料档案包括但不仅限于物资档案、合同档案、财务账目档案。

（4）资料的分类整理: 收集的所有信息资料, 统一由档案管理员集中整理、分类。

整理的重点是去伪存真, 根据资料信息的来源、内容, 表现形式的特点, 做到条理清晰、分类合理。

二、资料的归档管理1.归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存；根据实际需要资料归档由管理人员保存, 如: 照片、文件等档案按不同的业务性质编号、造册、编辑并分柜保存, 运用计算机的先进管理手段, 尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存, 便于查找和调用；2.档案的借阅和借出都有严格规定, 必须具备资格的人员经登记后方可借阅、借出；归还时, 须由专人检查, 如有破损, 立即修复, 并视情追究有关人员的责任, 档案管理员需及时收回在外的文件资料, 严防丢失；3.档案管理环境必须做好三防工作, 即防火、防潮、防变质。

三、档案资料的运用充分发挥档案资料的储存和使用价值, 所有资料随时可以查阅调用, 便于工作的监察和检查。

四、人员档案合同规定在物业服务期间, 人员入职、离职档案要及时、完善、齐全, 其中员工档案合同、社保缴费证明等档案, 在人员更换时要及时向甲方备案。

五、项目档案管理目录示范文本。

第一章总则第一条为加强物业管理公司工程部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理公司工程部所有档案的管理工作。

第三条工程部档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、齐全，不得随意销毁或篡改档案。

2. 准确性原则：确保档案内容真实、准确，符合实际情况。

3. 安全性原则：确保档案实体安全和信息安全，防止档案遗失、损毁和泄密。

4. 有效性原则：确保档案在查询、利用过程中的便捷、高效。

第二章档案管理范围第四条工程部档案管理范围包括：1. 工程技术档案：包括工程设计、施工、验收、保修等过程中的技术文件、图纸、资料等。

2. 设备档案：包括设备采购、安装、调试、维护、改造等过程中的技术文件、操作手册、维修记录等。

3. 工程管理档案：包括工程计划、预算、合同、进度、质量、安全等管理文件。

4. 人力资源档案：包括员工入职、培训、考核、晋升、离职等文件。

5. 财务档案：包括工程费用、收支、报销等财务文件。

第三章档案管理职责第五条工程部档案管理员职责：1. 负责档案的收集、整理、归档、保管和提供利用。

2. 负责档案的鉴定、销毁和保密工作。

3. 负责档案管理制度的宣传、培训和监督执行。

第六条工程部各部门职责：1. 各部门应按照档案管理要求，及时、准确地将档案资料提交给档案管理员。

2. 各部门应积极配合档案管理员开展档案管理工作。

第四章档案管理流程第七条档案收集：1. 档案收集应按照档案管理要求，及时、完整地收集各类档案资料。

2. 档案资料收集后，应及时进行整理、分类。

第八条档案整理：1. 档案整理应按照档案管理要求，对收集到的档案资料进行分类、编目、编号。

2. 档案整理过程中，应确保档案资料的真实性、准确性。

第九条档案归档：1. 档案归档应按照档案管理要求，将整理好的档案资料送交档案管理员。

2. 档案管理员应核对档案资料，确保档案资料完整、准确。

第十条档案保管：1. 档案保管应按照档案管理要求，确保档案实体安全和信息安全。

一、背景为了加强物业管理档案管理，提高档案管理的规范化、科学化水平，保障物业档案的完整、准确和安全性，我公司根据《物业管理条例》和《档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定了《物业档案管理制度》。

自制度实施以来，公司各部门高度重视，积极开展档案管理工作，现将制度落实情况汇报如下：二、制度落实情况1. 加强组织领导，明确责任分工公司成立了档案管理领导小组，负责档案管理工作的全面统筹和协调。

领导小组下设档案管理办公室，负责具体实施档案管理工作。

各部门负责人为档案管理第一责任人，负责本部门档案管理的组织实施。

2. 规范档案收集、整理、归档公司要求各部门按照档案管理制度，对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行及时收集、整理和归档。

对档案资料实行统一编号、分类、立卷、装订，确保档案资料的完整性和准确性。

3. 严格档案保管，确保档案安全公司对档案室进行了升级改造，配备了防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，确保档案安全。

