秘书实务试题及答案
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2005年11月四级第二部分工作实务一15分便条李丽：公司将针对第三季度的销售工作召开总结会议，届时将有来自全国某个办事处的某名销售主管及经理参加。
请你列出选择会址应考虑的因素。
另外，新来的秘书小王不太会起草“请示”，请你列出拟写请示应注意的事项（应包括格式和语言方面的内容）。
谢谢行政经理：苏萌年月日二15分便条李丽：公司因为业务发展需要，刚刚招聘来一位秘书，安排其专门负责公司内、外的日常信息传递工作。
请你向她提供一份包括以下几个问题的说明。
1．信息分类工作的原则2．信息传递的基本形式3．信息传递的注意事项谢谢行政经理：苏萌年月日三20分便条李丽：以下是我下星期一年月日要参加的一系列活动：上午10：15－11：15召开董事会，所有的经理都参加；上午11：30－12：00给参加员工培训课的新员工讲话；中午12：30与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；下午14：00－15：00前往阳光公司拜会市场开发部经理高原；下午15：45会见丽康公司的销售部经理张建。
请你抓紧时间为我制作一份工作日志。
另请向我说明制作工作日志时应注意的问题。
谢谢行政经理：苏萌年月日2005年11月四级一、参考答案（一）选择会址应考虑的因素：（6分）1.交通便利，使与会者便于前往；2.会场的大小应与会议规模、主题相符，销售工作总结会是小型会议，会场大小应相符；3.场地要有良好的设备配置，如投影仪、多媒体设备、电子白板、扩音设备等，以便于销售主管汇报时使用；4.应尽量避免闹市区，场地应不受“外界干扰”，要求会场隔离设备较好；5.有无停车场；6.场地租借的成本必须合理（二）写好请示应注意的事项（9分）1.要遵守行文规则。
（1）不要滥用请示。
（2）请示应当坚持一文一事。
涉及其他部门应当协商，未能协商一致时应当在请示中写明。
（3）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级。
（4）一般不得越级请示，不要多头请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
（5）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
2.请示的目的要明确，理由要充分，要求要合理。
（1）陈述理由，主要应说明做某件事的必要性和可行性。
（2）如果是请求帮助的，还要说清楚自己的困难所在。
（3）理由越充分，请示的目的越容易达到。
3.格式要正确，语言要得体。
（1）标题一般用“事由加文种”的形式。
（2）正文按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。
（3）落款。
（4）语言要得体、谦虚、委婉。
二、参考答案1.信息分类工作应遵循以下原则（4分）（1）在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性（2）要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准（3）要把信息归入最符合其实际内容的类别（4）子类之间界限要清楚，不互相交叉和包容。
2.信息传递的基本形式是双向的，即内向传递和外向传递。
（7分）（1）信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。
（2）信息外向传递的形式有信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等。
3.信息传递的注意事项（4分）（1）区别对象按需传递信息（2）做好例行信息的传递工作。
（3）加强非例行信息传递工作（4）运用现代化信息传递方式三、参考答案2.注意事项（5分）（1）在早上要预留一小时的时间处理日常工作（2）应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求。
尽量不要在星期一的早上安排上司的约会。
（3）在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上。
（4）安排约会时，时间上不要过于紧凑，注意酌留弹性。
（5）应确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅。
（6）要保持自己的工作日志与上司的日志一致和准确，若上司有了新安排，应立即补充，并且每天要进行检查和更新。
（7）秘书应熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息。
2006年11月四级工作实务一，15分便条钟苗：公司对于文件的收集和整理有规范的要求，请你将会议文件收集的内容和要求、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。
谢谢！行政经理年月日二，15分便条钟苗：档案分类采用年度分类法比较简单，但要求判定档案文件所属年度，把档案归入相应的年度内。
请你写一份关于如何正确判定档案文件所属年度的文字材料，发到网上，供大家学习交流。
行政经理年月日三，20分便条钟苗：安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。
请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明一下刻录机使用的注意事项。
行政经理年月日一、参考答案（08年5月又考）2007年5月四级操作技能试题三、根据下面提供的材料写一份格式规范的意向书。
某省对外贸易办公室（甲方）与深圳X X贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定技术经济合作关系。
主要合作内容有高科技产品开发，农副产品深加工与综合应用，外贸出口技术咨询，高新技术以及资金等方面的引进合作。
合作方式是双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。
合作程序为由双方商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。
甲、乙双方的义务是甲方负责提供其能源、项目、资料和项目的落实。
乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系；协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。
