高校人事档案管理的信息化建设

浅谈人事档案数字化建设的几点思考随着信息化和数字化的快速发展，人力资源管理也逐渐向数字化转型。

人事档案作为企业人力资源管理的重要组成部分，其数字化建设更是日益受到重视。

本文将从几个方面进行思考，探讨人事档案数字化建设的重要性以及存在的问题和挑战。

一、数字化建设的重要性1. 提高效率传统的人事档案管理方式往往需要大量的人力物力，而且管理起来容易出现错误和遗漏。

数字化建设可以大大提高工作效率，减少人力成本，节约时间。

2. 信息共享人事档案数字化后，不仅可以方便查阅和管理，还可以进行信息共享，让相关部门和人员能够及时获取所需信息，提高工作协同效率。

3. 数据安全电子化的人事档案能够更好地保护数据的安全性，设置不同权限，保护敏感信息不被泄露，降低数据被篡改的风险。

4. 环保节能数字化管理可以减少文件的印刷和存储，降低对环境的影响，符合现代社会追求绿色环保的理念。

二、存在的问题和挑战1. 信息安全问题数字化人事档案面临着信息泄露、数据被篡改等风险，如何做好数据安全防护是一个亟待解决的问题。

2. 技术水平不足一些企业员工的技术水平可能相对较低，对数字化人事档案管理系统的操作和管理存在一定的困难，需要进行培训和指导。

3. 成本投入问题数字化人事档案建设需要投入一定的资金和物力，对一些小型企业来说，这可能产生一定的负担。

4. 法律法规的限制在数字化管理过程中，涉及到一些法律法规的限制和要求，企业需要合法合规地进行管理，这需要投入更多的成本和人力。

三、思考和建议1. 强化安全防护在数字化人事档案建设的过程中，加强信息安全意识培训，建立完善的数据安全管理制度和技术安全防护措施，如加密、认证等，确保数据不被泄露和篡改。

2. 完善管理制度建立数字化人事档案管理的相关制度和规范，明确各个岗位的责任和权限，加强对数字化管理系统的监督和管理，及时发现和解决问题。

3. 合理分配成本对于一些小型企业来说，数字化人事档案建设可能会产生一定的成本压力，因此需要根据企业的实际情况，合理分配成本，比如可以选择开源的软件系统或者选择云端管理服务，减少投入成本。

