全宗号

2015 年培训资料

档案分类、排列、编号规则

一、文书档案：

2000 年前的文件按“卷”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久

(Y)、 长期（ C ）、短期（ D) ，在每一个保管期限内，按照 XX 单位的《XX 单位机关文件材

料归档范围和文书档案保管期限规定》 进行收集整理。 一年分别按保管期编 3 个流水卷号 ，

即永久（ Y)一个流水号，长期（ C ）一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号

全宗号： 4 位 ，如 “0134”

目录号： 3 位 ，如 “001”

案卷号： 4 位 ，如 “0001”

顺序号： 3 位 ，如 “001”

2000 年后的文件按“件”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久

（Y)、 30 年（ D30)、 10 年（ D10) ，在每一个保管期限内 ，按照 XX 单位《XX 单位机关文

件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编 3 个流水

卷号，即永久（ Y)一个流水号， 30 年（ D30)一个流水号 ，10 年（ D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号

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2015 年培训资料

全宗号： 4 位 ，如 “0134”

年度： 4 位，如“2013”

保管期限： 1 或 3 位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期 30 年 “D30”、定期

10 年“D10”。

机构或问题： 2 位，如无该项内容，则用“ ZZ”表示。

件号： 4 位，如“0001”

二、会计档案：

按 卷“ ”整理 ，有几个项目分几个项目类 ，如财政帐 K1、 事业帐 K2……。分别按年度

排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、 25 年、 15 年排列，同一年度内按财务报

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档案数字化光盘标识规范

（征求意见稿）

1 范围

本标准规定了档案在数字化刻录光盘时，对光盘盘盒、盘面的规格和内容进行标识的一般方法。

本标准适用于档案馆馆藏档案数字化过程中形成的光盘。各企事业单位可参照执行。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894—2002 电子文件归档与管理规定

GB/T17678.1—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

DA/T13—94 档号编制规则

DA/T38—2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1

数字化digitization

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

3.2

档案数字化digitization of paper-based records

利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

3.3

档案信息代码archives information code

用一组字母组合来代表一个具有固定意义的档案对象。

4 盘盒标识规格

4.1 盘盒分封面和背面（含盘脊）。封面和背面均采用0.13MM厚的彩版纸制作。

29 4.2 封面尺寸规格采用121mm*121mm。（见附录A）。

4.3 封底尺寸格式采用118mm*151mm，要留有7mm的折叠纸舌。（见附录B）。

5 标识内容

5.1 盘盒封面、封底及光盘盘面，应有统一规格的标识。

5.2 盘盒标识项目。

5.2.1 封面应填写光盘的载体信息，包括光盘编号、套别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版号。

5.2.2 背面应填写光盘的背景信息，包括文件格式、光盘类型、光盘容量、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注。

编号

（1）档号的编制。由全宗号-年度号—类别号-保管期限—件号组成。

在编制档号时,注意五点:

①全宗号是指区档案馆给各单位的代号.

②年度号是指归档文件形成的年度。

③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室)

④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y"代表永久、“30”代表30年、“10"代表10年.

⑤件号(即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注,如“001”.编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的,件号都是从“1”开始。也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1"开始编一个流水号；同一年度、同一类别(或问题）、不同保管期限的,从“1"开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住.

档号举例：如“013-2009—W01-Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室)永久保管期限的第1件；“013—2009—W01-30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件;“013—2009—W01—10-001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。

（2）、页数的编制:

页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等）,在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。

(3)归档章的编制

归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。

归档章规范式样

规格:16＊45mm

归档章填写式样如下:

013 2009 001

W01 30

“013”为全宗号;“2009"为年度号；“001”为室编件号,不同保管期限的文件,不允许混编一个流水件号；“W01”为机构（问题）代号;30为保管期限；

1 文物保护单位记录档案档号编制规则

1 适用范围

本规则规定了文物保护单位记录档案档号的结构和编制规则、责任机构以及维护要求，适用于文物保护单位记录档案档号的生成与维护。

尚未核定公布为文物保护单位的不可移动文物，参照本规则生成其编号。

2 引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本规则的条款。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本规则。凡是注日期引用文件的修订版，均不适用于本规则。

GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码

GB/T 7027－2002 信息分类和编码的基本原则与方法

GB/T 20001.3－2001 标准编写规则 第3部分：信息分类编码

3 文物保护单位记录档案文件号的结构与编制规则

3．1 文物保护单位记录档案文件号结构

文物保护单位记录档案档号，由9位文物保护单位档案全宗号和4位档案案卷号两部分组合而成，采用数字字符，中间以分隔符号“－”隔开，结构为：

×××××××××－××××

文物保护单位档案案卷号

文物保护单位档案全宗号

3.2 文物保护单位档案全宗号的编制规则

3.2.1 文物保护单位记录档案全宗号，依据文物保护单位所在省份、文物保护单位的级别和类别，及排列顺序进行标识。

3.2.2 文物保护单位记录档案全宗号第一、二位代码，引用国家标准GB/T 2260的省份代码，来表示要标识的文物保护单位所在地域，参见表1。对于跨省份的 2 文物保护单位，这两位代码以“99”表示。

表1

代码 名 称 代码 名 称

11 北京市 43 湖南省

12 天津市 44 广东省

13 河北省 45 广西壮族自治区

14 山西省 46 海南省

15 内蒙古自治区 50 重庆市

21 辽宁省 51 四川省

22 吉林省 52 贵州省

23 黑龙江省 53 云南省

31 上海市 54 西藏自治区

32 江苏省 61 陕西省

33 浙江省 62 甘肃省