关于商务英语信函的词汇特征研究

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 关于商务英语信函的词汇特征研究 作者：韩璐 周书阅 来源：《智富时代》2016年第04期

【摘 要】随着中国的外经济贸易和其他相关的活动开始日益地频繁起来，商务信函便成了商务沟通中的最有效的工具之一，到目前为止，它的使用范围逐步遍布到了商务活动当中的很多领域中。本文将把商业信函的词汇特征作为重点的研究对象，目的主要是找出对外贸易交易信函交流过程中所使用的、与面对面交易时或者平时日常里信函所使用的不同的词汇特征。作者希望，通过本文的研究可以帮助到学习使用商务英语信函的人进行今后的写作。

【关键词】商务英语信函；词汇特征；礼貌原则；运用写作；提高 一、商务英语信函的词汇特征 商务英语与普通英语不同的地方在于，商务英语更着重强调商业的沟通，着力用最准确精炼的语言来同老板、同事以及客户进行最有效的沟通交流。一般来说商务英语信函的用词具有以下特征：

（一）大量使用商务英语专业术语 商务活动的不断开展使得词汇也在不断的更新和发展，大量出来很多新词汇。商务英语信函的写作讲究语言的简单精炼。所以在商务英语信函的写作中，我们会大量使用常用词汇，不会使用偏僻较难的词汇，这样才能保证在国际商业交流中语言更具有通用性，让信函的内容更好地被人们所理解接纳。但在这个过程中也要注意，不能太过于口语化，简明却也要注意正式规范的表达。有些商务文书具有规范，约束力等公文的性质，因此会要求作者在写商务信函时，用大量很正式的词语。但在介词方面，商务英语往往会使用比较复杂的借此短语来替代简单的介词或连词，这样会使得信函更加的规范正式。

（二）商务英语信函用词简明精炼，正规平实 随着商务活动的不断开展，新词汇层出不穷。但在商务英语信函的写作中，大多追求用词简明精炼，大量使用常用词，以保证用词能达到国际通用性的标准，保证无论是哪个普通大众都可以清楚明了地理解信函内容，但是又不能太过于口语化，要正式规范，即可以理解为商务英语信函用语不能非正式化。有些商务文书具有规范，约束力等公文的性质，因此会要求作者在写商务信函时，用大量很正式的词语。但在介词方面，商务英语往往会使用比较复杂的借此短语来替代简单的介词或连词，这样会使得信函更加的规范正式。

（三）大量使用缩略词 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 因为对效率有一定的要求，并且国际商务活动在不断地发展和进步，缩略词就大量地出现在了商务英语中，商务英语中很多的高频词汇被人们简化缩写，很大程度上就方便了商务英语信函的使用。并且，这些词汇的使用会更加广泛地被人所接受，理解，又不容易产生分歧。这是商务英语词汇的极大优点。它的特点是语言简练，使用方便，信息量大。缩略词往往表现为以下四种，第一种是首字母缩略法，第二种为截短法，第三种为拼缀法，第四种为首字母拼音法。缩略词使用率高，而且意义相对比较固定，并且更加地通俗易懂，已经被人们广泛接受。

（四）大量使用礼貌用语 商务英语与大众英语不同的地方在于，在商务信函中写信人总会力求语气极可能地保持客气，即使有时候有些商务信函的内容不是那么令人愉快。所以，在商务英语信函中会大量使用礼貌用语。这些礼貌用语对于大部分初学者来说看似比较复杂繁琐，显得文章冗长，但是实际上一旦很好的掌握了这些礼貌用语就可以轻松熟练地使用，这会对总体的文章构架也有一定的帮助，会使得看信的人感受到被写信人尊重，也会使得信函的内容更好更快地有效传达。

（五）保留了一些陈旧的词汇 在商务英语中，常常会用到一些日常英语中很少用到的词汇，这些词汇主要是由here/there/where加上其他的介词所构成的。这些词汇之所以被很好的保留在了商务英语信函的写作中，主要原因是在合同、协议、备忘录等具有一定法律约束力的文件中它们会被大量必须地使用，而这些文件又是商务英语信函的主要组成部分之一，所以这些词汇就会出现在商务英语信函中。

二、商务英语信函中的礼貌原则 一般情况下，商务信函有以下几个方面的写作原则：体谅原则，完整原则，清楚原则，简洁原则，具体原则，正确原则，礼貌原则。在当中，礼貌原则是在商务英语写作中最重要的一项基本原则。

（一）商务英语信函中合理表达礼貌 全球经济一体化，使得对外贸易越发发展。礼貌用语在国际商务活动中起着重要的作用，它可以让信函沟通的双方感受到彼此的尊重和合作的真诚，使对方乐意与我们合作，让我们在竞争中可以处于一个比较积极的地位。中国经济市场在世界商业贸易中不断深入，商业信函已经慢慢地成为了人们在经济交往中不可或缺的一种手段。人们只有在商业信函中使用一定的礼貌的表达策略，才能使得商业交际的成功率更加提高。因此，我们在商务英语信函的写作中合理表达礼貌时应该注意的几个方面：