高校 人事档 案信 息化建设 的必 要性
薛铨 （ 津职业大 天 学
摘 要 我国高校人事档案管理 目前主要存在人 事档案内容失真 、 料不 信息 网上 下 载 并 保 存起 来 就 可以 了。 变档 案 实体 治 理 为 人 员信 息 治 材 全、 管理不 当、 档案利用范围狭 窄等一 系列 问题 ， 而人事档 案信 息化 的建设可 理 ， 这样 就 减 少 了聘 用 人 员 和 人 事档 案 长 期 分 离 而 带来 的不 便 。 着 随 以 从根 本 上 解 决 我 国 目前 的人 事档 案 管理 中 的 各 种 问 题 ， 提 高档 案 管理 人 信 息 化 和 网 络 化 的 深入 ， 在 高校 直 接 可 以从 网 上 查询 个 人 基 本信 息 ， 有 员素质 、 完善人事档案管理 制度、 采用信息化管理手段、 强化档案信息化 的法 利于 “ 聘用制 ” 下高校对各类人才的选拔与治理。 同时在聘用期间 ， 人 律体制等人事档案管理 中起到更加重要 的作用。 员的现实表现也可 以以数据 的形式传输到聘用人 员信 息管理 中心， 关键词 ： 人事档案 信息化 必要性
不断 健 全 聘 用人 员 的信 息 ， 强对 聘 用 人 员 的 管理 。 加 随着 现 代 高 新 技 术 的 不断 普 及 ，计 算机 网络 技 术 的 大 量 使 用 给 ２４ 有 利 于 人 事 档 案 纸 制 载体 的 保 护 人 事 档 案 纸 制 载 体 是 最 ． 档 案管理提供 了新鲜的土壤 ， 并为其提供 了可靠的保证。 传统的高校 原 始 的证 据材 料 ， 的 客观 性 和 证 明力 是 毋 庸 置 疑 的。 因此 ， 事档 它 人 人 事档 案管 理 方 式 面 临着 越 来 越 大 的 挑 战 。 为 了充 分 发 挥档 案 工作 案纸制载体 的保护显得 非常重 要 ， 而人事档案利用率 非常高 ， 工作中 在 人 事工 作 中的 重 要作 用 ，各 高 校 应 该 积极 将 信 息 技 术 与 管 理 方 法 经 常 要 查 询相 关人 员 的信 息 ， 均 每 份 档 案 每 年都 要 翻 阅 几 次 ， 人 平 有 结 合起 来 ， 进档 案 的 信 息 化 管理 。 促 事 争 议 、 资 、 称 的翻 阅 次 数 更 多 。 加 上 反 复拆 装 ， 调 职 再 纸质 档 案 往 往 １ 高校 人事 档 案 信 息 化建 设 的紧 迫 性 不 堪 重 负 。在 人事 档 案 信 息 化 后 ，职 工 的信 息 都 可 以从 数据 库 中调 高校档案信息化建设是时代发展的需要 ，社会信息化水平的高 取 ， 少了档案管理人员与原始材料 的接触 ， 减 有利于人事档案纸制载 低 在 一 定 程 度 上 已成 为 衡 量 一 个 国 家 或地 区 现 代 化 程 度 的 重 要 标 体的保护。 志 。档 案 是 立档 单位 为适 应 日常 工 作 需要 而 依 法 建 立 的 反 映 个人 和 ３ 如何搞好高校人事档案的信息化建设 综合管理信息的具有保存价值 的文件与材料。档案反映历史 活动 的 ３１ 提 高 档 案 管理 的 信 息 化 意 识 高 校 的 人 事 档 案 工 作 向 来 以 ． 原 始记 载 ， 国家 重 要 的 信 息 资源 库 。 了适 应 国 家 信 息 化 建设 和 档 是 为 默 默 无 闻 、 私 奉 献著 称 ， 闭意 识 较 强 ， 改 变这 种 局 面 ， 断 更 新 无 封 要 不 案事 业 发 展 的 要 求 ， 实施 信 息 化 建 设和 管理 便 成 为 高 校档 案 工作 开 观 念 、 勇于 进 取 ， 力 学 习业 务知 识 ， 悉 业务 流 程 ， 高校 人 事 档 案 努 熟 把 展 的一 项 具 体 举 措。 工作 与社 会活 动 结 合 起 来 ， 档 案 工 作 由封 闭型 向开 放 型 转 变。 当 使 在 高 校 人 事档 案 虽然 是 个 人 学 习和 工作 经 历 的原 始 记 录 ，但 我 国 今 社 会 ， 化 档 案 管理 的现 代 化 和 科 技 化 意识 ， 加 快档 案 由手 工 管 强 在 档案法 明确规定 人事档 案属于 国家， 国家信息资源的一部 分。每 理向计算机信息化管理 的转变工作 中是至关重要的，有利于把档案 是 位职工 的人事档 案记载 的信息都是与其切 身利益密切相关的，在职 工作的重心转到为知识经济和 各项事业发展提供优质服务 的轨道上 工 的职 称 评 聘 、 资 晋 升 、 层 选拔 人 才 以及 人 事 纠 纷 等 方面 都 发挥 来 。 工 基 着 重要 的作用。 因此可以看出档案 的使用频率非凡高， 很需要信息化 ３２ 学 习相 应 的 安 全措 施 目前 ， 些高 校 在 进 行 档 案 信 息 化 建 ． 一 的 建设 。 设时 ， 安全意识不够 ， 往往造成档 案的丢失和泄密 ， 带来 巨大的损 失。 ２信息技术在高校人事档案管理中的作 用 在 管 理 中 ， 定 要 对 人 事档 案 管 理 的 相 关 政 策进 行 认 真 的研 究 ， 一 在对 高校 人 事档 案是 纪 录 个 人 从 事 各种 社 会 活 动 的 文 件 ，是人 事 部 各种资料 的保密级别进行严格界定 的基础上 ，正确运用好计算机的 门 对个 人 管 理 的 重要 凭 证 和 工 作 基 础 ， 学 校 考察 和 提 拔 领 导 干 部 ， 信息加密功 能。 对 要正确 处理好档案资料的保密与利用的关系 ， 既要克 加 强 高 校 师资 队 伍 建 设 ， 进 教 学 、 研 、 政 管 理 等 各 个 方 面 具 有 服求稳怕险、 促 科 党 不思进取 的保守观念 ， 又要 防止不设界限、 随随便便 的 重要作用。 在档案检索系统 中采用现代计算机网络信息技术 ， 以将 麻 痹思 想。 另 外 ， 电子 档 案对 保 存 环 境 和 保 存 方 式 手段 的 要 求 都很 可

新时代高校人事档案信息化管理探析孙保惠2018年11月，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》要求把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源，持续推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。

[1]如何利用大数据对人事档案进行管理，是高职院校目前急需解决的问题。

1 大数据时代我国高职院校人事档案管理现状1.1 管理制度不够完善。

目前，我国各高职院校虽明确了人事档案管理制度，但缺乏完善和执行。

高校普遍把工作重点集中在扩大办学规模、抢占生源、科研等问题上，而人事档案管理制度成为一纸空文，缺少执行力度和责任担当，将对人事档案管理制度的完善造成巨大的影响。

1.2 管理模式单一，管理意识薄弱。

现阶段，我国大多数高职院校仍采用传统的管理方式对人事档案进行管理，信息化管理意识极弱。

且在人事档案管理中，没有充分认识到在高校发展中的重要作用，使得人事档案管理发展比较片面，因此，出现硬件设施不达标，人员配备不齐全等现象，大大降低了高校人事档案工作的效率。

