电子文件、电子档案、OA三者之间的区别

从电子文件到电子档案-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

《档案工作基本术语》DA/T1—2000国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。

《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。

（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。

电子档案由内容、结构和背景组成。

《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

百度百科二、相关术语定义1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。

3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。

4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。

5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。

6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。

7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

电子文件的归档
“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门 的过程。
《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002 对电子文件的归档与管理要求如下： （一）归档要求
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电子文件、电子档案、OA 三者的区别
存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法 》国家档案局档发[2012]7 号
办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统
（一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
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电动化计算机应用系统，英文缩写 OA。
（一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形
成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》 GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39 号
（二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保
3、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相 应的背景信息和元数据。
4、电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限 的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一 致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。 （三）归档时间
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电子文件、电子档案、OA 三者的区别
电子文件、电子档案、OA 三者的区别
作者：薛馨枫
概念澄清
电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个 概念不能放到一起比较。

电子文件、电子档案、OA三者的区别作者：薛馨枫概念澄清电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。

办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。

电子文件与电子档案（一）电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号（二）电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。

《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统（一）办公自动化系统（OA）利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。

（二）电子文件管理系统是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。

《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194（三）电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。

电子文件与电子档案的区别“文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。

电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。

电子文件电子档案（一）价值的区别电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。

（二）文件生命阶段涵盖的区别电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。

电子文件的归档“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。

一
、
２ ． 组织建立数据库。 根据电子档案的不 同类型来进行分类处理。 每个单位 的电子文 件类型都起不 固定且多样化， 因此需要先对这些 电子文件进行分类 处理， 按照门类来进行划分，结合本单位的专业和电子文件 内容制 定分类编号方案。 分类编号就是按照分类编号方案 的规定对 电子文 件进行划分 ，并给每份 电子文件一个 固定的唯一的号码 ，从而使 全 部 电子 文件成 为一个有机 的整 体。其次 是对 电子文件进 行登 记 。电子文件的整理是 电子档案管理和 利用等工作 的基础 。 和 纸质文件的不同点在于， 纸质文件不需要其他设备来进行 阅览，而 电子文件 的实际都是一些二进制数存储在介质 当中，需 要 通过设备的转换来进行 阅览 ， 因此 电子文件实际是保存在一个 虚拟 的 文件 库 当 中 两 者 在 何 时 都 应 该 妥 善保 存 ，需 要 做 好 相 应 的备份工作，避免各种不可预 期的状况 。 三、 电子文件档 案与传统档 案的区别 首先， 电子档案 比 起传统档案 归档 时间比较 随意且能够随 时 归档 。 档 案可 以在 文件办理 结案 后进行 归档也可 以在一 个 固定的 时间进 行统一归档，通过 网络信输设备将档案传给档案 部门。归 档 时间的随意性能够 给工 作带来很大 的弹性 ， 并且能够做到随时 随地 归档 ，这样在 时效性上 比较好 ，保证 了档案的完整性，及 时 的归档还 能够避 免一些意外损坏 。 其次，电子文档的归档方式和传统方式有所区别，电子文档都 是一些二进制数据 ， 通过电子编码技术来进行信息的存储， 所 以随 时随地的更改是其一大特点 ， 载体也是丰富多样 ， 在对原始文件的 鉴别上，却是不是—件非常容易的事情 。 所 以，电子文件在形成过 程 中就需要各种手段来确保信息 的完成 以及原始性， 像是加密、数 字签名 、身份验证等等技术，比起传统档案来说要复杂的多，为 的就是确保档案 的原始性 以及准确性 ，以确保档案的法律效应 。 第三， 传统档案都是纸质档案和部分影像 图片，这些东西都非 常容易受到外界影 响，像是发霉、泛黄等等 ，而电子文档对外界因 素 的抵抗性 稍强一 点，但是也有其弱点，像是如果文件载体损坏 则无法 复原，新介质 的不 断更替 ，等等都影响 了其长期可读性 。 档案部 门可以在接收到 电子文件后打 印出一份纸质档案 以作 备份， 但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部 门的配合 ， 档案部 门在接收到 电子文件后对文件进行格式转换 ，以 通用 、统一的格 式存储接收到的电子文件档案 ，以便将来计算机 技术发 展后 ， 仍 能读取 以前存储 的档案 ， 保证信 息资源方便利用 。 第 四，电子文件 的分类 、编 目等管理方式与传统档案不 同 为电子文件的特殊性，可 以达到文件一级的管理，所以，档案 部 门 在接收到文件同时， 可 以马上给每份文｛ ｅ ｅ ＮＳ Ｕ 一个唯一的文件 号 ，并给出相应的分类号和档案号 ，根据上下行文之间的关系，再 给 出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录 。技术条件 允许时 口可 以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。 用户只须给 出文件分类 号或主题词， 即可以找出相应的文件和相关 的上下级行及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度 。 档案管理 的发展伴 随着科技 的发展越来越智能化和 自动化 ， 这 需要档案 管理工作者 掌握更多 的技 术和知识 才能做好档 案管 理工作 ，因此 ，现代档案管理工作人员需要转变观念 ，积极的学 习电子档案 管理技术 ，了解先进电子档案 管理 设备 ，让档案管理 更加 的高效 、便捷 ，能更好 的服务于社会 。 时代报告 ２ ０ １ ５ ． ２ ３ ０ ９

