连锁超市供应商管理制度

连锁超市供应商管理制度一、供应商守则和基本资料二、谈判三、议价四、合同供应商和超市的关系从某种程度上来说是鱼和水的关系，俗话说：“唇亡齿寒”。

双方的关系应是合作而不是对抗，供应商不送货，超市就成了无水之鱼，同时失去了超市，供应商也将失去一个据点。

做为代表超市直接和供应商打交道的采购人员来说。

供应商的管理是一个不容有失的工作。

一、供应商守则和基本资料1、供应商守则“无规矩而不成方圆”，采购人员要遵守公司和采购部制定的各种规章和制度，同时供应商在双方合作时也应该有一个行为的准则。

在第三章我们介绍的商品政策里，已经有了这方面的部分准则。

我们现在再以供应商守则的形式进一步明确。

×××超市供应商守则⏹商品报价诚实、合理，不违背诚信原则。

⏹货源供应充足、稳定，如有变故，请事先通知。

⏹商品品质良好，能对所供商品的品质保证。

所供商品应能满足顾客需求，否则要尽快办理退货。

⏹在订货与送货方面要与超市密切配合。

有变故，请事先通知。

⏹不以任何方式试图拉扰、贿赂采购人员，否则您将失去和我们合作的机会，如果有采购人员试图威肋您给其某种好处，请打举报电话×××××××我们将做处理，同时不会有任何因素、任何人胆敢破坏您今后与我们的正常合作。

⏹不贪图近利、暴利，愿与×××超市一起成长为了提高共同的业绩，并提升采购人员工作的效率。

⏹在开业一个月后，每周的周二和周三上午为采购人员和老供应商面谈的日子，平时有事请以电话、传真、电子邮件等形式与采购人员联络洽谈。

如给您带来不便，敬请谅解。

⏹在开业一个月后，新供应商如要办理进场手续，请提前一星期预约对应的采购员，在第二周的周二和周三下午双方约好的时间进行洽谈。

如给您带来不便，敬请谅解。

⏹遵守双方的共同约定，如有不明之处，请向对应采购咨询。

⏹为了规范对对帐和订货的管理，请各位至我公司财务部门购买专用对账单和专用订货单。

价格为﹍﹍元。

如果您的商品因没有条型码而需要使用我公司的店内码，请至财务部门购买，每张店内码的价格为﹍﹍元。

以上的供应商守则，也是采购人员选择供应商的一个重要依据。

如果一个供应商不遵守以上的守则，那么即使他的商品销售得再好，我们也不能和他合作。

2、供应商基本资料供应商遵守供应商守则是双方合作的一个前提，要开始正式的合作，供应商还应提供符合超市日常管理要求的基本资料，才能保证双方合作的顺畅。

由于大部分的超市现在都已采用电脑管理系统。

销售、订货、付款等业务的管理都是通过系统来进行处理，所以要预先将供应商的相关资料录入电脑并存档后，才能开始正式合作。

同时为了签订正式合同，还需要一些合法的手续。

⏹供应商的基本资料◆供应商的全称、法人代表姓名、地址、业务负责人姓名、电话、传真号；◆供应商营业执照、税务登记证、卫生许可证、商品质检报告、进口商品检疫证等合法证件的复印件；◆供应商开户行全称、开户行帐号；◆专用合同章、如法人代表不能亲自前来签订合同，还需要法人代表签发法人委托书或法人授权书；◆商品报价单（格式见第三章）；◆商品的最低订货数量或金额；⏹供应商基本资料的建档供应商在提供了相应的基本资料，并和采购员签订了合同，经采购经理同意后，就要开始对供应商基本资料的建档工作。

