电子文件与纸质档案

/【摘要】文章通过对电子文件与纸质档案在载体寿命、技术寿命、信息保护等方面的差别分析,提出了在档案管理中应注意的问题和解决办法,为树立现代档案管理理念、提高档案管理水平提供支持。

【关键词】档案;电子文件;纸质档案;差别随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。

现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。

只有认真分析比较电子文件与纸质档案的本质差异，才能辩证的看待两者的关系，充分发挥两者的优势，实现共存。

一、载体寿命的差别（一）纸质档案的载体寿命一般是由印刷纸中的纤维素性质决定尽管纤维素在不适宜的温度等条件下，容易发生水解与氧化反应，使纸张的字迹不清楚。

但如果档案管理人员在档案管理过程中采取相应的措施来隔离促使纤维素发生化学反应所需的条件，就能在很大程度上降低纸质档案受损的可能性，进而提升纸质档案的使用寿命。

（二）而电子文件的寿命则取决于其载体材料的特性其载体材料一般含有磁性物质或光学物质。

然而，构成磁盘支持体的聚酯底基极其容易与磁粉脱离，易吸附尘埃，还具有变形后不易复原等弊端。

同时，载体中的粘和剂也具有易脱落、易霉变、易磨损和热胀冷缩等缺点，使载体中记录的信息无法正常输出。

此外，磁粉中存在的磁性氧化物颗粒，其剩磁感应强度极易受外来磁场的影响从而导致消磁。

最后，由于光盘中含有的化合物具有不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应等性质，造成电子档案无法被长期保存。

由于电子文件的载体材料具有上述特性，电子文件的保存寿命比纸质档案的寿命要短。

二、档案保护的技术差别（一）由于纸质档案的信息不依赖于原有的技术手段所以它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。

纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀以及防潮等。

只要保护工作做到及时到位了，纸质档案的长期保存就能获得保证。

（二）电子文件从生成传输到保存都是在计算机上完成的，对计算机系统有很强的依赖性，一旦其离开原设备的技术环境，容易导致信息无法被读出。

前 光 盘 常 用 的 记 录 介 质 主 要 有 化 学作 用而 毁 坏 ．造 成记 录信 息 碲 、 合 金 、 、 铝 化 合 物 以 及 消 失 ：生物 损 坏 是 指 灰 尘 是霉 菌 碲 硒 碳
一
些在 激 光 热效 应作 用下 易 产 生 孢子 的传 播 者 ．也 是 霉 菌 的培 养
材 料 也 会 弯 曲变 形 ，影响 激 光 束
注 意 排除 发 生 两 大 化 学 反 应所 需 精 确 定 位 和 数据 的读 写 。实 验 证
要 的 条件 ．就 可 以 使 纸 质 档案 的 明 ．保 存 纸 质档 案 的标 准 温 度 为 寿命 达 到上 百年 甚至 上 干年 。
纸 张 的耐 久 性 取 决 于 纤 维 素 文 件 载 体 受温 湿 的影 响 方 式 截 然 在 电 子 文 件 形 成 和 使 用 过 程 中 ．
的性 质 ．尽 管 纤 维 素 在 一 定 的 条 不 同 。在 温度 过高 或 过低条 件 下 ，
要 采 取严 密 的防灰 尘措 施
物 质和 光 盘 聚 酯 底 基 是磁 盘 和 磁带 的 支持 体 聚 酯 底基 具 有 易
１ｃ ２ ℃ ．相 对 湿 度 为 ４ ％一 ４ｃ一 ４ ５
电子 文件 的 载体 材 料 是 磁 性 ６ ％． ０ 而保 存 电子 文件 的理 想 温度 为１ ℃一 ２ ℃ ．相对 湿 度 为４ ％± ６ ０ ０ ５ 可 见 ． 湿 度对 电子 文件 和 纸 ％． 温
产 生 静 电 而 吸 引 尘 埃 导 致 卷 曲 、 质 档案 的 影响程 度 是不 同 的。 易 与磁 粉 脱 离 、伸 长 后 不 易恢 复
磁粉 的作 用 ， 它具 有 易 热 胀 冷 缩 、