同时，加强档案室的日常管理，严格执行档案借阅、归还、销毁等手续，防止档案遗失、损坏和泄密。

4. 加强档案信息化建设，提高档案利用率公司积极推进档案信息化建设，建立了电子档案管理系统，实现了档案的数字化、网络化、智能化管理。

通过电子档案系统，方便员工查阅、检索档案资料，提高了档案利用率。

5. 定期开展档案检查，确保制度落实公司定期对各部门档案管理工作进行检查，对发现的问题及时进行整改。

对档案管理工作做得好的部门和个人给予表彰和奖励，对落实不到位的部门和个人进行批评和问责。

6. 加强档案人员培训，提高档案管理素质公司组织档案管理人员参加各类档案管理培训，提高档案管理人员的业务素质和综合素质。

同时，鼓励档案管理人员参加相关职称考试，提升档案管理人员的专业水平。

三、存在的问题及改进措施1. 部分部门对档案管理工作重视程度不够，存在档案资料收集不齐全、归档不及时等问题。

改进措施：加强宣传培训，提高全体员工对档案管理工作的认识，明确各部门在档案管理中的职责。

1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4 ．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或者接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6．物业管理公司档案日常需时常使用部份应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7．因工作需要借阅、复印专管部份档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及伤害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特殊条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。

物业管理有限公司各类档案归档范围及保管期限为保证企业各门类档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，实现对本企业档案集中统一管理的要求，特制定各类档案归档制度。

文书档案归档范围一、归档要求1、凡反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件及资料，均应按要求归档。

2、归档的文件材料必须齐全完整，符合公文格式，统一采用国际通用标准A4纸，所反映的问题真实可靠，各种统计数字准确无误。

3、归档的文件材料书写色素要用碳素墨水、兰黑墨水或计算机打印，不得使用纯兰、圆珠笔或铅笔，也不得使用复印件。

4、需长期保存的档案材料，必须采用优质纸张，正件与附件、正本与原稿、转发件与原件请示与批复件一并立卷保存。

5、归档的文件材料要保持一定的特征，符合其自然形成规律、历史联系。

6、各部门移交文件材料要填写材料移交登记，交接材料时，双方根据移交清册核对，并履行签字。

7、对不能按期归档的各部门，每月扣发部门负责人奖金，直至按要求归档为止。

二、归档时间各科室本年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交档案室，送交的归档文件材料要齐全、完整，由档案室统一整理归档。

三、归档范围及保管期限㈠党务、团、工会工作类1、党、团支部工作计划、总结，党、团支部大会、专题会议的会议记录等材料………………………………………………永久2、党团员年度统计报表、党员名册……………………永久3、党团员关系介绍信……………………………………长期4、上级机关颁发的决定、指示、通知等文件…………长期5、组织发展工作形成的各种重要材料…………………长期6、查处违法党团员的有关材料及处理决定……………永久7、上级纪律检查机关对本公司的批复批示和需要执行的文件………………………………………………………………永久8、工会开展各项活动的工作计划、总结材料…………长期9、上级机关颁发的需要执行的重要文件材料…………长期10、对违反有关计划生育工作规定的人员处理意见及结果…………………………………………………………………长期11、计划生育年报表……………………………………长期㈡劳资人事1、干部、职工劳动工资年度统计表、职工名册…………永久2、干部、职工录用转正、调资、定级、评定职称、退休、抚恤等材料……………………………………………………………长期3、上级任免本公司干部或本公司任免领导干部的通知…………………………………………………………………永久4、调资的名单及调资后的工资统计审批表………………长期5、本公司职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根…………………………………………………………………长期6、本公司对有关人员的处分材料…………………………永久7、职工年工伤事故统计表及锅炉年度检查事故情况………………………………………………………………长期8、职工业务技术培训材料………………………………㈢行政类1、公司年度工作计划、总结材料…………………………永久2、公司董事会、股东大会、经理办公会会议记录、各部门主管领导会议记录，带有政策性会议、企业重大决策性、时势性会议记录…………………………………………………………………永久3、本公司召开的专题会议形成的通知、报告、重要讲话…………………………………………………………………永久4、本公司的长远规则、组织沿革、大事记………………永久5、本公司先进集体、个人、文件材料……………………永久6、公司机构设置、人员编制、名称更改、启用印鉴文件材料…………………………………………………………………永久7、调查、经验总结材料……………………………………永久8、本公司的请示与上级机关的批复………………………永久9、本公司征用土地与上级机关批准文件材料……………长期10、本公司制定的规定、决定、办法材料………………长期11、公司简报、信息…………………………………………短期12、上级机关转办的与本公司有关的人民代表政协委员提案和办理结论材料……………………………………………………长期13、本公司处理人民来信来访文件材料…………………长期14、本公司接待市级以上领导同志形成的文件材料…………………………………………………………………长期15、本公司出国考查、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料及本公司参加本市和外省市活动形成的文件材料…………………………………………………………………重大活动的主要文件材料…………………………………永久一般活动的审批手续、考查报告…………………………长期㈣经营管理类1、本公司与有关单位签定的合同、协定、协议书等材料…………………………………………………………………永久2、本公司汇总的、年度、专题的销售统计报表及各类经济指标报表………………………………………………………………永久3、本公司在业务工作中的请示、报告…………………长期4、直属上级机关颁发属于本公司主管业务并要执行的一般文件…………………………………………………………………长期5、其它有关的需要保存的数字及有关资料………………短期㈤产品技术类：1、调查研究、方案评选和前期开发形成的材料…………长期2、产品设计、工艺流程、包装的图样和技术文件、原材料检验等材料……………………………………………………………永久3、产品鉴定、评价等文件材料……………………………永久4、产品使用说明书、产品合格证、注册商标等文件材料…………………………………………………………………永久5、生产许可证，产品包装，产品装箱单…………………永久6、用户、市场反馈材料……………………………………长期7、优质产品必备的文件材料…………………………永久可长期㈥科研类科研项目的立项、试验、总结鉴定、成果投资、推广应用等………………………………………………………………项目研究和管理过程中形成的材料………………………永久㈦劳动安全保卫工作中形成的文件材料…………重要的长期，一般的短期会计档案管理范围一、归档要求：1、企业的会计档案应由财务部门的会计按照归档要求负责整理立卷或装订成册，按规定将应归档的会计档案向公司档案部门归档。

