上级下发文件处理登记表

行政管理制度(附表格) 行政管理制度

目录

等一章 证照管理制度1................................8页

第二章 收文管理办法9...............................11页

第三章 发文管理办法12..............................14页

第四章 合同管理办法15............................... ..18页

第五章 档案管理办法 19............................... .26页

第六章 公务车辆管理办法27.............................29页

第七章 会议管理办30..................................32页

第八章 印章管理办法32................................32页

第九章 商业秘密管理办法34.............................36页

第十章 来宾接待管理办法37............................ 38页

第十一章 电脑设备管理办法........................... 39页

第十二章 出勤管理办法40........................... 42页

第十三章 请假管理办法 43.....................................48页

第十四章 出差管理办法 .................................... ..49页

国房 行政管理制度GF- XZ- A001

公司文件收发管理办法

公司文件收发管理办法

第一章总则

第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。

第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。

一、外部文件:

(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;

(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。

二、内部文件:

(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、

批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;

(二)内部规章制度;

(三)经济合同。

第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。

第四条文件收发处理应遵循以下原则:

一、高效简捷原则。文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。

1

二、安全性原则。办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。

三、时限性原则。文件处理相关部门和人员应限时处理。对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。

第二章职责

第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传

--------------------------精品文档，可以编辑修改，等待你的下载，管理，教育文档---------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 发文处理 发文处理是机关文书处理工作的一个重要组成部分。 发文处理：指以本机关名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 （一）草拟 草拟也称拟稿，起草公文。草拟是形成文件的首要环节，这个环节的工作比较复杂，所花费的时间、精力相对较多，是一项创造性的脑力劳动。 1、拟稿的承担者 机关办公部门秘书人员的主要工作职责之一就是拟稿，主要负责整个机关的综合性文件的拟稿环节。机关的各个业务部门，也经常有拟写文件的需要。 2、拟稿的步骤 首先，领导交拟，明确主旨。交拟可以是领导以口头的形式把任务交给有关拟稿人，也可以是以批示的形式提出拟稿要求。在这个过程中，应该明确所拟文稿的主旨即主题。 其次，了解情况，选取材料。 再次，全面构思、编列提纲。 最后，拟写正文。 3、草拟公文应注意的事项： （1）符合国家的法律、法规及股份公司、华东公司的 --------------------------精品文档，可以编辑修改，等待你的下载，管理，教育文档---------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 有关规定。 （2）情况确实，观点明确，表述准确 ，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范 ，标点正确，篇幅力求简短。 （3）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的性质、职权和与主送单位的行文关系确定。 （4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引用标题，后引发文 字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （6）结构层次序数，第一层为 “一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （7）应当使用国家法定计量单位。 （8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门因主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有 --------------------------精品文档，可以编辑修改，等待你的下载，管理，教育文档---------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级负责人裁定。 公文在草拟初稿之后，还需要对稿子进行审核，于是就进入下一个发文处理程序即审核环节。 （二）审核 审核，就是在草拟的文稿送交领导签发之前，对其所做的全面审核和修改。 1、审核的内容 公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等。在实际工作中，我们把公文审核的重点归纳为“六查”或“把六关”，即行文关、政策关、落实关、文字关、程序关、体式关。 （1）行文关。即审核时先考虑是否需要行文。比如，属于可发可不发的文件就坚决不发；凡可用电话、传真方式解决的，就不再发文件；凡可用部门文件名义发的就不用公司文件名义发等等，减少不必要的行文，维护公文的严肃性和权威性。 --------------------------精品文档，可以编辑修改，等待你的下载，管理，教育文档---------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- （2）政策关。即审核公文内容是否符合党和国家的方针、政策、法令、法规。 （3）落实关。即审查文中所提要求和措施是否明确具体、切实可行，审查是否符合实际情况，是否能解决实际问题等等。 （4）文字关。即审核公文的结构和文字表达是否清晰、准确、简练、通顺、语法、逻辑、标点是否正确恰当、有无错字、漏字，还要注意核实引文、数字、时间、人名、地名等，力求准确无误等。 （5）程序关。审核公文处理的各个程序是否符合规定的要求，有否错漏。如公文处理中该经过的环节是否送到，该会签的文件是否已经会签，应经过有关领导过目的是否已经过目等。 （6）体式关。审核公文所使用的文种是否恰当，包括所运用的公文用语是否和文种相吻合。审核公文格式是否规范，各个项目如标题、主送机关、抄送机关、机密程度、主题词等是否符合规定等。 2、审核的步骤 以机关名义发出的文件如果由业务部门拟稿，其审核的步骤一般应该是：由业务部门负责人先审核，然后送办公室审核，然后是签发领导人终审。 --------------------------精品文档，可以编辑修改，等待你的下载，管理，教育文档---------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 办公室核稿通常由办公室秘书人员承担。主要由于秘书人员工作的岗位在综合职能部门，看问题能从机关工作全面着眼综合考虑，往往对领导的意图领会得更透彻些，对文稿内容把握更全面、更准确。另外秘书人员的职业特点决定了他们对文稿的文字表达、语法逻辑、办文程序、体式结构的把握比较擅长。 如果发的文件是以部门名义发的，文稿一般无须办公室审核，可由本部门负责人审核认可后签发。 3、对不符合要求文稿的具体处理 （1）秘书人员自己修改。 （2）秘书人员请拟稿人来一起改。 （3）退回拟稿部门处理。 （三）签发 以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。 （四）复核 公文正式印制前，应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 --------------------------精品文档，可以编辑修改，等待你的下载，管理，教育文档---------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 （五）缮印 文件缮印是把经领导签发的定稿，按一定的格式制成正式文件。 缮印的方法：可采用打印和复印的方式。 印制的步骤： （1）打印校样。先对原稿打印，在此基础上制出校样供校对人员校核在打印过程中是否有与原稿不符的地方，以保证印制过程的质量，文件打印应使用正确的格式、字体、字号等。 （2）校对校样。根据定稿，对文件校样核对校正的工作环节。 （3）印刷和装订。如没有印刷设备，可通过打印机和复印机操作。装订一般左册装订，具体规格参见1999年2月27日颁布的《国家行政机关公文格式》。装订时应注意不缺页、不多页、不颠倒。 （六）用印 用印，是指在需要用印的文件上加盖机关公章。 印章是机关职权的重要凭证，文件经加盖印章，就表示 --------------------------精品文档，可以编辑修改，等待你的下载，管理，教育文档---------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 发文机关对发文的认可，文件即具有法定的效力。因此，盖印程序是一个严肃、细致的工作环节。 公文用印的原则：一是不出现空白印章，即印章必须压盖在成文日期上；二是盖章时务必使印章与正文同处一面，有些情况下应通过技术处理，避免用印的一页出现无正文现象，不得采取“此页无正文”的方法处理。 印章应为红色，用印应端正清晰。印发件与签发原件均应加盖印章。 （七）登记 登记就是公文制作完后对其进行发文登记。 发文登记与收文登记相类似，只是文件运行的方向相反。发文登记，可以便于对本机关发出的文件进行查找、处理和统计等。 为了便于登记和管理，发文登记主要采用簿式。发文登记的项目有发文日期、发文字号、发往机关、文件标题、签发人、经办人、归档卷号、备注等。各单位可以根据实际情况，增加或减少项目。 （八）分发 分发就是把已制成的文件装封后发出。分发的对象按照 --------------------------精品文档，可以编辑修改，等待你的下载，管理，教育文档---------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 主送单位、抄送单位分别发出。急件要用快递邮寄。分发要准确无误，可填写“文件分发总登记表”，以便查阅。邮寄快件可填写“邮寄快件登记表”。