浅谈纸质档案和电子档案并存的必要性随着现代科技的飞速发展，电子档案的使用已经成为了现代办公的常态。

在这个过渡的时期，纸质档案和电子档案并存的情况也十分普遍。

那么，为什么需要同时使用纸质档案和电子档案呢？本文将从各个方面来谈谈这个问题。

纸质档案和电子档案并存的必要性体现在了信息安全方面。

纸质档案相对来说更加安全，因为它们不会受到黑客攻击或者病毒感染的影响。

纸质档案需要物理接触才能窃取信息，这相对来说更难被实现。

特别是一些对于信息安全要求较高的机构，如政府部门、金融机构等，同时保留纸质档案是非常有必要的。

纸质档案和电子档案并存的必要性还表现在了信息保存和备份方面。

电子档案可以很好地进行信息的保存和备份，但是由于技术的原因，电子档案也存在丢失和破坏的风险。

通过同时使用纸质档案，可以在电子档案出现问题时，及时地找到备份的信息。

特别是对于一些历史悠久、价值较高的档案，同时使用纸质档案可以更好地保存这些珍贵的信息。

纸质档案和电子档案并存的必要性还体现在了信息的可访问性方面。

有些人可能更习惯于阅读纸质文件，而有些人则更喜欢电子文件。

通过同时使用纸质档案和电子档案，可以更好地满足不同人群的需求。

在一些特殊的环境下，比如没有电力或者网络的地方，纸质档案就显得更加重要了。

纸质档案和电子档案并存的必要性也在合规性和法律要求方面得到体现。

一些国家和地区的法律法规要求对档案的保存和管理提出了非常明确的要求，这就要求机构必须同时使用纸质档案和电子档案来满足这些法律要求。

从合规性和法律要求的角度来说，同时使用纸质档案和电子档案是必要的。

纸质档案和电子档案并存的必要性还在于档案的长期保存和传承。

随着时间的推移，电子设备和存储介质的更新换代非常迅速，这就可能导致一些旧的电子档案无法被有效地打开和阅读。

通过同时使用纸质档案，可以更好地保证档案信息在长期保存和传承的过程中不会丢失和损坏，也可以更好地保证后代能够有效地获取到这些信息。

纸质版和电子版资料同等效力随着信息时代的到来，作为社会记忆的重要载体—档案，其记录形式和管理方式随之发生了重大变化，档案工作面临从传统载体管理向数字管理转型升级的巨大挑战，也面临发生争议时法律效力认定问题。

如社保经办部门建立电子扫描档案替代纸质档案，产生争议，电子档案与纸质档案是否具有同等法律效力是需要分析和思考的问题。

法律法规层面电子档案在满足一定条件下，与传统档案具有同等效力。

主要法律法规有：《中华人民共和国档案法》规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。

”《机关档案管理规定》中明确写明，机关档案包括：（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；（三）照片、录音、录像等音像档案；（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；（六）其他档案。

前款（一）（二）（三）项包含传统载体档案和电子档案两种形式。

电子档案与传统载体档案具有同等效力。

《国务院关于在线政务服务的若干规定》中明确说明政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。

除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。

符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。

电子档案如何做到来源可靠、程序规范、要素合规对于将电子数据作为证据来使用，我国相关法律条文已经在发展和完善。

为融合档案与司法两大部门对于电子档案凭证效力标准的认识，电子档案还需要做到以下几个方面：来源可靠：一般包括了两个方面：一是电子档案的形成者，如机关单位、社会组织等；二是电子档案的形成和保存环境，如产生和保存电子档案的OA系统、电子档案管理系统等。

