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审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部主审质量保证部质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
文件的分类与编号规定第一章总则第一条为规范山东松冈化学有限公司质量管理体系文件的分类与编号，便于文件的控制、使用与保存，制定本规定。
第二条本规定适用于山东松冈化学有限公司所有质量管理体系文件。
第二章文件分类第三条质量管理体系文件包括：1、质量方针和质量目标；2、质量手册；3、程序文件；4、制度、办法、作业指导书等管理性文件；5、标准、规范、图样等技术性文件；6、相关外来文件；7、质量记录表式等其它文件。
第三章编号规则第四条代号释义Ｑ------质量管理体系SDZX----山东中信SC－－－质量手册CX－－－程序文件GL－－－制度、办法、指南等管理性文件JS------标准、规范、图纸等技术性文件JL------质量记录WL------外来文件A,B,C---版本1,2,3---修订次数第五条质量手册编号格式发布时间发布时间以“年”为限。
第六条程序文件编号格式发布时间文件顺序号发布时间以“年”为限。
第七条制度、办法、指南等管理性文件编号格式文件顺序号第八条标准、规范、图纸等技术性文件使用技术资料编号办法，即按项目性质、地点、内容等编号。
第九条外来文件中如有编号，则沿用原编号，无编号的执行第七条规定，其中，代号“GL”改成“WL”，技术性文件执行第八条规定。
（国家法律法规不再加编号）第十条质量记录表式编号格式顺序号第十一条第一版本文件为A版，以后换版依次为B、C、D……；第一次修订为1，以后一次为2、3、4……。
第四章分发号规则第十二条各职能部门由公司办公室统一分配一个部门代号，分发号即使用部门代号。
文件需二次发放的，各部门建立分发记录。
第十三条对“受控”文件，文件发放部门加盖“受控文件”专用章（红色）和分发号（红色）；技术图纸使用技术资料专用章（红色）；通过办公网或电子邮件发送的第三层次文件，在文件首页右上方加“受控”专用标识,标识为：部门内部文件由使用部门确认受控方式。
第十四条质量记录表式不加盖“受控”标识,国家标准指定的统一表式不再统一编号。
文件资料分类及编码规则
一、文件资料分类规则：
1.按照文件类型进行分类：可以将文件根据其性质和形式分为各种类型，例如合同文件、报告文件、会议文件、培训文件等。
2.按照文件内容进行分类：可以将文件根据其内容分为不同的类别，
例如财务文件、人力资源文件、市场调研文件等。
4.按照文件重要性进行分类：可以将文件根据其重要性分为重要文件、一般文件、临时文件等，以便更好地管理和保护重要文件。
5.按照文件时效性进行分类：可以将文件根据其时效性分为永久文件、长期文件、短期文件等，以便更好地组织和销毁文件，节约存储空间。
二、文件资料编码规则：
2.编码长度：编码长度应根据文件数量和分类层次来确定，一般来说，编码长度不宜过短，以免出现重复和混淆；也不宜过长，以免造成编码复
杂和难以记忆。
3.编码规则：编码规则应简单明了，易于理解和操作，通常遵循以下
原则：从顶层开始逐级编码，使用逻辑顺序的字符，避免含糊不清的词汇
和字符，避免使用特殊字符，保持编码稳定性等。
4.编码示例：例如，对于合同文件分类，可以采用以下编码规则：第
一层级为合同，使用"C"表示；第二层级为合同类型，使用数字表示，如"1"表示销售合同，"2"表示采购合同等；第三层级为具体合同编号，采用
字母组合表示，如"SA001"表示销售合同001
总结起来，文件资料分类及编码规则的目的是为了更好地管理和检索文件资料，提高工作效率和准确性。
不同的机构和企业可以根据自身的需求和实际情况确定适合自己的分类和编码规则，以便更好地组织和管理文件资料。
MC/XZ QL I 001/1.0-2014 文件编码规范编订：校对：审核：批准：日期：文件编码规范1.目的确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅、使用创造条件。
2.范围适用于公司质量管理体系要求的文件、内外部文件识别，以及质量管理体系实施过程中、工艺操作过程中有关的记录和标识。