[2]1.3 管理人员综合能力不够，难以保证数据安全。

在互联网环境下，数据安全非常重要，人事档案是个人职业生涯中最重要的凭证，关乎到个人利益，[3]因此对管理人员的管理水平提出了更高的要求。

2 大数据时代人事档案信息化管理的必要性和特殊性2.1 必要性2.1.1 有助于提高人事档案利用率和效能。

高职院校人才队伍集中，近年来，随着事业单位人事制度改革不断深入，招才引智力度不断加大，人才流动日趋频繁。

高职院校要加大人才培养力度，对人事档案管理便捷化、信息化提出更高的要求。

对高职院校人事档案工作来说，其人事档案的保管形式应当紧跟时代发展的潮流，更新保管模式，提高人事档案管理的综合效能。

2.1.2 有助于保证人事档案真实性完整性。

干部人事档案是记录干部个人从事各种社会活动的文件，是高职院校组织人事部门对干部管理的重要凭证和开展各种工作的基础，加强干部人事档案信息化管理，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。

探析高校人事档案管理信息化建设[摘要]高校人事档案是高校重要的信息资料库。

随着现代高新技术的不断普及，计算机网络技术的大量使用给档案管理提供了新鲜的土壤，并为其提供了可靠的保证。

为了充分发挥档案工作在人事工作中的重要作用，各高校应该积极将信息技术与管理方法结合起来，促进档案的信息化管理。

[关键词]高校；人事档案；信息化中图分类号：g275.9 文献标识码：a 文章编号：1009-914x（2013）05-0148-011.信息技术在高校人事档案管理中的作用人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件，是高校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对学校考察和识别干部选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。

在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。

另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益。

并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。

2.高校人事档案信息化建设的基本内容2.1建立花名册。

以各个二级学院为基础来建设人事档案管理信息化基础数据库，每个学院设有统一的编号，而学院下的人员以姓氏字母来排序。

统一集中在校档案室里时，档案分箱及排列也要按照这一顺序，这样便于快速地查找纸质档案。

2.2录入人员信息。

在二级学院下的花名册录入全体档案人员的基本信息，包括编号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、职称及评定时间、参加工作时间及进入本单位时间、学历情况等等。

2.3档案目录的录入、修改、删除。

根据纸质档案分类把他们按照顺序分别录入材料名称、制成时间、份数及页数，这有利于大概了解此人的档案内容，了解其全貌。

2.4职务和工资变动的登记。

高校档案管理数字化、信息化建设高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历史记录，是高校发展历史轨迹的真实记载，客观地反映和记录着高校各方面的改革发展历程。

高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的重要标志。

随着信息化时代的到来，档案管理工作的内涵发生了深刻的变化。

档案已成为一种文化资源、知识资源和信息资源，档案信息的收集、管理、开发和利用的方式发生了根本性的变化，档案信息的数字化和档案工作的网络化已成为档案管理现代化的重要发展方向。

一、高校档案管理信息化的内涵及其重要性档案管理信息化就是以计算机数据库及互联网为主体，把文字、图纸、声像等信息存贮在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用和共享，为用户提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息服务。

高校档案信息化，就是在知识经济社会里，各高校运用先进的管理理念及信息技术，以现代化基础设施为支撑点，以档案信息资源为管理核心，以实现档案信息资源的开发、利用和共享为目标的智能管理过程。

高校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是一个动态的发展过程，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。

其最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。

二、当前高校档案信息化建设中存在的主要问题1．资金投入严重不足信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。

要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入。

作的效率 ，充分发挥人才信息资源的使用价值 ，是人事档案工 作发 展 的必然 要求 ，科 学 有效 地做 好人 事 档案 信 息化 管理 ，对
学校 改革 和人 事管 理都 将起 到积 极 的促进 作用 。 高校人 事档 案信 息 化管理 的必要 性 目前 ，高 校 人 事 档 案 工 作 仍 然 侧重 于 档 案 实 体 管 理 ，纸 质管 理 ，依 赖 手工 操作 ，人 Ｔ 进行 收集 、整理 、提 供利 用 。这 种 传 统的 管理 手段 不仅 工作 量 大 ，且效 率很 低 ，劳 动强 度 大 ， 费时 费力 。 随着高 校 近几年 扩 招 ，教 职工 大量 增加 ，档 案信 息 量 也 随着 快 速增 长 ， 这种 大 量信 息 的处 理 仅靠 人 工 已经 无法 满 足需 ，因 此必须 转 变 和创新 当前 高 校人 事档 案 管理 ＿作 观念 ， ［ 这 就需 要我 们摆 脱 陈 旧的管 理思 路 ，切 实提 高人 事档 案 工作 质 量 和效 率 ，实 现技术 创 新 。高校 人事 档 案管 理必 须 而且 也有 条 件 综合 利用 现代 信 息技 术 ，如计 算机 技 术 、扫描 仪 、数 据库 。 人 事档 案信 息化 管理 ，有 利 于提 高人 事档 案 现代 化管 理水 平 ， 使人 事 档案 管理 与计 算 机和 现代 信息 技术 有 机结 合 ，将 人事 档 案 管理 的重 心从 纸质 档案 实体 管 理逐 步转 移 到档 案信 息 资源 建 设 、利 用和 管理 上来 ，从 被 动管 理转 变 为主 动管 理 。利用 计 算 机软 件 的强 大功 能 ，还 可 以协 助管 理 人员 对档 案信 息 资源 进行 分类 、提取 、分 析 、加工 ，促 进档 案 编研 和统 计 工作 的进 行 ， 同时 与传统 纸质 档 案资 料相 比， 数字 档案 也更 易 于保存 和 利用 。 高校是 优 秀人 才 和专家 学 者高度 集 中的地 方 ，人事 梢案 是组 织

