合同档案归档制度

工程合同档案的归档制度工程合同档案归档制度是为了规范工程项目中合同文件的管理，确保项目从筹备到竣工验收各阶段的文件能够得到妥善保存和有效利用。

本制度适用于所有参与工程项目的单位和个人，包括但不限于建设单位、设计单位、施工单位、监理单位以及相关的供应商和服务商。

一、归档原则1. 完整性原则：所有与工程项目相关的合同文件必须完整归档，不得遗漏任何关键性文件。

2. 及时性原则：合同文件应在签署或变更后立即归档，确保信息的时效性。

3. 保密性原则：对于涉及商业秘密或个人隐私的合同文件，应按照相关法律法规进行保密处理。

4. 可追溯性原则：归档的合同文件应保证来源清晰、流转有序，便于追踪和查询。

二、归档内容1. 合同正本及附件：包括双方签订的正式合同文本及其所有附件。

2. 合同变更记录：记录合同执行过程中的所有变更事项。

3. 履行证明文件：如付款凭证、验收报告等证明合同履行情况的文件。

4. 相关通信记录：双方在合同执行过程中的书面通信记录，如信函、电子邮件等。

5. 法律文书：涉及合同争议的法律文书、判决书等。

三、归档流程1. 收集：由项目负责人负责收集所有应归档的合同文件。

2. 审核：法务部门或专责人员对收集的文件进行审核，确保其完整性和合规性。

3. 分类：根据文件性质和内容进行分类编号，便于检索和管理。

4. 登记：将文件详细信息登记入专门的档案管理系统，建立电子索引。

5. 存储：纸质文件应按类别存放于指定的档案室内，电子文件应备份存储于安全的服务器中。

四、档案管理1. 定期检查：定期对档案室进行物理检查，确保环境适宜且无安全隐患。

2. 访问控制：限制无关人员访问档案室，确保文件安全。

3. 借阅管理：建立借阅登记制度，确保每一份借出的文件都能追溯到借阅者。

4. 更新维护：定期更新档案目录，及时淘汰过时无效的文件。

五、责任追究对于违反归档制度的行为，应根据情节轻重进行相应的责任追究，确保制度的严肃性和执行力。

为规范股分公司合同文档管理工作，慢慢实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、合同档案归档范围本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。

包括：合同文本及招标文件、应标文件 (投标文件)、会议记要、合同评审表等相关材料。

二、合同档案管理原则一、合同档案实行由股分公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。

二、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。

第九条订立合同前，必需了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或者资信的单位不得与之订立经济合同。

合同管理奖惩罚法是为了调动员工的踊跃性、推动合同法制化管理、严肃合同责任、保护企业合法权益而制定的。

奖惩的对象是企业的合同管理人员。

原则上以鼓励为主，惩罚为辅。

凡是合同管理工作未出过失的，均应取得奖励;而在合同履行和合同纠纷处置中有重大过失或者故意而导致公司经济损失的，则要追究行政责任和经济责任。

(范文网 ) 因此，要有这样一个规章，明确各方面的权利义务，做到有章可循。

3、各办公室应肯定一位兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。

为落实集团公司煤炭销售“六统一”管理要求，提高煤炭销售集中度，增强和规范煤炭生意(销售)合同(以下简称销售合同)管理，不断优化用户结构，推动公路煤炭物流经销业发展，特制订本办法。

三、合同档案的移交一、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件(包括：合同文本及招标文件、应标文件(投标文件)、会议记要、合同评审表等相关材料)移交办公室 1 份。

档案归档制度二、合同文档移交时，必需在《合同档案交接表》上记录，以两边签字认可后方为完成交接手续。

四、合同档案的归档一、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。

二、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

3、必需成立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的(合同总额)、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。