关键词：电子文件归档；电子档案管理；单轨制概述电子文件是指数字设备及数字环境中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依托计算机等数字设备阅读、处理，并在通信网络上传输的文件。

从电子文件的概念可知，电子文件不仅涵盖与纸质档案相对应的图形、图像及文本电子文件，也包括视音频电子文件，还包括软件程序及其衍生的电子文件。

近年来，随着高等教育事业的发展以及信息技术的应用，高等院校电子文件数量庞大，类型多样，做好电子文件的归档和管理意义重大。

为此，国家档案局陆续出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统基本功能规定》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《版式电子文件长期保存格式需求》《电子档案管理基本术语》等，为高等院校电子档案归档及管理提供了制度保障。

单轨制电子档案归档的成功实践，不再将纸质电子文档与电子文件分别保存，降低了归档及管理成本，提升了电子文件管理效率。

1电子文件归档原则1.1区别性对待。

电子文件的渠道不同、格式不同，对其收集归档的方式和方法也存在较大的差异性，需要针对不同类型的电子文件进行差异化、区别对待。

1.2原始性保持。

电子文件与相应的软件、硬件环境密不可分，其生成、流转、使用都离不开相应的介质，但在收集、整理和后期的利用过程中应始终保持电子文件的原始性，不能因为外界软硬件环境的改变而改变电子文件的格式、内容，保证电子文件的真实性。

1.3可读性延续。

文字、图表、视音频等电子文件收集归档后，会随着存储介质环境的改变而发生变化，这就要求电子文件的归档要始终保持其可读性，以实现电子文件的现实应用价值。

1.4元数据收集。

元数据（Metadata）又叫中介数据、中继数据，是描述数据属性的信息，主要用以支持指示存储位置、历史数据、资源查找等功能。

因此，电子文件归档还要同步做好元数据收集，确保电子文件的真实、有效。

2电子文件归档意义2.1便于检索利用。

与传统纸质档案管理不同，电子文件归档及管理，借助计算机信息技术，实现了高等院校馆藏档案的全文检索，确保档案服务利用的查准率和查全率。

1.2 档案
我国传统档案学认为，文件与档案（archives）是同一 事物的两个不同发展阶段，文件是档案的前身，档案是 文件的归宿。 由于各国文件档案管理办法不同，不同国家对档案的定 义略有区别，但有几点是根本一致的，即档案是非现行 的文件，档案是具有保存价值且已归档保存的文件。
1.2 档案
当该数据静态地存储时，应确保并证
2.1 电子文档
包含了多个文档和编码的一份文件
不同数字对象具有不同的 比特序列，这些序列实质 上是一个编码程序
电子文档构成
2.1 电子文档
纸质文档管理系统与电子文档管理系统有较大区别， 如图表所示
纸质文档管理系统
电子文档管理系统
文档一旦形成，其过程信息就 自然存在
——
创建电子文档 为电子文档配置过程信息明该数具有真实性、完整性、可靠档
性和长期可用性（可读与可理解性）；
案
化
当该数据在管理系统中运行时，所处的系 统应有能力时时保证并证明系统中形成、 收到的文件，都能满足真实性、可靠性、 完整性和长期可用性。
2
主要内容
1 记录、文件与档案 2 电子文档与电子文件 3 电子文件的归档 4 电子文件本质特征的维护 5 电子文件的长期保存
短期管理保存文档
使用文档
文档管理系统比较
2.2 电子文档与纸质文档
与纸质文档管理系统一样，电子文档管理系统也不具备 长期存储与管理文档的功能，也缺乏确保系统内的电子 文档的真实性、完整性、可靠性与可用性的功能。因此， 对于拟归档的电子文档，必须尽早转移到电子文件管理 系统中，以确保其安全与长期保存。
2.3电子文件的定义
电子文件（electronic records，ER）是电子办公系统 或网络环境中形成或应该形成的文件，它包括原生性的 电子文件和非电子文件数字化后的文件。