或永 久保存 ，它 是人事 档案 信息 化 的原 始数 据来
源 。而人事 档案 的数字 化信 息容 易被重 新 编辑且
高校人事 档案 的信 息化 管理 是新 的历史 条 件 下 出现 的一种 新 的管 理模式 ，它是对 传统 人事 档 案 管 理模 式 的补 充 ，二 者相 辅 相 成 、缺一 不 可 。 高校人事档案 管理人员必须 转变观念 ，解 放思想 ，
学习新 的管理 方法和手段 ，提高计算机应 用能力 ， 逐步实 现管理 手段 的转变 ，使 高校 人事档 案成 为 高校人 力资 源开发 的信息 平 台 ，更 好地 为高校 各 项事业的发展服务。
不 留痕 迹 ，难 以确认 信息化档 案的真实性 ；同时 ， 由于计算 机本身存 在 的风 险 ，信息化档案在存 储 、
（ 者单 位 ： 作 漳州师 范学院档 案馆 ）
季 ・
般不 用予上 网，以避免病毒侵入破 坏信息数 据 。
事档 案 的接 收和 转递 、查 借 阅记 录等登 记册 就有
厚厚 好几 大本 ，手工查 找和 统计 耗时 费力 。将这
总 之 ，要 通过各种 有效 手段 杜绝泄 密及 丢失 数据
情况 的出现 。
些登 记册 中 的信 息 录入 电脑 后 ，人事 档案 的材料
信息 完整充 实 ，为今后 的业务 工作 提供 真实 准确
的信息数据 。 ３ ． 必须保证高校人事档 案信息化数据 的保密性
学 校发展 决策及 时提 供可靠 依据 。同时 ，高校人 事 档案实 行信息 化管 理后 ，高校 人才 的基 本信息 可 以从数 据库 中直接 获得 ，减少 了查 阅人 员与原 始 档案材 料 的接触 ，减少 了档案 材料 的人 为磨损

高校人事档案信息管理化建设一、高校人事档案信息化管理的内涵《档案学词典》中对人事档案的解释为“人事档案是专门档案的一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。

记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理集中保存。

”高校人事档案管理是在高校人事管理活动中形成的，是对人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供服务利用的过程，是个人经历、学历、社会关系、政治思想、品德作风、业务能力、工作状况以及奖励惩处等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的和个人自然情况的真实反映，也是高校人事、组织等部门培养、选拔和使用人才的重要依据。

信息化指的是应用数字化、网络化信息技术开发和充分利用信息资源，不断提升现代化水平的过程。

高校人事档案信息化管理的主要特征是依托电子技术和网络技术引入电子文件管理。

所谓电子文件就是只在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上进行传送的文件。

高校人事档案管理信息化就是档案管理者全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

人事档案信息化管理过程中，可以直接通过计算机对档案信息进行分类、提取、分析和加工，以便于档案查阅，将档案管理者从纷繁复杂的档案管理过程中解放出来。

加快人事档案信息化建设不仅能改变传统的档案管理模式，提高工作效率，还能为领导者作决策以及教职工本人提供方便、快捷、高效的服务。

随着高校人事改革制度的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的指导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，不断加大财力和人力投入，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。

要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把加强人事档案信息化作为高校人事工作中的一个重要组成部分来进行建设。

二、高校人事档案信息化建设存在的问题1.对人事档案信息化建设工作重视程度不够。

从现阶段各高校人事档案管理的实际情况来看，对人事档案信息化建设工作不够重视，存在财力、人力及物力投入不足等各方面问题，这些问题制约了人事档案信息化管理的速度。

人事档案建设信息化实施方案以下是 6 条关于“人事档案建设信息化实施方案”的内容：1. 嘿，你想想看，要是人事档案还是用那老一套方法管理，得费多大劲啊！咱得赶紧搞信息化啦！就好比你找东西，在一大堆杂物里翻半天，多累呀！但如果信息都上了网，一搜就出来了，那多爽！所以，第一步，咱得把所有档案数字化，这样以后查起来不就方便快捷多了。

