用友购销存管理

用友购销存管理

用友购销存功能模块包括采购管理、销售管理、存货管理三大功能，其中，采购管理又包含了应付账款管理，销售管理包含了应收账款管理。

一、启用购销存功能模块

以账套主管身份登录系统管理，通过账套→启用菜单，选择购销存系统，并确定启用日期，即可启用购销存功能模块。

二、给相应的操作员授权

以账套主管身份登录系统管理，通过权限→启用权限菜单，选择相应的操作员，点击增加按扭，可增加操作员权限。

本功能模块的操作权限除一些些初始化工作由账套主管负责外，业务工作管理还包括采购管理、销售管理、存货管理、应收管理、应付管理等权限，用户可以根据实际需要授予某一位操作员或几位操作员。

三、购销存基础设置

以账套主管身份登录T3账务系统，基础设置→购销存菜单的下级菜单可进行相关基础设置。

１、存货仓库设置

通过基础设置→购销存→仓库档案菜单可以设置仓库档案

本例设置两个仓库，分别是原材料仓库与成品仓库。

点击增加按扭，输入相关信息后保存即可。

成品仓库

２、收发类别设置

通过基础设置→购销存→收发类别菜单可以设置收发类别（T3已设有设置，用户可增删修改）

３、采购类型设置

通过基础设置→购销存→采购类型菜单可以设置收发类别（T3已设有设置，用户可增删修改）

４、销售类型设置

通过基础设置→购销存→销售类型菜单可以设置收发类别（T3已设有设置，用户可增删修改）

５、存货分类设置

通过基础设置→存货→存货分类菜单，可以设置存货分类

点击增加按扭，可增加存货分类，但要注意下面的存货编码提示。

本例设置的分类如下：

６、存货档案设置

通过基础设置→存货→存货档案菜单，可以设置存货档案

根据原材料或库存商品实际情况，先选择存货分类，点点击增加按扭增加存货档案

设置基本信息

设置成本信息

设置控制信息

设置其他信息

本例输入7个存货档案

四、采购管理

（一）采购管理的一般流程

１、采购订单：各部门根据生产计划与原材料实际库存情况，提出采购计划，采购部根据各部门的采购计划向相应的供应商下达采购订单；

２、验收入库：当采购货物到达目的地仓库时，仓库管理人员进行验收入库，开出验收入库单；

３、采购收票：当收到供应商的销售发票时，财务部门根据销售发票制作采购发票；

４、货款结算：

（１）应付账款的形成：在采购管理中，采购发票不能当作直接的收款证明，而是作为我们欠供应商货款的依据，由此形成了应付账款；

（２）支付货款的账务处理：当我们下达采购订单时，供应商可能要求我们支付一定的预付款，当货物验收入库后，我们应该一次性或分次支付余下的全部货款，我们每付一次货款，对方应开具收款凭证，我们财务上依对方的收款凭证逐次制作付款单；

（３）应付款的核销：月末，财务应根据采购发票与相关付款单进行比对，核销全部或部分应付款账。可以一张采购发票对应一张付款单核销，也可以一张发票对应多张收款单核销，还可以多张发票对应一张收款单核销，甚至可以多张发票对应多张付款单核销。

（二）采购业务处理

为了简化操作，我们先对期初采购进行一次记账，可通过采购→期初记账菜单操作。

１、下达采购订单

具有采购管理权限的操作员，以自己的身份登录T3账务系统，通过采购→采购订单菜单，下达采购订单。

点击增加按扭，输入或选择各项信息，保存即可生成采购订单，例如：下达如下订单

10月10日 ，采购部向平江粮油公司下达采购订单一张，为采购面粉600袋，无税单价100元，税率为17%，计划到货时间10月12日，到达地点为平江工业园。

２、采购入库

假如上述订单如期入库，仓库应开出入库验收单，相关人员再进行入库处理。

通过采购→采购入库单菜单，可进行入库。

点击增加按扭右边的小三角形，选择入库单种类，本例为采购入库单，如为退库，应选红字入库单。可以通过选单按扭，通过订单或采购发票生成入库单。此处选采购入库单。

可以通过选单按扭，通过订单或采购发票生成入库单。在采购入库工作窗口中点击增加按扭旁边的小三角形，并选择采购入库单，确定入库仓库后，点击选单按扭旁的小三角形，并选择采购订。

