Project 基础知识

Project 2000基础知识

如果您是刚刚接触项目管理或 Microsoft Project，可能会有很多有关如何创建和管理项目的问题。本教程首先介绍了项目管理和 Microsoft Project 的基本概念，然后在随后的课程中讲解了有关创建计划、跟踪进度和交流工作结果的基本知识。

每个有关创建计划、跟踪进度和交流工作结果的课程都包括一组循序渐进式的指导以及一个引导您阅读整个课程的简单导航系统。如果要了解项目管理和 Microsoft Project 的基本知识，请单击“基础知识”下面的课程，或使用下面的超级链接。如果希望立即开始创建项目，请单击左侧菜单中的“创建计划”。

1．什么是项目管理？

项目管理是为完成一个预定的目标，而对任务和资源进行计划、组织和管理的过程，通常需要满足时间、资源或成本方面的限制。项目的计划可以很简单，例如笔记本上列出的任务以及它们的开始和结束日期；也可以很复杂，例如包括成千上万项任务和资源以及上百万元项目预算的项目。

大多数项目管理工作都涉及一些相同的活动，其中包括将项目分割成便于管理的多个任务、排定任务的日程、在工作组中交流信息以及跟踪任务的工作进展。所有项目都包括以下三个主要的阶段：

1 创建计划

2 跟踪和管理项目

3 结束项目

这三个阶段进行得越成功，成功完成这个项目的可能性就越大。

2．项目三角形

如果能拥有预见项目的未来情况的特异功能，那管理项目可就……

在某种程度上可以！只要您知道了塑造项目的三个基本要素：

时间：反映在项目的日程中的完成项目所需的时间。

费用：即项目的预算，它取决于资源的成本，这些资源包括完成任务所需的人员、设备和材料。

范围：项目的目标和任务，以及完成这些目标和任务所需的工时。

时间、费用和范围这三个因素构成了项目三角形。调整其中任何一个因素都会影响其它两个因素。虽然这三个因素都非常重要，但通常有一个因素会对项目有决定性的影响。 这些因素之间的关系随着项目的不同而有所变化，它们决定了会出现的问题，以及可能的解决方案。了解什么地方会有限制、什么地方可以灵活掌握，将有助于规划和管理项目。

3．Microsoft Project 数据库

作为项目经理，您有很多事情要做。Microsoft Project 能帮您做些什么呢？首先，它在其数据库中保存了有关项目的详细数据。它还可以利用这些信息计算和维护项目的日程、成本以及其他要素，并创建项目计划。您提供的信息越详细，计划就越精确。

与电子表格相似，Microsoft Project 会立即显示它的计算结果。但是只有在您输入了所有任务的关键信息后，它才能最终完成项目计划。这时您才能了解项目完成的时间或者任务日程的具体日期。

Microsoft Project 将您输入的和它计算出的各种信息保存在域中。每个域都包括特定类型的信息，例如任务名称或工期。在 Microsoft Project 中，域通常按列显示。

4．查看所需的数据

在某一时间，您关注的可能是完成日期，而在另一时间，您关注的可能是成本。项目数据库中包括了很多信息，但在任何特定时刻，你都只需要其中的一部分。如果要获取所需信息，可以利用下面这些工具：

视图能够以便于理解的方式显示部分项目信息。例如，“甘特图”以列表和条形图的形式显示了任务的基本信息。

表定义了显示出的列。

筛选器有助于将注意力集中在特定的任务或资源上。

与电视频道相似，每种视图能显示不同类型的信息。表和筛选器可以用于进一步调整要显示的信息。正如切换频道不会将频道删除一样，改变视图、表或筛选器只会隐藏信息，而不会删除信息。这些信息还保存在数据库中并且会得到更新。

5．Microsoft Project 如何排定日程

Microsoft Project 是如何安排任务的开始和结束时间的？它要考虑很多因素，其中包括任务相关性、限制和节假日等因素引起的中断。最重要的是，Microsoft Project 排定每个任务的日程时都会使用此公式：工期=工时/资源投入，其中：

工期是完成任务所需的实际时间。

工时是为了完成任务而需要在一段时间内完成的工作量。 资源投入是指资源的总工作能力被分配给任务的比例以及他们的分配情况。

例如，如果：

三名油漆工为一项任务工作了两个工作日，每个工作日的投入为 8 小时，每项资源的工时是 16 小时：（2 个工作日 × 8 小时）。

资源的总投入是每天 24 小时：（3 名油漆工 × 8 小时）。

此任务的总工时为 48 小时：（2 个工作日 × 8 小时 × 3 名油漆工）。

工期是 2 个工作日：48 小时/（3 名油漆工 × 8 小时）。

理解这个公式对于理解修改任务会如何影响项目日程是很重要的。

6．综合处理

在创建了任务列表并提供了日程信息之后，计划也就完成了。你会看到项目的完整模型，包括项目的完成日期以及各项任务的开始和结束日期。下一步该做什么呢？

查看可能出现问题的关键路径。关键路径是一系列相互关联的任务，这些任务按时完成才能保证整个项目按时完成。如果关键路径上的任何一个任务发生了延迟，整个项目的完成日期也会因此而推迟。

