第八章公文处理办法

内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司综合管理制度 HLGL-008 - 68 - 公文处理办法 第一章 总则 第一条 为使内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司 (以下简称“公司”)公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理质量和效率，根据公文处理的有关规定，结合公司经营管理实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于本公司的公文处理工作。 第三条 公文处理是指公文的收发、制发、管理、立卷归档、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行国家保密法律、法规、内蒙古自治区(或地方)有关保密工作规定以及公司保密工作制度。 第五条 公司综合管理部负责处理本公司日常公文处理工作。

第二章 公司常用公文种类 第六条 公司常用公文种类主要有：决定、通告、通知、内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司综合管理制度 HLGL-008 - 69 - 通报、报告、请示、签报、批复、意见、函、会议纪要等。 （一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员等。 （二）通告：适用于公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （三）通知：转发上级机关和不相隶属政府机关的公文；传达要求公司部室执行或周知的事项；任免干部。 （四）通报：适用于表彰先进；批评错误；传达重要精神或者情况。 （五）报告：适用于向上级机关(单位)汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关(单位)的询问。 （六）请示：适用于向上级机关(单位)请求指示、批准。 （七）签报：请示、报告的简化,主要是为了简化流程,提高工作效率而产生的,事实上签报的使用范围是有限的,对于一些不是太重要、不太方便采用报告或请示形式的问题,为了尽快得到解决就可以采用签报的形式。 （八）批复：适用于答复公司内部的请示事项。 （九）意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法；明确要求公司部室贯彻执行的事项；报请上级机关(单位)予以批转或者转发的事项。 （十）函：适用于同级单位商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关机关请求批准和答复审批事项。 内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司综合管理制度 HLGL-008 - 70 - （十一）会议纪要：适用于记载会议议定事项和传达会议重要情况与精神。

第三章 公文格式 第七条 公司发文执行国家行政机关公文格式。 第八条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文曰期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和印发份数等部分组成。 （一）涉及国家或公司秘密的公文，应当在首页右上方标明密级和保密期限。“绝密"、“机密”级公文应当在首页左上方表明份数序号。 （二）紧急公文，应当根据紧急程度在首页右上方分别标明“特急”、“急件”。 （三）发文单位标识，应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位名称排列在前。 （四）发文字号，包括发文单位代字、年份、序号，应当在首页发文单位标识下方标明，年份、序号使用阿拉伯数字。 （五）上报的公文，应当注明签发人，其姓名平行排列于发文字号右侧。联合上报的公文，主办单位签发人姓名排内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司综合管理制度 HLGL-008 - 71 - 列在前，其他单位签发人姓名按顺序排在主办单位签发人姓名之下。 （六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。 （七）主送单位，指公文的主要受理单位，应当使用全 称或者规范化简称、统称。 （八）公文附件，指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。 （九）公文除“会议纪要”外，应当加盖单位印章。联合上报公文加盖主办单位印章。单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，用印应当上不压正文，下压成文日期；联合行文，主办单位印章在前，其他单位印章按顺序排列。 （十）成文日期，以本单位负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发的日期为准。会议决定的事项以会议通过日期为准；成文日期使用汉字，并标全年、月、日，“零”写为“○”。 （十一）制发公文应当标注主题词。上报的公文按照上级机关的要求标注主题词。主题词在公文的抄送栏之上标注。 内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司综合管理制度 HLGL-008 - 72 - （十二）抄送机关(单位)，指除主送机关(单位)外需要执行或者知晓公文的其他机关（单位)，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十三）印发单位名称和印制日期，应当在公文抄送栏之下标明，当公文无抄送机关(单位)时在主题词之下标明。 （十四）上报的请示性公文，应当在印发单位名称和印制日期之下注明联系人姓名和联系电话。 （十五）公文尾页如果出现无正文情况，采取加宽行距方式排列页面，不再使用“此页无正文”字样。 （十六）在尾条中，一律用“抄送”字样。 （十七）公文文字从左至右横写、横排。 第九条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》执行。 第十条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210毫米×297毫米)，左册装订。张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则 第十一条 行文要符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合公司有关规章制度。 第十二条 行文应当确有必要，注重效用。 内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司综合管理制度 HLGL-008 - 73 - 第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级单位。 第十四条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关(单位)，需要同时抄送其他机关(单位)的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位，也不得抄送个人。 第十五条 “请示”与“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求批示或者批准的事项。 第十六条 请求上级机关(单位)批转或者发文的事项，应当在“请示”中说明发文依据、理由，并附带拟稿。

第五章 收文办理 第十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括交换、签收、登记(编号)、审核、传阅、拟办、批办、承办、催办等程序。 第十八条 公司所属部门应指定专人负责本单位文件交换、签收工作。 第十九条 综合管理部对收到的公文应当及时进行登记(编号)、审核。审核重点是：是否应当由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；公文文种、格式是否规范等。 内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司综合管理制度 HLGL-008 - 74 - 第二十条 经审核通过的公文，综合管理部应当及时提出传阅和拟办意见。传阅文件附“文件传阅单”后送有关领导传阅；批办文件在“收文批办单”上提出拟办意见并报负责人批示、阅知后，转有关部门办理。 第二十一条 承办部门收到交办的公文，应当及时处理，并将办理情况告知综合管理部。对不属于本部门职权范围或者由本部门办理的，应当及时退回综合管理部或交办部室，并说明理由。 第二十二条 报公司负责人批示的公文，负责人应当及时批示。对有具体请示事项的公文，主批人应在“收文批办单”上明确签署意见，并写上姓名和批阅时间，其他阅批人圈阅应视为同意。对没有请示事项的公文，圈阅表示已阅知。 第二十三条 公司负责人批阅后的公文，综合管理部应当在当日(特殊情况下不得超过次日)按批阅意见送交有关领导或承办部门。 第二十四条 公文批示后或者办理过程中，批示人或者承办人不得将文件横传，应及时退回综合管理部，由综合管理部按规定程序办理，避免公文传失。 第二十五条 在办理过程中的公文，综合管理部有权对公文的办理情况进行监督与检查，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止积压和延误。 第二十六条 传阅文件应严格遵守传阅和保密规定，不内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司综合管理制度 HLGL-008 - 75 - 得将有密级的文件带出办公室或带到公共场所，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄漏其内容。

第六章 发文办理 第二十七条 发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、编号、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 第二十八条 草拟公文应当做到： （一）符合国家法律、法规、规章及其他有关规定，符合公司有关规章制度。 （二）情况属实，观点明确，表述清晰，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词准确，修辞规范，标点正确，篇幅简短。 （三）选择公文文种应当根据行文目的、发文单位的职权以及与主送机关(单位)的行文关系确定。 （四）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引用标题，后引发文字号。 （五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”， 第三层为“1．”，第四层为“(1)”。 （六）公文中应当使用国家法定计量单位。 （七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数