1、注意话语的选择是否具有亲和力 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 每一封信函的往来，都是写信人和收信人之间的一次交流。所以在这种交流中，也要注意保持人性中感性的一面。然而很多人都有一种误解，就是觉得商务信函应该官方一些，干是把一封本来应该是热情而友好的信函写的呆板而死气沉沉。多用一些简单明了的语句，才会使得交流双方的态度更加亲近，更容易使得交易顺利地进行。

2、注意话语中的各种信息在不同人文背景下的解读 在商务英语信函的写作过程中，不仅要合理地使用好各种礼貌原则，也要在这样的过程中提高自己的礼貌表达的方式方法，还要仔细观察在各种不同的国际商务交往中的不同特定语境因素，合理运用各种适当的词汇，使礼貌的表达更加得体，从而使贸易活动得以更顺利地进行。

（二）商务英语信函中的礼貌表现 1、商务信函中的积极礼貌表现 积极礼貌就是写信人为了满足收信人对积极面子的需求而采取的表现，写信人最好是使用积极礼貌的词汇话语，这样会让收信人感受到来自写信人的尊重和重视。在商务英语信函中积极的礼貌表现主要体现为4种策略：赞美、展示人情味，避免不和与声称关系亲近。

（1）赞美 赞美往往是一种在商务信函中必要的表达方式。我们通过说一些合理的夸奖，恭维的话来满足交易双方的积极面子，让对方感受到我们的重视和肯定，以此让对方也同样肯定我们。这时候同样也要注意，在不同的场合需要使用不同的赞美，才会显得我们是真诚和诚恳的，这样会使人际交往更加地和谐融洽，谈商业的时候也会更加亲近自然。在商务英语信函中，经常赞赏对方是一种很重要的手段，但是切忌夸张，这样会让对方感受到你的不真诚。在对方真的很值得肯定的时候，也要注意把握尺度，不可以太过于虚伪。

（2）展示人情味 大部分中国人都是人情味很重的，人们大多彼此体贴理解。尤其是当对方遭遇了什么不幸或不愉快的事情时，大家都会对其表达关切和同情的感情，并且会关切对方让献上给对方美好的祝愿，这样的感情我们在写作商务英语信函的时候应该学会去合理使用，这样会使得收信人感受到我们真挚的情感，交流也会更加亲近。

（3）避免不和 避免不和这种方法在商务信函写作中，主要体现为当的观点与对方不和或者是本就是要提出对方不合理情况的状态下。为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要注意使当地避免说话过于直接。当双方观点不能统一时，我们不应该直接提出对方的龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 不是，应该先理解并参考对方的意见。如果对方的建议实在是不合理或者对我们的指责不给予理会的时候，我们可以据理力争，说明我们的观点，但注意要讲究理解礼貌，避免用冒犯性的语言。

（4）声称关系亲近 在商业信函中，如果写信人与收信人之间非常熟悉，当写信人向收信人提出要求或建议时，写信人可以通过声称自己与对方有密切关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是。声称关系亲近”策略。这种亲善的言语在极大程度上就可以维护收信人的面子，又可以帮助交际的双方实现互利的目的。

2、商务信函中的消极礼貌表现 消极面子指不希望别人强加于自己，自己的行为不受别人的干涉、阻碍。消极的礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子而采取的措施。比如当一方提出请求、命令或建议时，对方的私人空间就受到了侵犯，这时.说话人就应该采取一定的措施去维护听话人的面子。消极礼貌表现在商务信函中主要体现在以下几个方面：减缓语气、表示歉意、道歉。

（1）减缓语气 减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时，写信人运用一定的表达方式来减缓语气，使言语的强制力变小，从而减弱对对方消极面子的成胁的方法。

（2）表示歉意 表示歉意的策略指写信人运用谦卑的语言来减低自己或抬高对方的身价使收信人和自己的差异得以显露，从而体现出写信人对收信人的尊重。写信人通过抬高对方的身份，降低自己的身份，表明自己对对方消极面子的维护和尊重，从而避免与对方潜在的冲突，实现与对方成功交流的目的。

（3）道歉 道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时，冒犯方向被冒犯的一方赔礼道歉表示歉意，以此来维护被冒犯一方的面子并且弥补冒犯的后果进而恢复双方之间的和谐关系的方式。道歉主要有两种方式：直接道歉和间接道歉。

直接道歉，为了维护对方的面子，并且不要直接地冒犯对方，道歉者可以直接向抱怨者道歉，诚恳地承认自己的过失，让对方理解自己并获得对方的谅解，并表示出愿意进行赔偿，进而促使双方步入正常的交际轨道。