第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。

第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。

第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。

第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。

第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。

第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。

1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。

第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。

第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。

合同档案归档制度首先，合同档案归档制度的内容主要包括以下几个方面。

一、档案分类标准：合同档案应按照合同的类型、签订部门或者责任人等进行分类，以方便查阅和管理。

二、归档流程：明确合同档案的收集、整理、登记、归档等流程，确保合同档案能够按照规定的流程进行归档。

三、档案保存期限：合同档案的保存期限应根据法律法规和企业的具体情况进行制定，以保证合同档案能够长期保存完整。

四、档案存储方式：合同档案可以采用电子存储或者纸质存储，不同档案的存储方式应根据实际情况进行选择。

实施合同档案归档制度还需要满足以下几个要求。

一、责任明确：明确合同档案的负责人以及相关部门的职责，确保合同档案归档工作的顺利进行。

二、标准规范：建立合同档案归档的标准和流程，确保归档工作的规范化和标准化。

三、信息安全：加强对合同档案的管理，采取相应的安全措施，确保合同档案的机密性和完整性。

四、备份措施：建立相应的备份机制，确保合同档案在意外情况下的安全。

一、提高工作效率：建立合同档案归档制度可以使档案的查找和归档工作规范化和有序化，提高工作效率。

二、保护企业权益：合同档案归档制度能够确保合同的真实性和完整性，保护企业的合法权益。

三、规范信息管理：合同档案归档制度可以使企业的信息管理更加规范，避免文件的遗失和混乱。

但是，合同档案归档制度也存在一些问题。

一、成本高：电子档案的建设需要一定的投入，同时维护和保护合同档案也需要一定的费用。

二、需求变化：合同档案归档制度在长期使用中可能面临需求变化的问题，需要进行相应的调整和更新。

综上所述，合同档案归档制度对于企业管理具有重要意义，通过建立合同档案的收集、整理、归档等流程，可以提高工作效率、保护企业权益、规范信息管理。

然而，制度的实施也面临着一些问题，需要加以注意和解决。

企业应根据自身情况，适当地进行调整和改进，以便更好地发挥合同档案归档制度的作用。

第一条为规范公司合同归档调阅工作，确保合同资料的完整、安全、有效利用，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同资料的归档、保管、调阅及销毁工作。

第三条公司合同归档调阅工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同资料的完整性，不得遗漏任何重要信息。

2. 安全性原则：采取必要措施，确保合同资料的安全，防止丢失、损毁或泄露。

3. 有效性原则：确保合同资料能够在需要时迅速、准确地调阅。

4. 经济性原则：在保证安全和有效的前提下，尽量降低管理成本。

第二章归档第四条合同归档范围1. 公司与外部法人、自然人、其他经济组织签订的各类合同、协议、章程等；2. 公司内部各业务部门与外部签订的各类合同、协议、章程等；3. 公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等。

第五条合同归档要求1. 合同归档前，应确保合同内容完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同归档时，应按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类、编号；3. 合同归档资料应包括合同正本、附件、合同签订审批表、合同履行情况等相关文件。

第六条合同归档流程1. 合同签订后，签订部门应及时将合同及相关资料报送合同管理部门；2. 合同管理部门对合同资料进行审核，确保符合归档要求；3. 合同管理部门将审核通过的合同资料归档，并建立合同档案。

第七条合同调阅对象1. 公司内部各部门、子公司、分支机构；2. 公司外部合作伙伴、政府部门等。

第八条合同调阅程序1. 调阅人填写《合同调阅申请表》，明确调阅目的、合同名称、编号等信息；2. 合同管理部门对申请进行审核，确认调阅资格及合同资料是否齐全；3. 合同管理部门将审核通过的合同资料提供给调阅人；4. 调阅人应妥善保管调阅的合同资料，不得擅自复制、泄露；5. 调阅结束后，调阅人应及时将合同资料归还合同管理部门。