要保证电子档案的形成者和产生及保存电子档案的环境都是真实可信的。

电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。

档案管理制度的纸质档案与电子档案引言在信息时代的今天，随着科技的迅猛发展，传统的纸质档案渐渐被电子档案所取代。

纸质档案与电子档案都是档案管理制度中重要的组成部分。

本文将以档案管理制度的纸质档案与电子档案为主题，对两者进行比较和分析，探讨其各自的优缺点以及应用场景。

档案管理制度的纸质档案纸质档案的定义与特点纸质档案是指利用纸张作为载体记录、存储和传递信息的文书档案。

其特点包括可靠性高、方便查阅和操作、适合长期保存等。

纸质档案的优势1.可靠性高：纸质档案不受电子设备故障、病毒入侵等因素的影响，具有较高的可靠性和安全性。

2.方便查阅和操作：纸质档案可以直接放置在档案柜中，方便随时查阅和操作。

而电子档案需要依赖电子设备，查阅和操作相对不够便利。

3.适合长期保存：纸质档案可以在室温下保存几十年甚至更长时间，相对来说更加稳定可靠。

纸质档案的劣势1.存储空间占用大：纸质档案需要占用大量的存储空间，不利于空间的利用和整理。

2.查找速度慢：相比于电子档案，纸质档案需要手动检索和翻阅，查找速度较慢。

3.不易共享和传递：纸质档案需要通过邮寄、传真等方式才能共享和传递，不如电子档案方便。

档案管理制度的电子档案电子档案的定义与特点电子档案是指以电子方式进行记录、存储和传递的文书档案。

其特点包括存储空间占用小、方便检索和传递、易于整理和共享等。

电子档案的优势1.存储空间占用小：电子档案不需要占用大量的物理空间，只需要一台电脑或网络存储设备即可存储大量档案。

2.方便检索和传递：电子档案可以利用电脑、手机等设备进行检索和传递，查找速度快，便于共享和传递。

3.易于整理和共享：电子档案可以通过文件夹、文件标签等方式进行整理，便于分类和归档，可以方便地共享给他人。

电子档案的劣势1.安全性风险：电子档案容易受到病毒入侵、黑客攻击等安全风险的影响，需加强安全保护措施。

2.技术更新换代快：电子设备和软件技术发展较快，电子档案需要与时俱进，随时更新、迁移和维护。

行政文件的纸质存档与电子存档的比较随着科技的飞速发展，纸质存档已经逐渐被电子存档取代。

在行政管理领域，文件的存档是非常重要的。

本文将探讨纸质存档和电子存档的特点，并比较二者的优缺点，旨在为行政文件存档方式的选择提供一定的参考。

一、纸质存档纸质存档是传统的文件存储方式，其特点如下：1.物理性：纸质文件需要实体存在于档案馆、文件柜或仓库中，占用一定的空间。

2.易保存：文件无需依赖电子设备，即使没有电力供应或网络连接，也能方便地查阅和使用。

3.安全性高：纸质文件不易被黑客攻击，防止了档案在存储和使用过程中的数据泄露和破坏风险。

然而，纸质存档也存在一些不足之处：1.管理成本高：纸质文件需要专门的管理人员进行整理、分类和归档，工作量大且容易出现文件丢失或错放的情况。

2.检索效率低：纸质文件的存储方式大大影响了文件的检索效率，需要浏览大量文件以找到需要的信息，耗时且容易出错。

二、电子存档电子存档是一种基于计算机技术的文件存储方式，具有以下特点：1.无占用空间：电子文件存储在计算机硬盘、云端服务器等电子设备中，不需要额外的物理空间。

2.便捷性：电子存档可以通过搜索功能轻松找到需要的文件，快速定位想要的信息，提高了工作效率。

3.可追溯性：电子存档可以记录文件的修改历史和操作者，方便查看文件的版本信息和操作记录。

然而，电子存档也存在一些问题：1.信息安全性：电子文件容易受到网络攻击和病毒感染，导致数据泄漏和文件损坏，对安全防护提出了更高的要求。

2.技术更新快：电子设备和文件格式的更新换代速度很快，可能导致旧文件的后续处理和查阅困难。

三、纸质存档与电子存档的比较1.存储方式：纸质存档需要占用一定的实体空间，而电子存档则可以无限扩展，存储容量更大。

2.存储成本：纸质存档需要购买文件柜、保管盒等物品，并占用一定的办公场所，而电子存档无需购买额外设备，只需维护服务器或云端存储。