四条坐标轴的含义如下：
文件保管轴：该轴表示用来存储人类活动中形成的记录信息的工具，轴上的坐标分别为：文 件、档案、全宗和档案组合。 凭证轴：该轴是由行动轨迹、档案所提供的凭证以及它们在机构和集体记忆中所处的地位所 组成。 业务活动轴：该轴上的四个坐标分别是行为、活动、功能和目的。 实体轴：包括行为者、与行为者有关联的工作单元、工作律证据效力
一、电子文件的原始性
（一）传统文件的原始性 （二）电子文件原始性认定的困难
电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。 电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难以实现。 电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不 断地“迁移”，以适应新的“生存环境”。 电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以 采用不同的方式输出。
第五节 电子档案
一、电子档案的名称与定义
（一）“电子档案”名称的演变
电子档案与电子文件一样，最初也被称为机读档案。 20世纪80年代末之后，“电子文件”一词开始使用，出于职业习惯，人们 也开始使用“电子档案”这一名称。 1996年第十三届国际档案大会上，戴维·比尔曼作了题为《虚拟档案 （Virtual Archives）》的报告，一时间“虚拟档案”一词被广为使用。
第四节 电子文件的形成规律和生命周期
三、文件连续体理论
20世纪80年代由澳大利亚档案学者伊恩·麦克莱恩和佛兰克·厄普沃德在 吸收借鉴著名社会学家吉登斯的结构化理论的基础上，融合传统档案学 理论而提出的一种新型文件管理理论或概念模型。 文件连续体是指“从文件形成（包括形成前文件管理系统的设计）到文 件作为档案保存和利用的管理全过程中采用连贯一致的管理方式”。 图示略
第四节 电子文件的形成规律和生命周期
（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释

电子文件、电子档案和数字档案概念辨析＊钟万梅1,2 张臻2,3 任琼辉2（1.海南医学院档案馆 海口 571199；2.中国人民大学信息资源管理学院 北京 100872；3.北京电子科技学院管理系 北京 100070）摘要：近年来，“数字档案”一词频繁出现于档案学术著作中，数字档案与电子文件、电子档案有什么联系和区别？本文对这三个概念进行了辨析，依次分析了电子文件、电子档案和数字档案的内涵和外延，并就三个概念的内涵、外延和研究内容进行了对比，指出这三个概念在形成主体、存在形式、存储载体和依赖环境上是一致的，但在内涵、外延和研究内容上不尽相同。

关键词：电子文件；电子档案；数字档案中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1005-9652(2019)04-0010-009随着信息技术的广泛应用，档案记录的方式发生了变革，我国档案学界出现了电子文件、电子档案和数字档案等概念。

除了人们熟知的电子文件、电子档案，近年来，“数字档案”一词也频繁出现于档案学术著作中，截至2019年7月底，中国知网期刊全文数据库（CNKI）的检索结果显示，篇名中精确包含“数字档案”（不含“馆”）的文献达933篇。

为什么在已有电子文件、电子档案概念的情况下，还出现数字档案的概念？数字档案与电子文件、电子档案之间有什么联系和区别？辨明常用概念对人们开展学术研究具有积极的意义，笔者试图对这三个概念进行逐一辨析，探讨其中的联系与区别。