第九条合同调阅期限1. 一般合同资料调阅期限为30个工作日；2. 特殊情况需延长调阅期限的，调阅人应提前向合同管理部门提出申请。

合同档案归档制度一、背景和意义现代社会中，合同成为公司运营的重要组成部分。

随着公司运营规模和业务复杂度的增加，合同数量和种类也随之增加。

合同管理对于公司运营的高效性、安全性和合规性都具有重要意义。

在合同管理方面，合同档案的归档起着至关重要的作用。

合同档案是公司合同管理的核心内容之一，也是一项非常重要的工作。

归档是将文件分类、编号、分类、储存、保管、查找等各个环节组合在一起，并进行规范化管理，以有效维护文件的完整性和安全性。

因此，建立一套规范的合同档案归档制度，对于保障公司合同法律效力、保障公司对外合作的信誉度、促进合同管理的高效性和规范性具有重大意义。

二、制度适用范围本制度适用于公司所有部门在进行合同签订、保管、管理、归档等所有相关工作的过程中，必须遵守本制度的规定。

三、制度内涵1.合同档案的范围合同档案包括公司所有的合同文件，文件包括原始合同、附件、补充协议、变更协议、终止协议、电子文档等相关文件。

2.合同归档方式及流程合同归档应尽早完成，归档流程应规范明细。

一般来说，合同档案的归档步骤包括：①确认合同类别并进行编号合同应按照不同类别进行编号，编号应与合同文件相对应。

②填写档案标签档案标签应包括基本信息及合同编号，方便查找及归档的定位。

③存放归档材料所有合同材料必须妥善存放，并保证安全。

纸质文档存放在密封储物柜内，电子文档也应存在相应的云盘内。

对于重要的合同文件，应另外备份。

④归档登记归档登记应在档案标签上进行，并及时更新档案库存。

3.合同档案的保管制度①后勤保卫部门应确保公司归档室、档案室等相关场所的安全性和环境整洁性，加强监管和巡查。

②指定专人负责对纸质合同的管理及保存，并保证档案的安全性。

③将电子文档备份到云盘或服务器，并定期备份。

④非法使用、篡改、破坏公司合同档案，将会受到法律的制止和制裁。

4.合同档案的借阅①借阅前必须进行档案查询，确认该档案的真实性及性质。

②借阅需要填写借阅申请表和授权书，按要求提供有效证件。

第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条合同档案归档工作应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）及时归档，安全保管；（三）规范整理，便于查阅；（四）确保完整，防止遗失。

第二章归档范围第四条合同档案归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等；（二）公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等；（三）公司对外提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同；（四）公司对外投资、融资、租赁、担保等签订的合同；（五）公司对外捐赠、赞助、联营等签订的合同；（六）公司内部各部门之间发生的其他合同、协议、章程等。

第三章归档要求第五条合同档案归档应满足以下要求：（一）合同档案应齐全、完整，包括合同文本、附件、相关文件等；（二）合同档案的纸张、墨水等应符合档案保管要求；（三）合同档案的装订、装框、编号等应符合档案规范化要求；（四）合同档案的归档时间应遵循以下规定：1. 合同签订后，应立即归档；2. 合同履行过程中产生的相关文件，应在合同履行完毕后及时归档；3. 合同终止、解除或变更后，应将相关文件一并归档。

第四章归档程序第六条合同档案归档程序如下：（一）合同签订部门负责收集、整理合同档案，填写《合同档案归档登记表》；（二）合同签订部门将合同档案送交档案管理部门进行审核；（三）档案管理部门对合同档案进行审核、整理、编号、装订，并存档保管；（四）档案管理部门将合同档案信息录入档案管理系统，实现电子化管理。

第五章保管与利用第七条合同档案保管应满足以下要求：（一）档案管理部门应配备专门的档案保管设施，确保档案安全；（二）档案管理部门应定期对合同档案进行检查、整理，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门应建立合同档案查询制度，方便相关人员查阅。

第八条合同档案利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准；（二）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（三）查阅合同档案应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。

合同档案归档管理制度一、背景介绍合同是企业日常运营中不可或缺的一部分，对于企业来说，管理合同档案是一项重要的工作。

合同档案的管理不仅关乎企业的合规风险和经营效率，还体现了企业的规范化管理水平。

为了提高合同档案管理水平，确保合同档案的安全和便捷检索，本公司特制定了合同档案归档管理制度。

二、制度目的本制度的目的在于明确合同档案归档的管理原则和具体操作程序，规范合同档案的归档、查阅和保管工作，提高合同档案管理效率，确保合同档案的准确性、完整性和可追溯性。

