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企业文件编码规则及部门代码

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文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的，比如，属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程，比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如，在第5部分，用01来表示质量目标，用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：公司简写，用大写英文表示2.2 文件阶层码：用大写英文表示，其中，一级文件质量手册用QM表示，二级文件程序文件用QP表示，三级作业文件等三级文件用QW表示，四级表单用QR表示，外来文件用ED表示。

2.3 文件类别码：代表文件所属过程，为管理规范，用一位阿拉伯数字表示。

特规定为文件类别码与ISO9001各个大点相对应：代码......表示过程......标准4 ...... 与体系策划、文件、记录管理相关的......质量管理体系5 ...... 与管理职责、质量目标、管理评审相关......管理职责6 ...... 与资源管理相关......资源管理7 ...... 与产品实现过程相关......产品实现8 ...... 与产品、过程测量和监视、持续改进有关......测量、分析与改进2.4 文件序列码：为两位阿拉伯数字，本部分，从01开始，直到99，在实际编写中，尽量与标准条文小点对应，比如：比如，在第5部分，用01来表示质量目标，用02来表示管理评审等等2.5 文件版本码：表明文件的版本，用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成，如：A/0。

比如：ABC/QP/501—A/0阅读者能够很清楚地知道，这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚，在新编一个文件的时候，如何进行明确准确编码。

对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2QC 4.2.3、4.2.4、7.4.3、7.6、8.3、8.4、8.2.4、8.5.2、8.5.3PE 6.3、4.2.4、8.5.2、8.5.3HR 6.2、5.5.1、4.2.4QA 4.2.3、4.2.4、5.6、6.2.2、8.2.2、8.2.3、8.5.2、8.5.3ITC 6.3、4.2.4、8.5.2、8.5.3DIR 4.1、5.1、5.2、5.3、5.4.1、5.4.2、5.5.1、5.5.2、5.5.3、5.6、6.1、8.1、8.5.1销售与市场部：Project Sales Specialist(S&M)QA/QC Quality Assurance / Quality Control质量保证，品保部/品控部生产部英文缩写：PD英文全称：Product Department人事部：HR Department（human resource）技术部：Equipment Technology Department(ETD)采购部purchasing department，缩写PD;管理层MT = Management Team企管中心Enterprise Management Center技术中心Technology Center生产中心Production Center财务中心Finance Center采购部Purchase Department质量管理部Quality Management Department技术研发部Technologe Reserach and Development Department行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件，能迅速流通、正确应用，并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。

范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之。

3. 责任和权限：3.1 文件之核准颁布发行：3.1.1 一阶文件：管理者代表/总经理审核/核准。

3.1.2 二阶文件：部门最高主管审核，管理者代表或总经理核准。

3.1.3 三阶文件：课长或经理审核，各部门最高主管核准。

3.1.4 四阶文件：相关部门负责人审查，ISO事务局负责人确认。

3.2 文件审查：各相关部门负责人。

3.3 文件的收集、编码、标识、分发、回收、查阅、销毁及管制：文管中心（DCC）。

3.4 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认。

4. 用语定义：4.1 一阶文件：品质手册4.2 二阶文件：品质程序4.3 三阶文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图，技术文件等，凡在制程上须使用的文件均属之。

4.4 四阶文件：表单、记录4.5 外来文件：非本公司自有，取自客户及外来有关之图面规格、客户标准、检验标准和与品质系统有关的法律、法规文件均属之。

5. 作业内容：5.1 流程图（附件一）。

5.2 文件编号规定（附件二）。

5.2 文件编号说明：5.2.1 经审查通过之各类文件，于颁布发行前，由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于《文件控制总表》。

5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示，换版以B、C、D…Z…表示。

5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示。

版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容，则更新为下一版本。

5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写《文件(制订、修订、废止) 申请单》注明“制订”，送交各相关单位审核并填写所需份数，经权责主管核准后，送交文管中心编号、发行、列管。

5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档。

5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入《作业标准管理台账》，写明分发分数，并由接收人签名。

其他文件由文控中心依《文件(制订、修订、废止)申请单》所拟定份数加盖蓝色“文件发行” 章发行，并由接收单位于《文件分发与回收记录表》中签名。

5.4.2 文件补发：如因文件遗失、破损、参考或工序变动需增加相应份数而补发时，应填写《文件补发申请单》并注明申请原因及补发份数经由权责主管及管理者代表核准后即可补发，其间不得自行复印，参照5.4.1。

5.4.3 文件换页：修改某份文件中的其中某页时只需更换版次，如超过五次者全部更换为下一版本。

程序文件换页时要在文件封面上说明修改摘要即可。

5.5 暂行文件：5.5.1 发行时机：A 客户暂订之需求。

B. 因急需而暂时变更作业标准。

C. 量产前样品试作。

D. 材料代用时。

5.5.2 发行程序：依一般文件制订及发行程序处理，但须于文件上标示“暂时发行”章，可暂不编号，但需注明使用期限。

5.6 文件修订、回收、废止：5.6.1 文件需修订，由制订单位填写《文件(制订、修订、废止)申请单》，送交各相关单位审核，经权责主管核准后进行修改，修改后的文件经过重新的审核批准后送交文控中心重新发行；发行最新文件时，由文管中心回收旧版文件并加盖红色“文件作废”章，并记录于《文件分发与回收记录表》中。