本文将按照这三个概念出现的先后顺序，依次分析其内涵和外延，并将三者的内涵和外延进行比较，明确它们之间的联系与区别，最后从人们对它们的研究内容入手，分析这三个概念各自侧重的含义。

一、电子文件（一）电子文件的内涵“电子文件”是20世纪中期以后出现的新名词，是计算机技术的伴生物，早期人们称之为“数字式文件”或“机读文件”，20世纪90年代后期人们才统一用“电子文件”的称呼。

[1]截止目前，国内外有关电子文件的定义有很多，我国学者较多采用的是《档案工作基本术语（DA/ T 1-2000）》（以下简称《术语1》）和《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002 ）》（以下简称《规范1》）对电子文件的定义。

浅析电子文件与电子档案内容摘要：随着信息时代的到来、办公自动化的产生，形成了越来越多的电子文件，当文件失去现行效用后，就面临着归档问题，于是就产生了电子档案。

而在实际中，有人将电子文件和电子档案二者作为同一事物，但是两者属于不同概念。

本文通过浅显比较分析，力求得出二者的区别和联系。

关键词：电子文件电子档案时代在发展，科技在进步，作为社会原始记录的档案载体也发生着深刻的变化。

从商周时期的甲骨档案到当今最普遍的纸质档案，再到现代信息时代产生的新型档案形式——电子文件，单从载体来看这些都记录着社会发展的印记。

如今的我们，生活在信息技术革命冲击的社会中，电子文件作为信息化的产物，已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。

那么，如何更好地利用这一新型档案，首先，就必须弄清它的本质涵义，何为电子文件？何为电子档案？本文作者就以自己鄙陋的学识来探讨下，并求教于大方之家。

一、电子文件与电子档案的定义电子文件（Electronic Records）一词，虽然档案学界曾有过不同的争论，但最终基本上达成了共识，即认为电子文件是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”，在冯慧玲老师的《电子文件管理教程》一书中也采用了这个定义。

但电子档案一词，我们则很少能找到相对明确的定义。

在有关电子文件与电子档案管理的教材中，也基本都是给出电子文件的定义，很难找到电子档案的定义。

但在百度百科中却有这样的定义“电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

”这个定义着重于将电子档案与纸质档案作比较，最后落脚于档案的基本定义，“以案卷为单位”。

但是下面对于电子档案的特点描述：“1、信息的非人工识读性；2、信息存储的高密度性；3、信息与载体之间的可分离性；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性。

DWG DXF CDR Ai
音频文件 MP3 WAV MIDI 请思考：MP3与WAV之间最大的区别在哪里？ WAV音质较好，但文件较大，而 mp3的压缩度 比较高。一般达10∶1～12∶1 。（举例说明） 举例说明）
视频文件
AVI MPEG-1 MPEG-2 MPEG-4 Wmv Asf RM(RealNetworks公司) FLV 3GP
电子文件
www.themegalle
1、办公领域中电子文件的产生 、
办公自动化 (Office Automation 简称OA)
20世纪50年代：簿记功能 20世纪60年代：数据处理 20世纪70年代：微型机出现，含义广泛
8
办公自动化系统的模式 办公自动化系统的模式
综合了事务型和管理型的全部功能
信息的易变性 内容容易改动 载体容易改变 生成保存环境容易改变
信息存储的高密度性
8GB硬盘——40亿个汉字 3.5英寸高密度软盘（1.44MB）——70万汉字 ZIP软盘（120MB-150MB）——6000万至 7500万汉字 5英寸光盘（650MB-750MB）——3亿个-4亿 个汉字或A4幅面的文稿图像数千页
电子文件的归档方式 逻辑归档：
在网络上进行的，不改变原存储方式和位置而实现的 电子文件向档案部门移交的过程。 体现了分布式保管模式，为澳大利亚《档案法》立法 确认。
物理归档：
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档 案部门移交的过程。 原则上体现了集中式的保管模式，为美国、加拿大、 英国、北欧等国原则支持。
系统依赖性 必须依靠相应的计算机系统（软硬件）才能形 成、保存、管理、利用电子文件。 要保证电子文件可读的一个必要条件就是，为 电子文件配备合适的系统环境。