三、适用范围本制度适用于本公司所有合同档案的归档与管理工作，包括试用合同、劳动合同、采购合同、销售合同等各类合同。

四、合同档案归档操作流程1. 准备归档材料a) 合同及附件的原件或复印件；b) 归档申请表；c) 归档人员的身份证复印件。

2. 填写归档申请表a) 在归档申请表中填写合同名称、签订日期、合同编号等信息；b) 填写归档人员的姓名、职务等基础信息；c) 申请表必须经审核人签字。

3. 归档a) 按照合同的签订日期顺序进行归档；b) 给每份合同和附件贴上唯一的标识码，并记录在申请表上；c) 按照合同类型进行分类，分别存放在相应的归档文件夹中；d) 将归档文件夹按照事务顺序标注并放入归档柜中。

五、合同档案的保管1. 归档柜的安排a) 归档柜的安排应该便于取放，并标明相应的事务名称和时间范围；b) 每个归档柜都要设有锁，并设置权限，仅有特定人员可以开启。

2. 合同档案的保密a) 所有有关合同的文件和资料仅限于归档人员查阅和保管；b) 合同档案不得外借或转移，避免遗失和泄露风险；c) 离职人员离职前必须将手中的合同档案交接清楚，确保档案完整。

3. 合同档案的定期检查a) 每半年进行一次合同档案的定期检查，确保档案的完整性和准确性；b) 发现档案缺失或损坏，需及时进行补充和修复。

六、合同档案的查阅1. 查阅申请a) 填写合同查阅申请表，包括查阅人的姓名、职务以及查阅事由；b) 查阅申请表需经申请人和主管审核人签字。

合同档案归档制度合同档案归档制度一、背景介绍合同档案是企业重要的法律文件和经营信息载体，对企业的合法权益保护和业务发展至关重要。

为了规范合同档案的管理，确保档案的完整性、真实性和准确性，制定本合同档案归档制度。

二、总则1. 合同归档的目的是确保合同文件的保存、利用和管理，以满足合同的履约、保全、清算等需求。

2. 所有涉及公司财务、业务、风险管理等方面的合同，都应按照本制度进行归档管理。

3. 归档管理涉及的流程包括合同的登记、存档、档案管理和销毁等。

4. 确保合同原件的保存，合同的复印件只作辅助参考使用。

三、归档流程1. 合同登记（1）合同的签订方应当在合同签订之日起3个工作日内，将合同的基本信息报送给合同归档管理员。

（2）合同归档管理员根据合同的基本信息进行登记，并录入档案管理系统。

2. 合同存档（1）合同存档必须保存合同的原件，并附有合同登记表格。

（2）合同归档管理员根据合同的类别和编号，将合同存放在专门备案的柜子内，并进行标签标注。

（3）合同存档后，合同归档管理员需再次检查合同的完整性和准确性。

3. 档案管理（1）合同归档管理员负责对合同的存档、整理和管理。

（2）合同归档管理员定期对合同档案进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。

（3）合同归档管理员负责档案的借阅和归还，并记录借阅信息。

4. 合同销毁（1）合同的销毁需经过合同归档管理员和相关部门的审核批准。

（2）合同归档管理员按照公司相关规定对合同进行销毁，销毁后需填写销毁记录，并将记录归档。

四、附件列表1. 合同登记表格2. 合同存档标签3. 合同借阅记录表格4. 合同销毁记录表格五、法律名词及注释1. 合同：具有法律约束力的协议，包括书面合同和口头合同。

