会计档案管理制度
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会计档案管理制度
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会计档案管理规定
1.目的
1.1.会计档案是公司一切经营活动在财务核算管理的最终归集,是一个公司档
案管理的核心。会计档案具有原始记录性，有很强的凭证依据性，是经济决策的重要依据，会计档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。会计档案的完整也是公司主要负责人最重要的经济法律责任之一。
1.2.为了进一步加强会计档案管理，保证会计档案妥善保管、预防丢失和泄
密，加强公司会计档案管理和财务监督，确保公司的合法利益，根据《公司法》、《会计档案管理办法》及《企业财务制度管理办法》结合本公司的具体情况，特制定本管理规定。
2.适用范围
在公司内部使用、取得和保管会计档案的部门和个人，必须遵守本制度。
3.定义
3.1会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表、财务报告、财务分析、
财务政策及其它会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
3.2 会计档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其它会计核算资料、
会计电子档案五个部分。
3.2.1会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括原始凭
证、记账凭证、记账凭证汇总表、其它会计凭证。
3.2.2会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全
面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。包括按会计科目设置的
总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账，还包括固定资产卡片、辅助记备查簿、其它会计账簿等。
3.2.3会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要包
括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。
3.2.4其它会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相
关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、会计档案移交、保管、销毁清册。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其它会计资料均应视同会计档案管理。
3.2.5会计电子档案指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录
和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括ERP财务数据中的电子凭证、电子账簿、电子报表及其它电子会计核算资料。
4. 职责
4.1 财务中心各部门：负责会计档案的整理、装订；
4.2 管理部、资金部：负责会计档案（纸质）的保管、借阅、销毁；
4.3 资讯部：负责会计电子档案（ERP财务数据）的保管；
4.4 财务中心：负责本制度实施过程中的监督执行。
5.工作要求
5.1会计档案管理
5.1.1 会计档案的整理立卷
会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理采用的办法有三种。
5.1.1.1分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报
表，四类文字资料及其它。
5.1.1.2 档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
5.1.1.3管理要求统一。建立财务资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证
装订成册，报表和文字分类立卷，其它零星资料按年度排序汇编装
订成册。
5.1.2 会计档案的整理、装订及注意事项
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其它文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次，装订要符合国家会计档案要求，内容齐全完整。
5.1.2.1 会计凭证整理要求：
5.1.2.1.1记账凭证的大小应该一致且不能用二次纸张打印；发票边缘打眼的
部分，应撕掉，再将发票附于记账凭证后面；粘贴、装订会计凭证
时，应厚薄适中、外观整齐，并重点保持左侧、上侧装贴平整；5.1.2.1.2总账科负责整理所有记账凭证、按顺序排列装入档案柜，检查凭证
编号是否齐全；检查附件有否漏缺，检查记账凭证上有关人员的签
章是否齐全。
5.1.2.1.3 按凭证号汇总归集，确定装订成册的凭证厚度和本数；
5.1.2.1.4摘除凭证内的订书钉、回形针，对大的张页或附件要折叠成同记账
凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
5.1.2.2 装订凭证的要求：
5.1.2.2.1装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显
露面，以便于事后查阅。
5.1.2.2.2 凭证外面要加封面和包角纸，封面纸和包角纸用尚好的牛皮纸印