物业档案管理制度
为了更好地为物业管理服务，加强物业档案的科学化、规范化和标准化管理，制定了物业档案管理制度，遵循《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规和规章。

公司应该将物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容，并设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，实行集中统一管理。

本单位本部门形成的物业档案及有关资料应按规定整理、保管，并做好提供利用。

归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。

原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。

物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。

物业档案管理人员应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。

物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人、物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。

物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。

任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。

物业管理档案的管理制度物业管理档案管理制度一、总则1. 为了规范物业管理档案的管理，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。

2. 本制度适用于所有物业管理公司的档案管理工作。

二、档案分类1. 物业管理档案分为以下几类：- 行政管理档案- 财务管理档案- 工程管理档案- 客户服务档案- 安全管理档案- 环境管理档案- 法律法规与合同档案三、档案管理职责1. 物业管理公司应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。

2. 档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，负责档案的收集、整理、保管和更新。

四、档案收集1. 档案管理人员应及时收集各类文件、资料、记录等，确保档案的完整性。

2. 收集的档案材料应真实、准确、完整。

五、档案整理1. 档案应按照类别和时间顺序进行系统整理。

2. 每个档案都应有明确的编号和索引，便于检索。

六、档案保管1. 档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中。

2. 档案室应限制非授权人员进入，确保档案安全。

七、档案保密1. 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。

2. 对于涉及业主隐私的档案，应特别注意保密。

八、档案利用1. 档案的查阅应有相应的审批流程，未经批准不得随意查阅。

2. 查阅档案的人员应对档案内容保密，并保证档案的完好无损。

九、档案更新1. 档案管理人员应定期对档案进行审核和更新，确保信息的时效性。

2. 任何过时或失效的档案应及时进行标识和处理。

十、档案销毁1. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行。

2. 销毁档案应有详细的记录，并经过相关负责人批准。

十一、监督与检查1. 物业管理公司应定期对档案管理工作进行监督检查。

2. 对于违反档案管理制度的行为，应及时纠正并采取相应的预防措施。

十二、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的批准。

物业档案分级管理制度一、总则为规范物业档案管理工作，保障物业档案的安全、完整和准确性，提高物业管理工作效率和服务质量，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本物业管理处的所有工作人员，包括物业管理员、保安人员、维修人员等。