3.检索效率：电子存档通过搜索功能可以快速找到需要的文件，速度更快，而纸质存档需要手动查找，效率较低。

２４ 光线和有 害气体影响 的差异 ．
纸张 而言 ， 、 高温 高湿 可促进纸 张发生水解一 氧化反应 ， 纸 增加 张内部 的不利化学成分含量及其对纸 张的影 响 ， 也可使字迹 材
料发生扩散、 洇化现象 。而电子文件载体受 温度、 湿度的影响方
式截然不同。在温度过高或过低 的条件下 ， 聚酯底基易膨胀 或
坏主要有 物理损坏 、 化学损坏和生物损坏 。物理损坏是指 因污
纸 张的耐久性 取决 于纤 维素的性质 ， 管纤 维素在一定 的 尽 条件下 （ 如高温 、 高湿 、 、 、 酸 酶 氧化 剂等 ） 可发生水解 和氧化反
应， 但只要我们 在纸质档 案保护过 程中 ， 注意排除发 生两大化 学反应所需的条件 ， 就可以使 纸质档案的寿命 达到上百年甚至
失。 综上所述 ， 灰尘可 以损坏纸张 和电子文件载体。 只是对纸张 而言 ， 即使灰尘 已经对其产生实质性的损害 ， 如磨损纸张 ， 形成
电子文件的载体 材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘
和磁 带的支持体 。 聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷 曲、 易与磁粉脱离 、 伸长后不易恢复等缺 点。 粘合剂起着连接底 基和磁粉的作用 ， 它具有 易热胀冷缩 、 磨损 、 落、 脱 粘连 、 生霉等 缺点 ， 直接影 响信息再现 。磁粉 中的磁性氧化物颗粒 的剩磁感 应强度是记录和再 现信息的决定因素 ， 它极易受外 磁场影响而 退磁 、 消磁等 。光盘利用激光进行信息存取 ， 它呈圆盘状 ， 由盘
碱性溶液发生反应 。与纸质 档案载体 相比 ， 电子文件载 体材料
的寿命要短得多 ， 一般仅为 ５ ｌ ～ ５年。
２ 环境条件影响自差 异 勺
文件 的磁性载体来说则是最重要的影响因素 。 外来磁场作用于

电子档案的保护 ：即是软磁盘 的保护和光 光盘载体腐蚀 、降解等化学作用而毁坏 ，造成记 数字 比较构成的数字化的文件形式，在形成过
盘的保护。由于归档电子工业文件 以脱机方式 录信 息消失。综上所述 ，灰尘均可 以损坏纸张和 程 中呈现出树状 的集散性特征 ，即 ：运用多元信
保存 ，在实际使用 中大量 电子文件用软磁盘保 电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘 已经 息的继承性将分散与不 同数据库、不同系统平
仪 ，将归档案局电子文件存储到光盘上。但是刻 对电子文件载体造成危害 ，载体上所记录的信 的载体上 ，因而也载体不再“从一而终”；电子文
录仪 一 时还 难 以普 及 。所 以 ，软磁 盘 和 光 盘 的保 息可能会 局部丢失 ，在计算机系统上便无法读 件对系统的依赖性使得 电子文件从生成到保存
Ｑ：１ ｆ工）
Ｃｈｉｎａ Ｎｅｗ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｉｅｓ ｍａｄ ＰＩ￣ ＵＣｌＳ
浅谈“电子文件与纸质＂档案在保护上的
杨 桂芹 （黑 龙 江省 伊春 市鸟伊 岭 林 业局 木 材 经销公 司 ，黑龙 江 伊 春 １５３０３８）
摘 要 ：电 子文 件 与 纸质 档 案 以 其 栽体 和 载 体 与 信 息 结合 方 式 的 特殊 性 对 传统 档 案 保 护理 论 造 成很 大 的 冲击 ，电子 文件 与 传统 纸 质 档案 在 保 护 上 有很 大 的 区别 ，这 些 差 异将 是 电子 时代 档 案保 护 的 新领 域 。 关键 词 ：电子 文件 ；电子 档案
纸张的耐久性取决于纤维素的性质 。尽管 密的防灰尘措施。
明“正身”，不再恪守传统的“原件”概念，等等。
纤维素在一定的条件如高温、高湿 、酸 、酶 、氧化 光线 和有害气体影响的差异 。光线和有害 ５信息保护的差异