评估计划并进行优化，直至满意。在项目开始之前以及在项目进行的过程中，都需要定期评估和调整项目的计划。请考虑范围、资源和日程。

将任务的进展更新到 Microsoft Project 中。作为回报，它会提供一个经过更新的项目计划。您可以自己更新计划，您的工作组也可以利用 Microsoft Project Central 或电子邮件更新计划。在更新了计划之后，可以查看修改后的效果。项目超出预算了吗？是否有工作组的成员需要加班工作？项目的完成日期会推迟吗？

结束项目。评估得到的经验教训，以及做得最好的方面。

7．获得帮助

这个教程会帮助您学习如何开始进行项目管理，但是利用“主页”按钮或“帮助”菜单，您可以找到“帮助”的其他部分。

项目地图。逐一单击完成项目的各个阶段可了解项目管理的所有步骤，包括项目管理新增功能。查看“新增功能”有助于了解 Microsoft Project 2000 的新功能。

快速预览。概述了 Microsoft Project 2000 的关键组成部分。

Office 助手。Office 助手可以回答您提出的特定问题，帮您找到与问题关系最密切的帮助主题。 参考。单击“主页”按钮，然单击“参考”部分，便可得到所有视图、表、筛选器、所有域和项目管理概念的说明。

目录和索引。选择“帮助”菜单中的“目录和索引”命令，可查看包括所有帮助主题的索引

Project 2000项目沟通

1. 课程：如何将日程设置成所需格式

当任务列表很长时，要聚焦于感兴趣的区域十分困难。如果要突出所需部分，可以自定义任务列表和“甘特图”中的条形图的格式。

您可设置信息类别的格式，例如在某个特定日期之前必须结束的所有任务。还可将某些任务设置成加粗显示或使用不同的字体。

1.1利用“甘特图向导”来轻松设置格式

“甘特图向导”是一系列的交互式对话框，其中包括设置“甘特图”格式的一些选项，例如突出显示关键路径。当您完成所需选项的选择之后，“甘特图向导”会设置“甘特图”的格式。

1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2 单击“甘特图向导”按钮 。

3 根据“甘特图向导”的指导进行操作。

提示 如果要撤消利用“甘特图向导”所做的格式设置，可以单击“甘特图向导”按钮，在每个步骤中单击“下一步”按钮重新应用默认选项，“甘特图”将恢复到默认设置。

1.2设置“甘特图”中某一类条形图的格式

如果要重点突出特定类别的所有任务，可更改“甘特图”上代表该类别的“甘特图”中的条形图的格式。例如，某个类别可以包括特定的任务种类，如里程碑或关键任务或已完成的任务。

除了人工选择“甘特图”中的条形图并应用格式设置之外，还可创建或修改某个条形图的样式。对该样式的任何更改都会影响到该类别中的所有条形图。

1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。

2 单击“格式”菜单中的“条形图样式”命令。

3 如果要修改某个已有样式，可以在“名称”域中，选定该条形图样式名称。 4 单击“条形图样式”对话框底部的“条形图”选项卡。

5 如果要创建新样式，可单击“任务种类”列，然后单击在选择的类别旁边的箭头来选定一个新类别（如“关键”或“已完成”）。

6 如果正在创建新样式，那么在“名称”域中键入样式名，然后单击“条形图”选项卡。

7 在“头部形状”、“中部形状”和“尾部形状”区域选定该条形图的形状、图案或类型以及颜色。

8 单击“确定”按钮。

提示 如果要更改单个“甘特图”中的条形图的格式，请选定该任务，然后单击“格式”菜单中的“条形图”命令。单击“条形图形状”选项卡并设置“甘特图”中的条形图的格式。

1.3设置任务列表中某个任务类别的格式

如果要将某个任务类别，如关键任务，和项目中的其他任务加以区分，则可通过修改文本样式来更改该类别中所有任务的文本格式。还可以更改行列标题、时间刻度和“甘特图”中的条形图文本的外观。

可以在除“网络图”视图和窗体视图之外的任何视图中更改文本样式（不过，在某些视图中并非所有格式选项都可用）。您所做的更改仅适用于当前视图。

如果需要重点突出视图的特定信息，如某个进度落后任务的完成日期，那么可以单独地设置该信息格式来引起注意。

1 单击“视图”菜单中的某个工作表视图，如“甘特图”视图。

2 单击“格式”菜单中的“文本样式”命令。

3 在“要更改的项”框中，单击要更改的信息类型，然后选定该信息的格式选项。

4 如果要在不关闭对话框的情况下更改另一信息类型的格式，请单击“要更改的项”框中的新类型，然后选定该信息的格式选项。

5 单击“确定”按钮。

提示

l 如果要更改单个任务的格式，请选定该任务，单击“格式”菜单中的“字体”命令，然后选定该文本的格式选项。

l 如果要快速地将某任务的文本格式复制到另外的任务，请选定要复制格式的任务，单击“格式刷”按钮 ，然后选定要应用该格式的任务。

1.4设置文本格式