某医院文件管理规定

一、目的与依据

为加强医院文件档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高医院工作效率和水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关政策法规，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于医院各部门、科室及其工作人员在日常工作、业务活动中形成的各类文件、资料、档案。

三、档案管理职责

1. 医院档案管理部门负责制定、实施、监督和检查医院档案管理制度，确保档案工作的规范化和标准化。

2. 各部门、科室负责人为本部门、科室档案管理工作的第一责任人，负责组织、协调和督促本部门、科室档案管理工作。

3. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

四、档案收集与整理

1. 档案收集

（1）各部门、科室应按照档案收集范围，及时收集各类文件、资料。

（2）档案收集应保证文件、资料的完整性和准确性。

2. 档案整理

（1）档案整理应遵循档案管理规范，对收集到的文件、资料进行分类、编目、编号。

（2）档案整理应确保文件、资料的真实性、完整性和安全性。

五、档案保管与利用

1. 档案保管

（1）档案保管应遵循档案保护原则，确保档案实体安全。

（2）档案保管应定期进行防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠等工作。 2. 档案利用

（1）档案利用应严格按照档案查阅、借阅规定进行。

（2）档案利用应确保档案保密，不得泄露国家秘密、医院秘密和个人隐私。

六、档案销毁

1. 档案销毁应按照国家档案管理法规和医院档案管理制度执行。

2. 档案销毁前，应进行严格审查，确认无保存价值后方可销毁。

3. 档案销毁应采取符合环保要求的销毁方式，确保档案信息安全。

七、奖惩

1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理制度的个人和集体，视情节轻重给予批评教育、通报批评、经济处罚等处理。

八、附则

1. 本制度由医院档案管理部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

医院公文处理管理制度

第一章 总则

第一条 基本原则

本规定订立的目的在于规范医院内部公文的处理流程，加强对公文的管理和监督，提高公文处理效率和质量。本规定适用于医院内各部门、科室以及全体员工。

第二条 定义

1. 公文：指医院内部各种文件、报告、通知、备忘录、决议、通告等。

2. 公文处理：指对公文的起草、审核、签字、盖章、分发、归档等工作。

第三条 职责分工

1. 管理负责人：负责订立和修订公文处理管理制度，监督全体员工依照规定处理公文。

2. 各部门、科室负责人：负责本部门、科室内公文的起草、审核、签字等工作。

3. 员工：负责依照规定流程办理公文。

第四条 公文的分类

1. 公文依照形式可分为正式公文和临时公文。

2. 公文依照内容可分为行政公文、个人公文和科研公文。

第二章 公文的起草

第五条 起草原则

1. 公文的起草应明确表达信息，语言简明扼要，条理分明。

2. 公文的起草应符合医学专业术语和规范性表述，避开使用俚语和口语化表达。

3. 公文的起草应遵从科学、严谨、客观的原则，不得夸大事实和错误叙述。 第六条 起草要求

1. 公文的标题应简明扼要地概括主题，不能使用模糊词语或欠妥词语。

2. 公文的正文应包含必需的事实、理由、结论和建议，要求完整、准确、清楚。

3. 公文的格式应符合医院规定的模板，包含页眉、页脚、字体、字号、行距等要求。

第七条 起草流程

1. 起草人应依据公文的性质和内容确定起草范围和起草人员。

2. 起草人应认真研究公文的内容和背景，进行调查研究并收集必需的资料。

3. 起草人应依照规定格式进行起草，经过认真校对后提交给审核人进行审核。

第三章 公文的审核

第八条 审核程序

1. 公文必需经过两级审核，一级审核由科室负责人进行，二级审核由相关部门负责人进行。

2. 审核人应认真核对公文的内容和格式，确保公文的准确性和规范性。

3. 审核人对公文内容的修改和调整应符合实际情况和法律法规，不得任意更改或删除必需信息。

医院公文管理制

1.公文的分发、登记、传递、督办、催办、缮印、校对，用印及立卷、归档由行政办公室负责。

2.公文的签收、传阅、处理

2.1行政公文由行政办公室专人收取或从网上下载，并由办公室文秘人员统一拆阅、分类、登记、编号，再分办、传阅。发文单位未用文号的一般信函、通知等，可不另行编号，但移交有关部门时应有签收登记。

2.2公文登记、编号后，由秘书交行政办公室主任签署拟办意见后及时送院领导传阅、批示或交有关部门办理。原则上当日分送，不能积压。紧急公文，拟办意见中应有明确的办理时限。

2.3传递公文，应严格签收。收件人收到公文后应签署姓名；退回公文时当面注销，避免丢失。机密文件应注意保密，不得扩散，引用、摘抄、翻印，严格遵守保密制度。

2.4阅文时间：一般公文不超过2天，急件不超过1天。阅必应签上姓名并及时退回行政办公室，以免重送和影响传递效率。

2.5凡需办理公文，承办部门须抓紧办理。有涉及其他部门的问题，主办部门要主动与有关部门协商，有关部门要积极配合办理。公文办理完毕，由承办部门将结果填写在公文处理笺上，退回行政办公室，并将结果呈报有关领导。 2.6已送领导传阅批示的或交有关部门办理的公文，行政办公室文秘人员要及时检查催办，以防漏办或延误时间，对上报的文件资料要进行登记存档。

2.7阅办公文，尤其是重要和机密文件，必须严格遵守保密制度和办文规定，任何人不得将文件随意搁放、带往公共场所或带回家中，以防泄密或丢失。

2.8文件丢失．必须及时报告行政办公室。对丢失文件造成严重后果的，按保密法有关规定处理。

3.发文的拟稿、会签、审核、签发与字号

3.1拟稿的格式要规范，内容要明确，观点要突出，条理要清晰，层次要分明，语言要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短，不乱用简称，不写不规范的字。

3.2起草文稿，统一使用公文纸和发文稿纸，并按发文稿纸上的要求填写清楚有关项目。

3.3凡草拟文稿中有涉及其他部门的问题，拟稿部门要主动将文稿送有关部门会签，取得一致意见后行文。

医院机要文件管理制度

1. 院办公室要指定专人（兼职）负责医院机要文件的管理工作，加强机要人员的保密教育，提高机要人员的思想素质和业务素质。

2. 机要文件在酝酿、起草、修改、讨论过程中，要注意保密，不能外传。

3. 一切机要文件在印制前都要依照有关规定准确地标明密级，要由机要人员打印，必须严格按领导批准的份数和发放范围印制和发放，废页要及时销毁。

4. 复制机要文件必须履行审批、登记手续，并将复制件按原件要求管理。

5. 机要人员要按规定对收发文件登记，确切掌握每一份文件的收发情况和文件去向。

6. 传阅、送阅机要文件时必须由机要人员统一掌握，不得自行扩大阅读范围，阅后退回时要当面清点份数并签字，不准私自摘录和引用机要文件。

7. 送往外地的机要文件，应当由机要通信部门递送，不得使用普通邮政，不准在传真电话电话机上传送。

8. 因公外出时，不得单身携带机要文件，确因工作需要必须携带时，须经主管领导批准，办理登记手续并采取安全措施。 9. 一切机要文件都必须放在有保密设施的文件柜中，并要经常检查保管情况，个人不得留存机要文件。

10. 机要人员工作调动或退休时，应将经管的机要文件清理登记，全部移交，并办理移交手续；其他工作人员调动工作时，机要人员要主动将其手中的机要文件清理收回。

11. 销毁机要文件必须实行由机要人员登记，经主管院领导批准后监督销毁的制度，任何个人无权自行销毁机要文件。