2. 归档：将合同存放到专门备案的柜子内，进行标签标注，以备后续使用。

3. 存档：保存合同的原件，确保合同的完整和真实性。

合同保管及归档制度合同保管及归档制度。

1. 目的。

本制度的目的在于规范和管理公司的合同保管和归档工作，确保合同的安全性、完整性和可追溯性，以及便于合同的查阅和管理。

2. 适用范围。

本制度适用于公司所有部门和员工，在公司签订的所有合同范围内执行。

3. 责任部门。

（1）合同管理部门，负责公司合同的全面管理和监督。

（2）各部门负责人，负责本部门合同的保管和归档。

4. 合同保管。

（1）所有合同必须在签订后立即送交合同管理部门备案，并建立合同档案。

（2）合同管理部门负责建立合同档案库，对合同进行编号、归类和存档。

（3）合同必须按照合同类型、签订日期等进行分类存档，并建立相应的索引和档案目录。

5. 合同归档。

（1）合同管理部门负责对合同进行归档，确保合同的完整性和安全性。

（2）合同归档包括电子档案和实体档案两种形式，电子档案必须进行定期备份和存储，实体档案必须放置在防火、防水、防盗的档案柜中。

6. 合同查阅。

（1）任何部门需要查阅合同，必须提出书面申请，并经过合同管理部门的批准。

（2）查阅合同后，必须填写查阅记录，并确保合同的安全性和完整性。

7. 合同销毁。

（1）合同管理部门负责对合同的销毁工作，包括电子档案和实体档案的销毁。

（2）合同销毁必须经过合同管理部门的审批，并建立销毁记录，确保合同的安全销毁。

8. 法律合规。

本制度的执行必须符合国家相关法律法规和公司内部规定，确保合同管理工作的合法性和合规性。

9. 其他。

对于特殊类型的合同，如涉及商业机密、知识产权等的合同，必须按照公司相关制度执行，并加强保密措施。

以上为《合同保管及归档制度》的范本，如有需要，可根据实际情况进行调整和完善。

合同档案归档制度一、背景随着企业发展，合同数量逐年增长，合同档案管理成为了企业不可忽视的问题。

既要确保合同档案安全可靠，又要方便快捷地查阅合同，因此需要建立合同档案归档制度。

二、建立合同档案归档制度的目的1. 统一管理合同档案，确保合同档案的完整性和准确性。

2. 提高查询合同档案的效率和便捷性。

3. 降低合同档案丢失和遗失的风险。

4. 便于企业对合同执行情况进行监督和评估，为企业管理提供依据。

三、建立合同档案归档制度的内容1. 合同档案的分类方式：按合同类型、时间顺序、合同主体等方式分类。

2. 合同档案的编号：使用唯一的编号标识每份合同档案。

3. 合同档案的密级：根据合同涉及内容的保密级别划分密级，并采取相应的保密措施。

4. 合同档案的存储方式：采取实体存储和电子存储相结合的方式，实物档案存放在专门的合同档案柜中，电子档案存放在专门的服务器中。

5. 合同档案的借阅管理：要求借阅人必须填写借阅申请，并经过主管部门审核，借阅期限不得超过一个月。

借阅的合同档案需保证归还，逾期需承担相应的违约责任。

6. 合同档案的保管期限：按照国家有关法律和规定，制定保管期限，对达到保管期限的合同档案及时进行销毁。

四、建立合同档案归档制度的实施办法1. 建立合同档案管理规定，包括合同档案的归档、存储、借阅、销毁等方面的规定，以确保合同档案管理的规范化。

2. 成立合同档案管理小组，由专门的人员进行合同档案管理和维护。

3. 开展合同档案管理培训，对合同档案管理人员进行培训，提高其合同档案管理水平和操作技能。

五、建立合同档案归档制度的风险控制1. 加强合同档案的保密管理，对涉及商业秘密和个人隐私的合同档案进行严格保密。

2. 建立合同档案备份制度，定期备份合同档案信息，以防止数据丢失或遗失。

3. 加强合同档案安全管理，确保合同档案的安全可靠，防止合同档案的遗失或损毁。

六、建立合同档案归档制度的效益1. 确保合同档案的完整性和准确性，提供合同执行情况的依据，为企业决策提供支持。

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一、目的。

为了加强合同管理，规范合同归档工作，确保合同的安全、完整和可查阅性，特制定本制度。

第一章总则第一条为加强学校合同管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的利用率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于学校各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条学校合同档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：归档的合同档案必须真实反映合同签订、履行和变更的全过程；（二）完整性原则：归档的合同档案应包括合同文本、相关附件、审批文件等；（三）安全性原则：确保合同档案的物理和信息安全，防止遗失、损坏或泄露；（四）规范化原则：按照国家档案管理的有关规定和标准，规范合同档案的归档、保管和利用。