具体的流程在下一章商品管理中再做介绍。

如供应商要对基本资料做修改，并须以书面形式向采购员提出，并要得到采购经理的最终同意后，才可由录入员完成录入的工作。

如果擅自做出变动，则视为违约。

要承担由此给超市带来的一切损失，如果情节严重，还要追究当事人的法律责任。

比如伪造证件，冒用法人签名等。

二、谈判谈判是采购人员的一个重要工作内容，也是一个需要创意和耐心的工作。

谈判的双方有各自不同的利益和价值观。

就是要通过谈判来求同存异，找到一个平衡点。

站在商业角度来说，谈判的定义是“买卖之间经过协商或讨论来达成协议。

”一个合格的采购人员，首先是一个谈判的高手。

能够为公司争取到最有价格竞争力的商品，最优惠的交易条件，最大额度的营业外收入，同时又不至于使供应商感到不平等而丧失与超市合作下去的信心。

成功的谈判是一种买卖之间经过计划、检讨及分析，达成互相了解的协议或折衷方案，而不能仅仅把谈判重点和目标局限在价格上。

1、谈判的基本目标、项目和准备1)谈判的基本目标在与供应商进行谈判前，采购人员必须有一个基本的目标做为准备相关资料的依据，谈判的基本目标有：A、必须取得对合约的执行方式在某种程度上的控制权；B、必须使供应商给予公司最大的配合和支持；C、争取双方对品质共同认可的商品，以最便宜而合理的价格取得；D、必须使供应商按照合同规定，按时按质的执行。

2)谈判的项目品质；订货；包装；售后服务；价格；促销；折扣；营业外收入；付款条件3)谈判前的准备任何的谈判，在谈判前都要做相应的准备，“知已知彼，才能百战百胜”。

我们在供应商守则中有两条对供应商约见采购人员的时间规定，出发点也就在这里，每周只有一天的时间是采购员会见供应商的时间，其余时间一概不见，就是为了让采购员在和供应商谈判时能先做准备，不打没把握的仗。

准备充分，才有可能获取最终胜利。

那么要做哪方面的准备呢？具体的谈判内容不同，我们不可能一一列出，以下是一些常要准备的内容，在运用时根据实际情况做出筛选。

2、商品品质对超市的采购人员来就，品质不好的商品太多，不仅会影响到业绩的完成，更重要的是会严重影响到超市的商誉，这种情况如果经常发生，就会“一粒老鼠屎，搞坏一锅汤”，影响到超市的销售。

在谈判前，采购员要针对供应商供应的商品，了解相应的法规和标准，如“《中华人民共和国质量法》、《超市的收货流程》等”，对大致的标准要心中有数，注意媒体的有关报道，比如经常有商品因质量问题被曝光。

要熟悉同一商品不同等级区分的标准，熟悉相关商品的生产工艺、流程、采用的原料等。

要使供应商承诺对品质不合格的商品无条件退换货。

在具体谈判时，要先就商品的品质达成共识。

3、商品价格商品价格是谈判经常要谈到的内容，也是买卖双方都很敏感的内容。

在实际谈判中，因价格问题而导至的谈判破裂是常见的现象。

因而在谈判前，对价格方面资料的准备要尽量充分，才能最大限度的避免这种现象。

采购人员经常性的议价，来取得地区性及全国性最佳的进价及促销价格。

因为市场需求在不断变化，厂家也经常根据季节、竞争、促销等因素的变化，来不断调整价格或增加扣率。

因而经常性的议价就成为一项日常性的工作，只有通过不断的调整，才能使进货成本永远保持在最低点，才能使卖场在低价的同时，保持一定的盈利。

商品的出厂价、经销价、批发价、市场平均售价、最低售价、竞争对手售价和促销价、目标顾客对商品价格最高的承受限度、本公司合理售价所能实现的毛利是否也合理、厂家的折扣政策等等。