他 们 的共 性 ． 进 行 有 效 的 互补 、 用 并 利
和 创新 ． 能促 进 档 案鉴 定 的进 步 与发 才 展。 关 键 词 ： 子 文 件 纸 质 档 案 鉴 定 电
析”‰ 较之 以前的单件逐项直接鉴定
鉴 定 是 档 案 管 理 工 作 中 的 重 要 一 法， 职能 鉴 定法 更 为宏 观 ， 为高效 。 更 但 宏 观 职 能 鉴 定 法 的核 心思 想并 不 是 电 子 时 代 的产 物 。 “ 在 １５ 年 德 国档 早 ９７ 案工 作 者协 会 年 会上 ， 与会 者 对根 据 职 能来 鉴 定 、 管 文件 的重要 性 已达 成 共 保
的标准对文件进行精挑细选。 但在电子时代 ， 文件数量的
由此可以看 出， 无论是电子文档还是纸质文档 ， 许多
压 力与 鉴定 的紧迫 性 使 得档 案 工作 者 再 也无 法保 持 纸 质 鉴 定 方 法 是相 通 的 ， 同之 中 有相 同点 ， 互 借 鉴 ， 且 不 相 而 时代 的 固 有步伐 ， 份 阅读 的鉴定 方法 遭遇 了挑 战。 应 往往 一 种 方 法两 类 文档 鉴 定都 适 用 ， 逐 顺 任何 方法 并 不对 立 ， 电子文 件 的要 求 ， 种 旨在 “ 量 生产 ” 一 批 的鉴 定 方 法— — 而 是 分属 不 同层 次 ， 用 于 不同 对 象。 应 宏 观 职 能鉴 定 法便 凸现 出来 ， 日益 受 到重 视 。 宏观 职 能 鉴 定 法 认 为文 件 价值 的 大小 取 决 于 职 能 活 动 的重 要程 度 ， 因此 ， 鉴定 应 “ 过 了解 主 要 文件 形 成机 构 的职 能 来 间接 通
电 子 文 件 与 纸 质 档 案 鉴 定 的 共 性 研 究
■ 熊 友 菊

92档案管理3/2019总第238期“双套制”档案是指同一内容的纸质载体档案和电子载体档案。

实行电子文件与纸质文件“双套”收集归档模式，是当下档案收集归档的最佳选择。

如何处理好电子档案和纸质档案的关系，抓好“双套制”管理，是档案管理者需要解决的重要问题。

1 档案“双套制”管理并存的必然性电子档案和纸质档案各有优劣，两者相辅相成，缺一不可。

无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后制成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。

以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体质小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显。

如，不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无墨迹书写的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子版可以打印出来盖上章，扫描成pdf,解决了容易被篡改的可能,电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大，寿命短，其影像记录的稳定期限不长。

纸质档案虽具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便等弱点。

因此说，电子文件的原始性成了转化为电子档案的主要障碍，而实行“双套制”收集归档后正好融合了电子文件与纸质文件的优势，既可发挥高效存取和快速检索的功能，又可保证归档文件的原始性和凭证作用。