第二章归档范围与要求第四条学校合同归档范围包括：（一）学校与外部单位签订的各类合同，如基建维修合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同、合作办学合同等；（二）学校内部各部门之间签订的合同，如校内合作项目合同、校内采购合同等；（三）学校与个人签订的合同，如聘任合同、劳务合同等。

第五条归档要求：（一）合同文本应完整、清晰，字迹工整；（二）合同附件应与合同文本一一对应，确保完整；（三）合同审批文件应齐全，包括审批意见、审批人签字等；（四）归档合同应按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类整理。

第三章归档程序第六条合同签订部门在合同签订后，应及时将合同及相关材料报送档案管理部门。

第七条档案管理部门对报送的合同材料进行审核，确认符合归档要求后，办理归档手续。

第八条档案管理部门对归档的合同材料进行编号、分类、整理，并建立档案目录。

第四章保管与利用第九条合同档案的保管应遵循以下要求：（一）合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防虫蛀的专用档案柜中；（二）档案管理人员应定期对合同档案进行检查，确保档案安全；（三）档案管理人员应严格执行档案借阅制度，未经批准，不得擅自借阅、复制或泄露合同档案内容。

第十条合同档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案需填写借阅申请，经审批后方可查阅；（二）查阅合同档案应遵守保密规定，不得泄露合同档案内容；（三）合同档案的复制需经档案管理部门审批，并按照规定支付复制费用。

合同档案归集制度背景为了规范合同管理工作，提高合同管理的效率和质量，制定合同档案归集制度是必要的。

目的合同档案归集制度的目的是确保合同档案的完整性、可追溯性和易访问性，为公司合同管理提供有效的支持。

范围合同档案归集制度适用于公司所有的合同，包括从签订到终止的全部阶段。

管理流程1. 合同建立阶段- 合同部门负责识别、登记并分配合同编号；- 合同经办人负责准备合同文件，并将其提交给合同部门归档。

2. 合同履行阶段- 合同经办人负责监督合同履行过程，并及时将相关文件归档。

3. 合同变更阶段- 合同变更的相关文件必须经过合同部门登记和归档。

4. 合同终止阶段- 合同经办人负责将合同终止文件归档，并根据需要保留相应记录。

归集管理1. 合同编号- 合同部门按照一定规则为合同分配唯一的编号，以便于归档和查找。

2. 文件存储- 合同文件必须以电子版和纸质版的形式保存，并按照一定的分类和标识规则存放在指定的归档柜或服务器中。

3. 归档记录- 每份合同文件必须有相应的归档记录，包括归档日期、归档人员等信息。

4. 归档保管- 合同部门负责定期检查合同文件的完整性和可读性，并做好合同的保管工作。

访问与借阅1. 合同文件的访问- 任何有合法权限的工作人员都可以申请查阅合同文件，但必须在归档记录中登记，并由合同部门授权。

2. 合同文件的借阅- 特定需要合同文件的工作人员可以向合同部门申请借阅，但必须签署借阅协议并承担相应的责任。

保密与备份1. 合同保密- 合同部门和相关工作人员必须严格遵守保密规定，禁止随意传阅、泄露或复制合同文件。

2. 合同备份- 合同部门负责定期备份存档的合同文件，以防止意外损失或损毁。

监督与评估1. 监督机制- 公司内设合同管理监督小组，负责对合同档案归集制度的执行情况进行监督和检查。

2. 评估和改进- 定期对合同档案归集制度进行评估，发现问题并及时进行改进和优化。

该合同档案归集制度将为公司合同管理的规范化和高效化提供重要支持，并确保合同档案的安全性和可管理性。

第一章总则第一条为加强公司合同管理，确保合同档案的完整性和安全性，提高合同信息查询的便捷性，根据《中华人民共和国合同法》及公司相关规章制度，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、合作合同等。

