档案数字化加工业务外包的风险及防范措施

《纸质档案数字化外包安全风险防治对策》摘要：在政府花钱购买服务的同时，笔者发现档案数字化外包过程中安全风险客观存在于加工各个环节，贯穿于数字化全过程，档案部门在组织实施纸质档案数字化过程中加强管理尤为必要，档案部门应强化档案数字化外包安全监管的职责，成立由主要领导或分管领导参加的档案数字化外包管理领导小组，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责，档案部门与数字化服务机构必须加强对外包全过程的档案信息安全监管，不定期对档案数字化加工系统、数字化图像处理情况、数字化成果存储进行安全检查，发现隐患及时整改李华中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发[2014]15号）明确指出“加快推进传统载体档案数字化……各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作……”。

中共山东省委办公厅、山东省人民政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（鲁办发[2014]40号），进一步指出“大力推进数字档案馆（室）建设。

各级党政机关企事业单位社会组织要按照“存量数字化，增量电子化”的工作思路，把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，统一部署，同步实施，到2020年全省基本建成以数字资源为基础，安全管理为保障，远程利用为目标的数字档案馆（室）体系”。

从各级档案馆（室）人员编制、馆藏数字化率和数字化目标完成的期限来看，纸质档案数字化工作时间紧、任务重，数字化外包成为各级档案馆（室）首要选择。

在政府花钱购买服务的同时，笔者发现档案数字化外包过程中安全风险客观存在于加工各个环节，贯穿于数字化全过程，档案部门在组织实施纸质档案数字化过程中加强管理尤为必要。

1 纸质档案数字化外包安全风险分析1.1 档案实体风险和档案信息风险在档案数字化外包过程中，档案实体必然经历出入库、拆卷、整理、破损修复、扫描、装订等环节，各类人员、设备的接触，场地、环境变化等因素都有可能导致实体档案的损坏甚至丢失。

房地产档案数字化外包安全问题及对策文/李敏嘉数字档案摘要：在档案“数字转型”背景下，房地产行业中对于实现档案处理数字化开始进行一定程度的关注。

本篇文章对于档案数字化和外包业务的流程进行了基本介绍，针对数字化进程中产生的相关问题提出了合理有效的解决措施，为数字化进程的发展提供帮助。

以下的观点仅供参考和借鉴。

关键词：档案数字化；业务外包；传统载体；数据库随着经济建设的进步和发展，国家经济和文化水平也早在不断的提升，同时也增加了档案资料的类型和数量。

对于档案进行整理的压力也在不断增加，通过认为操作实现档案工作的快速有效整理是具有一定困难的。

在社会活动中，国家机关部门、社会团体及个人产生了基本的档案信息，这种信息包含文字、图表、声像等，对于这些内容进行记录和保存对于经济和文化的发展能够提供一定的帮助。

目前，档案学已经逐渐发展为一门社会性学科。

对于档案进行整理和运用是社会发展进步的必然需要，同时合理的归纳整理档案对于社会的建设具有十分重要的意义。

1档案数字化和业务外包环节1.1档案数字化的含义档案的数字化是指通过相应的技术手段数字转换和存储、检索、利用最初存储在传统载体上的档案信息的系统项目。

实现档案的信息化处理是运用现代化信息技术识别和扫描档案的数据信息，计算机对于数据信息能够进行处理，最终产生多媒体数据库、电子信息目录等。

1.2业务外包的环节实现档案信息的数字化加工处理通过两种方式进行，自主加工和委托加工的方式。

委托专业的公司对于档案进行数字化加工处理的方式就是委托加工。

在自行配备加工设备的基础上再组织相应人员进行数字化加工的是自主加工。

对比两种进行加工的方式，运用委托加工的方式工作效率和质量能够保证，在成本投入方面也比较节省，适用于各种形式的档案数字化加工的工作。

在这样的基础状况下，在行业领域中开展档案数字化工作普遍运用委托加工的工作方式。

这项工作的主要内容包括：接收实体档案、归档整理档案、著录标引、扫描图像信息、进行信息质检工作、存储和备份数据信息。

一、目的为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位在档案数字化过程中，将档案数字化工作外包给具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称数字化服务机构）的情况。