办公自动化杂志一、研究目标与样本来源电子文件和电子档案同为自计算机出现，信息技术发展应用的产物。

两者相生相伴，有着几乎与传统纸质文件和纸质档案相同的紧密关系。

由于电子文件到电子档案的处理流程上时间间隔大幅缩短，空间距离几近消失，虽然存贮地址可近可远，内容可分可合，贮量可大可小，但由于所有处理几乎可以实时同步，大大地模糊了两者的界限，使人们在直观上完全感受不到两者的差别。

本文以知网为样本来源，以文献年度分布、主题词为指标项，分别以检索条件1：（全文=电子文件）（精确匹配），：全部；数据库：文献跨库检索获得样本文献91992篇；检索条件2：（全文=电子档案）（精确匹配），：全部；数据库：文献跨库检索获得样本文献103000篇；检索条件3：（（全文=电子档案）并且（全文=电子文件））（精确匹配），：全部；数据库：文献跨库检索获得样本文献29316篇；检索条件4：（（（全文=电子档案）或者（全文=电子文件））或者（（全文=电子文件）并且（全文=电子档案）））（精确匹配），：全部；数据库：文献跨库检索获得样本文献165675篇（以下简称“三合一”）。

对电子文件和电子档案研究进行对比分析，以便从可感知的内容上，梳理电子文件与电子档案的差别，以利于在实际工作中对电子文件与电子档案采用不同的态度、方式、方法和策略。

二、文献年度分布表1为电子文件与电子档案研究文献年度分布，图1为电子文件与电子档案文献年度分布趋势。

从表1可见，时间上电子档案与电子文件研究几乎同时起步，电子档案研究还略早于电子文件研究。

文献中同时涉及电子档案和电子文件的出现在1993年。

这说明1993年之前的14年间，电子档案与电子文件研究是在彼此独立、互不往来，没有交集的情况下各自进行的。

数量上电子档案103000篇，含同时涉及电子档案和电子文件的29316篇，占总量165675篇的62.17%；电子文件91992篇，含同时涉及电子档案和电子文件的29316篇，占总量165675篇的55.53%。

电子档案与传统档案管理的异同对比近年来，随着科技的不断进步和信息化的快速发展，电子档案管理逐渐取代了传统档案管理的地位。

电子档案管理以数字化的形式保存和组织档案信息，与传统档案管理方式存在着一些显著的异同。

本文将对电子档案与传统档案管理进行详细对比，以期能够更加全面地理解它们之间的差异。

一、档案保存形式的异同1. 电子档案管理电子档案管理是以数字化的方式存储和组织档案信息的管理方式。

电子档案可以保存在计算机或服务器上的硬盘、光盘、磁带等介质中，也可以通过云存储等方式进行保存。

它不占据实际物理空间，便于查询和传输，并且具有防火、防水、防盗等安全功能。

2. 传统档案管理传统档案管理是指以纸质形式保存档案信息的管理方式。

传统档案通常存放在专用的柜子或文件夹中，需要大量的实物空间进行存储。

由于其需要手工整理和分类，查询和传输效率相对较低。

此外，纸质档案容易受到自然灾害和人为破坏的影响。

二、档案获取方式的异同1. 电子档案管理电子档案管理可以通过计算机和网络实现快速获取档案信息。

用户只需要在计算机上进行相应的搜索和查询操作，便可以快速找到所需的档案信息。

此外，电子档案还可以进行全文检索、自动索引等高级搜索功能，提高了信息的查找效率。

2. 传统档案管理传统档案管理需要手工整理和分类，查询方式相对较为繁琐。

用户需要根据档案的分类和位置进行搜索，并手动查阅相关资料。

由于人工操作的限制，传统档案管理方式容易产生查找不便和信息丢失的问题。

三、档案保密性的异同1. 电子档案管理电子档案管理可以通过密码、权限设置等方式来实现档案的保密性。

只有经过授权的人员才能够访问和操作相关档案信息，有效保护了重要数据的安全。

2. 传统档案管理传统档案管理需要依靠人员的管理控制来维护档案的保密性。

它们通常存放在专用的保险箱或密闭空间，只开放给特定的人员进行查阅和管理。

尽管有人员的限制，但传统档案管理方式相对容易被非法获取或遗失。

四、档案存储空间的异同1. 电子档案管理电子档案管理不占据实际物理空间，可以通过电脑硬盘、服务器、云存储等方式进行数字化存储，大大节省了物理空间的占用。

电子文件和电子档案管理电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。

按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如，OA（办公自动化）电子文件、E-mail（电子信件）电子文件等，它们多以文本、图象、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。