3.文件的编码□□ /××××× I(O) ×××/1.0 - ××××企业代号/部门号文件类别号 (收发文方式)号-顺序号/版次-年份；企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：MC——盟创；部门编号：总经办(ZJB)、市场部(SCX)、财务部(CW)、技术部（JS）、行政部（XZ）、生产部（SC)、质量管理部（ZG)；3.1 文件编码识别规则3.1.1 内部文件类别编码标识：QM——质量手册；QP——程序文件；QR——质量记录；QJ——检测作业指导书；QL——管理制度；QS——设备操作规程；QZ——仪器设备自校规范；QH——仪器设备期间核查规程；TY——工艺文件；QT——其它；3.1.2 外部文件类别编码标识：外来文件经行政部接收，按以下编码规定，分类编码：FG——法律法规；BZ——国际国家标准； WJS——外部技术资料；QT——顾客和供方等其它相关方文件；3.1.3 收发文编号：内部文件（I）、外发文件（O）；3.1.4 顺序号：从000开始向后延续；3.1.5 版次编号：版次从1.0开始，若有修改，改动较小的延续为1.1版次，改动较大直接上升为2.0版次，版次延续到1.3之后须变成2.0版次，依次类推；3.1.6 年份号标识：按发放时间的年份编号。
4.本规定由行政部负责修订、解释。
MC/XZ QL I 002/1.0-2014 文件管理规定编订：校对：审核：批准：日期：文件管理规定1.目的为规范公司文件的编写、评审、修改、使用、作废等过程，特制定本制度。
审批及颁发:分发:文件再审记录:一、目得依照GMP要求,确立文件分类与编码规则,便于文件管理与追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系得分类及编码规则,对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理;各部门起草文件时必须严格遵循文件编码得规定。
四、术语 无 五、内容 1 文件分类1、1 一级文件:阐明公司内某一体系得方针,描述体系得文件。
主要包括:质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1、2 二级文件:主要描述为实施体系要素所涉及到得各职能部门得活动,或为完成某项活动而规定得方法。
包括:a)技术标准:包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b)管理标准:包括计划、管理制度、清单、目录等,描述公司各主要过程得管理活动。
c)工作标准:包括部门职责、职务说明书。
d)工厂主文件。
1、3 三级文件:标准操作规程(SOP),描述各管理环节得操作要素与工作流程、具体得操作方法与步骤。
1、4 四级文件:记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2、1 文件分类编码应遵循以下原则:2、1、1 系统性:统一分类,统一编码。
按照文件分类建立编码系统,由质量保证部建立公司管理文件得分类与编码系统。
2、1、2 准确性:文件与编码一一对应,做到一文一码,一旦某文件终止使用,则该文件编码随即作废,不得再次使用。
2、1、3 可追踪性:可查询文件得演变历史。
2、1、4 识别性:文件得编码可反映出文件得文本与类别。
2、1、5 稳定性:任何人不得随意变动文件,若需变动,应经批准,并随之变更相关文件得编码。
2、1、6 相关一致性:文件一旦经过修订,必须给新得修订号,同时对其相关文件中出现得该文件编码进行修订。
2、1、7 发展性:考虑将来得发展及管理手段得改进。
2、2 全部文件均按编码管理,完整得公司文件编码系统格式如下:顺序号 + 版本号 2.2.1 文件类型号2、2、2 文件系统号系统代号由一位英文字母组成,见下表:2、2、3 分系统号2、2、3、1 分系统号用以识别文件类别或车间,三位数字表示,从001,002, (999)2、2、4 顺序号为每个分系统从001,002,003,……开始得流水号。
文件资料分类编号规定本规定明确了本公司归档文件、资料分类编号的原则和方法。
适用于本公司应向档案馆归档的各类文件和库藏档案、资料的分类编号。
各分支机构若已形成科学系统的分类编号，仍可按原分类编号方法执行。
但新承担的连铸工程与板带工程的设计文件一律按此进行。
一、连铸工程设计文件的编号方法图号案卷号，由档案馆给定R Ca、b···）(1、2···)图纸序号（0、1、2···目录0）案卷号尾注号，见附表1设备分类细分号（01～）01～）见附表2连铸工程代号（01～599方坯连铸）（600～板坯连铸）二、板带公司工程设计文件的编号方法1.全流水号T ×× A ××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表32.带部件号T ×× A ×× .××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0部件顺序号01，02，03，…单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表3三、各类科技文件修改、作废补充的编号方法1. 图纸修改、作废的编号（1）在原图上修改或单张原图作废另制新图代替时，其图号不变，并在被修改或制新图代替原图的那张图纸的图号后的修改符号栏内，加注修改版次号，第一次加注a，第二次加注b，余类推。