三、管理原则1. 安全第一、预防为主的原则：确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，预防安全事故的发生。

2. 明确责任、分工协作的原则：明确各方的责任，分工协作，共同确保档案数字化安全。

3. 依法依规、规范操作的原则：严格按照国家有关法律法规和标准，规范档案数字化外包工作。

四、档案部门安全管理1. 成立档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。

2. 制定档案数字化外包工作规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。

3. 制定档案数字化外包招标文件，明确安全管理要求，协助制定招标文件，审定合同。

4. 对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。

5. 建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。

五、数字化服务机构安全管理1. 数字化服务机构应具备相应的资质、业绩、人员、设备和加工软件，确保档案数字化工作安全、高效、优质。

2. 数字化服务机构应建立完善的安全管理制度，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全。

3. 数字化服务机构应定期对档案数字化工作进行检查，发现安全隐患及时整改。

4. 数字化服务机构应与档案部门保持密切沟通，及时反馈档案数字化过程中出现的问题。

六、安全检查与审计1. 定期对数字化服务机构进行检查，确保其遵守协议，保护档案的安全。

2. 对档案数字化工作过程进行审计，确保档案数字化工作符合国家有关法律法规和标准。

3. 对档案数字化过程中出现的安全问题，及时进行调查处理，追究相关责任。

七、奖惩措施1. 对在档案数字化外包安全管理工作中表现突出的单位和个人给予表彰和奖励。

档案数字化外包的风险与防控作者简介：倪㊀芳（１９７９－），女，湖南益阳人，管理学硕士，研究方向：档案管理㊁档案信息化系统㊂倪㊀芳，聂㊀真（益阳市中心医院，湖南益阳４１３０００）摘㊀要：目前，我国的档案管理业已走上信息化㊁数字化的道路㊂文章从阐述档案数字化的重要意义入手，分析档案数字化外包存在的风险与原因，从完善规章制度㊁加强安全监管㊁强化保密要求和提升人员素质四个方面提出档案数字化处理外包风险的防控措施㊂关键词：档案数字化；业务外包；风险与防控中图分类号：Ｇ２７０文献标识码：Ａ文章编号：２０９６－２３３９（２０２０）０３－０１５２－０３ＲｉｓｋａｎｄｉｔｓｐｒｅｖｅｎｔｉｏｎｏｆａｒｃｈｉｖｅｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎｏｕｔｓｏｕｒｃｉｎｇＮＩＦａｎｇ，ＮＩＥＺｈｅｎ（ＹｉｙａｎｇＣｅｎｔｒａｌＨｏｓｐｉｔａｌ，Ｙｉｙａｎｇ４１３００，Ｈｕｎａｎ，Ｃｈｉｎａ）Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ａｔｐｒｅｓｅｎｔ，ｔｈｅａｒｃｈｉｖｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｏｆｏｕｒｃｏｕｎｔｒｙｈａｓｂｅｅｎｏｎｔｈｅｒｏａｄｏｆｉｎｆｏｒｍａｔｉｚａｔｉｏｎａｎｄｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎ．Ｔｈｉｓｐａｐｅｒｅｌａｂｏｒａｔｅｄｔｈｅｓｉｇｎｉｆｉｃａｎｃｅｏｆａｒｃｈｉｖｅｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎ，ｔｈｅｎａｎａｌｙｚｅｄｔｈｅｒｉｓｋｓｏｆａｒｃｈｉｖｅｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎｏｕｔｓｏｕｒｃｉｎｇａｎｄｃａｕｓｅｓｂｅｈｉｎｄｉｔ，ｆｉｎａｌｌｙｐｕｔｆｏｒｗａｒｄｓｏｍｅｐｒｅｖｅｎｔｉｏｎｓａｎｄｃｏｎｔｒｏｌｍｅａｓｕｒｅｓｆｏｒｔｈｅｒｉｓｋｓｆｒｏｍｆｏｕｒａｓｐｅｃｔｓ，ｉｎｃｌｕｄｉｎｇｉｍｐｒｏｖｉｎｇｔｈｅｒｕｌｅｓａｎｄｒｅｇｕｌａｔｉｏｎｓ，ｅｎｈａｎｃｉｎｇｔｈｅｓａｆｅｔｙｓｕｐｅｒｖｉｓｉｏｎ，ｓｔｒｅｎｇｔｈｅｎｉｎｇｔｈｅｃｏｎｆｉｄｅｎｔｉａｌｉｔｙｒｅｑｕｉｒｅｍｅｎｔｓａｎｄｉｍｐｒｏｖｉｎｇｔｈｅｑｕａｌｉｔｙｏｆａｒｃｈｉｖｅｓｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎｐｒｏｃｅｓｓｏｒｓ．Ｋｅｙｗｏｒｄｓ：ａｒｃｈｉｖｅｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎ；ｏｕｔｓｏｕｒｃｉｎｇ；ａｒｃｈｉｖｅｓｍａｎａｇｅｍｅｎｔ㊀㊀习近平总书记曾在２０１８年２月主持召开的中央网络安全和信息化小组会议中强调 没有信息化就没有现代化，没有网络安全就没有国家安全 ［１］㊂在我国档案管理向信息化㊁数字化迈进的道路上，大部分政府机构和企事业单位的档案部门将档案数字化处理外包以实现档案数字化，但是外包工作在档案数字化建设中会存在一定风险，相应的防控措施必不可少㊂１㊀档案数字化的重要意义纸质档案数字化指采用扫描设备或数码相机㊁计算机等对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘㊁磁带㊁光盘等载体上且能被计算机识别的数字文本或数字图像的处理过程［２］㊂档案数字化最为重要的两方面意义是利于档案长期保存和方便档案利用，具体来说：（１）档案信息化建设的重要组成部分㊂纸质档案数字化可以使重要纸质档案和影像㊁照片㊁音频档案数字化，提高现行电子档案与电子文件的管理水平，推进档案资源数据库建设㊂国家档案行业明确要求新时期档案工作要构建人民满意的档案资源体系，实现馆藏存量纸质档案数字化㊁新增档案电子化的目标㊂（２）有利于保护档案原始实体文件㊂实现档案数字化后的电子档案可以很大程度取代纸质原件的使用，减少调用纸质原件的次数，有效地保护档案原件，降低档案纸质文件因不确定性因素损坏㊁丢失的风险㊂数字化档案副本本身就是纸质档案的一种备份，能通过相关信息进行还原㊂（３）可以提供更准确的文件信息㊂在档案数字化过程中，需要对档案材料中已经模糊褪色的字迹或污损残缺照片等进行修复，利用专业的图像处理工具对档案文件采取提亮㊁去污㊁裁剪等调整，提供给查阅者真实清楚㊁准确可靠的档案信息㊂（４）提高利用效率㊂数字化档案极大程度地节约了人们查阅和管理档案的时间与精力，用户借助２５１ 第３５卷第３期２０２０年６月资源信息与工程Ｖｏｌ．３５ɴ３Ｊｕｎｅ２０２０线上档案智慧平台可随时随地查找和使用自己需要的文件资料，且同一档案文件可以同时充分共享，极大提高档案的利用效率和使用价值㊂（５）便于隐私信息处理㊂由于档案信息的内向性，在档案利用过程中，经常需要对大量隐私或他人信息等内向性信息进行处理，传统纸质档案的隐私信息处理相对来说比较繁杂，而数字化档案副本通过计算机操作则更容易实现㊂２㊀档案数字化外包的风险分析档案数字化外包，一方面给档案机构带来了便捷的服务和技术支持，另一方面给档案管理带了风险，需要我们在数字化外包过程中，遵循标准，规避风险，实现档案数字化项目的安全管理㊂２．