例子：老张找自己的档案，半天没找着，急得抓耳挠腮，“这可咋办呀！”2. 你说，不把人事档案信息化能行么？就像出门没带手机一样不方便呀！那第二步该干啥？就是得搞个强大的系统来管理这些数字化档案呀！不能让它们乱成一团麻。

例子：大家在讨论怎么管理档案，小李说：“得有个厉害的系统才行，不然还是乱糟糟的。

”3. 咱可别小看这人事档案建设信息化呀！这可是关系重大的事儿。

第三步就是要让每个人都能轻松使用这个系统，要简单易懂，不能复杂得让人头疼。

就好比玩游戏，得容易上手才吸引人嘛！例子：小王试用新系统，“哇，这个挺容易操作的呀，不错不错。

”4. 哎呀呀，信息化了之后还得注意安全呀！这可不能马虎。

第四步，加密保护得做好，不能让信息随便泄露出去，这可事关大家的隐私呢！就像保护自己的宝贝一样小心翼翼。

例子：领导强调：“一定要把安全做好，不能出问题！”5. 然后呢，就该让这个信息化系统不断升级完善呀！不能停滞不前。

第五步，定期更新功能，保持它的先进性。

这就好比手机系统得不断升级才能好用呀。

例子：技术人员说：“我们得不断改进系统，让它更强大。

”6. 最后，还要有人专门负责维护和管理这个系统呀，不能没人管。

第六步，安排好专人，可不能出了问题没人解决呀。

就像一个团队得有个领头的一样。

例子：在商量谁来负责，大家纷纷推荐：“让小张来吧，他做事靠谱。

”结论：人事档案建设信息化太重要啦，只有把这些步骤都做好，才能真正实现高效便捷的人事档案管理！。

用。
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总之 ， 高校 人事档案信息化建 设是 时代发展 的需要 ， 我们应 该意识 到信息技术 在高校人事档案管理中的重要作 用， 既有利于 提高管理人员的工作 效率 ， 还可以大大增强高校档案管理工作人 员的工作水 准， 并能够在一定程度上推进高校人事制度改革的深 入发展 ， 还可以加强对于人事档案纸制载体的保护等。这就要求 我们提高档案管 理的信息化意识 ， 学习相应的安全措施 ， 提高管 理人员 的专业素 质， 强化档案信息 化的法律规制 ， 从而 切实提高 高校人事档案信息化建设质量。
中图分类号 ： Ｇ ６ ４ ７ 文献 标 识 码 ： Ｃ ＤＯＩ ： １ ０ ３ ９ ６ ９ ／ ｊ ｉ ｓ ｓ ｎ１ ６ ７ ２ — ８ １ ８ １ ２ ０ １ ４ ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ ３ ０ ５ ３
高校人事档案管理工作 在现代 高科技的背景下 ， 越 来越 凸显 出 自身 的不足 ， 已经面临着 巨大 的管理 压力与挑战 。因此 ， 我们 应 该借助于 高新 技术 来提高高校人 事档案管理工作 的现代 化特 征， 即强化对其 的信息化建设工作 ， 让信息技术与管理方式有 机 结合起 来， 从 而让高校人事档案管理通过 自身的信息化建设来进 步提升 自己的管理水 平与服务质量。 １ 高校人事档案信息化建设的必要性分析 １ １ 高校人事工作 发展 的必然要求 作 为高校整个人事管理工作 中的重要组成部分 ， 高校人事档 案信息化建设工作 也是人才信息 的重要载体。高校人事部 门可 以通过人事档案了解 人才的具体 情况 ， 并 根据相关 特点来进行 合 理的配置与整合。但是 ， 传 统的高校人事工作 无法适应 新时期的 发展要求 ， 急切 的需要进行信息化建设 ， 从而为人事部 门的工作 提供 系统、 有 序、 及 时的人事信息， 有 利于优 化高校整体 的人力资 源结构， 并 提高其人力资源质量。 １ ２ 高校人事档案发展 的必然要求 随着我 国高校 人事档案管理工作 的不断科学化与规范 化发 展， 它必然要求其走 上信息化建设 的发展 道路 ， 它也是信息 化时 代 发展 的必然结果。在当今时代 ， 科 学技术 获得 了长足的进步与 发展 ， 作 为人事档案的载体 也在发生着 全新的变革。现代 人事档 案载体 迫切需要新的载体 形式来迎合信息化时代的发展要求 ， 这 就是说 高校人事档案管理工作 必然要走上信息化建设的道路 ， 改 变传 统的管理模 式， 并 基于传 统管理模 式来开发出更 为先 进与实 用的电子人事档 案， 从 而大大减轻档案 人员的管理压力 ， 还 可以 提高档案管理的效率 与效果。实际上 ， 这也是 高校人事档案管理 工作 实现现代 化管理的重要途径之一。 １ ３ 高校档案事业发展 的必然需要 高校加强人事档案信息化建设 ， 这与我们 国家在十一五规划 中把档案信息化 建设当作一个档案 事业的发展要求相一致 。此 外， 我国在新时期又重新提出了要把档案信息化建设当作 一项重 点工程来对 待与开展 。这无不表明了 ， 在当前 重要的十二五规划 时期 ， 我 国在建设 现代 化社会 的过程 中， 高校人事档案信息 化建 设工作 也是 其中的一项重要任务。那么 ， 对 于高校人事档案管理 工作来说 ， 其 同样 需要从信息化角度来 考量 ， 它是 国家档案 事业 发展 中的重要组成部分， 我们应 该利用信息化技术 来服务于高校 人事档案 管理工作 ， 将有助 于其向着先 进性与信 息性的道路 迈