随着公司计算机应用的迅速普及和信息化建设步伐的加快，电子文件的生成量将会非常可观。

但电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当将会给公司带来严重问题。

一、电子文件归档管理上遇到的问题在公司信息化建设过程中，因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。

例如：一些部门的电子文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，造成新产生的电子文件不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；公司现未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法，但公司已经部分采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成严重的后果。

以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行介绍：1、公司信息化建设是电子文件的生存基础，也是引起电子文件管理问题的根源，电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，其原因就在于公司信息化建设步伐的加快。

信息化带来的突出问题是：办公自动化网络的建设中，多数档案工作者对计算机网络、公司信息化建设及电子文件了解甚少，缺少参与的能力。

可以想见，电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少，例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10％的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行三年后从未发现过病毒的网络只剩约10％。

档案管理系统与OA系统的实施顺序如今OA系统的出现而导致了双轨制的情况：OA中流转的是电子文件，但最终版本的文件仍然生成传统的纸质文件进行归档。

从保存价值与法律价值上讲，传统的纸质文件有很强的优势，但在资源储存与利用上，电子文件的优势也是非常明显的。

很多企业在进行企业信息化建设过程中，对于OA系统和档案管理系统的实施都面临一个问题，即如何管理电子档案，两个系统建立的先后顺序关系又如何？一、电子档案的两种管理手段电子档案的管理手段目前主要有两种：其一是在OA系统中包含档案管理的功能，将所有的档案全部统一在OA系统中；其二是采用专业的档案管理系统，并将两者做无缝的链接，已达到文档一体化和规范的档案管理水平。

在国内，第一种情况基本上已经处于淘汰的地步，主要因为：1、在OA中包含的档案管理功能实用性比较差，而且不能根据档案业务管理的发展进行持续的升级；2、OA中包含的档案管理对一般的文书档案管理尚能满足，但若包含企业所产生的其他档案（如图纸、声像等）OA中的档案管理系统将不能胜任；3、OA平台一般都采用将文件储存于数据库的方式，这样便于文件流转的控制，但是带来的负面效果是数据库因此而变得很大，随着档案数量的日积月累很快数据库就会出现不能支持系统的情况；4、由于OA专业软件公司的主要开发文件的流转过程对于科技档案不熟，如果要做的话，OA专业软件公司不会花这么大的力气去做这样的功能。

类似的情况也同样出现在PDM 软件供应商，PDM的软件供应商只做图纸的档案管理。

由于上述原因，目前电子文件的主流管理方式都是采用OA系统和档案管理系统二者相结合的方式。

二、档案管理系统与OA系统的实施顺序但是企业在信息化建设过程中应该先上档案管理系统还是先上OA系统呢？或是两者同时上呢？笔者认为，档案管理系统应该提前于OA系统建成。

首先，对于大多数企业而言，两个系统完全可以分开实施，待OA系统运行稳定之后再进行两个系统之间的接口工作。

备份、销毁
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改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证，能够证明其真实性的，互联网法院应当确认。 第三章 电子签名与认证
第十三条 电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名： （一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有； （二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制； （三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现； （四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。 第十四条 可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。 第五章 附则
（一）电子数据生成、收集、存储、传输所依赖的计算机系统等硬件、软件环境是否安全、可 靠；
（二）电子数据的生成主体和时间是否明确，表现内容是否清晰、客观、准确； （三）电子数据的存储、保管介质是否明确，保管方式和手段是否妥当； （四）电子数据提取和固定的主体、工具和方式是否可靠，提取过程是否可以重现； （五）电子数据的内容是否存在增加、删除、修改及不完整等情形； （六）电子数据是否可以通过特定形式得到验证。 当事人提交的电子数据，通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定 和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证，能够证明其真实性的，互联网法院应当确认。 当事人可以申请具有专门知识的人就电子数据技术问题提出意见。互联网法院可以根据当事人 申请或者依职权，委托鉴定电子数据的真实性或者调取其他相关证据进行核对。
GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范
明确职责要求
归档格式要求
管理存储要求
其他相关推荐技术途径
• 1. GB/T 33190-2016 电子文件存储与交换格式——OFD • 2. DA/T 48-2009 基于XML的电子文件封装规范——EEP

