礼貌原则在英文商务信函中的运用

摘要在不同的文化背景下，礼貌有不同的含义，英语商务信函在国际贸易中是重要的交流手段，交流的双方通常是不同文化背景的人。

本文从词汇、结构和语气几个方面论述礼貌原则在英文商务信函中的运用。

关键词礼貌礼貌原则英语商务信函On the Usage of Polite Policies in English Business Letters ／／ＰａｎＺｈｏｎｇｙｉAbstract Ｐｏｌｉｔｅｈａｓｄｉｆｆｅｒｅｎｔｍｅａｎｉｎｇｓｕｎｄｅｒｄｉｆｆｅｒｅｎｔｃｕｌｔｕｒａｌｃｉｒｃｕｍｓｔａｎｃｅｓ．Ｅｎｇｌｉｓｈｂｕｓｉｎｅｓｓｌｅｔｔｅｒｉｓａｋｉｎｄｏｆｉｍｐｏｒｔａｎｔｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｎｇｗａｙｂｅｔｗｅｅｎｐｅｒｓｏｎｓｕｎｄｅｒｄｉｆｆｅｒｅｎｔｃｕｌｔｕｒｅｓ．ＴｈｉｓｅｓｓａｙｄｉｓｃｕｓｓｅｓｔｈｅｕｓａｇｅｏｆｐｏｌｉｔｅｐｏｌｉｃｉｅｓｉｎＥｎｇｌｉｓｈｂｕｓｉ－ｎｅｓｓｌｅｔｔｅｒｓｆｒｏｍｐｈｒａｓｅｓ，ｓｔｒｕｃｔｕｒｅｓａｎｄｍｏｏｄｓ．Key words ｐｏｌｉｔｅ；ｐｏｌｉｔｅｐｏｌｉｃｉｅｓ；ｂｕｓｉｎｅｓｓＥｎｇｌｉｓｈｌｅｔｔｅｒｓAuthor 's address ＳｃｈｏｏｌｏｆＦｏｒｅｉｇｎＬａｎｇｕａｇｅｓ，ＧｕａｎｇｘｉＵｎｉｖｅｒ－ｓｉｔｙｏｆＦｉｎａｎｃｅａｎｄＥｃｏｎｏｍｉｃｓ，５３００２２，Ｎａｎｎｉｎｇ，Ｇｕａｎｇｘｉ，Ｃｈｉｎａ１引言礼貌原则广泛使用在人们的各种社会活动和社会生活中，礼貌在不同文化背景中也有不同的含义，因此学者们研究特定的语用运用来满足各种不同文化中的礼貌原则。

对于礼貌的定义，不同的学者也有不同的研究。

最早Ｇｒｉｃｅ提出合作原则，这是语用学上的一个突破，他把合作原则分为四个原则，即数量原则、质量原则、相关原则、方式原则。

在Ｇｒｉｃｅ的合作原则的基础上，Ｌｅｅｃｈ提出了礼貌原则，包括六个准则，策略准则（ｔａｃｔｍａｘｉｍ）：尽量使他人不受损，尽量使他人受益；宽容准则（ｇｅｎｅｒｏｓｉｔｙｍａｘｉｍ）：尽量使自己受益最小；表扬准则（ａｐｐｒｏｂａｔｉｏｎｍａｘｉｍ）：最小限度地批评他人，最大限度地表扬他人；谦虚准则（ｍｏｄｅｓｔｙｍａｘｉｍ）：尽量不表扬自己，尽量不批评他人；同意准则（ａｇｒｅｅｍｅｎｔｍａｘｉｍ）：在自己和他人之间尽量减少异议，最少地表扬自己；同情准则（ｓｙｍｐａｔｈｙｍａｘｉｍ）：尽量减少自己对他人的讨厌，夸大对他人的同情。