三、档案管理的分类根据物业档案的重要性和保密等级的不同，将物业档案分为A级档案、B级档案、C级档案三个级别。

1. A级档案A级档案是指对物业管理工作具有重大影响，需具有高度机密性和保密性的档案。

如物业合同、重要会议记录、财务资料等。

A级档案的管理要求：（1）只有指定的工作人员可以查阅和操作A级档案，其他人员不得查看。

（2）A级档案必须进行加密处理，保证信息的安全性。

（3）A级档案必须定期备份，有备份记录。

2. B级档案B级档案是指对物业管理工作有一定影响，但不属于A级档案的档案。

如日常巡检记录、设备维护记录等。

B级档案的管理要求：（1）B级档案可以由物业管理处的部分工作人员查阅，但不得对外透露。

（2）B级档案要进行定期整理和归档，确保档案的完整性和准确性。

（3）B级档案可以在必要时提供给相关部门的工作人员查阅。

3. C级档案C级档案是指对物业管理工作影响较小的档案。

如活动策划方案、员工培训记录等。

C级档案的管理要求：（1）C级档案可以由所有工作人员查阅，但需要经过主管审批。

（2）C级档案可以在必要时提供给相关部门的工作人员查阅。

（3）C级档案的归档时间为一年，过期后需进行销毁处理。

四、档案管理的原则1. 安全性原则物业档案的管理应该始终将安全性放在首位，采取必要的措施加强档案的保密性和可靠性。

2. 完整性原则物业档案的管理要求档案的完整性，不得随意删除、修改档案内容，确保档案的准确性和完整性。

3. 便捷性原则物业档案管理应该注重便捷性，方便工作人员快速查阅档案信息，提高工作效率。

4. 法律合规原则物业档案管理需遵守相关法律法规，保证档案管理工作合法合规，避免出现违法行为。

五、档案管理流程1. 归档物业档案管理人员收到新的档案材料后，需进行初步整理和分类，确定档案的级别，然后进行归档处理。

第一章总则第一条为加强物业管理公司业主档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有业主档案的管理工作。

第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 规范化：档案管理应按照国家档案管理的有关规定，建立健全档案管理制度，确保档案的规范化管理。

2. 完整性：确保业主档案的完整，不得随意增减、篡改档案内容。

3. 安全性：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁和泄密。

4. 有效性：提高档案的利用率，为物业管理公司、业主及相关部门提供便捷、高效的服务。

第二章业主档案的收集与整理第四条业主档案的收集范围：1. 业主的基本信息，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。

2. 业主的房产信息，包括房产证号、建筑面积、户型、购房时间等。

3. 业主的缴费信息，包括物业费、水电费、停车费等缴费记录。

4. 业主的投诉、建议及处理情况。

5. 业主的合同、协议等法律文件。

第五条业主档案的整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的业主档案进行分类整理。

2. 对整理好的档案进行编号、装订，确保档案的整齐有序。

3. 档案整理过程中，应确保档案内容的准确性和完整性。

第三章业主档案的保管与利用第六条业主档案的保管：1. 业主档案应由专人负责保管，确保档案的安全。

2. 业主档案应存放于通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的专用档案柜中。

3. 保管人员应定期检查档案，发现异常情况及时处理。

第七条业主档案的利用：1. 业主档案的利用应遵循“谁审批、谁负责”的原则。

2. 业主档案的借阅需办理借阅手续，并注明借阅目的、时间及归还期限。

3. 未经批准，不得擅自复制、翻印、外传业主档案。

第四章业主档案的销毁第八条业主档案的销毁应严格按照国家档案管理的有关规定执行。

第九条业主档案销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值后方可销毁。

第十条业主档案销毁过程中，应采取有效措施，确保档案的完全销毁。

第一章总则第一条为了规范物业管理档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理。

第三条物业档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面性、连续性和系统性；2. 准确性原则：保证档案内容的真实性和可靠性；3. 系统性原则：建立科学的档案分类和编码体系；4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全；5. 便捷性原则：提高档案检索和利用效率。

第二章档案分类与编码第四条物业档案分为以下类别：1. 物业管理档案；2. 房产档案；3. 业主档案；4. 设施设备档案；5. 人力资源档案；6. 财务档案；7. 社区活动档案；8. 其他档案。

第五条档案编码采用统一编码体系，包括类别编码、卷号、件号等。

第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 物业管理活动中形成的各类文件、资料；2. 业主委员会、业主大会、业主大会筹备组等组织的会议记录、决议等；3. 房产权证、土地使用权证等产权证明文件；4. 设施设备技术资料、维修保养记录等；5. 人力资源招聘、培训、考核、薪酬等文件；6. 财务收支、成本核算、审计报告等；7. 社区活动策划、组织、实施等资料；8. 其他应归档的文件。

