酒店发票管理制度
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酒店发票管理制度(试行)
编号:
第一章总则
第一条 为了加强酒店的财务管理,规范发票的购买、使用及管理工作,特制定发票管理制度。
第二章工作流程
第二条 财务购买发票——前台经理领用发票——前台开具发票——封包传递至财务
第三章工作内容
第三条 职责
(一) 财务部会计负责购买发票;
(二) 前厅经理负责领用发票及管理发票使用,并负责每月1-15号抄税清卡;
(三) 当班前台人员负责按发票开具规范及客人账单准确开具发票,严禁多开发票,并将当班开具发票及作废发票进行封包投递至保险箱;
(四) 销售部门负责提交挂账等客户的发票申请单;
(五) 财务会计负责复核前台人员开票规范及准确性;
(六) 财务部经理负责审批特殊事项。
第四条 发票的购买
(一)发票由公司制定财务部制定发票管理员购买;
(二) 发票管理员负责到税务机关购买、核销发票,对发票的日常使用进行管理,做好分店领用发票的记录,监督分店发票使用情况;
(三)新发票购买后应在封面及发票联加盖发票专用章方可领用。
第五条 发票的开具和传递
(一) 发票开具要求:严格按照客人账单金额开具发票。填开发票时,由客人在账单背面写上单位名称及金额(如果客人登记时没有登记电话号码,此处需要补充),前台经办人应按规定顺号、全部联次一次性打印,密码区不得打印出格外;
(二) 携程、艺龙、去哪儿网等中介平台预付客户,不得开具发票;
(三) 客人结账离店时开具发票,客人离店后原则上不得补开;
(四) 挂账客户发票开具:由销售部门填写发票申请单,附对应签单的账单,会计复核签字后可以开具发票;
(五)增值税发票开具要求:需要客户提供一般纳税人资质证明、营业执照复印件和开票信息才能予以开具专用发票;
(六) 发票作废:如有错开必须作废发票,在开票软件系统内作废发票同时在发票上注明“作废”字样并保持原票完整内容。发票传递:发票填开后,发票联交给客户,财务联随封包一起转财务,其中要求作废发票联次齐全,也随当天票据封包传递至财务;
(七) 错开发票:如果客户提供名称中个别字眼错误要求更换,必须先收到原发票才能给予更换新发票;
(八)酒店的发票只限在本酒店合法经营范围内使用,不准转借和为他人虚开、代开发票;
(九) 遇特殊情况必须经财务经理同意方可开具发票;
(十) 罚则:如因前台经办人未及时作废导致公司多交税金,由前台经办人按多交税金的5倍赔偿;如因客户不符合开具专用发票的条件而错误开具专用发票,处以发票金额5倍罚款;如果发现虚开、代开发票现象,直接对前台经办人处以发票金额10赔罚款。
第六条 发票的保管
(一)前台负责领出发票的管理,交接班记录要写清楚当班使用发票及剩余发票数量及发票号码;
(二)财务会计负责未领出空白发票的管理;
(三)财务会计负责审核传递过来的已开发票入账及作废发票的装订保管;
(四)财务部不定期对各店发票使用、保管情况进行检查,如发现问题,将追究相关人员责任。
第七条 管理和使用发票的相关人员,必须认真遵守此规定。严禁伪造,买卖,涂改,撕毁和弄虚作假。凡违反此规定的,根据不同的情节,给予处分和罚款。
第四章 附则
第九条 本规定自下发之日起执行,由洲顿酒店负责解释、修订,原有规定即日起终止。