（2）另编一个新案替换一个原案卷（原案卷作废）时，原案卷号作废，所编案卷另编新案卷号，并在新案卷首页上注明原×××号案卷图纸作废，以本案卷代替。
2. 补充图纸的编号（1）在一个案卷内补充的新图，在该案卷内续编新图纸序号。
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司管理文件的分类和编码系统。
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司管理文件的分类和编码系统。
文件分类及编码管理制度一、目的：为了使公司的管理文件便于查阅、识别、控制和追踪，同时可避免使用或发放过时的文件，需要对公司的管理文件加以分类及编码。
二、适用范围：适用于公司所有的行政管理、生产管理和质量文件，不适用于公司的文秘性文件。
三、责任者：总经办。
四、正文：1公司文件编码由五部分组成：公司代号、文件类别、文件次类别、文件序号、修订次数。
1.1公司代号：公司注册商标“三和”的汉语拼音的后两个字母，即“SH”。
1.2 文件类别：文件类别的汉语拼音缩写，按文件分类系统，明细如下表：文件类别明细表1.3 文件次类别：用“01、02……”表示，按文件分类系统，明细如下表：文件次类别明细表1.4 文件序号：用“×××”数字表示，如该文件为次类别中第068个文件，文件序号为“068”。
1.5 修订次数：用“××”数字表示，如“00”表示新制定文件，“01”表示修订过1次。
1.6 公司文件编码由总经办根据文件性质和分类系统对每一文件按其规定给定。
1.7 公司文件编码一经给定，由总经办登记备案。
1.8 公司文件编码举例说明：SHJS0100100表示新制定文件表示文件序号表示工艺规程表示技术标准表示郑州三和饲料公文通用文件管理制度为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。
公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。
第一条公文的种类一、决定、决议类1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。
2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
二、通知、通报类1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。
2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。
三、报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件。
其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。
XXX有限公司文件编码规则QWXX-XX-001编制：审核：批准：执行日期:XXX有限公司文件编码规则QWXX-ZB-0011.目的为对产品质量体系所涉及的文件实施有效的控制，确保在使用处可获得适用文件的有效版本，特制定本办法。
2范围质量手册，程序文件，管理办法和记录表格。
3职责质量管理处负责管理文件编码规则的制定，各部门负责按照文件编码规则的执行。
4 内容4.1 文件编码方法4.1.1质量手册：QM-XX-XXXX手册年代“2007”公司名称的汉语拼音首字母大写QM代表质量手册4.1.2程序文件程序文件编号从01开始，顺序编号程序文件所在标准章节号程序文件类型QP代表程序文件，XX代表XX公司4.1.3管理办法、规范类：QWXY--01部门文件编号从01开始，顺序编号文件所属部门代码QW代表三级文件，XX代表XX公司4.1.4管理表格记录记录表格编号从001开始，顺序编号记录表格所属部门代码QR代表记录表格，XX代表旭XX公司4.2部门代码：编制原则是以部门名称前两个声母为准，若下级部门有相同代码则增加第三个字的声母进行区别，文件管理部门发放文件时给发放部门盖受控号章，各部门代码及受控号如下表：4.3文件版本号文件版本号按A、B、C----;文件更改状态号为0、1、2、3、----4.4.文件编制结构4.4.1质量手册按ISO/TS16949要求中的条款排列顺序编订各章节与项目并明确体现章节内项目所对应的程序文件。