在这六个准则中策略准则是最重要的。

商业信函是商业活动中的一个重要的交流方式，在国际商业活动中，英文商务信函更是主要的交流方式，根据内容有建立贸易关系函、询盘信函、回复询盘信函、索赔信函等。

礼貌原则是英文商务信函中有效的交流原则，能保证有效地进行交流和建立良好的商业关系。

商务信函的写信人通常都有特定的目标，为了完成目标，写信者必须用礼貌的语言表达自己的要求，希望对方能够接受。

如果写信人的语言不礼貌，或者咄咄逼人，通常会引起对方的反感，从而导致交流失败。

因此，礼貌原则在英文商务信函中是非常重要的。

２礼貌原则在英文商务信函中的运用礼貌原则广泛运用于英语商务信函中，可以从词汇、结构和语气方面体现出来。

２．１词汇词汇是一封信函的“砖瓦”，是最基础的结构。

有些词汇在商务信函中能表达出礼貌，而有些词汇则表达出不礼貌，所以在商务信函中，为了礼貌原则，尽量使用能表达礼貌原则的词汇，比如ｐｌｅａｓｅ，ｔｈａｎｋ，ａｐｐｒｅｃｉａｔｅ，ｌｏｏｋｆｏｒｗａｒｄｔｏ，ｈｏｐｅ等。

２．１．１Ｐｌｅａｓｅ（敬请）Ｐｌｅａｓｅａｄｖｉｃｅｗｈａｔａｒｔｉｃｌｅｓｙｏｕａｒｅｉｎｔｅｒｅｓｔｅｄｉｎａｔｐｒｅｓｅｎｔ．（请提议你们目前感兴趣的商品。

）Ｉｎｃａｓｅｙｏｕａｒｅｉｎｔｅｒｅｓｔｅｄｉｎｏｔｈｅｒｉｔｅｍｓ，ｐｌｅａｓｅｌｅｔｕｓｋｎｏｗａｎｄｗｅｓｈａｌｌｂｅｏｎｌｙｔｏｏｐｌｅａｓｅｄｔｏｍａｋｅｙｏｕｏｆｆｅｒｓｄｉｒｅｃｔｌｙ．（如果你对其他商品感兴趣，请告诉我们，我们很高兴直接给你们提供报价。

）Ｐｌｅａｓｅｂｅａｓｓｕｒｅｄｔｈａｔｙｏｕｒｐｒｉｃｅｓｂｅｃｏｍｐｅｔｉｔｉｖｅ，ｗｅｗｉｌｌｐｌａｃｅｏｕｒｏｒｄｅｒｓｗｉｔｈｙｏｕａｎｄｏｐｅｎＬ／Ｃｉｎｙｏｕｒｆａｖｏｒｉｎｔｉｍｅ．（请放心，如果你们的价格具有竞争性，我们将向你方订货并开立以你方为受益人的信用证。

）Ｐｌｅａｓｅ是商务信函中常用的词之一，可以用来向对方表达请求。

一般的祈使句前加上ｐｌｅａｓｅ，语气会变得委婉，也会让对方更好地接受提议。

２．１．２Ｔｈａｎｋ（感谢）Ｔｈａｎｋｙｏｕｆｏｒｔｈｅｂｅａｕｔｉｆｕｌｃａｔａｌｏｇｕｅｙｏｕｓｅｎｔｕｓ．（谢谢你方寄来的精美的商品目录。

）Ｔｈａｎｋｙｏｕｆｏｒｙｏｕｙｏｕｒｃｏｏｐｅｒａｔｉｏｎｉｎｔｈｅｓｅｍａｔｔｅｒｓ．（感谢你方在此事上的合作。

）Ｔｈａｎｋｙｏｕｆｏｒｙｏｕｒｉｎｑｕｉｒｙｏｆ１８ｔｈＤｅｃｅｍｂｅｒ．（感谢你方１２月１８日的询盘。

）ＷｅｔｈａｎｋｙｏｕｆｏｒｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｄａｔｅｄＡｐｒｉｌ８ｉｎｑｕｉｒｉｎｇｆｏｒｌｅａｔｈｅｒｈａｎｄｂａｇｓ．（感谢你方４月８日皮包的询盘。

）Ｔｈａｎｋ在商务信函中用来表达对对方的感谢。

２．１．３Ａｐｐｒｅｃｉａｔｅ（感谢）Ｗｅａｐｐｒｅｃｉａｔｅｙｏｕｒｃｏｏｐｅｒａｔｉｏｎａｎｄｌｏｏｋｆｏｒｗａｒｄｔｏｒｅｃｅｉｖ－中图分类号：Ｈ３１５文献标识码：Ａ文章编号：１６７２－７８９４（２０１２）３４－０１２４－０３１２４Ｗｈｉｌｅａｐｐｒｅｃｉａｔｉｎｇｔｈｅｇｏｏｄｑｕａｌｉｔｙｏｆｙｏｕｒｓｈｉｒｔｓ，ｗｅｆｉｎｄｙｏｕｒｐｒｉｃｅｉｓｒａｔｈｅｒｔｏｏｈｉｇｈｆｏｒｔｈｅｍａｒｋｅｔｗｅｗｉｓｈｔｏｓｕｐｐｌｙ．（尽管很欣赏衬衫的良好品质，我们发现你们的价格对我们所要供货的市场而言有些偏高。