公司内部文件及档案管理制度4

海南壹大科技有限公司文件及档案管理制度

一、目的

为有效管理公司文件及档案资料，力求规范统一、存储有序、查阅方便，全面落实规范化、信息化及安全化的目标，特制定本管理制度。

二、适用范围

适用于公司所有文件、有声影音、图纸、资料及表单、记录文件和档案的管理。

三、文件管理

（一）文件编码规则

1、公司内部公文编码

（1）一级编码及二级编码分别为单位及部门编码，对应的编码如下：

注：随着公司不断发展壮大，根据部门及子公司设置设立二级编码。

（2）三级编码，文件属性编码：政府部门文件（ZF）、会议纪要（JY）、公告（GG）、通报(TB)、简报(JB) 、通知(TZ)、意见 (YJ)、决定(JD)、决议 (JY)、请示(QS)、批复(PF)、函(H) 、报告(BG)。

（3）四级编码，文件下发年份

（4）五级编码，文件归档序号：三位数，从001开始排序

示例：YD-XZ-TZ-2016-002，

文件流水号

下发年份

通知

壹大行政部

2、合同或协议编码

（1）一级编码：（同公文一级编码）

（2）二级编码：壹大科技统一为行政部（XZ）,云昶统一为YC。

（3）三级编码：合同（HT），协议（XY）

（4）四级编码：合同类型，分为商业合同（SY）和劳动合同（LD）（5）五级编码：合同下发年份。

（6）六级编码：合同签订编号：三位数，从1开始排序。

（7）示例：YD-XZ-HT/SY -2016-001

文件流水号

下发年份

合同类型

合同

行政部

壹大

3、公司对外公文编码

a外来文件编码

（1）一级编码：收文公司，壹大科技有限公司（YD）

（2）二级编码：来文单位，政府部门（ZF）,公司（GS）

（3）三级编码：阿拉伯数字来文年份，

（4）四级编码：文字流水号，每年从001开始编码

（5）示例：YD-ZF-2016-001

b对外发文

（1）一级编码：发文公司简称，海南壹大科技有限公司（YD）