适当时可以自行增减部分章节。
4.4.2程序文件一般可采用如下格式进行编写：1.目的2.范围3职责4控制流程5内容6相关文件7使用表单4.4.3管理办法及作业指导书类文件管理办法的编写由使用部门制订，按程序文件格式样板编制，作业指导书的格式可以由编写部门自行定制。
具体内容与实际操作相符且有效，以易于阅读，使用为标准。
4.5管理内容各部门在编制管理文件及记录表单时，向质保部提出文件编号申请，由质保部统一给定编号。
目的：规定公司各类文件的分类及编码的系统，明确文件分类标准，确定文件编码方法，提高文件管理质量和使用效率范围；适用于公司的所有文件职责：办公室负责公司文件的分类和编码内容:4.1文件分类按照文件的性质，内容和适用范围不同，公司文件分为质量手册、程序文件、标准操作规程、规章制度、企业标准和行政文件。
4.1.1质量管理体系文件质量管理体系文件是描述公司质量管理体系要求的文件，用于质量管理体系的建立、实施和保持以及需要证实公司能够提供符合要求药品的能力和公司的质量管理体系符合各相关标准的场合。
质量管理体系文件按照其描述对象的繁复程度以及使用用途的不同，可分为三个层次，即质量管理体系文件分为：a. 质量手册，是公司建立、实施并保持质量管理体系的纲领性文件。
它规定组织质量管理体系的要求，是证实或描述文件化质量体系的主要的一般形式。
b. 程序文件，含有程序的文件称为程序文件。
它是对有些影响质量的活动进行全面策划和管理所用的基本文件，是质量手册中原则性要求的进一步展开和支持性文件。
质量程序文件是在质量手册的基础上，对各质量要素的展开性描述，回答“ 5W1H ”的问题。
c. 操作规程，是在质量手册和程序文件的前提下，指导某一具体岗位人员实施具体的工作项目的指导性文件。
4.1.2规章制度规章制度是规范公司经营活动的各种规则、章程、程序和办法，是贯彻党和国家方针、政策和现代管理制度的具体体现，是公司员工共同遵守的行为准贝U。
4.1.3企业标准是明确阐述公司的组织构架、机构设置、岗位设置、机构职能和岗位职责的文件。
4.1.4行政文件指企业发布的红头文件4.1.5汇编文件为方便工作使某一类相关文件汇总编辑形成文件。
4.2文件编码4.2.1编码文件的范围，质量管理体系文件和行政文件需严格编码，其他文件视情况而定。
4.2.2文件编码由办公室文件管理人员负责编制。
4.2.3文件编码格式4.2.3.1质量管理体系文件编码A、质量管理体系文件采用如下格式编码。
业主大会文档编码规则和行文标准一、编码规则：编码的形式：L YD－（）-BBB－CCC-NNN/YY（其中：A，B，C,D为字符，NNN,XXX为数字001-999，YY,ZZ为年度，从01年开始）1第一段（LYD），作为恋日花度业主大会文件的标志。
2第二段（）填写字母，表示文件来源和用途2.1 S：收文2.2 F：发文2.3 N：内部文件2.4 Q：其他3第三段（BBB）：一般用于标明文件来源或者收件人，例如：3.1Y ZH:业主大会3.2Y WH：业主委员会3.3G LR：物业管理人3.4K FS：发展商3.5J DB:街道办事处3.6X QB:小区办3.7L S: 律师3.8F Y：法院3.9T J：调解中心3.10JWH:居民委员会3.11YZ：业主3.12FGJ:房管局3.13SJW:市住房和城乡建设委员会3.14QJW:区住房和城乡建设委员会3.15PCS:派出所3.16GHW:规划委员会3.17XFJ:消防局3.18ZJJ:质量监督局3.19WSJ:卫生局3.20SZG:市政管理委员会3.21LYJ:林业局3.22GRB:供热办3.23QXJ:气象局3.24CGD:城管大队3.25QT:其他4第四段（CCC）：一般用于标明文件所列事项或者项目，例如：4.1指导意见4.2决定4.3备忘4.4建议4.5协议4.6决议(业主大会、业主委员会决议)4.7通知4.8制度4.9法律法规4.10公告4.11合同4.12调查问卷4.13调研报告4.14会议纪要4.15会议记录4.16其它5第五段（NNN）：收文和发文的文两个文件流水号码，不以来源/收件人/项目/事项等因素编号，而是显示某年度6（第六段：YY）收文总数（或者发文总数）。
例如：6.1L YW－（ S ）-BBB－CCC－081/10：2010年业主委员会收到的第81号文件。
是从BBB处来的关于CCC事情的。
6.2L YW-（F）－BBB－CCC－234/10：2010年业主委员会发出的第234号文件，是给BBB单位关于CCC事情的。