高校人事档案的信息化建设探究摘要：从常用数据库索引机制出发讨论常见几种索引类型如：B*树索引、组合索引、基于函数的索引，然后结合人事档案的管理工作中的常用检索方法，讨论了在一定的情况下选择哪种索引机制实现人事档案的快捷查询与维护，进而加快高校人事档案的信息化建设进程。

关键词：人事档案；信息化；数据库；索引0 引言人事档案数据是针对教职工个体的信息数据，每个人都有自己的“动态”数据集。

随着高校招生规模的扩招，高校对教职工的需求编制也随之不断增加，同时教职工也具有一定的流动性，因此为全校乃至全国高校教职工建立个人“动态”信息档案是一项十分浩大的工程。

无论从技术层面，还是从业务层面来讲，对这样庞大的数据进行收集、整理、制作、管理、检索、维护等都存在众多难题。

如何对大量的数据进行快速检索和维护是关系到对教职工档案的便捷管理和为领导提供辅助决策能否顺利实施的关键所在，也是目前信息领域的重要课题之一，如何实现从海量职工信息档案数据中快速检索出特定个体的信息，是衡量信息化档案管理系统是否正常运行的重要指标。

在此笔者结合自己的日常工作情况，针对我校人事档案信息的常用检索和维护方法，以及对一些实际问题的一些看法与同仁做一下探讨，望能起到抛砖引玉的效果。

1 数据库常用的索引类型虽然在信息系统中是否创建索引，不会影响到数据库的使用，也不会影响数据库语句的使用。

这就好像即使字典没有目录的话，用户仍然可以使用它一样。

可是，若字典没有目录，那么可想而知，用户要查某个条目的话，不得不翻遍整本字典。

数据库也是如此。

若没有建立相关索引的话，则数据库在查询记录的时候，不得不去查询整个表。

当表中的记录比较多的时候，其查询效率就会很低。

所以，合适的索引，是提高数据库运行效率的一个很好的工具。

在常规关系数据库系统中主要有以下几种常见的索引类型：1.1 B*树索引B*树索引也可以称之为“传统索引”，是数据库系统中最常见的一种索引结构。

其实现机制与二叉树查找相似，其目标是尽可能减少查找数据所花费的时间。

施。
全 面地 了解 高校人 才的重要依据 。 把高
人事档 案
关键词 ： 校 高
管理
活” 建立信 信 息 化 校人 才档案转化 为“ 的信息 ，
息 丰 富 、 大 的 数 据 库 ， 用 计 算 机 技 强 利
术对人才 队伍进行统计和定量分析 ， 通 人 事档案信 息化管 理是人 事档 案 过计 算机控 制档 案的修改 、调 阅等权 快 管理部 门运用现代信息技术 ， 加强人事 限 ，只要经过一定 的手续就能方便 、 涉密及 档案信息 资源 的收集 、 整理 、 开发和利 捷地利用所需人才 的档案信息 （
报 ， ０ ０： ５ １ ２ １ ０ —２ ．
社会 阶层之 间形成有 序 的进入 退 出机 前高校人事档案信息化管理的必要性 ， 才和专家学者高度集 中的地方 ， 人事档
查找 了信息化工作 中存在 的主要 问题。 案是高 校组织 和人事部 门对高校 人才
提 出了加 快信 息化管理 步伐 的对 策措 进行管理 的重要 信息来 源 ，是 真实地 、
平等 。所有这些公平的实现 ， 都依赖于
制度 的公 正与公平 ，依 赖于制 度贯彻 是社会公平 的基础和前 提 ，没 有制度
的 公 平 ， 现 社 会 公 平 就 无 从 谈 起 。从 实 执 行 中 的公 正 与 公 平 。 制 度 的 公 平 才
琳
选拔、 离退休和人事纠纷等方面都发挥 着重要 的证据性作用 。 人事档案的使用 频率相 当高 ， 如果反复拆装 、 翻阅， 纸质 载体不 堪重 负 ，迫切要求信息化管理 。 第三 ， 人事档案信息化是提高人事档案 管理水平 的重要举措 。 虽然纸质档案最 具 原始凭证 性 ， 但在信 息化时代 ， 它的 弊端也 突显 出来 ： 手工 操作 ， 劳动 强度 大； 人工检索 ， 利用效率低 。 高校人事档 案信息化管理 ， 使人事档案管理与计算 机 和现代信息技术有机结合 ， 将人事档