第七条档案收集程序：1. 收集档案时，应按照档案分类、编码体系进行分类整理；2. 对收集到的档案进行审查，确保其真实、准确、完整；3. 对审查合格的档案，及时归档。

第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编码体系进行分类整理；2. 档案装订整齐，封面、目录清晰；3. 档案排列有序，便于查阅；4. 档案保管期限按国家规定执行。

第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件；2. 档案应按类别、年代、保管期限等进行分类存放；3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；4. 档案查阅应办理借阅手续，不得擅自借出档案。

物业公司档案管理制度物业公司档案管理制度第一章总则档案管理是企业管理的重要内容之一。

为规范公司的档案管理，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，并制订了本制度。

第二章档案分类一、综合类一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等；二）公司编文号的全部文件；三）公司各类会议文件，包括股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等；四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复；五）公司的各种请示报告及上级部门的批复；六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；七）政府各级部门发送的文件；八）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录；九）介绍信、信函存根、电报底稿；十）公司档案的交接清册和销毁清册；十一）各职能部门、综合类档案目录。

二、经营管理类一）各职能部门管理文件、重要资料目录；二）公司下达的年度考核经济指标及完成情况；三）公司各部经济考核指标；四）公司和业务部门对外签订的协议、合同；五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。

三、财务类一）年度审计报告；二）年初预算报告；三）财务分析报告；四）财务存档资料、文件目录。

四、人事类一）公司领导成员的任免申报及上级批复；二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册；三）职工奖惩情况记录；四）职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；五）劳动工资报表（年报）；六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料。

五、行政类一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、电、气在内）；三）购买固定资产计划、资料。

六、工程类接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。

备注：保管期限中，长期指5-10年，短期指5年以下，长期保管的资料保管期限为10年以上。

一、目的为了确保商户档案资料的有用性、完整性和保密性，规范商户档案管理工作，提高物业管理工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本物业区域内所有商户的档案资料管理。

三、职责1. 物业管理部负责商户档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

2. 商户负责提供真实、完整的档案资料。

3. 保洁、安保、维修等相关部门配合物业管理部做好商户档案的管理工作。

四、档案分类及内容1. 档案分类：（1）商户基本信息档案：包括商户营业执照、法人身份证、租赁合同、消防安全责任书等。

（2）商户经营档案：包括商户经营许可证、卫生许可证、税务登记证等。

（3）商户变更档案：包括商户名称、法人、经营范围、经营场所等变更资料。

（4）商户违规档案：包括商户违规行为记录、处罚决定等。

2. 档案内容：（1）商户基本信息档案：包括商户名称、法人姓名、身份证号码、联系方式、租赁期限、租赁面积等。

（2）商户经营档案：包括商户经营许可证、卫生许可证、税务登记证、消防安全责任书等。

（3）商户变更档案：包括商户名称、法人、经营范围、经营场所等变更资料。

（4）商户违规档案：包括商户违规行为记录、处罚决定等。

五、工作程序1. 商户档案的收集：商户签订租赁合同后，物业管理部负责收集商户档案资料。

2. 商户档案的整理：将收集到的商户档案资料按照分类进行整理，确保档案的完整性和准确性。

3. 商户档案的归档：将整理好的商户档案资料按照时间顺序进行归档。

4. 商户档案的保管：物业管理部负责保管商户档案，确保档案的保密性和安全性。

5. 商户档案的利用：商户需要查阅档案时，需向物业管理部提出申请，经批准后方可查阅。

六、保密与安全1. 商户档案实行保密管理，未经商户同意，不得向任何第三方泄露档案内容。

2. 物业管理部应加强对商户档案的保管，确保档案的完整性和安全性。

3. 物业管理部应定期对商户档案进行清点、整理和更新，确保档案的准确性和有效性。

七、奖惩1. 对认真履行职责，做好商户档案管理工作的个人和部门给予表扬和奖励。

物业档案管理规定第一章：总则第一条规定目的为了规范物业档案管理，健全档案管理制度，加强对物业档案的保管、利用和管理，促进物业管理工作的持续发展。

本规定制定。

第二条规定适用范围本规定适用于所有物业管理企业、物业服务业主委员会及其工作人员，包括物业公司、物管委员会、物业工作人员及相关单位。

第三条规定内容本规定内容主要包括物业档案的分类、保管、利用、归档、销毁等方面的规定。

第四条依法保密本规定受法律法规保护，所有物业档案应该严格保密，遵守信息保护的相关法律法规，切实保护业主和物业公司的信息安全和隐私。

第二章：物业档案的分类第五条客户档案物业公司应当建立业主的客户档案，包括业主的姓名、联系方式、身份证号码、房产证明、物业费交纳情况、车辆登记信息以及房屋装修维修等记录。

