原始凭证管理规定

1.0 目的为了加强公司的财务原始凭证的管理，统一规范各部门的票证的要求，提高各部门人员识别、整理、粘贴票证的能力，现结合公司的具体情况，制定本管理规定。

2.0 范围本规定适用于公司财务记账所使用的所有票证。

3.0 职责3.1 经办人:负责所有报销所需的原始单证的识别、整理、粘贴、填写工作。

3.2 各部门长：负责对本部门提交助理文员或财务人员的报销单据的核实确认。

3.3 各分公司负责人：对报销单据及报销事项的审核。

3.4 财务中心：负责所在需记帐的票证进行识别、复核、审查、装订，并指导相关人员管理票证。

4.0 定义4.1原始凭证是在经济业务发生或完成时取得的，用以证明经济业务已经发生或完成的最初书面证明文件，是会计核算的原始资料，编制记账凭证的依据.5.0 相关内容5.1 原始凭证的分类5.1.1 按取得来源分类。

可分为自制原始凭证和外来原始凭证。

A、自制原始凭证是本单位内部发生经济业务时，由本单位内部经办业务的单位或个人填制的凭证。

B、外来原始凭证是与外单位发生经济业务时，从外单位取得的凭证。

5.1.2 按填制手续分类。

可分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。

A、一次凭证是指填制手续一次完成，一次记录一项或若干项经济业务的原始凭证。

B、累计凭证是在一定时期内，在一张凭证上，连续多次记录不断重复发生的同类经济业务的原始凭证，随时计算累计数及结余数，以便按计划或限额进行控制。

C、汇总凭证是将一定时期内记录同类经济业务的若干张原始凭证汇总起来编制的原始凭证。

5.1.3 按所起作用分类。

可分为通知凭证、执行凭证和计算凭证。

A、通知凭证是对某项经济业务起通知或指示作用的凭证，对这类凭证的管理，不能完全等同于其他原始凭证，因为其不能证明经济业务已经完成。

B、执行凭证是对某项经济业务执行后填制的原始凭证，可以证明经济业务已经完成。

C、计算凭证也是某项经济业务完成后填制的原始凭证，可以证明经济业务已经完成。

5.2 原始凭证的一般要求5.2.1 原始凭证应具备的内容：1)凭证名称；2)填制凭证的日期；3)填制凭证单位的名称或填制人的姓名；4)经办人的签名或盖单；5)接受凭证的单位名称；6)经济业务的内容；7)数量、单价和金额；5.2.2 发票必须是发票联和报销联，用复写纸复写或计算机打印，不准用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据。

5.2.3 发票内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。

5.2.4 印章要齐全，须有收款单位公章(或收款专用章)及收款人签字(章)；事业单位的收据，要有财务专章；企业和个体户须是税务部门统一印制的收据。

5.2.5 如购买产品而无法取得正式发票时，可使用《现金支出证明单》，但金额不超过50元，填写时要用墨水笔填写，内容要填写齐全。

5.2.6 以下凭证视为合法凭证：1)税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；2)财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；3)邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；5.2.7 经办人员取得的合法凭证时，应注意以下要求的填写规范，否则，视为无效凭证：1)“客户名称”栏：必须填写公司的全称：“中山市维美适金属制品有限公司”或“中山市创丰铝制品有限公司”；2)“品名规格”栏：按实际情况分项目填写，在具备销售、提供劳务单位开具的购货或支出清单的情况下，可合并填写，其他必须有明细清单；3)“金额”栏：小写前以币种代表符号封头（如人民币“￥”、美金“＄”、港币“HK＄”），大写金额合计栏前以币种名称封头，尾数为“0”时以“零”填充。

4)开票人：填写具体完整的开票人姓名；5)发票印鉴：加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见；6)票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造。

5.2.8 购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。

需入库的物资，必须填写入库单，并由验收人员确认签字。

不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给仓库人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。

5.2.9 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。

5.2.10 员工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。

收回款项时应另开收据，不得退还原借款借据。

5.2.11 预付性汇款，由经办人填制支付申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。

5.2.12 所附原始凭证张数，要与原始凭证相符。

5.2.13 属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。

有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。

5.2.14 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。

5.3原始凭证的填制要求5.3.1 一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。

一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写，并连续编号。

作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

5.3.2 发生销货退回的，必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。

5.3.3 经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。

如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

5.3.4 原始凭证不得涂改、挖补。

发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。

原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更改。

5.3.5 阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。

币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。

5.3.6 所有货币种类为货币基本单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

5.3.7 汉字大写数字一律用如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等字代替大写，不得任意自造简化字。