高校档案管理信息化建设的现状与对策1. 引言1.1 高校档案管理信息化建设的背景高校档案管理一直是学校管理中重要的一环，而随着信息化技术的不断发展和普及，高校档案管理信息化建设也逐渐成为了高校管理现代化的必然趋势。

高校档案管理信息化建设的背景主要包括以下几个方面：随着高校规模的不断扩大和学生、教职工数量的增加，传统的纸质档案管理方式已经无法满足高校管理的需求。

纸质档案管理存在信息检索不便、存储空间占用大、安全性难以保障等问题，因此迫切需要借助信息化技术来提升档案管理效率和质量。

信息化技术的飞速发展为高校档案管理提供了新的机遇。

利用云计算、大数据、人工智能等技术，可以实现高校档案的数字化、网络化管理，提升档案的安全性、便捷性和可追溯性，为高校提供更好的管理支持。

社会对高校管理的要求越来越高，高校档案管理信息化建设不仅可以提升高校管理水平，还可以加强与外部部门的信息共享和互动，提升高校形象和社会声誉。

高校档案管理信息化建设已经成为高校管理工作不可或缺的一部分。

1.2 高校档案管理信息化建设的重要性高校档案管理信息化建设的重要性体现在多个方面。

信息化建设能够提高高校档案管理的效率和质量，使得档案数据更加准确、完整和及时。

信息化建设可以实现档案的数字化化处理，提升档案管理的便捷性和可操作性。

信息化建设还可以加强档案数据的安全性和保密性，有效防范档案信息泄露的风险。

信息化建设还可以为高校提供更多数据支持，帮助学校进行更科学的管理决策。

高校档案管理信息化建设不仅可以提升档案管理的效率和质量，还可以加强档案数据的安全性，并为学校提供更科学的管理支持，具有非常重要的意义和价值。

2. 正文2.1 高校档案管理信息化建设的现状分析随着信息化技术的不断发展，高校档案管理信息化建设已经成为大多数高校的重要任务。

目前，高校档案管理信息化建设的现状呈现出以下几个特点：高校档案管理信息化建设的水平参差不齐。

一些高校已经建立了完善的档案管理系统，实现了档案数字化、网络化和智能化，提高了档案管理的效率和质量；但也有一些高校仍然处于落后状态，档案管理仍然停留在传统的纸质档案管理阶段，存在着信息化程度低、管理效率低等问题。

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案数量急剧增 长， 大量的考核 、 考察 、 工作实绩 、 科 研成果等材料源源不断地进入人事档案， 高校人事
档案管理面临管理方法 、 管理技术、 管理理念的全
面挑战。高校人事档案的信息化建设， 将为整个高
称的晋升等简单查询工作，并且由于计算机存储档
案信息还不完整Βιβλιοθήκη 导致许多工作仍处于传统的手工 的发展起着举足轻重的影响。随着高校教育改革的
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案管理应用计算机，也开发了相应的人事档案管理 系统 ， 由于受传统管理方式的影响， 但 人事档案管理 观念还未完全更新，人事档案管理系统也局限于一 些人员基本信息， 如参加工作时间、 学历 的变更 、 职
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高校人事档案信息化建设对策思考摘要：近年来，随着高校发展规模的不断扩大，对其人事档案的管理工作要求不断增加，随着高校人事档案规模的不断扩大，利用传统的档案管理方式已越来越无法满足档案发展规模的要求，无论是保管方式、基础设施还是人员业务水平都一些问题都不断显现出来，特别是信息化时代的到来，这些问题对高校人事档案管理部门带来了更大的困扰，所以加快高校人事档案信息化建设是势在必行。

本文从人事档案信息化建设的作用和意义入手，分析了高校人事档案信息化建设中的主要问题，并进一步对高校人事档案信息化建设的措施进行了具体的阐述。

关键词：高校人事档案信息化建设措施1人事档案信息化建设的作用和意义1.1有利于提高管理人员的工作效率长期以来在我国的人事档案管理工作中，都是管理人员通过手工的方式对档案信息进行收集、整理和利用，工作较为繁琐，而且工作量也较大，不仅费时费力，而且工作效率也较低。

而档案管理实现信息化后，利用计算机技术和网络技术替代了传统的手工管理工作，不仅有效的提高了检索和查询的速度，而且工作效率也有较大程度的提升，更利于加快人事档案信息的开发利用工作，而且信息传输具有及时性，确保了各项决策的正确性。

1.2有利于档案人员业务水平的提高利用信息化来实现对人事档案的管理，使管理人员从高强度的繁重手工劳动中解脱出来，可以有更多的时间进行学习，从而有效的提升业务能力及管理水平。

