信息技术部精细化管理工作流程
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信息技术部精细化管理工作流程
精细化管理的科学内涵
精细化管理,又称精细管理、精益管理、零缺陷管理,是源于 20 世纪
50 年代日本的一种企业管理理念。 认为管理是由细节构成的, 讲究在每一
个细节上精益求精、力求最优,强调一个持续改进、不断 完善的过程。 精
细化管理的前提是基础管理, 它的实质是通过细化工 作目标、工作标准、
工作任务、工作流程,使每一项工作内容都转化 成看得见、摸得着、说得准
的具体任务, 以实现任务到人, 责任到位, 严格考核,按绩效取酬。在高
校图书馆工作和服务中实施精细化管理, 有利于提高管理效率、 管理质量
和服务水平, 更好地为教学和科研服 务,为广大师生服务。
图书馆实施精细化管理的必要性
1. 精细化管理是实现图书馆科学管理的必由之路
随着社会经济的发展, 富有创造能力的劳动者和高素质的复合型 人才
已成为高校人才培养的目标。 为顺应社会对人才培养的要求, 高 校不仅在
教学层面上深入改革, 同时不断探索科学的管理方法, 提高 管理效益,促
进人才培养目标更好的实现。实施精细化管理,最大限 度地发挥和强化图书
馆的职能作用, 满足广大用户、 读者日益增长的 文献信息需求, 是实现
图书馆科学管理的必由之路, 是图书馆适应高 校改革发展的选择和要求。
2. 精细化管理是提高服务质量,提高读者满意度的关键
读者服务工作是图书馆一切工作的出发点和归宿。 随着图书馆服 务设
施的现代化、服务资源的多元化,图书馆服务能力发生了质的飞 跃。但是,
与此同时,随着通讯、网络技术的飞速发展,人们获取信 息的方式日趋多元
化,读者对图书馆服务的要求也越来越高, 其关注 的焦点越来越集中在图
书馆服务过程的细节。 实行精细化管理,使图 书馆工作人员的管理责任具
体化、明确化,工作服务过程精确、量化
和规范化,能够从根本上解决图书馆读者服务工作的质量问题, 提高
读者对图书馆的满意度。
3. 精细化管理是提高图书馆人力资源效益的需要
加强图书馆精细化管理,就是要使人的作用得到充分发挥, 服务 质
量、管理水平不断改进。在高校图书馆管理中引入精细化管理理念, 就是要
在制度化、规范化的基础上更加重视常规管理, 力求投入最少 的人力、物
力和财力以获取最大的绩效。实行精细化管理后,每位员 工都清楚自己的职
责、权限,知晓工作的内容、要求、程序,能最大 限度地减少内耗损失,降
低人力资源成本。通过推行精细化管理,能 提升员工工作的积极性、主动
性,进而提高他们的执行力和工作效率, 增强图书馆的核心竞争力,全面提
升图书馆服务至上、服务育人的良 好形象。
三、图书馆实施精细化管理的措施
1. 确定“精、准、细、严”的工作思路
图书馆精细化管理的本质就是对图书馆战略目标分解细化和落 实,使
战略规划能够贯彻到每个环节并发挥作用。 其核心思想用四个
字可以概括:精、准、细、严。“精”即精益求精,是要求图书馆员 工对待
工作高标准、严要求,不断探索,不断改进,不断完善,使工 作达到“更
好”。“准”即准确定位,是指对图书馆的每个部门、每个 岗位的职能与职
责都要做出具体、清晰、明确的规定,每一道工序都 要规范清晰,每一个环
节都要有机衔接。“细”指细化目标,是指把 每一项工作一层一层地分解细
化,明确各个环节和关键控制点,最终 使责任指标落实到具体的执行者。
“严”指严格考核,是指对照精细 化管理的具体、量化的标准,对图书馆员
工进行考核,并依照考核结 果进行奖罚。
2. 建立制度化、规范化的管理体系
制度化、规范化是精细化管理的基本要求和必要前提。 高校图书 馆实
施精细化管理,必须拥有规范的管理制度,形成一定的管理体系。
高校图书馆管理体系的制度化、规范化体现在两个方面:一是建立完 善的规
范图书馆内部管理的制度体系,也就是图书馆员工必须遵守的 各项工作规
程、规章制度,以此来制约和规范员工的日常服务工作和
言语行为,培养员工遵守制度规则的自律意识和文明服务行为, 并在
其违反时进行处罚。二是建立完善的规范图书馆工作服务对象的行为 制度体
系,也就是读者必须遵守的基本要求和管理规定, 以此来制约 和规范读者
的行为。
3. 树立执行有力的工作作风
建立制度化、规范化的制度体系,员工行为就有了标准,考核时 就有
了考量的依据。但要真正做到精细化管理,仅有制度远远不够,
更重要的是使制度落实到位。要做到这一点,一是要抓好基础管理, 不断规
范和加强基础管理工作, 系统梳理管理流程, 弥补管理上的漏 洞和缺陷,
使各项管理活动按照制度、流程、标准执行,同时整个工 作过程要有记录、
有监督、有控制;二是要按照管理规定进行考核, 考核必须定量准确,实施
及时,同时还要按照有关规定兑现奖惩,以 强化责任的落实, 调动员工的
工作积极性, 促使管理工作走向规范化 和系统化。
三、信息技术部精细化管理工作流程
1. 负责图书馆计算机系统和网络设施的建设和维护。
2. 负责图书馆 ILASIII 管理系统的维护与管理。
3. 负责做好本部门电子文献的统计工作。
4. 负责ILAS和文化信息资源共享服务器的日常维护工作。
5. 定期进行计算机硬件、 软件维护工作, 发现问题及时处理解决。
6. 负责机房安全、防盗工作,保证机房卫生、整洁。
7. 负责图书馆主页和微信的维护工作。
8. 未经主管部门同意,不得擅自接待外来人员参观机房。
9. 下班前,需关闭设备,断开电源,关好门窗,检查完毕方能 离
开。
10. 组织做好数字化资源建设、内部培训等服务工作。