秘书实务第一学期期末试卷

秘书学期末考试试题

一、选择题（每题2分，共20分）

1. 秘书工作的主要职责包括以下哪项？

A. 组织会议

B. 管理文件

C. 处理客户关系

D. 所有选项

2. 秘书在准备会议时，以下哪项不是必须完成的任务？

A. 确定会议议程

B. 预定会议室

C. 购买办公用品

D. 通知与会人员

3. 在处理文件时，以下哪项是正确的做法？

A. 随意丢弃重要文件

B. 定期整理归档

C. 将所有文件放在桌面上

D. 将文件随意借给他人

4. 秘书在接听电话时，以下哪项是正确的礼仪？

A. 直接挂断电话

B. 先问候，然后自我介绍

C. 边吃东西边接电话

D. 直接询问来电者意图

5. 秘书在撰写商务信函时，以下哪项不是必要的？

A. 检查语法和拼写 B. 使用非正式语言

C. 确保信函格式正确

D. 确保内容清晰、简洁

二、简答题（每题10分，共30分）

6. 简述秘书在企业中的主要角色和职责。

7. 描述秘书如何有效管理时间以提高工作效率。

8. 解释在商务环境中，秘书如何维护公司形象和保密性。

三、案例分析题（每题25分，共50分）

9. 假设你是一家公司的秘书，你的上司即将出差参加一个重要的商务会议。请列出你需要准备的事项，并解释每项准备的重要性。

10. 你收到了一封来自潜在客户的电子邮件，询问公司的产品信息和报价。描述你将如何处理这封邮件，以及如何确保回复的专业性。

四、论述题（共30分）

11. 论述现代秘书在企业中如何利用信息技术提高工作效率和质量。

五、结束语

本试题旨在综合考察学生对秘书学理论知识的掌握程度以及实际应用能力。希望同学们能够认真作答，展示自己的专业素养和实际操作能力。祝考试顺利！

（完）

第 1 页 共 8 页 期末考试《秘书实务》试题(A卷)参考答案及评分标准 命题人签名 高永丰 适用专业及方向：社会工作 层次：本科 年级：11级 限时：120分钟 考试形式：闭卷 考场要求：笔试 系（教研室）主任签名 院长（部）主任签名 题号 一 二 三 四 总分 得分 一、 单项选择题（下列各题的备选答案中只有一个选项是正确的，请把正确答案填在答题表中。每小题2分，共20分） 得 分 评卷人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.省纪委、省外经贸委如有（ B ），应在收到备案文件之日起15日内提出意见，并告知审批单位。 A. 疑虑 B. 异议 C. 问题 2.各地区可以根据季节的变化，（ C ）调整作息时间，以达到充分利用日光、节约照明用电的目的。 A. 适当 B. 逐步 C. 合理 3.对纳税确有困难，经税款征收机关批准缓交的，其滞纳金可以（ A ）核减。 A. 酌情 B. 据实 C. 适当 4.各级银行要积极（ C ）税款征收部门做好这项工作。 A. 帮助 B. 辅助 C. 协助 5.对伪造国库券的，依法（ A ）刑事责任。 A. 追究 B. 追查 C. 判决 6.要把有机肥料的研究工作列入（ A ），组织科研、教育、推广部门协作攻关。 A. 日程 B. 计划 C. 规划 7.台湾同胞来祖国内地探亲旅游（ C ）增多，这对于促进海峡两岸的“三通”和实现祖国和平统一大业将起到积极得作用。 A.逐年 B.渐渐 C.日益 8.任何人不得以任何（C ）冲击铁路车站。 A.理由 B.方式 C.借口 第 2 页 共 8 页 9.严禁机动车辆（ A ）通过铁路道口。 A.违章 B.擅自 C.非法 10.触犯刑律的，应提请司法机关依法（ C ）。 A.处理 B.处罚 C.惩罚 二、病文分析修改（每题10分，共20分） 得 分 评卷人 1.请将下文错误的地方指出并改正过来。 XX厂干部商调报告 [2003年]调字第5号 XX局人事科负责同志： 我厂工程师庞XX同志，男，现年30岁，1990年毕业于华南理工大学，为我厂车间主任和技术骨干。