业 务 研 究
30档案管理4/2019总第239期为规范我省电子文件归档与电子档案管理，中共河南省委办公厅、河南省人民政府办公厅印发了《河南省电子文件归档与电子档案管理暂行办法》（以下简称《暂行办法》），河南省档案局制定了《河南省电子文件归档与电子档案管理办法实施细则》（以下简称《实施细则》）。《暂行办法》是领导指导性文件，《实施细则》是贯彻落实《暂行办法》的业务规范性文件，两个文件是河南做好新时期电子文件归档与电子档案管理的基本遵循。1 背景与意义《实施细则》的制定是电子文件归档与电子档案管理新的历史阶段的要求。我国档案部门对电子文件归档与电子档案管理经历了初步探索、标准先行、实践推进的发展阶段。以国家档案局颁布的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）为标志，档案部门开始探索电子文件管理国际标准在我国的应用；以2003年国家档案局6号令颁发的《电子公文归档管理暂行办法》，2009年中办、国办印发的《电子文件管理暂行办法》为标志，开始实践层面上对电子公文管理的探索。之后十年中不断总结电子文件管理经验，围绕着电子文件元数据、版式文档、电子文件封装、数码照片、光盘管理等出台了一系列的标准，特别是《纸质档案数字化技术规范》等规范加快了传统载体数字化的步伐，《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）的颁布、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2016的修订，推进了原生电子文件、电子档案管理的实践。随着国家信息化战略的深入推进，《国家电子文件管理“十三五”规划》提出了提升电子文件管理能力、规范电子文件管理、促进凭证电子文件规范应用等目标任务。特别是新时代推进电子政务背景下，移动互联、资源共享、便民服务对无纸办公、数据跑路、远程办理的推动，电子文件的管理与归档成为加强电子政务建设的“最后一公里”的突出需求，约束与规范电子文件归档与电子档案管理刻不容缓。2 框架与内容《实施细则》以《暂行办法》为指导，以国家相关的标准、规范为依据，力争在该规范文件中说清楚电子文件、电子档案管理最基本、最关键的内容。主要有：2.1 明确了电子文件与电子档案的概念与外延。对电子文件、电子档案的定义很多，从方便实践操作层面出发，《实施细则》引用GB/T18894-2016电子文件、电子档案、元数据的概念，体现出对概念术语的科学性和确定性。该规范的电子文件是指机关、团体、企事业单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。既包括OA系统产生的格式文本文件，也包括各业务系统中产生的版式文档、CAD文件及二维、三维图像；利用数码设备获取的照片、音频、视频文件；各业务系统的数据库文件；有价值的网页、邮件等电子文件。同时也包括各单位部署在河南政务网的“最多跑一次”事项办理中的电子文件，也适用于各立档单位纸质档案数字化副本。2.2 明确了电子文件归档与电子档案管理中的责任分工。电子文件归档与电子档案管理是各立档单位的文书处理部门、业务部门、档案管理部门、信息化技术部门等共同参与的系统工作。任何一个环节的缺失都会造成电子文件全流程管理的中断，影响着电子文件、电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。《实施细则》明确了立档单位部门在这一流程中的责任分工：各单位文秘和业务部门负责电子文件的收集、处理和归档工作；各单位档案部门负责电子档案的管理和提供利用，以及将进馆范围的电子档案定期向同级国家综合档案馆移交；各单位信息化部门负责依据相关标准建设和完善业务系统的电子文件归档功能，做好业务系统与电子档案管理系统的对接。由此，明确管理职责，建立协调制度，规范工作流程，确保各类电子文件及时归档和科学管理，确保进馆范围电子档案的按时移交。同时明确了各级档案行政管理部门和各级国家综合档案馆的职责：各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档和电子档案管理工作进行监督和指导，负责提出各业务系统电子文件归档功能需求，负责电子档案管理系统的建设与应用培训。各级国家综合档案馆负责电子档案接收和电子档案管理。2.3 规定了电子文件归档与整理的相关要求。电子文件管理与纸质文件管理的理论依据是一致的，其不同点在于与纸质文件相比，电子文件具有形式多样性、内容的易更改性、对设备和技术环境的依赖性、载体的不稳定性等特点，因此在归档管理上重点把握以下几个方面：一是归档范围。与传统载体形式的文件材料归档范围相比，除了电子文件本身外，增加了元数据的归档。元数据是解读《河南省电子文件归档与电子档案管理办法实施细则》李宝玲您的好帮手——《档案界论坛》公众号 业 务 研 究
《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读
摘要：本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的内容进行了解读，重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容，并对该标准提出了个人的修改意见。
关键词：电子文件归档电子档案管理规范
Abstract： In this paper， the content of the national
standard Specification on Electronic Documents Ar？ chiving
and Electronic Records Management is ex？ plained. This
paper focuses on the analysis of terms and definitions， the
functional requirements for busi？ ness system that form
electronic documents， the ar？ chiving of electronic
documents ， the management of electronic records and？so？on. Moreover， this paper put forwards some personal
opinions for the revision of this standard.
