XX市xx局机关公文处理办法
第一章总则
第一条为加快局机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和质量，根据《唐山市政府办公厅关于规范机关公文报送工作的通知》（唐政办函〔2013〕251号）和《河北省党政机关公文处理工作实施细则》(冀发〔2013〕13号)文件精神，结合我局情况，制定本办法。
第二条局机关的公文(包括电报，下同)，是在住房城乡建设行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理分为收文办理、发文办理和整理(立卷)、归档等工作。
收文办理一般包括签收、登记、分发、传递、拟办、批办、承办、办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
发文办理一般包括拟稿、审核、签发、会签、缮印、校对、用印、登记、分类、立卷、归档、销毁等程序。
第四条办公室是局公文处理的管理机构，主管局机关并负责指导下级单位的公文处理工作，并对上级机关和局机关下发公文的贯彻落实情况，及有关部门、地方和单位报送我局公文的办理情况实施督促检查。
第五条公文处理要深入实际、调查研究、实事求是；要克服官僚主义、形式主义和文牍主义；要少而精，注重实效；要充分运用机关办公信息系统，努力提高公文处理的效率和质量。
第六条公文处理必须做到及时、准确、安全，并严格执行国家有关保密的规定，确保国家秘密安全。公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档等环节，必须分工明确、职责清楚。
第二章公文种类
第七条局机关公文，根据不同内容和要求，分别采用住房和城乡建设局文件、住房和城乡建设局通知、住房和城乡建设局函、住房和城乡建设局公告、中共河北省住房和城乡建设厅党组文件、住房和城乡建设厅办公室文件等形式印发。
第八条以局名义向上级报送的请示、意见、报告，用住房和城乡建设局文件。向下级传达贯彻党和国家的方针政策，发布指导性、指令性意见，印发局的规范性、政策性文件和标准、规范，以及其他必须以局文件形式办理的事项，用住房和城乡建设局通知。其他以局名义办理的事项，用住房和城乡建设局函或住房和城乡建设局办公室文件。
第九条常用的公文种类主要包括：
(一)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定。
(二)公告
适用于宣布重要事项或法定事项。
(三)通告
适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。
(四)通知
适用于转发上级机关、批转下级机关和不相隶属机关的公文；发布标准、规范和不含处罚条款的规定；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
(五)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
(六)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(七)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(八)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(九)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第十条市住房和城乡建设厅文件、中共唐山市住房和城乡建设厅党委文件一般由发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
(二)发文字号，包括机关代字、年份、序号，一般置于发文机关名称之下、横线中央之上。联合行文，只标明主办机关发文字号。
(三)公文秘密等级分为绝密、机密、秘密三个等级，注在文件首页右上角。绝密、机密公文应当标明份数序号。
(四)公文紧急程度分为特急、急件两种，注在公文首页右上角。上注紧急程度，下注秘密等级。
(五)上报的公文，应当注明签发人、会签人的姓名；其中“请示”
还应当在末页注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题，一般应标明发文机关名称、公文种类、概括公文主要内容。标题文字应力求扼要简短，除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。
(七)公文主送机关是主要受理公文的机关。公文主送机关名称应当用全称或规范化简称。
没有抬头的公文，主送机关注在分送栏中位于抄送机关之上。
(八)成文日期一般以领导人最后签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。通报、公告，以发出日期为准。特殊情况可以印发日期为准。
公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合下发文机关都应当加盖印章。
(九)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
(十)公文如有附注(如“此件不涉密，可以公开”等)，应当注在公文落款(印章)之下，并用括号括起来。
(十一)抄送机关(单位)，是指除主送机关(单位)外需要执行或知晓的其他机关(单位)。
(十二)印发机关栏，设在文件末页最后一行。印发机关统称唐山市住房和城乡建设局办公室。印发日期一般为送印日期。
第十一条办公室文件一般由公文名称、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、抄送机关、印发机关和日期等部分组成。
第四章行文规则
第十二条向市政府行文报告工作、请求指示；可以向县（区）住房城乡建设系统和主管部门发出业务指导性文件；可以向局直属单位发出指导性文件；可以向市政府各部门、各直属机构行文；可以同
市政府各部门和各县（区）人民政府以及同级人民团体联合行文。
第十三条各处室向局报告工作，请求指示，由各处(室)向局长或分管局领导写签报，须经处(室)主要负责同志签字(或盖章)，不必行文。
第十四条局机关各处(室)之间一般不互相行文；必须行文时，
可采用便函。
第十五条行文以不越级为原则，应按隶属关系逐级上报或下达。局的下行公文只发到局属各单位、各县（区）住房城乡建设系统各部门。抄送市直有关部门(单位)。
凡属下列情况之一的可以越级行文：
(一)逐级转送将会造成损失的特别紧急事项；
(二)上级机关认为必须直接下达到有关单位或者指定越级上报
的事项；
(三)对个别具体问题的查询、联系或答复。
越级发送的公文，应同时抄送被越过的单位。
第十六条向上级机关的请示，应主送一个机关，不得多头主送。
第十七条请示的公文应一文一事；除领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外，一般不得直接向领导同志个人报送公文；也不能同时抄送下级机关；不得将请示的事项夹在报告中。
第十八条部门之间、处室之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
第五章公文拟制
第十九条拟制公文应当做到：
(一)符合法律、法规、规章及党和国家的方针、政策。
(二)全面、准确地反映客观实际情况。
(三)完整、准确地体现发文机关的意图，提出的政策、措施切实