作废原件由ISO事务局保存至少三年，复印件销毁。

5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象，应即刻寻回，如果确实无能力找回时，应于《文件遗失记录表》上填写遗失原因以便文控中心管理。

5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认，由文控中心于《文件控制总表》中登录。

为使外来文件便于管理及正常应用，可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号。

5.7.2 外来文件需签署分发时，由接受单位填写《外来文件申请单》经部门主管审核，经理核准后执行，发行同5.4.1。

5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产，使用部门不得私自更改其中内容，如需更改应实时联络客户共同探讨。

5.7.4 为维护客户权益，外来文件只能局限于使用部门应用或参考，他人不能随便借阅或申请影印。

如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表(品保部朴部长同意。

5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放，发放应由发放部门做好发放纪录。

5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定。

5.8 文件档案管理：5.8.1 经文控中心加盖文件发行章之文件均视为正式管制文件。

他人不得私自在文件正面书写其它文字。

四阶记录因写错不可使用涂改液修改，仅可于错误处打“x”并且记录人签署，则可予以接受。

5.8.2 文件控制中心原件需借阅时，必须就地察看，不能带走。

■质量手册：M01，M代表质量手册■程序文件：PXX，P代表程序文件；XX为序号01~99■标准书：SXX，S代表标准书；XX二码代表序号■外来文件：OXX，O代表外来文件；XX为序号01~99■表单：以文件的编码后再加二码流水号，例如在程序文件P01所产生的第一张表单，其编号为P01-01，第二张表单其编号为P01-02；… …5.1 文件的编号5.1.1质量手册FLY-QM-0000年号质量手册公司英文缩写5.1.2程序文件FLY-QP-000-0000年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源(IN内部省略,EX外部)序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码文件类型质量手册程序文件技术/标准作业指导文件代码QM QP TS OI文件类型管理文件图纸资格证书记录表单文件代码MD DWG QC QR文件类型控制计划FEMA 流程图包装方案文件代码CP FA FC PM5.1.4四层次表单FLY-QR-XXXXX-XXX表单序号文件序号记录表单公司英文缩写质量管理体系文件的范围A．质量手册，含质量方针和质量目标，即一阶文件；B．程序文件，即二阶文件；C．作业指导书、设备操作规范、检验标准、工艺流程、图纸以及外来文件（非本公司编制但供公司质量管理体系使用的文件，如国家或行业标准、法律法规、客户文件和技术资料等），即三阶文件；D．质量管理有关的表单和记录，即四阶文件。

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公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则1 目的规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。

2 范围适用于公司各部门，各驻外机构可参照执行。

3 职责3.1 总经理负责公司各类制度文件的审批。

3.2 副总经理负责公司各类制度文件的审核。

3.3 人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。

3.4 各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。

4 制度文件分类及编号规则（见下表）。

4.1 版本制度文件版本分为版本和版号两部分：版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。

4.2 密级按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件（T）、机密文件（S）和一般文件。

制度文件应标明密级，一般文件无需标注。

4.3正文格式正文一般包括：1.目的、2.范围、3.职责、4.内容、5.附则、6.相关文件与记录、7.附件说明、8.文件履历说明。

4.3.1“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。

4.3.2 涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。

4.3.3文件履历说明一般包括制定（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。

4.3.4 正文一般采用四号小标宋体字（表格内文字小四号，页眉五号），A4纸，页边距上下左右均1.27cm，（标点符号用全角标注，占1字间距）。

4.3.5 附件与附件说明4.3.5.1 制度文件如有附件，应在正文之未尾，“文件履历说明书”之前进行附件说明。

4.3.5.2 附件一般包括：相关流程图、相关表单和其他对正文内容的说明性材料。

公司内部文档编号管理规则

公司内部文档编号管理规则

**有限公司管理制度文件公司内部文档编号及管理规则拟制：审核：批准：_______2020-11-__发布 2020-11-__实施_______________ ______________公司内部文档编号及管理规则第一章总则第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

特制订此规范文档文件编号的指导性和标准性文件第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司各部门所有文件的编号管理和控制。

第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。

第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止的核准。

第二章文件夹及对应文件编号办法第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应文件做以下分类：5.1 文件夹编号：ML-RZ-01由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述5.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简称“CW”等;5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(网络管理)-01等；5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于2020年11月16日建立的第一份制度）注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述5.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

文件资料分类及编码规则

文件资料分类及编码规则

审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。

二、范围适用于文件分类与编码管理。

三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。

2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。

四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。

主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。

1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。

包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。

b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。

c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。

d）工厂主文件。

1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。

1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。

2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。

公司文件编号规范管理制度

公司文件编号规范管理制度

公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。

所有文件流水号在每年1月1日自动归零。