大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字。

数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

5.3.9有关人员的签名或盖章：出纳、会计、交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。

5.3.10会计人员填制记账凭证时，必须附有内容完备的原始凭证。

5.3.11 所有财务单据要一律用签字笔填写，否则视为无效单据。

5.4 原始凭证的审核要求5.4.1 审核原始凭证的合法性和真实性。

5.4.2 审核原始凭证的合理性。

5.4.3审核原始凭证的完整性。

5.4.4审核原始凭证的正确性。

5.5 原始票据的粘贴及整理5.5.1原始凭证进行粘贴时，必须使用统一印制的单据粘贴单、差旅费报销汇总单等相关单据，不得使用自行印制或购买的单据粘贴单和差旅费报销单等。

5.5.2 原始凭证应按照末级会计科目（如办公费、招待费等）进行分类整理，同类末级会计科目的原始凭证应粘贴在一起。

5.5.3 同类原始凭证如果数量较多，大小不一，应按凭证规格的大小进行分类，同一张单据粘贴单上所粘贴的凭证尽量保持大小一致。

每张单据粘贴单所粘贴的凭证不得过多，规格较大的凭证（如购物发票等）可粘贴2-6张；规格较小的凭证（如停车费、过路过桥费、定额餐饮发票等）可粘贴8-10张。

5.5.4 在单据粘贴单上粘贴凭证时，应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴，一般粘贴2列，每列4-5张，在粘贴线内均匀粘贴，上、下及右方不得超出粘贴线，两列之间不得重叠、留空或大量累压粘贴。

原始凭证应保持原样粘贴，有奖发票应去掉对奖联，个别规格参差不齐的凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始凭证内容的完整性。

5.5.5对于规格较大、纸质较硬的原始凭证，每张单据粘贴单限粘贴2张，要分张折叠，规格大小要与单据粘贴单的规格保持一致。

5.5.6 原始凭证粘贴完毕，需将凭证张数、合计金额填列完整。

每张汇总单所附原始凭证不得过厚，以不超过5mm为宜。

5.5.7 出差报销凭证（如住宿费、过路过桥费、车船票等），均应使用差旅费报销汇总单做封面。

粘贴时，应先将凭证粘贴在单据粘贴单上，然后加贴差旅费报销汇总单，不得直接在差旅费报销汇总单的背面粘贴报销凭证。

出差期间因工作需要支出的接待费凭证需单独粘贴，不得混同于差旅费报销。

5.5.8 原始凭证应使用优质胶水进行粘贴，以保证凭证的粘贴效果，粘贴凭证如果数量较多、厚度较高，应在粘贴线外加粘贴条，粘贴好后及时用重物压平，以防褶皱、膨松，确保凭证整体平整。

5.5.9 对借款单、转账支票借用单，以及会议费、接待费、办公耗材、设备购置等单张需转账支付的凭证，各部门可不粘贴，签字后，经办人、收款人可持凭证直接到财务中心，由财务中心进行粘贴整理。

财务人员需提醒经办人、收款人不得褶皱、损毁，保持凭证票面整洁。

如需注明列支渠道、说明等，要在凭证上做标记。

5.5.10对于粘贴在单据粘贴单上的凭证，原则上一票一签字，不得压签，但对于金额较小的定额凭证（限小额车票、停车费），可在凭证张数和大小写金额填写完整、正确后，加贴报销单封面，由负责人、经办人、财务人员在封面上签字。

5.6 原始凭证的鉴别5.6.1对刮、擦、用胶带拉扯的原始凭证，其表面总会有毛粗的感觉，可用手摸，背光目视的方法检查出来；对用“消字灵”等化学试剂消退字迹而后写上的原始凭证，其纸张上显示出表面光泽消失，纸质变脆，有淡黄色污斑和隐约可见的文字笔画残留，纸张格子线和保护花纹受到破坏，新写的字迹由于药剂作用而渗散变淡等特征中的一条或几条。

5.6.2 对添加改写的原始凭证，其文字分布位置不合比例，字体不是十分一致，有时出现不必要的重描和交叉笔画。

5.6.3 对于冒充签字的原始凭证，其冒充签字常常在笔迹熟练程度、字形、字的斜度、字体方向和形态、字与字、行与行的间隔、字的大小，压力轻重，字的基本结构等方面存在差异有时可以通过肉眼观察发现。

5.6.4 对于伪造的原始凭证可以通过对比原始凭证的防伪标志来鉴别。

5.6.5 凭证明显不规范，要素不全，经常缺少部分要素，其关键要素经常出现模糊，让人对其经济业务活动的全貌感到模糊。

例如购买办公用品(实为购买个人消费品)的假凭证，往往只注明“办公用品”，而不注明到底购买了什么办公用品，其规格、型号、品种、数量如何。