电子文件收集﹘协调办公平台（O A）与电子档案系统集成CONTENTS1公司业务与简介If you are ever in trouble, don't try to be brave, just run, just run away.2电子文件生命周期If you are ever in trouble, don't try to be brave, just run, just run away.3协同办公平台与电子档案管理系统If you are ever in trouble, don't try to be brave, just run, just run away.4电子文件收集与归档If you are ever in trouble, don't try to be brave, just run, just run away.5交流及服务If you are ever in trouble, don't try to be brave, just run, just run away.1公司业务Company Business我们的业务Company Business档案软件数据服务装裱修复定制开发File Software Data services Frame repair Customizeddevelopment2电子文件生命周期Electronic file life cycle过程阶段：采用计算机编辑电子文件输出纸质文件正本无纸化阶段：电子文件成为工作主体，纸质文件成为“文物”。

辅助性电子文件阶段：纸质文件为主体，电子文件为辅助。

电子文件为正本，纸质文件为副本，电子文件的法律效应被确认。

电子文件发展过程Electronic Document Development ProcessStart文件打包捕/取/录元数据电子文件生产电子档案电子文件与电子档案Electronic Documents and Electronic ArchivesContinue电子档案Electronic files生命周期协同办公系统（OA）财务系统（金蝶,用友）业务系统（ERP,CRM, PDM,信贷管理系统，公积金管理系统，图纸分发系统，文档控制系统）电子公文的生命周期3协同办公平台与电子档案管理系统Relationship between collaborative office platform and archival system市场分析Industry Analysis协同办公Collaborative Office 档案软件File Software售后服务After-Sales service协同办公（OA）Marketing Strategy泛微集成平台门户与集成流程与集成知识与集成社交与集成建模与集成移动与集成单点登录统一待办报表展现+自动触发流程流程引用数据流程更新数据+文档内容集成跨平台检索文档加密+经销商管理客户管理合同管理+人员组织同步文件传输消息提醒+移动工程计划移动供应商移动报表+数据源接口注册集成登录财务凭证流程触发流程流转LDAPHR 同步计划任务数据展现IM 集成+OA 集成平台的架构特点Architectural Features of OA Integration Platform0510152025303520102012201620172018产品A产品B发展趋势随着时代的发展，大家对协同办公系统的认识和需求也是逐年提高。

电子文件与电子档案的同一性电子文件是指在数字设备环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文件的形成有两个来源，一个是利用办公软件直接形成，一个是利用数字设备进行数字转换形成。

也就是说，不但用办公软件直接形成的文件是电子文件，利用数字设备对纸质文件进行数字转换来的文件也是电子文件。

电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

也就是说电子档案是由电子文件转化来的。

电子文件与电子档案具有同一性。

主要体现在以下几个方面。

一、电子文件与电子档案的特性具有同一性。

电子文件与电子档案具有以数码形式记录信息内容、信息内容不能直读、阅读信息依赖设备、信息与载体可以分离以及同元数据和背景信息不可分割的特性。

1、电子文件与电子档案都是数字化信息技术的产物。

电子文件和电子档案都是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。

人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件和电子档案形态只不过是电子文件和电子档案的某种输出形式而已。

而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件和电子档案均是以数字编码的形式存在。

在计算机多媒体技术的支持下，电子文件和电子档案还可以包括声音、影像等多种形式。

不过这些信息形态就计算机内部处理来说，也都是二进制的数字编码而已，只是在输入和输出时，才有其各自的特殊形式。

电子文件和电子档案从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计算机传递到另一台计算机，实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。

只要技术方法得当，就可以完全恢复到与原信号一样。

例如，在光盘被复制时，如采取较完善的技术措施，所出现的误码率能够做到不超过10的负14次方，也就是说相当于传递200000份《人民日报》的文字信息量，才可能有一个汉字出错。

所以可以做到复制后得到的电子文件及电子档案与原来的电子文件及电子档案无任何区别。

2、电子文件和电子档案对设备的依赖性是同一的。