该同志工作一贯认真负责，积极肯干，具有较高的专业技术水平和丰富的实际操作经验。现因家庭困难，且每天上下班需要2小时等车，因此，拟调往你所工作，以照顾家庭。 XX厂（印章） 厂长：XXX（私印） 0三年九月二十一日 参考答案: （1）标题文种错误，不是报告而应为“函”；（1分） （2）发文号应为调字[2003]5号； （1分） （3）收文应为单位，而非个人； （1分） （4）函中不应为“你所”，应为“贵所”嫌称； （1分） （5）缺少结束语，应为“请函复”； （1分） （6）落款不能用个人的名义； （1分） 第 3 页 共 8 页 （7）发文时间应写全2003年9月21日（2分） （8）发文时间不应超出发文机关，应退后两格。（2分） 2.请将下文错误的地方指出并改正过来。 XX市人民政府文件 X府发[2004]第11号 关于表彰市XX厂实现“安全生产年”的通报 市属各企业： 为确保企业生产和人民生命财产安全，我市XX厂从各方面采取有力措施，花大力气抓各项安全生产制度的贯彻落实，并建立了安全生产各级岗位责任制，2003年实现全年无重大生产和伤亡事故，成为我市标兵企业。为此，市政府决定给与市XX厂通报表扬，以资鼓励。 市政府号召全市各企业学习市XX厂的先进经验，结合企业实际，建立和健全安全生产岗位责任制，抓好安全生产，争创标兵企业，为把我市安全生产提高到一个新水平而努力 特此通报 主题词：关于 表彰 通报 XX市政府（印章） 二00四年元月 参考答案: （1）发文号应为：X府发[2004]11号；（1分） （2）标题中不应出现引号，应去掉；（1分） （3）标题中的“表彰”应与“通报”放在一起，为“关于......的表彰通报”；（2分） （4）通报类属普发性公文，可不写收文机关；（2分） 第 4 页 共 8 页 （5）结尾处不用写“特此通报”（1分） （6）发文机关应写全称“XX市人民政府”；（1分） （7）发文时间应规范，并具体到日；（1分） （8）主题词表中无“关于”词，应去掉。（1分） 三、文书拟写（共20分） 得 分 评卷人 请根据下列材料为光华公司写份函： 光华公司正准备对本公司网络技术人员进行培训，他们从报纸上了解到青山市高等职业技术学院将举办网络工程在职培训班，但因报上刊登消息比较简单，他们想对一些具体情况进一步了解，比如该班何时招生、首批招收多少名额、有无入学考试、主要开设哪些课程、报考对象和条件要求、收费标准等。请你问光华公司给青山市高等职业技术学写一份函（成文时间由考生自定）。 参考答案： 光华公司关于网络工程师在职培训班有关事宜的函 青山市高等职业技术学院： 据报载，贵院将自今年起开办网络工程师在职培训班，我公司准备派员参加培训。因报载消息比较简要，我们尚需要进一步了解有关的具体情况，比如该班何时开始招生、首批招收多少名额、有无入学考试、主要开设哪些课程、报考对象和条件如何、收费标准等，我公司急需进一步了解，以便选派合适人选参加培训。 特此函询。 光华公司（印） 2003年11月23日 第 5 页 共 8 页 评分要求：（1）文种、标题正确；（2分） （2）正文结构完整，表达清楚；（3分） （3）结尾规范；（2分） （4）格式、标点、语言正确。（3分） 四、秘书工作实务题（每题10分，共40分） 得 分 评卷人 1.某公司将于下周在公司内举办一次重要的产品技术研讨会，秘书小丽负责为该公司各主管准备会议所需要的文件资料。由于会议文件资料很多，且会议事务繁忙，因此小丽就仓促地为各位主管准备了一个文件夹，将所有资料放入文件夹。请问小丽准备会议文件资料的做法有什么不妥之处？假如有三个主管在会前回复说有事不能参加会议，那么你认为秘书小丽需要为这三个主管准备会议文件资料吗？为什么？ 参考答案： （1）秘书小丽在准备会议的文件资料时，应事先整理归类所有的资料，而不应该仓促地为各位主管准备一个文件夹。