2 档案“双套制”管理应当注意的事项2.1 档案互转前必须经过相应的整理2.1.1 文书档案。

立卷整理编目的档案，案卷质量要符合《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》（GB/T9705-1988)的要求。

以件为单位整理的档案，案卷质量要符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的要求。

2.1.2 科技档案。

整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000)的要求。

如今的时代是共享时代，科技档案比如展园园林设计均应在网站上付费使用，首先让园林从业人员可以阅读到当前中国最优秀的园林艺术手法，其次公众也可以陶冶自家的小院落。

在信息化时代，我对于电子文件和纸质档案能够并存的理解。

纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。

1 . 1 信息与载体的依附性由于载体与信息的统一,构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。

这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面, 也体现在其存储介质的原始依附性上1 .2 档案信息的原始凭证性从其形成过程来看, 纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。

它客观地记录了以往的历史情况,具有令人信服的凭证功能。

1 . 3 信息存储介质的耐久性实践证明,纸张、胶片最适宜档案文献的长期保存,它具有较强的耐久性, 尽管在一定条件下会发生水解和氧化反应,但只要我们注意排除其发生化学作用的必要条件,就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长时间。

它的弊端在于(1)投入人力多,特别是归档、立卷、装盒等, 工作量较大,工作效率低;(2)同一时间、同一地点只允许一人使用,不能信息资源共享,具有信息的独占性;(3)相同成果占用空间量大,给管理工作带来不便,管理手段相对落后。

2 电子档案的特点电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。

它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物,也是档案现代化的显著标志。

电子档案以其现代化手段, 在档案信息存储、输出、处理等方面,具有纸质档案无法比拟的优越性,主要表现在如下几方面。

2 . 1 档案信息存储丰富性电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘,尤其是光盘,由于信息存储的高密度性,使档案信息存储量极为丰富,具有“海量存储”之称,大大高于纸质载体所存储的信息,这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间,又简化了各种档案管理环节。

2 . 2 档案信息生动形象性随着网络技术的成熟, 电子档案与多媒体信息相结合,通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态, 形象生动地再现历史活动状况,从而改变了纸质档案记录信息的单一性,使反映出的信息图、文、声、像并茂,对人类社会活动的概貌进行全息化再现。

纸质档案与电子档案“双套制”管理探析随着现代办公方式的不断提升，以及信息化的快速发展，纸质档案逐渐被电子档案所取代。

但实际上，纸质档案和电子档案都有各自的优势和劣势，不能够完全取代对方。

因此，在实际管理中，应采取“双套制”管理方式，将纸质档案和电子档案相互配合，实现更高效、更安全的档案管理。

简单来说，“双套制”管理就是针对同一事项或同一文件，既保留纸质档案，又建立电子档案。

在测试与验证后，纸质档案和电子档案可以互相核对，相互补充，保证档案管理的全面性、完整性和安全性。

下面将分别从实际管理中的四个方面，重点探析纸质档案和电子档案“双套制”管理的必要性。

一、保护档案安全纸质档案与电子档案都有其缺陷：纸质档案易于触手可及，容易被人拿走、损毁、丢失等，使得档案的真实性和安全性无法得到保障；电子档案容易受到病毒攻击、黑客攻击、电力波影响等因素的干扰，从而导致档案数据的遗失和损坏。

因此，对于档案的保护安全，纸质档案和电子档案都不能单独依赖，而应该采取双套管理方式。

将电子档案存放在专门的服务器中，设置严格的权限控制机制，防范非法操作、病毒攻击和黑客入侵。

同时，保留纸质档案，采用封装、保密、盘点等措施，提高档案的安全性，确保档案资料的完整性和可靠性。

二、提升档案管理效率采用纸质档案管理方式，需要耗费大量的时间和人力物力，无形中增加了管理成本，并且难以实现档案资料的共享和交流。

而电子档案，则能够在短时间内完成大量档案的搜索、分类、整理、归档等工作，实现了档案管理的标准化和自动化，提高了管理效率。

但是，电子档案会存在数据错误、系统故障等问题，给档案的管理带来不少麻烦。

因此，采取纸质档案与电子档案相结合的方法，可以根据实际情况，对某些重要的文件进行双向备份，让档案无论是在电子形态中，还是在纸质形态中，都能够及时、准确地获取到需要的信息，从而大大提升了档案管理的效率。