1.3提高了人事管理工作的运转速度人事档案是在高校进行干部选拔和任用时重要的信息资源，可以为各项决策提供科学的参考意见，对于提高人事管理工作的水平及加快人事管理工作运转的速度都起到了极其重要的作用。

1.4有利于实体档案的保护人事档案的介质是纸张，纸质材料作为人事档案的重要载体，同时也是原始的证据资料，这些资料需要在用户查询时不断的进行翻阅及反复进行拆装，这就很难避免纸张不会受到损害，所以在档案信息化实现后，不仅有效的减少了对实体档案的接触，而且对实体档案也起到了有效的保护作用。

高校档案信息化建设方案一、引言随着信息技术的快速发展，高校档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。

为了提高高校档案管理的效率和质量，推动高校档案工作的现代化，需要进行高校档案信息化建设。

二、背景分析传统的高校档案管理存在着许多问题，如档案存储空间有限、档案检索困难、档案安全性低等。

而高校档案信息化建设能够解决这些问题，提高档案管理的效率和质量。

三、建设目标1. 提高档案管理的效率。

通过信息化手段，实现档案的电子化存储和检索，节省档案管理人员的时间和精力。

2. 提升档案管理的质量。

通过信息化手段，提高档案的准确性和完整性，减少档案管理中的错误和遗漏。

3. 加强档案的安全性。

通过信息化手段，实现档案的数字化存储和备份，防止档案的损坏和丢失。

4. 优化档案服务的体验。

通过信息化手段，提供便捷的档案查询和借阅服务，提高用户的满意度。

四、建设内容1. 档案管理系统建设。

建立高校档案管理系统，实现档案的电子化存储和检索，提高档案管理的效率和质量。

系统应具备档案录入、存储、检索、查询、借阅等功能，同时要考虑系统的安全性和稳定性。

2. 档案数字化建设。

对现有的纸质档案进行数字化处理，将其转化为电子文件，提高档案的存储和检索效率，减少档案的占地空间。

数字化建设还包括扫描设备的采购和档案扫描工作的组织管理。

3. 档案安全备份建设。

建立档案的安全备份机制，确保档案的安全性和完整性。

备份可以采用硬件备份和云备份相结合的方式，同时要定期进行备份的检查和恢复测试。

4. 档案服务平台建设。

建立高校档案服务平台，提供便捷的档案查询和借阅服务。

平台应具备用户注册、档案查询、档案借阅预约等功能，同时要考虑平台的易用性和用户体验。

五、建设步骤1. 需求分析和方案设计。

对高校档案管理的需求进行分析，制定信息化建设方案。

2. 系统开发和测试。

根据方案设计，进行档案管理系统的开发和测试工作。

3. 档案数字化处理。

对纸质档案进行数字化处理，转化为电子文件。

人事档案管理的信息化建设人事档案的管理中往往存在较多的问题，需要认识人事档案管理中存在的不足，及时对人事档案进行科学化信息管理建设，确保人事档案管理信息化发展水平的有效提升，符合人事档案管理的基本性标准要求。

具体来说需要对人事档案的管理建设标准、规划要求、制度建立水平等问题进行合理有效的分析，研究适合人事档案管理的标准信息化建设方式，充分提升人事档案信息化的建设发展，确保人事档案管理的有效性。

1 人事档案管理存在的缺陷人事档案管理过程中往往受组织、部门、从事管理活动等相关因素的影响，需要对档案管理人员进行有效的选拔和使用。

根据不同个人的时期标准，时间段进行合理的划分，以真实、客观的情况，准确的反应个人事迹的经历，其中包含家庭情况、社会情况、个人素质情况等多方面内容。

结合多方面内容，建立人事档案管理的标准，确保认识档案的有效性。

1 人事档案管理认识不足人事档案管理中往往存在认识不足的问题，对于人事组织开展过程中存在培养、选拔过程中的不同时期的不同问题，需要根据实际的情况进行记录分析。

按照实际的客观要求，对实际的认识标准进行记录分析。

对不同阶段的发展记录相关人事变化情况，认识档案存在较多方面的问题，可能不能及时u确定相关问题的各个方面。

管理人事管理的配置可能存在不足的问题，受管理的安全性考虑，人事档案工作需要有专业的素质人才进行管理，需要单独存放。

然而，人事档案人员受编制不足，工作量大等因素的影响，往往需要有兼职人员进行工作，其属于非专业性工作人才。

工作人员工作的频繁电动，管理水平受到影响，管理手段落后，无法及时对档案工作进行补充，严重的影响人事档案管理工作的整体水平。

档案管理工作处理方法不足，陈旧。

在档案的上，没有独立的人事档案管理应用软件，管理人员采用的编制检索方式落后，没有及时的进行统一的编制整体，归档资料不完善，基调分析数据操作方式不合理。

操作管理人员没有有效的业务管理标准，大部分档案管理没有经过有效的管理和培训，人事管理人员的业务水平不足，对档案的重要性要求认识不足，档案材料需要进行统一的搜集和整体，经过装订、归档后，确定人事档案的管理工作。