第三条本制度旨在规范合同归档流程，确保合同档案的及时、准确、完整归档，为公司的经营管理提供有效支持。

第二章归档范围与要求第四条归档范围：1. 公司以法人名义签订的所有合同；2. 公司内部部门、分支机构、子公司等以公司名义签订的合同；3. 公司对外提供担保、保证的合同；4. 其他需要归档的合同。

第五条归档要求：1. 合同归档前，应确保合同内容完整、签字盖章齐全；2. 合同归档时，应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类、排列；3. 合同归档资料应包括合同文本、附件、相关证明材料等；4. 合同归档资料应真实、准确、完整，不得篡改、伪造。

第三章归档流程第六条合同签订后，签订人应及时将合同文本及相关资料报送至合同管理部门。

第七条合同管理部门收到合同后，应进行以下工作：1. 核实合同内容、签字盖章等是否符合要求；2. 对合同进行分类、排列，编制归档目录；3. 对合同进行扫描或复印，确保电子档案的完整性和安全性；4. 将合同及相关资料归档至档案柜或电子档案系统。

第八条合同归档后，合同管理部门应定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。

第四章查询与借阅第九条合同档案的查询与借阅，应按照以下程序进行：1. 申请人填写《合同档案查询申请表》；2. 合同管理部门核实申请人身份及查询目的；3. 合同管理部门提供查询或借阅服务。

第五章管理与监督第十条合同管理部门负责合同档案的管理工作，包括归档、查询、借阅、保管等。

第十一条合同管理部门应建立健全合同档案管理制度，定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。

第十二条公司应加强对合同档案管理工作的监督，对违反本制度的行为，将追究相关责任人的责任。

合同保管及归档制度合同保管及归档制度篇一：合同发放与保管制度合同发放与保管制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。

第二章合同分类一、XX合同：解释说明二、XX合同：解释说明第三章合同管理的责任分配一、合同管理的归口部门为XX 部。

XX 部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

第四章合同归档要求、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。

1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。

3．顺序号：顺序号4 位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……，表示公司当年某一类合同的序号。

4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。

合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。

三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。

四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。

合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。

五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。

第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。

三、档案销毁1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

第一章总则第一条为规范公司合同归档管理工作，确保合同资料的安全、完整和有效利用，提高合同管理水平，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同归档工作，包括但不限于各类合同、协议、章程等法律性文件。

第三条公司合同归档管理应遵循以下原则：（一）依法归档：严格按照法律法规和公司内部规定进行归档；（二）安全保密：确保归档资料的安全，防止泄露公司商业秘密；（三）完整有序：归档资料应完整、系统，便于查阅和利用；（四）责任到人：明确归档责任，确保归档工作落到实处。

第二章归档范围第四条公司合同归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等法律性文件；（二）公司内部管理性合同，如劳动合同、租赁合同等；（三）公司参与招投标活动的相关文件；（四）公司对外合作、投资、融资等活动的相关文件；（五）其他需要归档的合同资料。

第三章归档程序第五条合同归档程序如下：（一）合同签订后，经办人应及时将合同原件及附件报送相关部门审核；（二）审核通过后，经办人将合同原件及附件报送档案管理部门；（三）档案管理部门对合同进行登记、编号、整理，并建立合同档案；（四）合同归档后，档案管理部门负责合同的保管、查阅和利用。

第四章归档要求第六条合同归档要求如下：（一）合同原件及附件应齐全，内容完整；（二）合同归档时应注明合同名称、签订日期、合同编号、合同金额、合同期限、对方当事人等信息；（三）合同归档应按照合同类别、签订日期、合同编号等进行分类、排序；（四）合同归档应使用标准档案盒、文件夹等，确保归档资料的整洁、有序。

第五章保管与利用第七条合同档案的保管应遵循以下规定：（一）档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案安全；（二）档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第八条合同档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（二）查阅人应遵守档案保管规定，不得随意翻阅、涂改、损毁档案；（三）查阅人应妥善保管查阅的档案，不得擅自复制、传播。