三、适应不同人群需求在办公场所中，员工对档案管理的要求各不相同，有的员工喜欢查阅纸质档案，有的员工则更喜欢电子档案。

电子档案与传统档案管理的异同对比近年来，随着科技的不断进步和信息化的快速发展，电子档案管理逐渐取代了传统档案管理的地位。

电子档案管理以数字化的形式保存和组织档案信息，与传统档案管理方式存在着一些显著的异同。

本文将对电子档案与传统档案管理进行详细对比，以期能够更加全面地理解它们之间的差异。

一、档案保存形式的异同1. 电子档案管理电子档案管理是以数字化的方式存储和组织档案信息的管理方式。

电子档案可以保存在计算机或服务器上的硬盘、光盘、磁带等介质中，也可以通过云存储等方式进行保存。

它不占据实际物理空间，便于查询和传输，并且具有防火、防水、防盗等安全功能。

2. 传统档案管理传统档案管理是指以纸质形式保存档案信息的管理方式。

传统档案通常存放在专用的柜子或文件夹中，需要大量的实物空间进行存储。

由于其需要手工整理和分类，查询和传输效率相对较低。

此外，纸质档案容易受到自然灾害和人为破坏的影响。

二、档案获取方式的异同1. 电子档案管理电子档案管理可以通过计算机和网络实现快速获取档案信息。

用户只需要在计算机上进行相应的搜索和查询操作，便可以快速找到所需的档案信息。

此外，电子档案还可以进行全文检索、自动索引等高级搜索功能，提高了信息的查找效率。

2. 传统档案管理传统档案管理需要手工整理和分类，查询方式相对较为繁琐。

用户需要根据档案的分类和位置进行搜索，并手动查阅相关资料。

由于人工操作的限制，传统档案管理方式容易产生查找不便和信息丢失的问题。

三、档案保密性的异同1. 电子档案管理电子档案管理可以通过密码、权限设置等方式来实现档案的保密性。

只有经过授权的人员才能够访问和操作相关档案信息，有效保护了重要数据的安全。

2. 传统档案管理传统档案管理需要依靠人员的管理控制来维护档案的保密性。

它们通常存放在专用的保险箱或密闭空间，只开放给特定的人员进行查阅和管理。

尽管有人员的限制，但传统档案管理方式相对容易被非法获取或遗失。

四、档案存储空间的异同1. 电子档案管理电子档案管理不占据实际物理空间，可以通过电脑硬盘、服务器、云存储等方式进行数字化存储，大大节省了物理空间的占用。

如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作随着信息技术的快速发展和社会的全面普及应用，传统的办公模式已经不适应社会发展的要求，已经被计算机和网络技术来实现和代替。

但是，由于网络安全、电子文件的法律效力、档案属性等因素的影响，在相当长的时间内电子文件与纸质文件将同时存在，相互补充。

这就给我们档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。

一、编号的统一归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。

归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。

电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。

在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。

比如：件号：归档文件的排列顺序号。

同一保管期限内的归挡文件，按年度一作者—发文顺序大流水编号，即年度内大流水。

发文机关采用部门代字内编制发文序号（小流水）时，其作者的排列顺序应按本机关制定的公文处理办法规定的文件代字顺序排列，并依次编制件号。

再比如：盒（盘）号：在同一保管期限内，按件号顺序并结合年度、作者特征依次装盒（组盘），跨年度编写盒（盘）号。

二、排序的统一电子文件的排列应运应与之对应的纸质文件排列需要，改革立卷方法采取文件级整理并运用计算机检索后，其文件排列的顺序也就没有必要太多地考虑文件之间的有机联系，如请示与批复等，完全可以按保管期限和发文字号来排列，以简化整理方法。

