人事制度改革对人事档案管理的影响
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办公室业务・管理与实践经纬
82
办公室业务2012・11
文/忻州市食品药品监督稽查大队
石宗尚
人事制度改革对人事档案管理的影响
【摘要】随着人事制度的改革，传统的人事档案管理方法受到了很大的挑战，在现今社会背景下，人事档案管理工作应该更好地适应社会发展，满足市场经济、信息时代、人才时代的需要。
本文分析了人事档案管理工作中所存在的问题，并提出了改进策略，以期实现档案管理的科学化、立体化和动态化。
【关键词】人事制度改革；人事档案管理；管理方法
一、前言
人事档案作为社会公共信息的重要组成部分，与人才管理、人才信息资源有着密切的联系。
从人事档案中可以了解到个人经历、学历、工作单位、技术职称、奖惩情况等个人相关信息。
做好人力档案管理可以为人力资源开发和管理提供依据，满足各岗位的人员需求。
随着我国的经济发展和科学技术水平的不断进步，特别是人事制度改革后，给传统的人事档案管理方式带了了巨大的冲击和挑战，同时也为人事档案管理改革提供了良好的契机。
二、人事档案管理工作中存在的问题
在人事制度改革的实践中，人事档案管理暴露出了以下一些问题。
（一）重要性认识不全面
在长期的人事档案管理过程中，有些人认为这项工作不是单位的主要工作，并不能给单位带来经济效益，只要保存好，不丢失，不泄密，能够满足日常的查档、外调工作就可以了。
所以，人事档案的管理和监督工作往往被忽略，没有统一的管理制度，使人事档案工作长期处于被动应付的状态，不能充分发挥其应有的作用。
（二）收集工作力度欠缺
人事档案收集工作力度欠缺主要表现在几个方面：1.收集归档工作制度需要进一步完善。
在日常的档案收集工作中，发现有些数据不准确，分类混乱，给工作带来极大的障碍。
2.收集档案的材料不
规范、不齐全，随意性大。
比如：有的纸张大小不一，规格不同；有的内容不规范，字迹不清晰，比如鉴定或者自我评价等，大多是前篇一律，多是套话、空话，不能反映出本人的特点和专长；有的材料不真实，有待进一步确认考察。
人事档案中的这些问题，对其质量造成了严重的影响，妨碍了人事档案利用的有效性。
（三）信息化、科技化程度有待提高随着信息化、科技化的水平不断提高，人事档案信息管理系统虽然也在探索中加以应用，但是有些先进的技术手段仍没有运用到人事档案管理中去，随着计算机管理水平的不断发展，还有更大的档案管理技术有待挖掘和发挥。
例如，有的单位和企业只是把简单的个人信息输入到计算机中，而资料检索、调档查询、档案阅读等依然沿用旧的工作方式，倡导的无纸化阅读也基本没有实施运用。
（四）人员素质有待提高
由于档案管理工作多存在于企、事业单位，一方面由于年龄问题，缺乏专业知识的培训，对现代人事档案管理方式缺乏正确的认识；一方面由于档案管理工作大多是由本单位中的其他人员兼职，业务不熟悉，对档案要求、材料收集、整理、归档、装订步骤缺乏了解，影响人事档案管理工作的进展。
三、人事档案管理工作改进的对策
（一）提高认识，加强对人事档案管理的正确领导
要将人事档案管理工作纳入到日常的工作流程当中，加强对人事档案管理的正确领导，可以从以下几方面入手：1.专岗专人专职。
在人员配备上，保证专人专职，使档案管理人员安心工作，尽职尽责。
2.经费支持。
在人事档案管理过程中，应保证经费的投入，对于正常工作需要的经费，都应该给予支持，并且保证硬件设施达到基本要求。
3.定时核查。
单位领导可以定期或者不定期的对一段时间内档案管理工作进行检查、指导，如
发现问题，应该及时指出并帮助其解决，
进一步推进人事档案管理工作规范化、制定化、科学化。
（二）注重人事档案的收集工作，提高认识档案质量
在人事档案管理过程中，存在这样一种现象，一些单位不能及时把收集好的材料送交归档，影响用人沟通渠道。
人事档案管理人员要根据实际情况，及时掌握信息，定期或不定期的进行材料归档，完善人事档案管理工作。
（三）加强信息化管理，提高人事档案管理水平
要想充分发挥人事档案信息库，就必须有强大的科学技术人事管理手段作为保障，以达到合理配备人员和提高人事档案的使用效率。
应逐步建立完善的人事档案数据库系统，实施动态管理。
将人事信息通过文字、图片、声像等技术输入到计算机中，实现人事档案信息双备份（纸质和计算机）。
在档案的归档、查阅、借阅、统计等日常工作方面实行微机操作化，保证人事信息的时效性、真实性和准确性。
（四）提高人员素质，加强人事档案管理人员队伍的建设
一方面，人事档案管理人员要不断提高自身责任感，提高政治素质，坚持原则，遵守规章制度，严守纪律，做好保密工作，减少工作中的失误和误差。
另一方面，人事档案管理人员应该加强自身的专业水平，通过培训、自学等方式，掌握人事档案管理工作的基本要求和操作流程，有效提高工作效率，积极探索新的管理模式，提高人事档案管理工作的科学性和有效性，为社会、单位和团体提供所需的人才信息资源。
参考文献：
[1]王兆学.我国企业人事档案管理的经验和关注问题[J ].经营管理者，2010(07)：214.
[2]张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求[J ].兰台世界，2006(24)：42-43.。