第六条楼宇档案物业公司应当建立楼宇档案，包括楼宇的基础建设、楼层、户型、建筑面积、照片资料等。

第七条设施设备档案物业公司应当建立设施设备档案，包括所有公共设施和设备的信息、安装维护记录、检测报告等。

第八条维修档案物业公司应当建立维修档案，包括所有房屋的维修和保养记录、防水维修记录、空调清洗记录等第九条服务档案物业公司应当建立服务档案，包括物业公司日常服务工作记录、投诉、建议、咨询等记录。

第三章：物业档案的保管第十条档案室物业公司应当建立档案室，并指定专门工作人员进行档案管理。

档案室只能由授权人员进入，保证档案的安全。

第十一条安全保密措施物业公司应当采取各种措施，防范火灾、泡水等灾害发生，保证档案的完整安全。

应当对档案实现三级保密，安全级别分为“绝密、机密、秘密”三个级别。

第十二条保管期限物业档案应当根据法律法规规定设置保管期限和归档标准。

到期后可以进行鉴定，以评估是否需要销毁。

第四章：物业档案的利用第十三条适用范围物业档案的利用应当指导物业管理工作的开展，服务于业主、物业公司。

第十四条获取方式申请利用物业档案的人员应当在工作需要范围内，提出书面申请，并描述利用方案和申请档案信息的详细内容。

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以下是为大家收集的物业管理公司档案管理制度七，仅供参考，希望对您有所帮助。

【第1篇】物业管理公司档案管理制度七物业管理公司档案管理制度(七)一、档案管理总则1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。

2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。

3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。

二、管理结构和职责1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。

其主要职责:①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;③组织培训各部门兼职档案管理员;④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。

业务上接受总办档案管理员指导。

各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。

物业业主档案管理制度物业业主档案管理制度是指为了规范物业管理工作，确保物业业主信息的真实、准确和保密性，方便物业管理人员进行业主服务和管理工作所制定的一套文件。

下面是一个关于物业业主档案管理制度的参考内容：一、总则1.1 目的本制度的目的是为了规范物业业主档案管理工作，确保业主档案的完整性、准确性和保密性，提高物业管理工作效率和服务质量。

1.2 适用范围本制度适用于物业管理公司所有管理的小区或物业项目，包括住宅小区、商业物业、写字楼等。

二、档案建立与更新2.1 档案建立2.1.1 每一个业主在办理入住手续时，物业管理公司应当建立相应的业主档案。

2.1.2 业主档案包括业主基本信息、房产证复印件、身份证复印件、联系方式、家庭成员信息等内容。

2.2 档案更新2.2.1 当业主信息发生变动时，物业管理公司应及时更新相应业主档案。

2.2.2 业主迁出或其他情况解除与小区或项目的关系时，应将其档案进行归档处理。

三、档案管理与保存3.1 档案分类3.1.1 按小区或项目进行分类管理，每个小区或项目设立相应的档案库，并进行编号管理。

3.1.2 业主档案应按照入住时间顺序进行归档，确保档案可追溯。

3.2 档案管理3.2.1 档案管理人员应负责对业主档案的存档、归档和借阅管理，并保持档案的完整性和安全性。

3.2.2 借阅档案需要填写借阅申请表，并经过相关主管人员审核才可借阅，并在借阅期限内归还。

3.3 档案保存3.3.1 档案保存应当采用专门的存档室或仓库，并防止灾害、盗窃等事件对档案的损害。

3.3.2 档案保存应按照相关法律法规的要求进行，并定期进行备份和归档，确保档案的安全性和可持续性保存。

四、档案查阅与使用4.1 档案查阅4.1.1 业主有权通过书面申请方式查阅自己的档案，并在规定时间内提供相关支持和服务。

4.1.2 除业主本人外，其他人员查阅档案需要经过合法合规的申请和审核程序。

4.2 档案使用4.2.1 物业管理人员应在业主同意的情况下使用业主档案，且仅限于为业主提供相应的服务和管理工作。

物业管理公司档案管理制度一、物业管理公司档案管理规定：1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司管理保密规定：1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

XXX文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。