商务英语信函写作的特点

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篇一：分析商务英语信函写作的格式特点

摘要：在商务英语信函写作中，首先要掌握的是写作格式。本文叙述了商务英语信函写作格式的构成及其格式特征，并指出在写作中应注意的格式特点及主要环节。

关键词：商务英语信函写作格式

随着经济的迅速发展，国际间的各种商务联系不断增多，作为联系的主要方式之一的商务英语信函的使用也日益频繁。有人认为，只要多读文学作品，有一定的文学写作基础，掌握一定的英语和信函知识，就能写好商务英语信函。其实不然，古人云：“学力既到，体制亦不可不知，如记、赞、铭、颂、序、跋，各有其体。”“文章以体制为先，精工次之。”这充分说明了辨认、掌握文体格式的重要性。商务信函大多约定俗成，形成了一定的惯用格式，内容构成要素、前后顺序、书写位置以及习惯用语等，都有一些规范的要求，已为

社会公众所认可，我们须遵循其规范的格式写作，方能达到商务写作的目的。要写好商务英语信函，首先必须掌握其写作格式的特点，并注意在写作的过程中出现的问题。

一、商务英语信函写作格式的构成

现代社会讲究速度和效率，对于处理日常业务的一般商务英语信函来说，其特点十分鲜明，即简短明了，形式固定。但也有的信函，它所处理的是较为特殊的或微妙的事情，写这类信函前就一定要深思熟虑。除了语言上礼貌得体，更需注意格式、语气、措词等方面的技巧。但无论怎样的商务信函，其基本框架应是一致的。它包括信函的开头、正文和结尾三大部分。也可以理解为商务英语信函的构成大体上可分为两个部分：必需部分和增加部分。必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分，这些部分可有可无，并不是绝对必要的部分。

1、商务信函的开头部分

商务信函的开头部分包括以下四个方面：写信人的地址；日期；收信人地址；称呼。（1）写信人的地址

这部分也被称为信头，是信函的第一部分，也是十分重要的一部分。因为一打开信，首先映入收信人眼帘的就是这一部分。它应写在全信首页的开头，其位置大约在离纸顶端两厘米正中央处，有些信头处于中央稍右偏的位置。此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码，有的信头中甚至还

印有代表公司形象的符号标志、e-mail号、网址和总裁的名字等。

（2）日期

日期是信函中不可缺少的部分，注明日期便于对信件进行整理、存档。特别在合同双方就具体时间发生争议时，可查寻信件、确定日期，将之作为法律的依据。日期包括年、月、日的具体时间，如：20XX年10月5日，可表示为：october5,20XX或者5october,20XX。（3）收信人地址在写收信人地址时，应写出收信人姓名的全称、职务、公司的全称及所在地。

例如：mr.RichardYoung——姓名

Director——头衔

cresswellInc.——公司名称

400Fortunestreet——街道号码及名称

phoenixArizona82044——城市名、州名、邮编

u.s.A——国家名

（4）称呼

它是正文的开头。就像两个人见面说“hello”，“称呼”这部分起着同样礼貌的问候作用。一般来讲，在称呼后用姓氏，如：Dearmr.Richard，DearDoctorsmith，Dearprofessorwang，etc.写信给姓名未知者称

Dearsir/madam；或者gentlemen/Ladies；写给公司办事员

工用Dearsirs。

2、商务信函的正文

这部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。书写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业信函一般包括四个部分：开头；细节；对应；结尾。

（1）开头：写这封信的原因是对以前哪封信、合同或文件的应答。

（2）细节：提出问题和具体要求，询问情况或提供相关的细节；这部分可以分成段落，每段有一个主题。

（3）对应：期待对方做出的反应和行动或说明写信人将采取的行动。

（4）结尾：简短、礼貌地过渡到结束。一般来说，开头与结尾较短，中间最长。信件的主题思想就在中间段落，所以，它是正文的中心，是核心部分。“文如其人”，如果商务英语信函的正文组织不当，逻辑混乱，措词欠妥，语法有误，这封信就会让商务交往大打折扣，送出此信的商业机构的形象也会大大受损。因此正文部分是最重要的部分。

3、商务信函的结尾部分

信尾也属于信函的一部分，它传递许多有用的信息，因此这部分是不能被忽视的。信尾通常包括两个内容：结束敬语和签名。

（1）结束敬语：结束敬语分三类情况。第一类是最正

式信函，第二类为较正式信函，第三类为非正式信函，不同类型信函的开头和结尾都要遥相呼应，也就是说，如果开头语是正式语，结尾语也是正式语，反之亦然。总之，信函的风格要首尾一致。例如：开头结尾正式：

DearsirsYoursfaithfully

gentlemenRespectfullyyours

比较正式：

Dearmr.smithsincerelyyours

Dearms.martinsincerely

非正式：

DearTombestregards

Dearmarybestwishes

（2）签名：每封商业信函都必须签名。签名意味着对

这封信的内

容同意并负有责任。这部分一般位于结尾敬语处下三到四行，包括亲笔签名，打字签名。如果写信人有头衔，打字签名下还要加上头衔或职位称呼。

二、商务英语信函写作格式的主要特点

1、拟妥标题或简洁明了地说明目的。对标题的拟写有

具体的要求，必须处理好。信函的标题要概括出其主要内容，让人一看就知道信件内容。如果没有事由标题，大多商务英