这样会出现有的主管面对一大堆的资料不知如何找到想看的资料的情况，从而影响会议的进度。（5分） （2）我认为秘书小丽应该为这三位可能不能参加会议的主管准备会议文件资料，避免出现正式开会时这三位主管又突然赶回来，造成会上有的主管因没有资料可看而无法发表意见的情况。（5分） 2.公司将于7月5日上午9点召开销售工作会议，主要内容是上半年工作总结；部署下半年的销售任务；销售部人员的调整；销售部介绍上半年销售工作经验；宣读公司销售人员的招聘方案。请你为本次会议设计一份会议议程表，并用文字说明会议议程表的设计方法。 参考答案： 第 6 页 共 8 页 （1）xx公司销售工作会议议程表（6分） 会议时间：7月5日上午9点 会议地点：公司二楼会议室 会议议程： 1）宣布议程。 2）说明有关人员缺席情况。 3）上半年工作总结报告。 4）销售部经验介绍。 5）销售部人员的调整。 6）销售人员招聘方案。 7）下半年销售任务。 （2）会议议程表正确的设计方法：（4分） 1）首先应注意议题所涉及各种事务习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 2）议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。 3）保密性较强的议题，一般放在后面。 3.小杨是某公司的秘书，某日经清点、对号、查看封口，发现无问题后，小杨签收了一批外来公文。但是，在启封、登记过程中，她发现有一份属某单位的机密文件，混装在普件中。这是她多年工作的第一次，她不知道处理。退回去又怕节外生枝，惹出麻烦来，不退也不妥。 （1）请结合收发文工作的程序，指出发文单位和小杨在收发工作中各存在什么问题。 （2）小杨接下来该怎么做？ 参考答案： 第 7 页 共 8 页 （1）①秘书人员的收文处理工作包括对所收的公文和信件的签收、登记、拟发、批办、承办、催办和查办等程序；（2分） ②秘书人员的发文处理总程序时由制文和制发两个阶段组成。制文阶段包括拟稿、会签、拟定主题词、审核、呈批、签发和注发。制发阶段包括编发号、登记、打字、校对、缮印、用印、分发和传递；（2分） ③发文单位在公文分发传递中存在的问题是把机密文件混装在普件中，按照文书处理的相关规定，机密文件时不允许和普件混装在一起的；（2分） ④小杨在收发文件中存在的问题是在签收公文的环节上没有做好，没有及时把机密文件从普件中挑出并清退，而是等到启封、登记文件时才发现普件混装了一封机密文件。（2分） （2）小杨应尽快把情况向该公司秘书处秘书长（或办公室主任）如实汇报，咨询解决这个问题的办法。最好是在领导的帮助下，与发文单位进行沟通，双方尽快商量出解决问题的办法。（2分） 4.秘书小王每天都认真整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回形针、订书机、文件夹一级电话等都摆放有序。下班前，他也将办公桌收拾的干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。桑小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己办公桌的抽屉里，常常影响别人的工作。请指出秘书小王在办公桌管理工作中的不足之处，并给他讲解一下秘书人员的办公责任区应包括哪三个区域，以及秘书人员应如何做好办公责任区的维护工作。 参考答案： （1）秘书小王在办公环境管理工作中的不足之处就是很少参与维护公用区域；（3分） （2）秘书人员办公责任区包括个人工作区、公用区域和领导办公区域第 8 页 共 8 页 三个部分；（3分） （3）在个人工作区，秘书人员应做好办公桌、办公家具的整理与维护工作，以及办公室地毯的清洁护理工作等；在公用区域，秘书人员应负责领导办公场所卫生清洁和领导文具、茶水准备、家具、物品的有序摆放。（4分）