都是采购人员要熟悉和掌握的。

同时，如果能向供应商提供：价格每降低一定幅度，能增加多大具体幅度的销售，对供应商会有何影响等具体数据的话。

就要比单单纠缠于价格要效果好。

采购人员在谈判前最好先预设一个最佳目标和合理目标，尽量实现最佳目标，最差也要实现合理目标。

4、商品订货量虽然大部分商品的订货是由营运部门来完成的，但由于营运部门毕竟对公司和供应商之间的合作关系不是非常清楚。

在实际工作中，由于订货不合理，造成库存不合理，好销经常断货，滞销的库存如山，资金积压的现象也是很多的。

一个超市几千个商品，要想非常合理的定出每个商品的订货量，不是一件容易的事。

为了减少订货的盲目性，瑞星公司的商业圣手系统中有三种电脑自动订单订货的方法。

但在开始启用前，要录入一些参数做为依据。

比如安全库存量，也就是一个商品，如果它的库存数量低于这个安全存量时，电脑就会自动订货，大大提高了订货的效率。

因而安全存量的具体标准应该是多少？就是采购员需要认真考虑的。

最好是在一段时间的销售后（1到3个月），再来定这个数量比较合理，采购员要尽量使供应商按照超市的要求来送货，比如化妆品，平时销售得较慢，如果不能采取联营或专柜的方式经营的话，那么订货时，订货的单位应为支、盒、瓶，而不应该是整箱。

5、促销活动的配合促销是超市集客的利器，运用得好的话，能起到“锦上添花”的效果，做为供应商来说，大部分是愿意参加的，但在具体让利的幅度上和超市有一些距离。

因而在促销谈判前采购人员要做好以下准备：促销的时间，促销的内容，促销的商品，希望能谈到的最佳进价和合理进价，通过促销对商品和供应商有什么样的宣传效果，超市在促销期间能提供的支持等。

6、公司的相关政策和流程有些采购员往往只注意本部门的相关流程和制度，但是对其它部门不够了解，因而自己公司的事情还是通过供应商才知道。

还没开始谈，在气势上已落入下风。

所以，对财务的付款流程、付款时间、收货部门的收货标准、收货流程、营运部门的陈列原则、商品大类的陈列区域、促销员登记手续等，这些和供应商息息相关的信息不说全部了解，但也要清楚个十之六、七。

7、供应商个人和企业的情况世界上不会有两个各方面完全一样的人，你的谈判对手是怎么样一个人？是冲动型还是理智型？斤斤计较还是毫爽大方？滔滔不绝还是沉默寡言？目光短浅还是眼光长远？古板还是灵活？泼辣还是软弱？企业也是一样，有多少员工？覆盖面如何？进货渠道如何？实力如何？信誉如何？最近有何大事？等等这些情况。

虽然看上去对谈判没有太大的帮助，但实际上针对个人和企业的这些信息进行分析，在其中可以找到他（它）的弱点或可利用之处。

比如一个供应商最近刚刚换了更大的办公室，又新招了不少员工，那么首先可以确定的是：他的实力有所增强，他要扩张。

那么采购员在和他谈营业外收入时，是不是可以提高收费的标准，或是要他增加一些促销方面的投入。

8、付款供应商最关心的是付款是否及时，付款金额是否按照发票金额，有特殊情况时超市是否能够变通，虽然具体的付款流程需要财务部门来确定，但采购人员要找财务人员大致了解一下大致的货款分配和流向，在谈判前，对于在付款方面能够答应供应商到什么程度，这个底线要心中有数。

9、营业外收入超市的收入来自两块：营业内收入和营业外收入，营运部门的主要营业外收入来自于商品包装盒的销售。

而采购部门的营业外收入是公司的主要营业外收入来源，营业外收入的种类有进场费、上架费、新品费、返利和折扣、快讯费、端架费、堆头费、室内和室外灯箱费、陈列费、补差费、店庆费、节日赞助等，营业外收入是公司考核采购人员的重要指标。

在日常工作中，采购员和供应商关于营业外收入的谈判，是经常进行的。

相应的，采购员对于供应商的销售，商品结构的情况，公司的实力，以往营业外收入的情况，要相当了解，才能对症下药。

10、折扣折扣的种类有进货折扣、数量折扣、促销折扣、付款折扣、损耗折扣、销量折扣、经销折扣等，注注折扣的谈判是和价格、付款、订货、付款和营业外收入的谈判是联系在一起的。