财务档案管理办法
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XX工业区开发有限公司
财务档案管理办法
公司名称：
批 准 人：
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发布文号：
发布日期：
生效日期：
版 本：2012-1
发布范围：普 发 体系名称：财务管理
编 码：FC-01-07 财务管理内控制度体系-FC-01-08
目 录
1 目的 ............................................................ 1
2 适用范围 ........................................................ 1
3 编制依据 ........................................................ 1
4 释义 ............................................................ 1
5 职责 ............................................................ 2
5.1 资金财务部 ................................................. 2
5.2 办公室 ..................................................... 2
6 管理要求 ........................................................ 2
6.1 财务档案的归档 ............................................. 2
6.2 财务档案资料的保管 ......................................... 5
6.3 财务档案资料的交接 ......................................... 6
6.4 财务档案资料的销毁 ......................................... 6
6.5 财务电子文件档案资料的管理 ................................. 6
7 附则 ............................................................ 7
财务管理内控制度体系-FC-01-08
XX工业区开发有限公司 第 1 页 共 10 页
XX工业区开发有限公司财务档案管理办法
1 目的
规范中海油海西宁德工业区开发有限公司（简称“公司”）的财务档案立卷、归档、保管、销毁、交接、转移、借阅的管理，提高公司财务资料的使用效率，制定本办法。
2 适用范围
公司。
3 编制依据
3.1 《会计档案管理办法》，1998，财政部/国家档案局；
3.2 《中国海洋石油总公司财务管理制度》，FC-01，2009， 中国海洋石油总公司。
3.3 《中国海洋石油总公司财务档案资料管理办法》，FC-01-14，2009，中国海洋石油总公司。
3.4 《中海油海西宁德工业区开发有限公司财务管理制度》，FC-01，2012，公司。
4 释义
4.1 财务档案资料
指相关的政府财税文件、会计档案、审计评估报告、预算、资金、资产、税务、保险、财务信息化、产权、股权等相关资料（包括电子文件）。
4.2 会计档案
指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
a) 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；
b) 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；
c) 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注财务管理内控制度体系-FC-01-08
XX工业区开发有限公司 第 2 页 共 10 页 及文字说明；
d) 其他财务报告：财务快报、经营快报、年度工作报告、税务报表、预算报表等按规定上报的定期报告以及重要的专题财务报告；
e) 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案销毁清册。
4.3 财务电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的会计核算及财务管理软件。
4.4 会计凭证
是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。用来记载经济业务的发生，明确经济责任，作为记账根据的书面证明。
5 职责
5.1 资金财务部
a) 贯彻执行国家财务档案管理的相关法律法规，结合公司实际，制定公司财务档案管理规定和相关要求；
b) 负责财务档案资料的立卷、归档、保管、借阅等工作；
c) 配合与股东方协调档案管理事宜，遵循财务档案资料的保管要求；
d) 会同办公室对财务档案提出关于管理、使用、销毁的意见，配合监销工作，具体负责审批会计档案的销毁清册。
5.2 办公室
a) 负责保管资金财务部移交后的财务档案资料；
b) 会同资金财务部，对财务档案提出管理、使用、销毁的意见，主持监销。
6 管理要求
6.1 财务档案的归档
6.1.1 每年形成的财务档案，资金财务部应当按照归档要求，负责按顺序整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
6.1.2 归档文件包括：
a) 政府主管机关、股东方的文件、材料，主要包括： 财务管理内控制度体系-FC-01-08
XX工业区开发有限公司 第 3 页 共 10 页 1) 政府主管机关、股东方召开的需贯彻执行的会议的主要文件、材料；
2) 政府主管机关、股东方颁发的属于公司的主管业务并要执行的文件以及普发的文件，以及非主管业务但需要贯彻执行的法规性、规定性文件；
3) 政府主管机关、上级领导检查工作时的指示要求、会议纪要等；
4) 政府财政、税务、审计等机构审计检查的通知、函件、专项报告等。
b) 财务机构文件、材料，主要包括：
1) 会计档案、中介出具的审计评估报告及预算、资金、资产、税务、保险、财务信息化、产权、股权等管理的相关资料及其财务电子文件；
2) 股东方召开的财务工作会、财务工作电视电话会会议从而由资金财务部门内部形成的相关材料；
3) 资金财务部制定发布（包括转发及与其他部门联合制定发布）的正式文件和无字号文件；
4) 资金财务部对公司检查督促财务方面的工作或调查研究形成的重要材料；
5) 相关领导的重要批示，公司各部门交来的办理结果文件和其他文件材料。
6.1.3 会计凭证附件是会计资料的重要组成部分，是记录会计核算过程和结果的重要载体。会计凭证的附件包括各种原始凭证和可以成为会计分录的其他书面证据。
6.1.4 会计凭证要求如下：
a) 财务人员办理款项的收付等事项时，必须取得或者填制原始凭证。原始凭证的内容必须具备：凭证的名称，填制凭证的日期，填制凭证单位名称或者填制人姓名，经办人的签名或者盖章，接受凭证单位名称，经济业务内容，数量、单价和金额；
b) 财务人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；
c) 从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章，从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须财务管理内控制度体系-FC-01-08
XX工业区开发有限公司 第 4 页 共 10 页 加盖公章；
d) 凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；
e) 员工因公出差的借款凭证，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者打印还款凭证，不得退还原借款收据；
f) 经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号；
g) 原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正；
h) 从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由资金财务部总经理和公司主管领导批准后，才能代做原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由资金财务部总经理和公司主管领导批准后，才能代做原始凭证。
6.1.5 会计档案的整理
6.1.4.1 会计档案整理要区分类别，按会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类分别进行整理组卷。
6.1.4.2 会计凭证按记账凭证的编号顺序排列，记账凭证所附的各种原始凭证折叠粘贴要整齐规范，会计凭证要按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、起讫号码。各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
6.1.4.3 会计账簿的整理，要把不同名称种类的账簿分别组卷；扉页上单位名称、账簿名称及编号、启用日期、起止页数、经管人员、交接记录、会计主管人员和单位负责人等项目要填写齐全；订本式账要在封面上加标签，填写单位名称、案卷题名、保管期限和档案号；对活页式账进行整理时，要撤出空白账页，编制页码，进行密封装订。
6.1.4.4 用计算机打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并财务管理内控制度体系-FC-01-08
XX工业区开发有限公司 第 5 页 共 10 页 由记账人员和资金财务部总经理、会计主管人员签字或者盖章。