）Ａｐｐｒｅｃｉａｔｅ是书面语，经常在商务信函中用于向对方表达谢意。

２．１．４ｌｏｏｋｆｏｒｗａｒｄｔｏ（盼望）Ｗｅｉｎｖｉｔｅｙｏｕｒａｔｔｅｎｔｉｏｎｔｏｏｕｒｏｔｈｅｒｐｒｏｄｕｃｔｓｓｕｃｈａｓｔａｂｌｅ－ｃｌｏｔｈａｎｄｔａｂｌｅｎａｐｋｉｎｓ，ｄｅｔａｉｌｓｏｆｗｈｉｃｈｙｏｕｗｉｌｌｆｉｎｄｉｎｔｈｅｃａｔ－ａｌｏｇｕｅ，ａｎｄｌｏｏｋｆｏｒｗａｒｄｔｏｒｅｃｅｉｖｉｎｇｙｏｕｒｆｉｒｓｔｏｒｄｅｒ．（我们提请你们注意，我方其他的产品比如桌布和餐巾，其中细节你将在商品目录中看到，并希望早日接到你方的订单。

）Ｗｅｌｏｏｋｆｏｒｗａｒｄｔｏｒｅｃｅｉｖｉｎｇｙｏｕｒｆａｖｏｒａｂｌｅｒｅｓｐｏｎｓｅａｔａｎｅａｒｌｙｄａｔｅ．（盼早复）Ｗｅｌｏｏｋｆｏｒｗａｒｄｔｏｙｏｕｒｆｕｒｔｈｅｒｏｒｄｅｒｓａｎｄ，ｓｕｂｊｅｃｔｔｏｓａｔｉｓ－ｆａｃｔｏｒｙｒｅｆｅｒｅｎｃｅｓａｎｄｒｅｇｕｌａｒｄｅａｌｉｎｇｓｗｏｕｌｄｂｅｐｒｅｐａｒｅｄｔｏｃｏｎｓｉｄｅｒｏｐｅｎａｃｃｏｕｎｔｔｅｒｍｓｗｉｔｈｑｕａｒｔｅｒｌｙｓｅｔｔｌｅｍｅｎｔｓ．（我们盼你方进一步订货，如果你能提供令人满意的资信证明并能经常性订货，我们将打算考虑以每季度结算的赊账方式做生意。

）Ｌｏｏｋｆｏｒｗａｒｄｔｏ在商务信函中可以表达对对方的一种期盼或希望。

２．１．５ｈｏｐｅＷｅｈｏｐｅｎｏｄｉｆｆｉｃｕｌｔｙｗｉｌｌａｒｉｓｅｉｎｃｏｎｎｅｃｔｉｏｎｗｉｔｈｔｈｅｉｎ－ｓｕｒａｎｃｅｃｌａｉｍａｎｄｔｈａｎｋｙｏｕｉｎａｄｖａｎｃｅｆｏｒｙｏｕｒｔｒｏｕｂｌｅｏｎｏｕｒｂｅｈａｌｆ．（我们希望在保险索赔时没有出现困难，并且提前感谢你方配合。

）Ｗｅｈｏｐｅｓｏｍｅｏｆｔｈｅｍｗｏｕｌｄｍｅｅｔｙｏｕｒｃｕｓｔｏｍｅｒｓ＇ｔａｓｔｅａｎｄｎｅｅｄ．（我们希望其中的一些产品能引起你方顾客的兴趣并满足你方的需要。

）Ｗｅｈｏｐｅｔｈｅｙｗｉｌｌｒｅａｃｈｙｏｕｉｎｄｕｅｃｏｕｒｓｅａｎｄｗｉｌｌｈｅｌｐｙｏｕｉｎｍａｋｉｎｇｙｏｕｒｓｅｌｅｃｔｉｏｎ．（我们希望能及时到你处并有助于你们的选择。

