档案管理制度模板

档案管理制度模板 1、目的 为加强公司档案工作，实现档案管理的完整、准确、系统、规范及安全，满足公司各项活动在证据、责任和信息等方面的需求，为公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，制定本制度。

2、范围 适用于公司档案管理。 3、职责 3.1 各部门负责所辖档案的收集、预立卷及归档工作。 3.2 公司办公室是公司档案工作的归口管理部门，负责公司档案工作的全面管理及各分厂、部室档案业务的指导、监督、检查、考核。

4、具体内容 4.1 档案的定义 公司在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的与公司关联的具有保存价值以备查考的文字、图表、声像及其他各种形式或载体的原始记录。

4.2 档案管理的组织 4.2.1 公司按“统一领导、分级管理”的原则，建立公司档案室，隶属公司办管理，负责公司档案的全面管理和档案业务的指导、监督与检查。

4.2.2 公司档案室设专职档案管理人员，各分厂、部室设兼职档案管理人员，负责所辖档案形成、收集、预立卷及归档工作。

4.2.3 公司组织机构调整（增加、拆分、合并、撤销等）或专兼职档案管理人员调岗或离岗时，需在上级领导的监督下完成档案交接，并提交公司办备案，确保档案的完整及连续。

4.3 档案的分类及归档范围

4.3.1 公司档案分党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类、声像类、实物类 12 大类。4.3.2《文件材料归档范围与保管期限表》见附录 1。

4.4 档案的形成、收集和预立卷 4.4.1 档案的形成 4.4.1.1 形成的档案必须反映工作活动的真实内容和历史过程，应齐全完整。 4.4.1.2 纸制文件材料原则上必须为原件，签字齐全，不得使用反面纸，因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档。

4.4.1.3 需存档文件不得使用热敏纸等易褪色纸张，杜绝使用铅笔、圆珠笔、复写纸、红色墨水等不耐久字迹。 4.4.1.4 形成的档案不得破损，对已破损的文件等应及时修正，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。

4.4.1.5 声像、实物档案等非纸质文件材料应与文字说明一并归档。文字说明应包括时间、地点、人物、背景、事件、摄录者等信息。

4.4.1.6 归档外文（或少数民族文字）文件材料，若有汉译文的，应一并归档，无译文的应由归档单位译出标题和目录后归档。

4.4.1.7 在折叠超大归档材料时，尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，页数较多时宜单张折叠。

4.4.1.8 在公司的产品鉴定、科技成果鉴定、项目验收、设备开箱验收等活动中，各兼职档案员通知公司档案管理员一并参加，负责有关文件材料的验收，无完整、准确、系统档案的，不得验收或鉴定。

4.4.1.9 公司领导签批的申请或各部门形成并上交职能部门需归档的各类文件，由责任部门将原件归档。如红头文件由公司办归档；生产技术改造由总工办负责归档。

4.4.1.10 合同协议类档案有附件的应一并附上，作为一套归档。 4.4.1.11 归档文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和专门有需要的可适当增加份数。 4.4.1.12 项目建设的文件或图纸保存 2 套，一套永久保存，一套可借阅或复印等。无注解的图纸归档时归档人须附详细说明。

4.4.1.13 对办理完毕、属于归档范围的文件材料，应办完一件收集一件，按规定及时归档。 4.4.1.14 各兼职档案员加强档案形成的业务指导和过程监督，在督促文件办理完毕后，将有保存价值的档案及时上交。

4.4.2 档案的预立卷 4.4.2.1 文件整理应遵循文件材料的形成规律和特点，区分保管期限，保持文件材料间的有机联系。

4.4.2.2 各区兼职档案员严格对照归档范围，对辖区内形成的档案进行鉴定，检查档案基本要求的符合性，不合要求的予以整改，整改后进行预立卷。

4.4.2.3 密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后，原件在前，转发文件在后，报表、名册、图册等一册，其它资料依其形成规律或特点系统排列。

4.4.2.4 原则上不同年度的资料不放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放于复文年立卷，无复文的，放于请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议材料放在会议开幕年。

