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16HTXY企业文件编号规范

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昊天旋易商贸有限公司文件编码：HTXY-HR-WI-A1文件编号规范
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昊天旋易商贸有限公司文件编码：HTXY-HR-WI-A1
修改历史记录
昊天旋易商贸有限公司文件编码：HTXY-HR-WI-A1
目录
１．目的．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．３２．使用范围．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．３３．编号办法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．３
3.1 公司名称及项目名称约定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．３
3.2 日期表示．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．３
3.3 文件版本编号．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．３
3.3.1 部门代码．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3
3.3.2 文件类别．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．４
3.3.3 文件编码规则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．４
3.4 其他文件编号．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．４
3.4.1 合同协议．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．４
3.4.2 传真．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．５
3.4.3 电子邮件命名规则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．５
3.4.4 外来文件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．５
3.4.5 对外发文．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．６
3.4.6 会议记要．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．６
4.编号管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．６
昊天旋易商贸有限公司文件编码：HTXY-HR-WI-A1
1 目的
确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2 使用范围
适用于公司文件的编号管理和控制：
a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的
各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；
c)编号文件包括纸张文件以及电子文件。

3 编号办法
3.1公司名称及项目名称约定:
公司全称为：深圳市昊天旋易商贸有限公司
本组织简称：HTXY（SZ）
项目全称：昊天旋易
项目简称：HTXY
3.2日期表示
格式：yyyy-mm-dd 或yyyymmdd
yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。

mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。

dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。

例如：
2003-10-27 或20031027 表示（2003年10月27日）
3.3文件版本编号
3.3.1 部门代码
懂事会：DR 人力资源部：HR 行政后勤部：AS
昊天旋易商贸有限公司文件编码：HTXY-HR-WI-A1财务部：FA 教育培训部：ED 市场营销部：MA
中医部：CM 总经办：COO
3.3.2 文件类别
管理手册：MG 管理程序：QP 标准文件：WI 表单记录：QR
3.3.3 文件编码规则
格式：HTXY - 部门- 文件类型- 版本修订版次
a) HTXY为公司代码。

b) 部门参考3.3.1。

c) 文件类型参考3.3.2。

e) 版本：首次版本号A，需要升级版本则改为B（按照26个英文字母排序）。

修订版次，首次修订为1，再次修订为2,
例如：考勤管理规范编号，版本为首次版本，没有修定，编码如下：
HTXY-HR-WI-A1
3.4其他文件的编号
3.4.1 合同协议
合同协议的编号格式为：yyyy HTXY-T-nnn
yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份；
T：合同类型
S-销售合同
P-采购合同
昊天旋易商贸有限公司文件编码：HTXY-HR-WI-A1 C-合作协议
H-劳动合同
O-其它合同
nnn：合同流水号，从001开始，流水号每年1月1日自动归0。

3.4.2 传真
发出的传真编号结构为：HTXY-AA -R/S–BB-yyyymmdd- nn
AA：人员姓名
BB：传真的主题（不超过15个汉字）。

nn：流水号，重1开始。

yyyymmdd：表示日期。

R表示收到传真，S表示发出传真
传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。

例如：
HTXY-张三-R-台湾需求的回复-20030314-01 （表示在2003年3月14日收到从台湾发来的传真，主题为“台湾需求的回复”。

3.4.3 电子邮件的命名规则
电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。

3.4.4 外来文件
外来文件结构为：HTXY– AA – yy - nnnn
AA：文件种类编号:
RM：需求相关
yy：文件来源编号:
01：台湾嘉可公司
nnnn：文件流水号。

例如：
HTXY-RM-台湾公司操作手册-01-0001
昊天旋易商贸有限公司文件编码：HTXY-HR-WI-A1 3.4.5 对外发文
指公司发给公司外部的通知、公函等。