１㊀档案数字化外包的风险（１）机密文件数据外泄的风险㊂在档案数字化实施过程中，可能会存在因专业知识缺乏㊁粗心或业务不熟悉等原因导致应该标注机密标识但漏标的情况，导致后续扫描人员误判为普通文件直接扫描成图片进入存储系统而并未用空白纸代替，若质检未及时发现该错误，将导致机密文件的相关信息面临开放外传的巨大风险㊂（２）纸质档案原件存在被损坏的风险㊂Ａ．档案原件因幅面太大等出现文字被裁剪的可能㊂纸质档案存在不同规格，比如超出扫描仪正常扫描范围的大图，则需要人为进行裁剪后再扫描，裁剪后有可能导致有部分关键文字丢失，出现原件被破坏的状况㊂Ｂ．存在档案原件漏页㊁缺页的可能㊂由于外包可能存在过于追求效率的倾向，在处理一些年代已久纸质陈旧的档案文件时，可能因为不够谨慎㊁细致而导致档案原件漏页㊁缺页㊁破损㊂（３）档案内容被无意识篡改㊂在档案数字化处理的索引录入环节，录入人员可能因为档案字迹模糊㊁缺损㊁难以识别的简写字等情况而出现录入错误，导致与原始文件上责任人想表达的意思出现偏差㊂（４）档案数字化内容与实体文件不匹配㊂在数字化处理过程中，若出现文件夹命名的全宗号㊁案卷号与纸质文件的档案盒或封皮标注不一致，则会导致卷名㊁盒号与包含的实体文件不匹配不统一的错误，对用户查阅档案造成极大不便㊂（５）档案实体容易受到损坏㊂由于档案数字化处理是一项复杂的流程化工作，环节多，纸质文件需从档案盒中经多人多次抽取，复位不规范不细致，导致实体文件如档案盒等受到破坏，不利于纸质档案的保存㊂２．２㊀档案数字化外包风险的原因分析（１）管理制度不完善㊂档案数字化外包服务企业一般规模不大，没有针对性的档案数字化项目工作制度，如禁止携带得私人物品㊁保密协议等，导致工作人员缺乏基本的保密意识和服务意识，部分外包企业员工对待机密文件不严谨，直接影响对员工与业务的管理效果㊂（２）整体管理水平偏低㊂承担档案数字化外包的企业因为档案业务量的多寡和工作期限等影响，人员往往不够固定，容易造成管理涣散，责任落实不到位，也是档案数字化业务外包风险的重要因素㊂（３）外包从业人员专业素质不高㊂外包企业承担档案数字化的员工入职门槛较低，学历不高，专业不对口，整体专业素质偏低，增加了档案数字化外包的风险㊂主要表现为一是缺乏档案专业知识；二是缺乏保密意识，没有相应的保密知识和处理技能；三是存在 检查不仔细 偷工减料 等工作态度不够端正的情况，缺乏服务意识㊁敬业精神㊂３㊀档案数字化外包风险的防控措施档案数字化外包实施过程中必须采取有效措施，努力规避风险㊂３．１㊀完善档案数字化外包规章制度（１）执行严明的纪律，规范工作作风㊂禁止携带手机㊁ｕ盘㊁读卡器㊁摄像机等进入工作场所，个人物品统一放置在指定地方；工作时需穿好工作服㊁佩戴工作证，在指定时间进入指定工作区域；工作时严禁会客，禁止将无关人员带入档案数字化加工场所；禁止在工作现场进餐和吃零食，不得交头接耳和闲谈与工作无关的话题；等等㊂（２）明确设备和耗材处理方法㊂档案数字化工作时用到的各类工具与耗材应向相关人员报备并登记在案；在数字化处理过程中，设备存在问题应第一时间向外包负责人如实报告，按要求进行相关处理；严格执行垃圾分类，做好废弃纸张的回收与处理工作㊂（３）明确员工职业操守㊂制定档案数字化加工的要求和规范；定期对员工进行数字化处理技能考核㊁绩效考核㊁职业操守考核等相关的素质评估，奖优罚劣，严肃处理失密泄密㊁破坏原件等行为㊂（４）制定安全保密措施㊂外包团队用于数字化加工的软件系统应经过严格的安全检测，对硬件设备３５１第３５卷资源信息与工程第３期采取严格的保密措施，禁止使用各类移动存储介质，防止档案信息的泄露，对违反者予以严厉处罚［３］㊂３．