岗位说明书编写培训.ppt

04 编写注意事项与技巧
编写注意事项
内容准确
确保说明书内容准确无误，不出现歧义或模 糊表述。
语言简练
使用简洁明了的语言，避免冗长和复杂的句 子结构。
结构清晰
按照一定的逻辑顺序组织内容，使读者易于 理解和记忆。
突出重点
对重要的职责和要求进行突出强调，提高说 明书的可读性和针对性。
编写技巧分享
使用动词短语
问题2
说明书语言过于复杂，难以理解。 解决方案：使用简练的语言和清 晰的逻辑结构，必要时可进行修 改和调整。
问题3
说明书内容存在歧义或模糊表述。 解决方案：仔细审查说明书内容， 确保表述清晰、准确，避免产生 歧义或模糊表述。
05 实际案例分析
成功案例分享
案例一
某大型制造企业，通过明确部门职责和岗位职责，提高了生产效率和管理水平， 实现了可持续发展。
使用动词短语描述职责和要求，使内容更加具体和明确。
使用表格和列表
通过表格和列表的形式呈现信息，使内容更加清晰和有条理。
使用实例
通过实例说明职责和要求，使内容更加生动和易于理解。
参规性和权威性。
常见问题及解决方案
问题1
说明书内容过于笼统，不够具体。 解决方案：对每个职责和要求进 行细化，使用具体的描述和实例。
案例二
某互联网公司，通过优化组织结构和岗位职责说明书，成功地推动了产品创新和 业务拓展。
失败案例反思
案例一
某零售企业，由于部门职责不明确，导致内部沟通不畅，影 响了整体运营效率。
案例二
某金融机构，岗位职责说明书过于笼统，导致员工工作积极 性不高，人才流失严重。
从案例中学习的经验教训
明确部门职责和岗位职责的重要 性

工作分析——岗位说明书
◆用谁（who） ◆做什么（what） ◆何时（when） ◆在哪里（where） ◆如何（how） ◆为什么（why） ◆为谁（for whom）
◆岗位基本信息 ◆职责描述 ◆岗位职责 ◆工作权限 ◆任职资格 ◆工作环境 ◆职业生涯发展
Designer:S.G.C.chen8332
一、岗位基本信息--3 举例分析：
岗位名称 直接上级 定编人数 岗位序列
策划专员 市场主管、策划组长 2 营销类
所属部门
市场部 直接下级 辖员人数 职等
编号 无 0
1、岗位名称：“策划专员”——“市场策划专员”（职能+层级）； 2、所属部门：“市场部”——“市场部策划组”（细到最小）； 3、直接上级：“市场主管、策划组长”——“策划组长”（只有一个老大）； 4、岗位序列：“营销类”——“职能类”（不是所在营销部门就是“营销类”岗位）。
工作分析是全面了解获取与工作有关的详细信息的过程。
任务
责任
职责
工作分析 知识
工作说明
关于工作职责、任 务内容的详细描述
工作规范
工作须具备的知识、 技能和能力
技能
能力
◆ 岗位说明书是 工作分析的书 面表达形式
◆ 是人力资源管 理体系中的基 础系统
Designer:S.G.C.chen8332
海 .水 .正.蓝 .作 .品
海 .水 .正.蓝 .作 .品
岗位说明书的基本内容解释与填写说明
二、职责描述--3 举例分析：
职责概述
职责描述
学员信息建档、核对；报备白名单（整理名单）；分配辅导老师；档案更新 管理。 （教务老师）
避免：面面俱到，事无巨细的罗列.

1、岗位名称 生管部经理 2、所属部门 生管部
3、岗位编号 4、编写日期
.
12
岗位说明书的撰写－岗位设置目的
岗位设置目的：
岗位设置目的即设立该岗位的目的或岗位存在的意义，是对该岗位主要工 作内容的概述
“三段式”描述方法：
在……依 据 之 下，
做……工 作 内 容，
以 达 到……工 作 目 的
法律、法规、原理、 原则、准则、政策、 战略、指导、指示、 模型、方法、技术、 体系、做法、程序、
• 任职者在工作中形成的关系 • 该岗位的任职者在工作过程中与组织内部、外部的部门、人员之间形成的工作关系，主 要关注联系的对象。全部联系对象名称之间用“、”分开
.
17
岗位说明书的撰写－岗位权限
岗位权限的含义
• 岗位权限，是指根据岗位的工作目标与工作职责，组织赋予该岗位的决策范围、层级与控制 力度
条件、领导 ……
组织、指导、推荐、 计划 ……
结果、市场份额、 利润、销售量、数 量、产量、质量、服 务、 有效性、期限、 安全 ……
举例： 人力资源部人力开发管理岗的岗位设置目的概述：
根据战略目标和部门年度经营计划责任书的要求，协助部门经理，规划、组织、推动、管
理的人力资源管理与开发工作，以达到建立健全人力资源管理体系、提升人力资源管理水
• 该项目主要应用于管理人员的岗位描述与岗位评价，以确定岗位“对组织的影响大小”和 “过失损害程度”
岗位权限的表示方法
• 人事权限：批准……类（或级）以下员工的录用、考核、升迁、出差、请假等； • 财务权限：批准……元以内的……费用； • 业务权限：批准……（事项）。
.
18
岗位说明书的撰写－“任职资格”

39、没有不老的誓言，没有不变的承 诺，踏 上旅途 ，义无 反顾。 40、对时间的价值没有没有深切认识 的人， 决不会 坚韧勤 勉。
▪
26、要使整个人生都过得舒适、愉快，这是不可能的，因为人类必须具备一种能应付逆境的态度。——卢梭