合同保管及归档制度合同保管及归档制度。

一、目的与范围。

1.1 本制度的目的是规范公司合同的保管及归档工作，确保合同的安全性、完整性和可追溯性，以便及时有效地管理和利用合同文件。

1.2 本制度适用于公司内所有合同文件的保管及归档工作，包括但不限于与客户、供应商、合作伙伴、员工等签订的各类合同。

二、保管责任。

2.1 合同保管责任人应当定期对公司合同文件进行清点、整理和保管，并确保合同文件的完整性和安全性。

2.2 合同保管责任人应当建立并维护合同档案，确保合同文件的分类、编号、归档和检索工作得以有效进行。

2.3 合同保管责任人应当妥善处理合同文件的借阅、复印和传真等工作，确保合同文件的使用符合公司规定。

三、归档程序。

3.1 合同文件应当按照合同类型、签订时间、有效期限等进行分类，并建立相应的档案编号和档案目录。

3.2 合同文件应当在签订后的五个工作日内完成归档，并按照规定存放在指定的档案柜或档案库中。

3.3 合同文件的归档应当记录归档人、归档时间、档案编号等相关信息，并进行电子备份和纸质备份。

四、保管期限。

4.1 合同文件的保管期限应当根据法律法规和公司规定进行管理，到期后应当及时进行销毁或归档转移。

4.2 合同文件的保管期限届满后，应当由合同保管责任人提出处理意见，并经相关部门审批后进行相应的处理。

五、保密保护。

5.1 合同文件的保密级别应当根据公司规定进行划分，并采取相应的保密措施，确保合同文件的机密性和安全性。

5.2 合同保管责任人应当严格遵守公司的保密规定，不得私自泄露、复制或篡改合同文件，确保公司利益不受损害。

六、附则。

6.1 对于特殊类型的合同文件，应当根据实际情况制定相应的保管及归档办法，并报相关部门备案。

6.2 对于合同文件的归档转移、销毁等工作，应当按照公司的相关流程和程序进行，确保操作规范、合法合规。

以上为合同保管及归档制度范本，具体操作时应根据公司实际情况进行调整和完善，并经相关部门审批后正式执行。

合同管理文件归档制度范本第一条总则为规范公司合同管理，确保合同文件的准确、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于公司所有合同的管理和归档工作，包括销售合同、采购合同、租赁合同、借款合同、服务合同等各类建立民事权利义务关系的合同、协议等。

第三条归档职责1. 合同归档工作由公司法务部（或专人）负责，对合同文件的收集、整理、归档工作进行统一管理。

2. 各部门负责将本部门签订的合同及相关文件提交给法务部进行归档。

3. 法务部应确保合同文件的完整性、真实性和准确性，及时对合同进行归档，并确保归档文件的保密性和安全性。

第四条归档流程1. 合同签订后，各部门应将合同原件、复印件及相关附件提交给法务部。

2. 法务部对提交的合同文件进行审核，确保文件的完整性、有效性和合法性。

3. 法务部对审核通过的合同文件进行分类、编号，并按照档案管理要求进行整理、装订、归档。

4. 归档后的合同文件应放置在安全、干燥、通风的档案室，并设立目录，便于查询。

5. 法务部应定期对归档的合同文件进行审查，确保文件的准确性和完整性。

第五条归档要求1. 归档的合同文件应包括原件、复印件、附件等，要求字迹清晰、内容完整。

2. 归档文件应按照合同的类型、签订时间、对方当事人等分类进行整理。

3. 归档文件应标明合同名称、编号、签订时间、对方当事人等信息，便于查询。

4. 归档文件应使用耐用、整洁的装订材料，确保文件的安全和持久性。

5. 归档文件应保持原貌，不得随意涂改、抽取、损坏。

第六条查询与借阅1. 归档合同文件原则上不得外借，如确有需要，应经过法务部负责人审批，并办理借阅手续。

2. 借阅人应妥善保管借阅的合同文件，不得泄露、损坏或用于不正当用途。

3. 借阅合同文件应在规定时间内归还，如有特殊情况需延长借阅期限，应提前向法务部申请。

4. 归档合同文件如有遗失、损坏等情况，借阅人应承担相应的责任。