、多选题 1.信息的含义包括()。

A．是客观世界中各种事物运动状态的反映

B．是经过传递再现客观事物的状态

C．是客观事物之间相互联系、相互作⽤的

D．客观信息的收集依赖于综合处理

2.按信息源的性质分，可分为()。

A．⾃然信息

B．静态信息

C．动态信息

D．社会信息

3.按信息存在作⽤时间分，可分为()。

A．外部信息

B．内部信息

C．长时信息

D．短时信息

4.现代社会记录和储存信息的载体向()发展。

A．多样化

B．⽇趋缩微化

C．信息化

D．科学化

5.秘书信息⼯作的针对性，主要内容有()。

A．结合业务

B．围绕中⼼

C．针对问题

D．制定措施

6.秘书⼯作时效性特点的形式有()。

A．经常性

B．及时性

C．适时性

D．针对性

7.秘书信息⼯作的原则有()。

A．追踪原则

B．超前原则

C．选优原则

D．完整原则

8.秘书信息⼯作的基本要求有()。

A．准确

B．及时

C．全⾯

D．适⽤

E.保密

9.信息收集的内容有()。

A．系统内信息

B．上级信息

C．平⾏信息

D．社会信息

E.历史信息

F.国际信息

10.收集信息的渠道，按获取信息的来源分有()。

A．内部渠道

B．外部渠道

C．调查渠道

D．媒体渠道

11.根据询访采⽤的⽅式及⼿段可分为()。

A．现场询访

B．⾯谈询访

C．电话询访

D．书⾯询访

12，信息的校核最常⽤的⽅法有()。

A．分析法B．核对法

C．调查法

D．询访法

13.信息的加⼯应注意的⼏个问题有()。

A．充实内容

B．综合分析

C．提出意见

D．修饰润⾊

14.信息资料传递的基本⽅式有()。

A．单向传递

B．相向传递

C．反馈传递

D．电信传递

五、名词解释 1.信息

2.社会信息

3.纵向信息

4.动态信息

5.综合信息

6.专题信息

7.基本信息

8.派⽣信息

9.客观信息

10.特殊信息

11.信息资料

12.信息筛选

13.信息校核

14.信息加⼯

15.信息编制

16.信息贮存

17、反馈传递

六、简答题 1.信息的主要特征。

2.现代社会信息⼯作的基本特征。

、填空题 1．能否恰当地分⼯，和谐地配合，决定着组织的________和________。

2．沟通是________的传递，是⼿段；协调则是沟通的⽬的，是结果。

3．协调从字⾯上解释就是同⼼协⼒，配合适当的意见，是⼀种________，也称为________。

4．从现代管理学的⾓度讲，协调就是使⼀系统内各相关的组织与个⼈的活动趋于同步化与 和谐化的⼀种控制，是⼀种⾏为，

也可以称为________。 5．寻求异同主要有以下⼏种分析⽅法：________分析、________分析、________分析。

6．在保持协调状态的组织内部，各⼦系统在________条件下发挥出的效能为最________。

7．组织⾸脑机关与各⼦系统、各相关⽅⾯之间保持畅通⽆阻的信息沟通，组织才能保持________。

8．差异性越⼤，失调越________。协调的难度就越________；反之，共同之处越多，协调也就越容易________。

9．秘书的沟通协调也就是⼀种调解________的过程。

10．命令式协调⼀般是________采⽤的协调⽅式。

11______是指原结构顷刻⽡解、由新的结构取⽽代之。

12_______是指会稿以后各相关部门负责⼈签字认可的过程。

⼆、判断题

3．单位与社会、与外部关系的协调属于（　）。

A．内部关系的协调

B．左右关系的协调

C．党政关系的协调

D．对外关系的协调

4．秘书与被协调者沟通思想、增进感情，是属于（　）沟通协调⽅式。

A．传达命令式

B．协商式

C．说服式

D．建议式

5．秘书逐步稳定地进⾏有计划的协调，是属于（　）沟通协调⽅式。

A．渐变式

B．突变式

C．协商式

D．传达命令式

6．秘书不能利⽤（　）进⾏协调。

A．权威

B．政策

C．权⼒

D．会议

7．秘书辅助领导进⾏协调的前提是（　）。

A．受领导委托

B．⾏使法定权⼒

C．履⾏秘书职责

D．利⽤领导权威

8．秘书要能够制定处理突发事件的（　）并组织实施。A．调查⽅案