yyyy HTXY（外）文字第nnn号
yyyy：阿拉伯数字，发文的年份
nnn：流水号，每年1月1日自动归0。

3.4.6 会议纪要
指公司内部会议的记录等。

HTXY-yyyymmdd-M-AB-dd
yyyymmdd:日期，详见3.2节日期表示。

AB：会议主题（不超过15个汉字）。

dd：阿拉伯数字，文件流水号。

例如：
HTXY-20130619-周例会-0001
４．编号管理
合同协议由公司办公室统一编制管理。

传真由公司办公室编制和管理。

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有限公司管理体系文件编号字体和字号规则

有限公司管理体系文件编号字体和字号规则

2.2 作业记录
2.2.1 图纸会审记录、施工交底记录、开工申请等记录
□□-□□-□…
工程代码
填写部门缩写
项目名称缩写
项目名称缩写、填写部门缩写同2.1“项目名称缩写、编制部门缩写”；工程代码由该项目确定。
示例：纳电工程锅炉工程处1号炉炉架安装图纸会审记录 ND-GL-1AAA01（该工程代码为1AAA01）。
2 其他文件的-□-□□□
文件排序号
文件代码
机组号
编制部门缩写
项目名称缩写
项目名称缩写：“×D”，×--承建项目的首写拼音字母，当一个字母可能造成歧义时应予以区别；
编制部门缩写：“GL”锅炉工程处，“QJ”汽机工程处，“DZ”电自工程处，“ZH”综合工程处，“JZ”建筑工程处，“JX”机械工程处，“DS”电气试验室，“WS”物理试验室，“TS”土建试验室，“ZL”质量管理科，“WZ”物资处，“SG”施工管理科，“HT”合同预算科，“X□”协作□队（□为1、2、3…）。以此类推；
2.3 联系单、图纸
a) 对外工作联系单
□□-□-□□专业–第□□□号
排序号
专业名称
机组号
项目名称缩写
项目名称缩写、机组号、排序号同2.1；
专业名称：分土建、热机、水工、电气、热控、输煤、除灰、化学、暖通九个专业（项目可根据设计院/建设单位专业分类进行变动）。
b) 内部工作联系单、工程通知单、任务单
□□-□□–第□□□号
排序号
填写部门缩写
项目名称缩写
项目名称缩写、填写部门缩写、排序号编号方法同2.1 。
c) 设计图纸、主要设备图纸（锅炉、汽机、发电机、主变压器、电除尘等）的发放编号和标识采用图册编号章“1—8”表示。其中“1”总工，“2”施工管理科，“3”质量管理科，“4”合同预算科，“5、6、7”施工部门，“8”留资料室查阅。
企业文件编码规则及部门代码

企业文件编码规则及部门代码

文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。

企业文件产品编号标准

企业文件产品编号标准

编号规则一、公司名称公司全称为：XX公司公司简称：XX二、日期表示格式：yyyy-mm-dd 或 yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2009表示公元2009年。

mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。

dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号。

例如：2009-01-20 或表示（2009年01月20日）三、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。

一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。

版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

四、各部门标识代码五、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX(DN)-TT-dd-nnnDN：大写英文字母，部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。

TT：大写英文字母，文件类型。

SC：质量手册CX：程序文件LC：工作流程BZ：工作标准ZD：制度JL：记录dd：文件版本号。

nnn：序号。

1、质量手册XX-SC-1.0 含义：XX公司1.0版质量手册2、程序文件XX-CX-1.0-nnn如：XX-CX-1.0-001 含义：XX公司第001个程序文件，此文件版本号是1.0。

3、工作流程XX(DN)-LC-dd-nnnXX(ZJB)-LC-1.0-001 含义：总经办第001个工作流程，此流程文件版本号是1.0。

4、工作标准XX(DN)-BZ-dd-nnnXX(ZJB)-BZ-1.0-001 含义：总经办第001个工作标准，此工作标准文件版本号是1.0。

5、管理制度XX(DN)-ZD-dd-nnnXX(ZJB)-ZD-1.0-001 含义：总经办第001个管理制度，此管理制度文件版本号是1.0。

企业文件编号规范

企业文件编号规范

企业标准文件编号规范1目的为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。

请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

2范围本标准规定了XXXXXXXXX公司标准文件和流程的编码规范，本企业内控标准的编号代号缩写、分类及分项代号和发布顺序号、年代号的编排方法。

本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制。

3文件编号格式文件序号发文部门文件分类公司代码集团代码XXXXXXXXX公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文件序号组成。

各部分编号间用“-”间隔。

3.1各部分表示方法1)第一部分：集团代码，XXXXXXXXX，缩写：2)第二部分：公司代码，XXXXXXXXX，缩写：3)第三部分：文件分类代号流程文件-A；标准规范类文件-B；指导书说明书类文件-C；公共制度文件-D。

4)第四部分：发文部门5)第五部分：文件序号采用三位流水码，记录文件顺序号，以发布先后确定，即001、002…..099……999等。

3.2举例：文件编号：含义4文件编号格式4.1文件表头4.2页眉页脚5要求5.1 文件的编号由XXX负责，各部门使用时到XXX申请，不得自行编号及发行。

5.2 以XXX公司名义发布的文件必须由XXX登记编号。

5.3 已发布的标准如需修订并重新发布，其编号不变，只需要更改表头内的版本号。

标准修订及编号的改变应在修改履历中说明。

附件《标准文件模板》特别说明：文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。

选择编码时，可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。