4.4.2.5 归档文件标题不能反映文件内容，需要自拟题名的，自拟题名要以[ ]括出。 4.4.2.6 管理类档案以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。 4.4.2.7 科研开发档案以项目为保管单元，进行组卷或按件整理，并按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用的顺序排列。

4.4.2.8 项目建设档案以项目为保管单元，进行组卷或按件整理。 4.4.2.9 设备仪器档案以单台（套）为保管单元，进行组卷或按件整理，并按装箱单、使用说明书、图样、操作规程、配件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件为单位进行整理。

4.4.2.10 会计档案应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和重新装订。对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出，由财务部单独保管，待了结后再归档。如有若干个机构和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。

4.4.2.11 声像按问题排列，实物类档案按重要程度排列。归档的照片、底片、光盘等必须是原版、原件（在确无原件的情况下可归档复制件）；与该声像、照片等有关的文字说明材料应同时归档。凡归档的实物档案，必须拍摄照片（要求实物和拍摄的照片一致）一并归档。 4.5 档案的归档 4.5.1 归档时间 4.5.1.1 各类应归档文件材料必须按时归档。 4.5.1.2 党群管理、行政管理、经营管理(合同类档案可在审计部存档 1 年)、生产管理等管理工作中形成的管理类文件材料应在办结完毕后的次年 3 月底前归档。

4.5.1.3 科研、项目建设、技术改造类等科技档案在其鉴定、竣工后 3 个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；工程前期文件材料、设计文件、设备文件材料、项目管理文件随形成随移交。产品档案应定期或按阶段归档。

4.5.1.4 会计业务类档案应在会计年度终了后，财务部按归档要求，整理装订成册，编制会计档案保管清册在本部门保管一年后移交公司档案室；

4.5.1.5 新购设备仪器或引进项目的文件材料，在开箱验收或接收后即时登记归档。 4.5.1.6 产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权、实物档案或因公外出开会、参观、学习、考察等等应在工作结束后 1 周内归档。

4.5.1.7 离职人员档案、照片、事故材料、重大事项、重大活动、重要阶段性档案应在办结后 1 月内归档。

4.5.1.8 公司变更、修改、补充文件材料，员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料及企业产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。

4.5.2 归档要求 4.5.2.1 归档的文件应完整、准确、系统，制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件的质量要求。

4.5.2.2 凡应归档的文件材料，必须按规定收集后及时移交公司档案室，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。

4.5.2.3 部门负责人及分管领导应对所辖档案负责，及时督促按要求整理归档，各兼职档案管理人员应按照归档时间要求，及时完成各类档案的归档工作。

4.5.2.4 归档时，存档人要认真填写《档案交接清单》,时间应写为“20100301”，档案交接总表书面版要有移交和接收两部门的第一负责人审核签字和具体经办人的签字，且清单与实物相符，并交电子版移交清单。如有数量不符、装订不规范、资料不完整等不合质量要求的，公司档案管理员有权拒收，并给予指导，归档厂区（部门）限期整改后归档。 4.5.2.5 交接双方签字的档案交接清单各留一份永久保存以备查考。 4.6 档案的整理 4.6.1 档案的整理是本着“简化整理，深化检索”的原则，将接收归档文件按规范进行鉴定、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架，使之有序化的过程。

4.6.2 档案的鉴定是档案管理员对照归档范围，剔除不归档文件。 4.6.3 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

4.6.4 案卷和卷内文件的排列要符合文件材料的形成规律。

4.6.5 成册、成套的科技文件宜保持其原有形态，产品局部或零部件变更、建设项目或设备仪器在维修或维护中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原档案中，宜可单独组卷排列在案卷之前，并在原案卷的备考表中说明和标注，产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。 4.6.6 档案的装订 4.6.6.1 档案的装订是以归档文件为整理单位，以“三孔一线”竖版方式进行，页数较少的，可用线缝装订机装订，严禁使用订书钉、铁夹等有锈蚀的装订器械，不得有塑料封皮。

4.6.6.2 装订一般顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单的放在最前面。

4.6.6.3 装订要以线装进行，并注意对齐：左上角装订的，将左、上侧对齐；左侧装订的，将左、下侧对齐。

4.6.7 档案的编号 4.6.7.1 档案编号的编制原则：唯一性、合理性与稳定性。