）Ｗｅｈｏｐｅｗｅｃａｎｃｏｎｃｌｕｄｅｃｏｎｔｒａｃｔｂｅｆｏｒｅｌｏｎｇａｎｄａｗａｉｔｙｏｕｒｐｒｏｍｐｔｒｅｐｌｙ．（我们希望能马上成交，静候佳音。

）Ｈｏｐｅ在商务信函中表达希望和期盼。

２．２结构和其他文体相比，商务信函经常使用被动句和疑问句，双重否定句和条件句来委婉地表达请求。

２．２．１被动句在商务信函中，被动句能比主动句更委婉地表达意思。

例如：ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｅｗｉｔｈｔｈｅＬｉｎｅｂｙｆａｘ．（…船务公司已做好安排，每月大致１０日左右有一班船，从香港到西非，如拉各斯，阿克拉等港，舱位由他们的上海代理订，他将通过传真同…船务公司联系。

）Ｃｏｎｔａｉｎｅｒｓｃａｎｂｅｌｏａｄｅｄａｎｄｌｏｃｋｅｄａｔｔｈｅｆａｃｔｏｒｙ，ｉｆｎｅｃ－ｅｓｓａｒｙ．（如有必要集装箱可以在工厂装货并上锁。

）Ｔｈｉｓａｇｒｅｅｍｅｎｔｉｓｅｎｔｅｒｅｄｉｎｔｏｂｅｔｗｅｅｎｔｈｅｐａｒｔｉｅｓｃｏｎ－ｃｅｒｎｅｄｏｎｔｈｅｂａｓｉｓｏｆｅｑｕａｌｉｔｙａｎｄｍｕｔｕａｌｂｅｎｅｆｉｔｔｏｄｅｖｅｌｏｐｂｕｓｉｎｅｓｓｏｎｔｅｒｍｓａｎｄｃｏｎｄｉｔｉｏｎｓａｇｒｅｅｄｕｐｏｎａｓｆｏｌｌｏｗｓ．（有关双方在平等互利发展贸易的基础上签订本协议并达成条款如下。

）２．２．２疑问句商务信函通常通过疑问句，而不是陈述句，来委婉地表达请求。

Ｗｏｕｌｄｙｏｕｐｌｅａｓｅｓｅｎｔｔｈｅｃａｔａｌｏｇｏｆｙｏｕｒｇｏｏｄｓｔｏｕｓ？（请送一份你方商品目录给我方。

）Ｗｉｌｌｙｏｕｂｅｇｏｏｄｅｎｏｕｇｈｔｏｌｅｔｕｓｋｎｏｗｙｏｕｒｒｅｐｌｙｅａｒｌｉｅｒ？（希望能尽早听到你方答复。

）２．２．３双重否定句双重否定句通过否定之否定来委婉表达。

Ｙｏｕｒｐｒｉｃｅｓａｒｅｎｏｔｕｎａｃｃｅｐｔａｂｌｅ．（你方的价格不是不可以接受。

）Ｉｔｉｓｎ＇ｔｉｍｐｏｓｓｉｂｌｅｆｏｒｕｓｔｏｍａｋｅａｄｅａｌ．（我们之间也有可能达成交易。

）２．２．４条件句当需要提出要求时，如果直接提出来会比较唐突，为了礼貌，商务信函通常使用条件句来表达。

例如：例一：Ｏｎｅｏｆｏｕｒｒｅｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｖｅｓｔｏｍａｋｅｔｈｅｔｒｉｐｔｏｃｈｉｎａａｎｄｃｏｎｔａｃｔｙｏｕｒｏｆｆｉｃｅｉｎｐｅｒｓｏｎｃａｎｍａｋｅａｒｒａｎｇｅｍｅｎｔｗｉｔｈｙｏｕ．此句语气强烈，会容易让阅读者反感，那么使用条件句和被动句，语气会委婉，让收信人容易接受对方提出的条件。

Ｉｆｗｅｃａｎｗｏｒｋｔｏｇｅｔｈｅｒｔｏｏｕｒｍｕｔｕａｌｂｅｎｅｆｉｔ，ａｒｒａｎｇｅｍｅｎｔｓｃａｎｂｅｍａｄｅｆｏｒｏｎｅｏｆｏｕｒｒｅｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｖｅｓｔｏｍａｋｅｔｈｅｔｒｉｐｔｏｃｈｉｎａａｎｄｃｏｎｔａｃｔｙｏｕｒｏｆｆｉｃｅｉｎｐｅｒｓｏｎ．（如果我们能为共同利益而一起合作的话，我方会派一位代表亲自到中国和你方接触。