▪
27、只有把抱怨环境的心情，化为上进的力量，才是成功的保证。——罗曼·罗兰
岗位说明书编写
36、“不可能”这个字(法语是一个字 )，只 在愚人 的字典 中找得 到。--拿 破仑。 37、不要生气要争气，不要看破要突 破，不 要嫉妒 要欣赏 ，不要 托延要 积极， 不要心 动要行 动。 38、勤奋，机会，乐观是成功的三要 素。(注 意：传 统观念 认为勤 奋和机 会是成 功的要 素，但 是经过 统计学 和成功 人士的 分析得 出，乐 观是成 功的第 三要素 。
▪
28、知之者不如好之者，好之者不如乐之者。——孔子
▪
29、勇猛、大胆和坚定的决心能够抵得上武器的精良。——达·芬奇
▪
30、意志是一个强壮的盲人，倚靠在明眼的跛子肩上。——叔本华
谢谢！
34

6、岗位说明书的运用
人力资源规划：
有多少种工作岗位 岗位目前的人员配备能否达到任职要求 今后岗位和工作将发生那些变化，人员结构应做什么相应的调整 后 备 人 员 的 素 质 应 达 到 什 么 水 平
6、岗位说明书的运用（续）
培训和开发：
不同的员工有差异，并非人人都能够满足和达到任职要求，必须要 不断培训，不断开发。因此，可以按照工作分析的结果，设计和制定 培训方案，根据实际工作要求和聘用人员的不同情况，有区别、有针 对性的安排培训内容和方案，以培训促进工作技能的发展，提高工作 效率。
时间
界定衡量标准—指标类型
绩效目标类型 定义 大多可以用数量 来衡量的结果指 标 举例
结果 目标型
•预算范围内市场份额提高 •年度客户满意度
行为 标准型
在完成目标的过 程中行为必须达 到某一标准
•年底将公司绩效和奖励政策在本部门宣传、
推广、让每一位员工都清楚。 •按照市场部门的要求，在销售过程中落实产 品宣传计划。
以培训开发为导向
强调对工作难点的识别，对任职资格中可培训部分 的界定
以考核为导向
强调对工作职责及责任细分，强调工作标准和过失 损害
以薪酬为导向
<强调职位在组织中的地位和贡献，工作复杂性和 难度、工作环境、工作负荷与强度
不同目标导向对岗位说明书内容的要求
本次岗位说明书的基本内容：
岗位说明书分为5部分：
共识区域
上级对岗位的期望
共识区域
任职者本人的理解
任职者本人的理解
职责分配与澄清
沟通
期望/要求
承诺
理解
接受
分配工作责任 澄清责任
工作分析的操作具有明确的目标导向

履行该职能 •需要进行哪些协调 工能梳理工具
职能分解
纵向 上将 部门 职能 分解 为彼 此相 对独 立的 职能 模块
横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述
管理功能
部门职能梳理（示例 ）—— 三级职能
部门职能撰写要点
一级职能编写要求： • 用一个句子概述本部门的主要业务和管理职能。
部门与岗位职责梳理与岗位说明书编写指南
工作要求及实施步骤
部门职能梳理的前提和定义
部门职责 部门职责是组织管理的基础性文件，是将本部门在公司中所承担 的主要职责和权限用规范的语言界定并形成文本。
梳理的前提 部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主，并 根据实际工作需要进行调整（立足现在，着眼未来）。
部门岗位设置
一、理清部门岗位 根据部门未来6个月-1年的业务发展需求、资源配置情况，对当前部 门设置的岗位进行梳理：还需要哪些岗位？哪些岗位可以兼任？哪些岗 位需要合并或分拆？与部门负责人或直接上级确认梳理部门岗位。
二、部门岗位按级别从高到低排列，形成《部门组织结构架构及人员 配置情况表》
示例：
人力资源总监
二级职能编写要求：
• 用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。 三级职能编写要求：
• 用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。 • 格式：动词+事项 • 避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、
“领导”等，以明确权责，避免歧义。具体可参见《规范动 词表》。 • 描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主 观要求。
部门职责梳理 部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复 杂工作按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，分解成独立 的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化。

位
总经理
归属 所属部门
类型 内部或外
部
内部
方式 面谈、电话 、联络函、 网络即时通
讯等等
面谈、电话
关联工作内容 接触的目的
经营管理方面 的工作汇报与 请示，资源申 请、协商沟通
频率 无固定时间频 繁接触、固定 周期接触、偶
尔接触
月度，不定期
市工商局 市工商局 外部 副局长
面谈
经营业务事项 的许可审批、 管理沟通
直接责任是指不管级别多高，都要自己亲自完成的工作； 最基层的工作人员也应该列出10条左右。 工作标准： 和工作职责相关内容结合，根据实际情况及考核标准填写。 该岗位的权限： 说明该职位需要做哪些决定，将产生如何影响。 该岗位的工作协作关系： 说明该职位需要做哪些外部协调，哪些内部沟通。 该岗位的任职资格： 包括教育水平、专业程度、培训经验、知识技能、个人素质等等。
工作权限
应负责任
关键绩效（KPI）
.
9
一、岗位基本信息 岗位名称
所在部门
直接上级 岗位设置目
的 二、岗位主要职责
重要性 1
工作职责（按重要程度排序）
岗位代 码
岗位职 级
直接下 级
工 作 标 准（详细描述）
2
….
三、工作协作关系： 内部协调关系： 外部协调关系： 四、岗位权限 决策权限： 审核权限： 监督权限： 建议权限： 五、岗位任职资格
填写时需列举下属岗位名称。
.
12
2、岗位使命/目的
问题
解释
备注
什么是部 门/岗位使 命
准确地说明该部门－岗位存在的意义及它对整个企业成功的独特 贡献
概括地讲就是完成若干项工作后，所能体现出的一个最终结果