浅谈高校人事档案管理
摘要:人事档案是高校对人才管理的重要手段,也是反映人才经历、能力、特长等的重要载体,同时也是学校考察和了解人才的重要依据,其管理的好坏关系到学校人力资源的开发和应用。本文主要分析了高校人事档案管理存在的问题,并结合工作经验,提出相关改善措施,旨在提高我校人事档案管理质量。
关键词:高校人事档案问题对策
人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分,通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看,人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。作为高校的人事档案管理,是人力资源管理的重要组成部分,是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据,科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用。但由于认识的偏差,一直以来,人事档案并未引起人们的重视,因此存在诸多亟待解决的问题。
1 高校人事档案管理存在的问题
近几年来,全国各高等院校的建设都取得了前所未有的发展,但高校的人事档案工作却一直是薄弱环节,未跟上发展的步伐。虽然档案管理人员队伍在逐年壮大,档案人员的素质也有所提高,但从整体上来看,依旧存在诸多的问题,主要表现在以下几点。
1.1 对人事档案管理认识不足
长期以来,很多人错误的认为高校人事档案管理只是简单的录入、裁剪、装订、保管而已,与教学和科研无直接关系,不能为学校创造效益,只要做好本职工作,不丢失、不泄密便可。如此人事档案管理人员平日也只是程序化的完成工作,无任何激情,默默无闻中度日,让人事档案管理工作处于“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的尴尬局面。殊不知,人事档案管理工作是高校人才储备情况的真实反映,是选拔人才的重要依据,很大程度上决定了高校的发展。
1.2 人事档案管理方法落后
长期以来,档案室只求“看好大门、守好小摊”,档案不丢便可万事大吉,因此工作人员在思想上形成看家守业的“保管型”思维方式,缺乏创新意识,仍处于“被动服务”的局面。日常的大量工作是接待查阅者,办理档案借出手续,为个人因办理入党、升学、深造、提干等事宜出具有关证明材料。很少对档案材料进行进一步的分析研究、再加工或开发汇编,将档案信息转化成可被利用的档案信息。
1.3 人事档案管理人员配置不足
随着高校的发展,师资队伍不断庞大,教职工人事档案数量增加,人员流动频繁。但由于目前高校大多数档案管理人员队伍中多数的管理人员是由人事部门的工作人员兼任的,专职档案员很少,具有档案专业技术资格的专职档案管理人员则更是凤毛麟角。兼职的工作人员由
于缺乏专业的知识,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应人事档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,因此会严重影响了档案管理水平。
1.4 人事档案管理信息化不足
目前很多高校的人事档案管理还局限于纸质管理,管理的重心为实体管理,并未随着科技的发展而采用更先进的管理手段。即使应用计算机技术,也只是局限于打印档案目录,无法实现查询和检索,更无法对人事信息进行帅选、排序、分类、汇总等,如此不仅增加了工作量,而且降低了工作效率,造成人力资源的浪费。
2 高校人事档案管理改善对策
从上面的分析中我们不难看出,人事档案管理工作作用突出,但问题也不少,如何扫除问题,充分发挥其管理作用成为人事档案管理工作人员的重任。笔者根据自身的工作经验,提出以下几点改善对策,与同行共同探讨。
2.1 加大投入,提高事档案管理意识
从上方分析可以看出,之所有人事档案管理会存在这么多问题,最根本的是没有得到重视,投入比较低。因此,笔者建议学校可以在人力、物力、财力上给予大力支持,通过激励机制,激发工作人员的热情,让工
作人员的态度感染其他人,从而全面改变人们对人事档案管理的认识。同时可以建设规范化的档案室、档案柜,在工作人员在舒适的环境中工作,让其他借阅者感受人事档案管理工作的规范性,逐步提高对人事档案管理的认识。
2.2 完善相关管理制度
实践证明,建立完善的档案管理工作制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此高校要从档案收集、归档、移交及档案的日常保管、借阅、利用等都要制定一套严格的、符合高校实际的制度,比如《检查核对制度》、《保管保密制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案查(借)阅制度》等。同时为了避免档案的丢失、改动,必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度,严格手续,做到转入、转出、接收材料有登记,查阅、借阅档案有登记,提供准确,有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素,保证档案管理规范有序。
2.3 提高管理人员综合素质
随着知识的日新月异,新技术的层出不穷,学校档案工作对档案人员提出了更多的新要求。因此,对于人事档案管理工作人员要主动、积极提高自身的素质,不断拓展知识面以适应发展的步伐。比如可以根据档案工作者不同的层次、不同的需求,按需施教,安排他们进行不同形式的再继续教育。同时还可以选择政治上可靠、作风正派、责任
心强的共产党员从事人事档案管理领导,以身作则的带动其他工作人员素质的提高。
2.4 加快信息化建设
信息化管理是新时代的趋势,在各行各业已普遍推广,能够将繁琐的工作简单化、程序化、统一化,充分符合了现如今快节奏的发展要求。在新形势下,人事档案工作仅靠传统的管理模式和落后的手工操作,很难适应人事工作的需要,只有将人事档案用计算机进行管理,才能提高工作效率,使档案工作者从繁杂的手工劳中解脱出来。因此高校可根据自身管理的特点,选择合适的管理软件,实现信息化。同时,还可建立人事档案信息查询,适当设置访问权限,即可达到便捷的目的,又能起到保密的作用,从而使高校人事档案管理工作从传统的工作中解放出来,提供更为优质的服务。
总之,人事档案管理工作只有不断的发现问题解决问题,才能充分发挥其作用,也才能够更好的服务于学校的发展,催进学校的进步。
参考文献
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