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文件号：ZZQA/M -2017 A/0版
环境管理手册
[依据GB/T24001-2016 idt IS014001:2015标准编写]
受控状态：
分 发 号：
编 制： 审 核： 批 准：
程序文件清单
1.目的
对与公司环境管理体系有关的文件进行控制，确保在文件的各使用现场得到有关文件的适用版本，防止使用作废文件。
2 适用范围
本程序适用于与环境－环境管理体系有关的文件的管理和控制。
3 职责
3.1 综合管理部负责公司环境管理体系文件的发放、统一管理，负责有关法律法规的识别。
3.2总经理负责批准发布环境手册、环境手册和程序文件。
3.3总经理负责审核环境手册和程序文件，并组织对现有体系文件的定期评审。
3.4品质管理部负责组织编制环境相关的技术性文件。
3.5各部门负责本部门与环境管理体系有关的文件的编制。
4 工作程序
4.1 本公司控制的文件范围
a. 环境手册；
b. 程序文件；
c. 支持性文件，包括环境管理规范、岗位操作规程、以及各项环境管理制度等；
d. 环境支持性文件，包括环境管理规范、产品安全数据清单，以及各项环境管理制度等；
e. 记录；
g.外来文件，如法律法规、国家标准、行业标准、顾客提供的技术要求等。
4.2 文件的编号
4.2.1本公司在环境管理体系运行之前发布的文件，继续沿用原编号，待下次修改时再按以下编号方法。
4.2.2环境环境管理手册的编号
ZZQA / M –口口
顺序号
环境环境管理手册代码
公司简称（拼音缩写）
4.2.3程序文件的编号
ZZQA / P –口口
顺序号
程序文件代码
公司简称（拼音缩写）
4.2.4其他环境环境支持性文件的编号
BD
/ D
–口口-口口
文件流水号
操作性文件（三层次文件） 公司简称（英文缩写） 4.2.6记录的编号
记录流水号 部门缩写 记录代码 4.2.9 文件分发号
采用数字描述， 例如：01，02，03………..
4.2.10外来文件的编号.
4.2.10.1一般采用其原有的文件号，和版次（标准、法律法规采用其发布年份、实施日期作为版次）。 4.2.9.2当外来文件原没有编号时，采用以下编号方法：
W L 口口
文件序号
外来文件代码（拼音缩写） 4.3文件的编写、审核、批准
文件在发布前应得到批准，以确保文件的适宜性和充分性。
4.4文件的版本、标识
4.4.1 文件的版本以第口版来表示，用A、B、C等作为版本序号。
4.4.2 修改次数：用10个阿拉伯数字来表示，即0，1，2……8，9；一旦修改次数超过了9，就应改版。如版次从A/9升级为C/0，依此类推。
4.4.3 文件标识以文件编号和版次作为标识。
4.5 文件的发放
4.5.1文件根据其使用者的不同分为“受控”和“非受控”两种：
a.受控文本：发给本公司所有与环境－环境管理体系有关的部门或个人使用的文件，及提供给认证机构的文件。
b.非受控文本：发给本公司外部如咨询公司、顾客及上级主管部门的文件。非受控文本不受修订、更换、回收的控制。
4.5.2 文件编制部门将原稿交综合管理部统一复印发放，由文件管理员在《文件发放、回收记录表》选册上确定发放范围，经综合管理部主任批准后发放，受控的文件必须在该文件封面（除原稿允许在背面）加盖“受控”印章，并注明分发号。非受控的文件只加盖“非受控”印章即可。
4.5.3 发放部门在《文件发放、回收记录表》上作好发放记录，收到文件的部门签收。
4.5.4 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予以新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.5.5 综合管理部收到文件原稿后，及时在《受控制文件清单》记录该文件的最新版次等内容。
4.6 文件的更改
4.6.1 文件更改的需求基于以下方面：
a）各部门自行运作发现文件规定和实际运作不符时；
b）内部审核及管理评审后发现文件不符时；
c）外部机构评审后发现文件和实际不符时。
4.6.2 文件需要更改时，由更改提出部门填写《文件更改申请单》说明更改原因，按4.3规定的原审批程序进行审批后实施。
4.6.3 文件更改发布后，由企管财务部文员按原发放范围对受控文件实施换页或局部划改，换发的新页应注明修改次数，同时在《受控文件清单》、《文件发放、回收记录表》上注明。被更改的旧页即被废，由文员办理作废、收回、保留、销毁手续。
4.6.4 非受控文本无须跟踪更改。
4.6.5 表单的更改由各部门自行决定，并交原审批部门审批后，直接交综合管理部门给予其它部门的调换。由综合管理部门对表单清单进行改变。
4.6.6 编制部门将更改后文件原稿交综合管理部，并及时在《受控文件清单》作好记录。
4.7 文件的保存
a）文件经批准后，综合管理部文员登记归档保存；存入软盘的文件也登记归档，为防止文件丢失，所有存入软盘的文件均要有备份，并加以标识。
b）各部门应该用文件夹分类保存文件，并做好“文件目录表”、“文件夹编号”以便检索。
c）文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。
d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别。