Key words： Electronic documents； Archiving； Electronic
records； Specification.
2002年12月4日，??家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）（以下简称为2002年《规范》），并于2003年5月1日实施。[1]该标准明确界定了电子文件、元数据、迁移等关键性术语的概念，规定了电子文件的归档管理流程以及电子文件的存储载体和存储格式，对于规范我国电子文件的归档管理发挥了重要作用。随着我国各项电子业务的迅速发展，电子文件的类型、格式及生成环境发生了很大变化，2002年《规范》已经不能满足电子文件归档与电子档案管理的现实需要。2016年8月29日，国家质量监督检验检疫总局与国家标准化管理委员会联合发布了新的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）（以下简称为2016年《规范》），2017年3月1日开始实施，[2]代替2002年《规范》。本文分析了2016年《规范》在结构和内容方面的特点，并指出其不足之处。
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
引言
随着CAD技术在工程设计中的广泛应用，大量的CAD电子文件被创建和保存。为了确保文件的安全和追溯性，建立CAD电子文件光盘的存储、归档与档案管理要求显得尤为重要。本文将介绍CAD电子文件光盘的常用存储、归档与档案管理要求，以确保文件的安全可靠性和可持续性。
1. 存储要求
1.1 光盘介质选择
选择高质量的光盘介质以确保文件的稳定存储。推荐选择记录层材质为金属、抗刮花抗刻写误差的高品质CD-R（CD记录盘），并在光盘上使用专业标记笔标注相关信息。
1.2 光盘存储环境
将光盘存储在避光、防潮、不受磁场干扰的环境中，温度控制在18°C-22°C，相对湿度控制在30%-40%的范围内。
1.3 光盘存放位置标记
使用标签或贴纸为每个光盘指定一个唯一的编号，并将其记录在档案管理系统中。光盘存放位置信息应清晰可读，便于日后检索。
1.4 文件备份
定期对CAD电子文件进行备份，将备份文件存储在不同地点，以防止单一存储介质损坏或丢失。
2. 归档要求
2.1 文件归档分类
根据文件的类型、用途和相关标准，将CAD电子文件进行分类归档。常见的分类包括设计图纸、标准规范、工艺文件等。每个分类下的文件应有明确的编号体系。 2.2 文件命名规范
为了方便文件的检索和管理，对CAD电子文件的命名应遵循一致的规范。命名规范应包括项目名称、文件创建日期、版本号和文件描述等元素，例如：项目名称_日期_版本号_文件描述.dwg。
2.3 文件索引表
建立文件索引表，记录每个归档文件的相关信息，包括文件名称、类型、编号、创建日期、版本号、文件大小等。索引表应定期更新，并保证与实际归档文件的一致性。
2.4 归档文件密封
对归档文件使用防水、防尘的密封袋或文件夹进行封存，并在封存材料上标明相关信息，如文件编号、密封日期等。
3. 档案管理要求
3.1 档案管理系统
建立专门的档案管理系统来管理CAD电子文件光盘的存储和归档。档案管理系统应具有文件检索、版本控制、权限管理等功能，并能够与其他相关系统进行信息共享。
- 1 - 企业电子文件归档和电子档案管理指南
企业电子文件归档和电子档案管理已经成为现代信息化管理的重要组成部分，其有效运用能够帮助企业更好地控制和利用信息资源，提升企业管理水平，提高工作效率。本文旨在从宏观角度阐述企业电子文件归档和电子档案管理的相关概念与基本原则，并为企业提供实用的管理方法和具体指南。
一、企业电子文件归档和电子档案管理概述
1、什么是企业电子文件归档和电子档案管理？
企业电子文件归档和电子档案管理是指企业内部各部门建立、管理、保存其存储在电子介质上的文件、数据、资料，以实现信息汇聚、整合、有效调度等整个流程的一种方式。它主要由归档、检索和管理等组成，是企业信息系统的重要组成部分。
2、企业电子文件归档和电子档案管理的目的
企业电子文件归档和电子档案管理的核心目标是确保企业内部文件系统的安全性、完整性和有效性，为企业科学管理提供有效保障。企业电子文件归档和电子档案管理的更大目的是有效控制、管理和使用企业内部资源，为企业提供全面、系统的保障。
二、企业电子文件归档和电子档案管理的基本原则
1、把握数字时代的特点
电子文件归档和电子档案管理应体现数字时代特征，体现信息化的特点，是以满足电子企业信息化需要为主线。
2、把握企业规划的进程 - 2 - 企业规划决定企业电子文件归档和电子档案管理的主流程，因此，要充分考虑企业未来的发展方向，做好电子文件归档和电子档案管理的长远规划。
3、突出安全性
企业电子文件归档和电子档案管理要强调安全性，从数据资源存储至传输安全均要进行详细设计和管理，以确保信息安全。
4、加强管理机制
企业电子文件归档和电子档案管理要加强其管理机制，包括建立良好的文件归档流程，制定文件归档实施指导意见，建立文件归档规则，建立监控检查机制等管理机制，以确保文件归档系统的运行有序。
