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从电子文件到电子档案-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
《档案工作基本术语》DA/T1—2000国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。
（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。
电子档案由内容、结构和背景组成。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
百度百科二、相关术语定义1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。
3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。
4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。
5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。
6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。
7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
电子文件、电子档案、OA三者的区别作者：薛馨枫概念澄清电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。
办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。
电子文件与电子档案（一）电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号（二）电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统（一）办公自动化系统（OA）利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。
（二）电子文件管理系统是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194（三）电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。
电子文件与电子档案的区别“文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。
电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。
电子文件电子档案（一）价值的区别电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。
（二）文件生命阶段涵盖的区别电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。
电子文件的归档“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。
关键词：电子文件归档；电子档案管理；单轨制概述电子文件是指数字设备及数字环境中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依托计算机等数字设备阅读、处理，并在通信网络上传输的文件。
从电子文件的概念可知，电子文件不仅涵盖与纸质档案相对应的图形、图像及文本电子文件，也包括视音频电子文件，还包括软件程序及其衍生的电子文件。
近年来，随着高等教育事业的发展以及信息技术的应用，高等院校电子文件数量庞大，类型多样，做好电子文件的归档和管理意义重大。
为此，国家档案局陆续出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统基本功能规定》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《版式电子文件长期保存格式需求》《电子档案管理基本术语》等，为高等院校电子档案归档及管理提供了制度保障。
单轨制电子档案归档的成功实践，不再将纸质电子文档与电子文件分别保存，降低了归档及管理成本，提升了电子文件管理效率。
1电子文件归档原则1.1区别性对待。
电子文件的渠道不同、格式不同，对其收集归档的方式和方法也存在较大的差异性，需要针对不同类型的电子文件进行差异化、区别对待。
1.2原始性保持。
电子文件与相应的软件、硬件环境密不可分，其生成、流转、使用都离不开相应的介质，但在收集、整理和后期的利用过程中应始终保持电子文件的原始性，不能因为外界软硬件环境的改变而改变电子文件的格式、内容，保证电子文件的真实性。
1.3可读性延续。
文字、图表、视音频等电子文件收集归档后，会随着存储介质环境的改变而发生变化，这就要求电子文件的归档要始终保持其可读性，以实现电子文件的现实应用价值。
1.4元数据收集。
元数据（Metadata）又叫中介数据、中继数据，是描述数据属性的信息，主要用以支持指示存储位置、历史数据、资源查找等功能。
因此，电子文件归档还要同步做好元数据收集，确保电子文件的真实、有效。
2电子文件归档意义2.1便于检索利用。
与传统纸质档案管理不同，电子文件归档及管理，借助计算机信息技术，实现了高等院校馆藏档案的全文检索，确保档案服务利用的查准率和查全率。
电子文件、电子档案和数字档案概念辨析＊钟万梅1,2 张臻2,3 任琼辉2（1.海南医学院档案馆 海口 571199；2.中国人民大学信息资源管理学院 北京 100872；3.北京电子科技学院管理系 北京 100070）摘要：近年来，“数字档案”一词频繁出现于档案学术著作中，数字档案与电子文件、电子档案有什么联系和区别？本文对这三个概念进行了辨析，依次分析了电子文件、电子档案和数字档案的内涵和外延，并就三个概念的内涵、外延和研究内容进行了对比，指出这三个概念在形成主体、存在形式、存储载体和依赖环境上是一致的，但在内涵、外延和研究内容上不尽相同。
关键词：电子文件；电子档案；数字档案中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1005-9652(2019)04-0010-009随着信息技术的广泛应用，档案记录的方式发生了变革，我国档案学界出现了电子文件、电子档案和数字档案等概念。
除了人们熟知的电子文件、电子档案，近年来，“数字档案”一词也频繁出现于档案学术著作中，截至2019年7月底，中国知网期刊全文数据库（CNKI）的检索结果显示，篇名中精确包含“数字档案”（不含“馆”）的文献达933篇。
为什么在已有电子文件、电子档案概念的情况下，还出现数字档案的概念？数字档案与电子文件、电子档案之间有什么联系和区别？辨明常用概念对人们开展学术研究具有积极的意义，笔者试图对这三个概念进行逐一辨析，探讨其中的联系与区别。
本文将按照这三个概念出现的先后顺序，依次分析其内涵和外延，并将三者的内涵和外延进行比较，明确它们之间的联系与区别，最后从人们对它们的研究内容入手，分析这三个概念各自侧重的含义。
一、电子文件（一）电子文件的内涵“电子文件”是20世纪中期以后出现的新名词，是计算机技术的伴生物，早期人们称之为“数字式文件”或“机读文件”，20世纪90年代后期人们才统一用“电子文件”的称呼。
[1]截止目前，国内外有关电子文件的定义有很多，我国学者较多采用的是《档案工作基本术语（DA/ T 1-2000）》（以下简称《术语1》）和《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002 ）》（以下简称《规范1》）对电子文件的定义。
浅析电子文件与电子档案内容摘要：随着信息时代的到来、办公自动化的产生，形成了越来越多的电子文件，当文件失去现行效用后，就面临着归档问题，于是就产生了电子档案。
而在实际中，有人将电子文件和电子档案二者作为同一事物，但是两者属于不同概念。
本文通过浅显比较分析，力求得出二者的区别和联系。
关键词：电子文件电子档案时代在发展，科技在进步，作为社会原始记录的档案载体也发生着深刻的变化。
从商周时期的甲骨档案到当今最普遍的纸质档案，再到现代信息时代产生的新型档案形式——电子文件，单从载体来看这些都记录着社会发展的印记。
如今的我们，生活在信息技术革命冲击的社会中，电子文件作为信息化的产物，已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。
那么，如何更好地利用这一新型档案，首先，就必须弄清它的本质涵义，何为电子文件？何为电子档案？本文作者就以自己鄙陋的学识来探讨下，并求教于大方之家。
一、电子文件与电子档案的定义电子文件（Electronic Records）一词，虽然档案学界曾有过不同的争论，但最终基本上达成了共识，即认为电子文件是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”，在冯慧玲老师的《电子文件管理教程》一书中也采用了这个定义。
但电子档案一词，我们则很少能找到相对明确的定义。
在有关电子文件与电子档案管理的教材中，也基本都是给出电子文件的定义，很难找到电子档案的定义。
但在百度百科中却有这样的定义“电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
”这个定义着重于将电子档案与纸质档案作比较，最后落脚于档案的基本定义，“以案卷为单位”。
但是下面对于电子档案的特点描述：“1、信息的非人工识读性；2、信息存储的高密度性；3、信息与载体之间的可分离性；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性。
电子文件、电子档案、OA三者的区别
作者：薛馨枫
概念澄清
电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。
办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。
电子文件与电子档案
（一）电子文件
是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194
《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号
（二）电子档案
是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号
办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统
（一）办公自动化系统（OA）
利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。
（二）电子文件管理系统
是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194
（三）电子档案管理系统
是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。
电子文件与电子档案的区别
“文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。
电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。
电子文件电子档案
（一）价值的区别
电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。
（二）文件生命阶段涵盖的区别
电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。
电子文件的归档
“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。
《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014
《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
（二）鉴定
1、电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
2、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
3、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
4、电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。
电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。
应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
（三）归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
（四）检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
（五）归档
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。
电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。
归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