２㊀加强安全监管由档案行政管理部门按照‘保密法“㊁‘档案法“㊁‘档案服务外包工作规范“等要求，成立档案数字化处理外包工作小组或工作委员会，结合实际制订档案数字化处理工作实施细则，规范档案数字化业务流程，完善档案数字化处理的审核审批手续，制订档案数字化的工作计划，加强对档案数字化处理工作的监督指导，推动档案数字化加工的规范化㊁制度化㊁常态化㊂成立第三方监察机构服务于档案数字化监管㊂档案部门和数字化服务机构应指定有关人员随时对数字化加工场所进行巡查，由第三方监察部门负责档案数字化外包业务的监管，委派相关工作人员亲临数字化加工现场，对档案数字化的质量进行抽查与检测［４］㊂加强安全工作管理㊂建设良好的工作环境，采取有效的安全措施，工作时全程全方位监控记录，建立健全档案数字化工作安全制度，完善档案数字化处理中拆卸㊁扫描等重要环节的安全手续，添置针对档案数字化加工现场和纸质档案的安全防护设施，保证操作人员正确使用机器设备，严禁一切违章作业㊂专人日常检查与定期监察相结合，彻底排查和消除各类安全隐患㊂根据‘档案服务外包工作规范“，明确档案外包工作中各主体之间的关系，按法律法规明确责㊁权㊁利，加强协调和监管㊂如图１㊂图１㊀档案服务外包工作中各主体之间的关系示意图３．３㊀强化保密要求承担档案数字化处理外包的企业在工作时，必须严格执行保密规定㊂（１）严格遵守‘保密法“实施条例的相关规定，提高工作人员的保密意识㊂一是与员工和服务对象签订各项保密承诺，约束员工工作中的保密行为；二是告知员工机密文件进行特殊保密处理的方法和流程；三是加强对员工保密的督查并落实保密责任㊂（２）定期对员工开展 安全为先，保密第一 的宣传教育，具体可通过如模拟档案丢失㊁信息泄露的情景演练，考核员工的处理能力，提供针对性的安全技能培训㊂如有特殊问题或新情况㊁新发现，管理人员必须及时上报用户单位并协调配合处理㊂３．４㊀提升数字化技术人员的专业素质档案数字化外包团队必须建立一支分工明确㊁素质过硬㊁团结协作，乐于奉献的档案管理队伍㊂（１）对人员要有政治和安全要求㊂要求员工入职前签订相关保密协议，提供无犯罪记录证明等㊂采用以老带新㊁考察试用等方式，老员工与主管人员组织必要的安全教育与操作规程培训，使新员工熟悉设备及工具的正确使用方法㊁安全防范方法等，试用考核合格，则签订相关劳务合同㊂（２）招聘档案专业从业人员㊂外包团队在条件允许的情况下招聘档案相关专业毕业的人员，改善团队专业结构，提高团队专业素质㊂（３）开展相关知识的专业培训㊂外包团队应定期对员工进行档案相关专业知识㊁档案数字化工作的制度与标准㊁档案数字化处理实际操作㊁网络技术和安全保密知识等培训㊂依据‘保密法“㊁‘档案法“等有关律法规对员工进行法律知识培训［５］，增强从业人员的法律意识㊂外包团队在进行档案数字化处理时，必须以遵守法律法规㊁保证加工质量为根本要求，才能让数字化档案管理与建设得到最大的保障㊂参考文献：［１］㊀百度文库．习近平出席全国网络安全和信息化工作会议并发表重要讲话［Ｒ／ＯＬ］．（２０１８－０４－２１）［２０１９－１２－１７］．ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｇｏｖ．ｃｎ／ｘｉｎｗｅｎ／２０１８－０４／２１／ｃｏｎｔｅｎｔ＿５２８４７８３．ｈｔｍ［２］㊀百度文库．纸质档案数字化建设策略研究［Ｒ／ＯＬ］．（２０１９－１２－１７）［２０１９－１２－１７］ｈｔｔｐｓ：／／ｗｅｎｋｕ．ｂａｉｄｕ．ｃｏｍ／ｖｉｅｗ／ｅ９ｅｅ４０ｅ０１ｆｄ９ａｄ５１ｆ０１ｄｃ２８１ｅ５３ａ５８０２１７ｆｃ５００ｆ．ｈｔｍｌ［３］㊀王福耀．企业档案业务外包规范化途径研究［Ｊ］．机电兵船档案，２０１８（２）：４２－４５．［４］㊀田㊀媛．档案数字化业务外包规范化管理探析［Ｊ］．陕西档案，２０１６（２）：３２－３３．［５］㊀王璐颖，轲㊀鑫．档案数字化的质量和安全保密控制［Ｊ］．档案学研究，２０１１（４）：６８－７０．４５１第３５卷倪㊀芳等：档案数字化外包的风险与防控第３期。