我们可以设想，在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员多少精力和时间。

电子档案保管与纸质档案保管的比较长期以来，在档案的收集、鉴定、保管、统计、利用工作中的一些经验和形式已被固定下来，成为档案工作的准则，所以档案管理多是依赖经验进行。

如今，随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的不断发展，产生了大量的电子文件。

计算机技术在档案工作中应用范围的扩展给档案管理部门传统的管理方法带来冲击，使电子文件的产生、形成、归档及其传送、保存等管理方法均与传统的纸质档案有所不同，档案工作的技术、方法发生了很大的变化。

未来的档案工作将建立在混合媒体的基础上，实行电子档案与纸质档案结合管理。

下面对纸质档案和电子档案管理中存在的差异性作一比较。

一、法律效力上的不同对于传统纸质档案，原始性界定容易，其法律凭证效力不容否认。

而对于电子档案，由于原始性界定困难，引起人们对电子档案的法律凭证作用产生怀疑。

电子档案的法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠技术真正攻克电子档案原始性的界定关，这是解决电子档案法律效力问题的基础。

其次，要加强立法工作，从法律上明确电子档案的凭证作用，做到有法可依，这是解决电子档案法律效力问题的法律依据。

二、技术保存环境的不同电子档案与纸质档案在保存技术上最大的不同就是技术寿命的不同。

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。

因此，纸质档案的寿命受保存技术的影响仅仅限于传统的自然保存环境的保护技术。

电子档案则不然。

它的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。

因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读，一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。

技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存储技术消失。

二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。

三、保护措施的不同对传统纸质档案的保护措施主要有两个方面：一是防，二是治。

久性 好 的材 料 ． 量 使 档 案 文 件 不 受 损 坏 。 纸 质 档 案 文 件 的 保 尽 存 有 赖 于 外 部 环 境 的 条 件 ． 部 条 件 好 ． 抗 能 力 强 ， 成 材 料 外 抵 制
档 使 电子 文件 是 存 贮 于各 种 类 型 的 物 理 载 体 上 的 它 既 可 以 的 原 有 性 能 就 好 ． 案 文件 就 能 保 持 原 貌 ， 用 寿 命 就 会 延 长 承 载 于 磁 盘 、 带 和 光 盘 上 可 以存 贮 于 网 络 服 务 器 中 ． 磁 又 ．电 外 部 环境 的影 响 主要 有 以下 几 个 方 而 ２３纸 质 档 案 长期 保 存 技 术 － 子 文件 新 型 载 体 在 不 断 涌现 ． 使 用 寿 命 也 各 不 相 同 相 比传 其 纸质 档 案 文 件 的保 护 除 了预 防文 件 受 到损 坏 外 ． 应 采 取 还 统载体． 电子 文件 载 体 容 易 变 质 易 遭 受 灾 难 性 损 失， 对 容 并 存贮 环 境 要 求 高 且 使用 寿命 较 短 ． 样 ．就 难 免 会 发 生 信 息 丢 科 学 的 技 术 方 法 进 行 保 护 纸 质 档 案 文 件 的 保 护 要 从 制成 材 这 尽 保 失或 读 出错 误 的现 象 。 因此 ， 何 提 高 载 体 质 量 、 强 载 体 的 料 的 原 有 性 人 手 ． 量 使 档 案 维 持 原 貌 ． 留 其 独 有 的 原 始 记 如 增 录性 纸 质 档 案 文 件 的 保 护 要 做 好 以 下几 个 方 而 的工 作 耐久 性 ． 已成 为 电子 文件 长期 保 存 要 解 决 的 问 题 之 一 库 房 温湿 度 的 调控 纸质 档 案 文件 的保 存 要 有适 宜 的温湿 １ ． ２电子 文 件 的 可读 性 问题