双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。
此意向书一式四份，各执两份。
一、参考答案二、参考答案（一）会议议程表宏远公司2007年第二次总经理办公会议议程表（7分）宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。
1.如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动。
2.春节慰问老职工的费用额度问题。
3.3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。
4．生产部主管人员调整问题。
5．研究总经理助理的人选问题。
第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。
总经理办公室2007年1月30日（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。
第一个事项比较重要，放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。
应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。
这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。
第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。
一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。
）（3分）（二）有关会议时间问题的建议（5分）1.会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。
2．如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。
3．报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。
2007年5月四级三、参考答案意向书（2分）某省对外贸易办公室（甲方）与深圳××贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定如下技术经济合作关系：（3分）一、双方就以下范围进行长期的技术经济合作。
1.高科技产品开发；2.农副产品深加工与综合利用；3.外贸出口；4．技术咨询；5．高新技术以及资金等方面的引进合作。
二、合作方式：双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。
三、合作程序：由双方商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。
四、甲、乙双方义务：1．甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。
2．乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系。
协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方和合作项目所需设备，技术的引进。
3．双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。
五、此意向书一式四份，各执两份。
甲方：某某省对外贸易办公室乙方：深圳××贸易有限公司法人代表：赵××法人代表：李××时间：2006年11月21日时间：2006年11月21日甲方联系人：黄××乙方联系人：李××电话：（0771）603480 电话：（0755）823226电挂：2083 电挂：3809传真：（0771）603485 传真：（0755）823227邮编：530022 邮编：618031联系地址：××省××市××路135号联系地址：深圳市××路××大厦206室评分标准：主体10分，尾部5分。
2007年11月秘书实务答案一、（15分）1.刻录机的主要性能指标：数据传输速度；缓存容量；兼容性。
（每点3分，共9分）2.刻录机使用注意事项：安装时要注意散热;保持清洁；避免刻录机长时间工作；刻盘过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件；及时取出盘片。
（每点2分，共6分）二、（15分）（一）会议议程表（答案同2007年5月第二题）三、（20分）1.传阅方式：阅览室阅文；会议传达；利用副本；利用刊物公布文书；利用现代化技术手段2.传阅要求：严格传阅范围；不能阅文人之间随意传递；合理安排传阅顺序；履行传阅手续；选择合适的阅文方式。
（每点2分）叙述中出现错字、别字，每3个可扣除1分，但最多扣除3分。
09年秘书实务题7.参考答案询问函与答复函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文曰期1．标题询问函与答复函的标题有两种形式：（1）发文机关+事由+文种。
（2）事由+文种。
2．正文询问函与答复函的正文结构是：发文缘由+事项十尾语（1）发文缘由。
（2）事项。
询问函应说明要求主送机关协办办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等；答复函应问复发函机关提出的问题，如不能满足要求时，应加以解释。
书写事项时，如事项单一，就单独列段；如事项复杂，或要求较多，就需提行分段，或分条列项书写。
（3）尾语。
尾语是礼节性用语，询问函的尾语常用：“请速回复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等；答复函的尾语常用：“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。
例文：华荣公司人力资源部关于丁小强人事调查的函××公司人事部：我公司正在进行人事调整工作，根据工作需要，我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。
为查实丁小强同志的情况，烦请贵部协助我公司调查以下问题：一、丁小强同志在贵公司工作的起止期。
二、丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。
三、贵公司对丁小强同志表现的评价。