总结档案数字化处理项目的风险管理与应急预案档案数字化处理项目的风险管理与应急预案档案数字化处理项目，是将传统档案转化为电子格式的过程，以提高档案管理的效率和便捷性。

然而，这项工作面临着各种风险和挑战。

为了确保项目的顺利进行和避免可能发生的意外情况，风险管理和应急预案是至关重要的。

本文将总结档案数字化处理项目的风险管理与应急预案，以确保项目的成功实施。

一、风险管理风险管理是指通过识别、评估和控制潜在风险来保护项目的成功实施。

在档案数字化处理项目中，以下是一些常见的风险，并提出相应的应对策略：1. 技术风险：在数字化处理过程中，可能会遇到技术问题，如软件故障、设备损坏等。

为了应对这些风险，项目组应事先评估所需的技术设备和软件，并确保其质量和可靠性。

同时，建立备用设备以应对可能出现的故障，以保证项目的正常进行。

2. 安全风险：档案数字化处理项目涉及到大量的机密信息，如个人身份信息和商业机密等。

为避免数据泄露和信息安全风险，项目组应制定严格的数据保护措施，包括加密存储、权限控制、定期备份等。

此外，员工也应接受相关的安全培训，以提高他们的安全意识和责任感。

3. 时间风险：档案数字化处理项目通常需要花费较长时间，尤其是在处理大量的档案时。

项目组应事先制定详细的时间计划，并合理安排各项工作。

同时，及时跟进项目进展情况，及时调整计划，以确保项目按时完成。

4. 成本风险：档案数字化处理项目需要投入大量的资金和人力资源。

为了控制成本，项目组应事先进行充分的成本估计和预算，并在项目实施中密切监控和控制成本。

同时，寻找合适的供应商和合作伙伴，以提高项目的效率和降低成本。

二、应急预案应急预案是指在出现突发情况或事故时，能够迅速响应和处理的一套应对措施。

对于档案数字化处理项目，以下是一些应急预案的建议：1. 数据丢失：如果数据丢失或遭受破坏，项目组应及时采取措施，如使用数据备份进行恢复。

同时，建立定期的数据备份机制，以防止数据丢失。

档案外包业务的安全风险对策探究发布时间：2021-05-10T02:57:07.462Z 来源：《中国科技人才》2021年第7期作者：张俊玲[导读] 档案外包业务可以帮助档案部门减轻自身的经营管理负担，进而将更多的时间和精力放在发展与管理方面，但是第三方服务机构毕竟不属于档案部门内部的机构，在档案业务开展的过程中档案部门很难对整体进行了解。

山东省临沂市河东区档案馆山东临沂 276000摘要：档案外包业务可以帮助档案部门减轻自身的经营管理负担，进而将更多的时间和精力放在发展与管理方面，但是第三方服务机构毕竟不属于档案部门内部的机构，在档案业务开展的过程中档案部门很难对整体进行了解。

尤其是服务机构的工作人员在进行拆分、扫描及装订过程中，会因为个人的疏忽大意造成档案资料的破损和缺失，同时由于部分服务机构缺少档案部门的监管及个人素质不够高，容易将重要的档案信息进行外泄，为了提高档案外包服务的质量需要加强对安全风险的控制。

关键词：档案外包业务；安全风险；对策外包指的是企业或者单位对自身及外部机构的服务及功能进行配置，同时利用外部的力量为自身发展提供服务。

档案部门将自身的工作业务委托外部专业的服务机构完成，不仅可以降低自身的运营成本还能在很大程度上提高工作效率，是对自身核心竞争力进行提高的有效对策。

为了提高档案外包服务机构的管理质量，需要加强对风险的预防。

1.档案外包业务存在的主要风险1.1实体风险分析档案外包业务涉及到的内容、流程及环节比较多，且相对复杂，在对场地条件进行充分考虑的前提下，多数将档案馆和库房内的档案资料向外转移，同时让外包服务商对档案资料进行管理和保存。