在订单列表工作窗口中，选择供货单位后点击过滤按扭，并在选择下面的方格中对订单进行选择，并确认，生成如下订单后保存。

３、填制采购发票

当收到供应商的销售发票时，财务要根以填制采购发票，可通过采购→采购发票菜单启用采购发票功能

采购发票有多种，如普通发票、专用发票、运费发票、普通发票（红字）、专用发票（红字）、运费发票（红字），我们可能通过增加按扭旁边的小三角形按扭进行选择。

面粉采购发票（专用发票）

发票号A0001，开票日期2012-10-10，采购数量100，无税单价100，税率17%，采购人：黄湘

４、采购付款

当我们向供应商支付货款时，要根据有关付款凭证填制付款单，通过采购→供应商往来→付款结算菜单，可以新增付款单。

选择供应商后，增加按扭会生效，此时点击增加按扭，输入相关信息后保存即可。 付面粉款

付款日期：2012-10-14，结算科目：银行存款，金额：70200元，结算部门：采购部，业务员：黄湘，结算方式：支票结算，票据号123456。

５、往来款核销

我们支付货款后，要通过往来款核销，才算真正结算了与供应商的往来业务，不然，我们的应付账款总额不会减少。核销的具体操作是：通过采购→供应商往来→付款结算菜单，打开付款单窗口，选择供应商后，点击核销按扭右边的小三角形按扭，选择同币种核销，并在下面的表格中输入本次核销金额即可。

由于我们之前增加的采购发票都是期初采购发票，不能自动生成应付单，因此无法执行核销功能。 这时我们新增一张采购发票一张，然后核销。

新增采购发票的内容是：10月10日，采购部业务员吴立信向平江粮油公司采购面粉200袋，无税单价100元，增值税率17%，发票号c008。

采购发票保存后，点击复核按扭，自动会自动生成应付单。

面粉款的核销 先选择一张付款单，再点击核销按扭，在下面的表格中选择发票号后，再在本次结算一栏中输入结算金额即可。

五、存货管理

１、期初库存入账

对启用购销存管理系统之前已有的存货要登记入账，可通过库存→期初数据→库存期初菜单打开录入窗口

先选择仓库和存货大类，再点击增加按扭，逐项录入内容后进行保存。本例期初库存产品有两个：

１、五香酱干，入库时间为2012-10-10，入库数量为2000件，单价40元每件； ２、麻辣酱干，入库时间为2012-10-10，入库数量为3000件，单价50元每件；

保存后的期初数据还要进行记账，直接点击窗口上方的记账按扭即可。

２、产成品入库

自制产品完工后要及时入库，可通过库存→产成品入库单菜单生成产成品入库单。

点击增加按扭，按要求输入或选择相关内容后进行保存。

保存后的入库单还要进行审核，下面对两个产品作入库处理。

１、五香酱干，入库时间为2012-10-17，入库数量为1000件，单价40元每件；

２、麻辣酱干，入库时间为2012-10-17，入库数量为1200件，单价50元每件；

六、销售管理

（一）销售管理的一般流程

１、销售订单：销售部根据各业务员拿到的销售订单，将有关数据录入账务系统，同时根据库存实际情况确定是否要组织生产或外购。

２、销售发货：根据库存情况与客户需求，组织发货，同时，由销售部将有关数据录入账务系统。

３、销售发票：当产品发货后，销售部要开出销售发票，直接交客户或通过其他方式寄送给客户，作为应收账款依据。

４、货款结算：

（１）应收账款的形成：在销售管理中，销售发票不能当作直接的收款证明，而是作为客户欠我们货款的依据，由此形成了应付账款；

（２）收到货款的账务处理：当我们下达销售订单时，我们一般要求客户支付一定的定金，当货物发货后，客户应该一次性或分次支付余下的全部货款，我们每收一次货款，应向客户开具收款凭证，财务上根据收款凭证逐次制作收款单；

（３）应收款的核销：月末，财务应根据销售发票与相关收款单进行比对，核销全部或部分应收款账。可以一张销售发票对应一张收款单核销，也可以一张发票对应多张收款单核销，还可以多张发票对应一张收款单核销，甚至可以多张发票对应多张收款单核销。

（二）采购业务处理

１、下达销售订单

可通过销售→销售订单菜单启动销售订单功能

点击增加按扭，可增加订单，值得注意的是：订单保存后还要点审核按扭，以方便以后操作。

例如增加如下销售订单：10月8日，销售部业务员孙永琦拿到平江一江订单一张，为订购五香酱干50件，元税单价４０元，税率17%，预计发货时间为10月10日。

２、产品发货

（１）生成发货单 假如上述订单如期发货，制作发货单。可通过销售→销售发货单菜单打开发货单窗口。

点击增加按扭，可增加一张发货单，可以直接填制发货单，也可以根据销售订单生成发货单，本例根据订单生成销售单。

选择销售订单（如有订单，点增加后会自动弹出此窗口）

设定相关条件后，点击显示按扭，订单即可显示。本例只限定客户为平江一中即可。

在订单号前及发票号前面的方框中单击鼠标左键进行选定后，点击确定按扭。

选择发货仓库，核实相关信息后进行保存

保存后的发货单还要进行审核

直接点击审核按扭即可

在出现上述提示后，点击是

（２）根据发货单生成出库单

为了生成销售出库单，我们还要返回到销售出库单界面，点生成按扭，销售出库单才能生成。

通过库存→销售出库单生成／审核菜单打开销售出库单窗口

点击生成按扭