但是很多关于档案外包的手续及流程不够全面，以及对重要信息内容的核对不准确，导致档案外包业务出现顺序混乱、交接不完全及档案遗失等问题，尤其是在对档案进行数字化处理时，外包机构的工作人员不够认真和严谨，使档案在拆分及装订过程中出现丢失，进行出现档案不完整等问题。

项目工程档案数字化外包存在的问题及应对策略摘要：项目工程档案数字化外包在当前的项目建设领域十分常见，虽然这种操作能够在一定程度上减轻企业档案管理压力、提高企业档案管理效率，但其也带来一定风险，容易对企业运营发展造成不良影响。

所以，本文就项目工程档案数字化外包存在的问题进行分析，并提出相应应对策略，以供参考。

关键词：项目工程；档案数字化外包；存在问题；应对策略1.项目工程档案数字化外包的必要性就目前情况而言，企业在项目工程档案数字化方面有三个选择，一为独立处理，二为外包处理，三为先独立处理后外包处理。

就独立处理而言，需企业具备相应数量的档案管理人员，且这些人员需具备较强的图像处理能力、语音制作能力、扫描能力；需具备监督管理队伍，避免档案数字化过程中出现问题。

而多数企业雇员有限，无法满足独立处理的需求，有些企业虽然想到临时雇佣的方法，但是需至少一位正式员工进行监督管理，这在潜移默化中增加了其他正式员工的工作量，且无法对档案数字化的质量提供保障。

就先独立处理后外包处理而言，极易出现文档错乱、管理混乱问题，导致项目工程档案数字化效果不佳。

就外包处理而言，其能够将档案完全委托于专业的档案数字化管理公司，在一定程度上节省企业成本、时间，并提升了资源利用率和档案数字库质量。

同时企业可将精力集中于档案数字库的监控及利用上。

因此，项目工程档案数字化外包是有一定必要的。

2.项目工程档案数字化外包存在的问题2.1外包公司问题外包公司问题主要体现在资质、人员素质两个方面。

因为项目工程档案数字化外包的根本目的是减轻企业自身压力，提高项目工程档案数字化效果，并为后续使用打下坚实基础。

而受一些因素的影响，外包市场鱼龙混杂，很多外包公司的资质不够，若企业未对外包公司进行详细调查、对比，很容易导致项目工程档案数字化外包效果不佳，并对后续工作造成不良影响。

此外，多数外包公司将经济利益放在首位，导致负责人、普通员工的责任心不强、流动性较高，且多数普通员工的薪资为多劳多得，所以很容易导致员工重视速度而忽视质量。

信息时代档案数字化外包质量与安全风险控制随着我国经济的快速发展，企业、社会团体和自然人产生了大量的档案，档案管理外包服务应运而生。

然而，目前我国企业档案管理外包过程中仍然存在一定的风险，制定有效的防控策略已刻不容缓。

在此基础上，本文分析了企业档案管理外包面临的风险，并提出了几种有效的防控策略，希望能为我国企业防范档案管理外包风险提供一些有益的参考和借鉴。

标签：信息时代;档案数字化;外包质量;安全风险控制引言企业档案是企业在生产经营过程中逐步形成的具有保存价值的各种文件和资料，体现了企业社会活动的全过程，对促进企业的生存和发展具有重要的参考价值。

档案管理外包是企业档案管理发展的新趋势，对解决企业档案管理手段落后、管理模式不规范等问题发挥了重要作用，但档案管理外包过程中也存在一些风险，企业应给予足够的重视。

1 信息时代档案数字化外包风险1.1档案质量风险如果档案机构不能进行过程控制和后期评估，数字档案在数字处理过程中的质量基本上由外包公司自己控制。

档案部门在验收阶段进行质量检查时，由于数量大和技术限制，不能逐一核对，但抽样检查很难对质量实现综合控制，即使技術足够强大，技能和信息之间的不对称也会导致其质量下降。

1.2档案信息安全风险数字外包范围的定义标准不同，一些秘密文件进入外包范围，泄漏的风险很高;在数字处理过程中，有许多环节，如整理、扫描、图像处理、数据链接、校对、还原和存储等，可能有外包公司未能及时处理复制的文件，导致泄漏的情况。

2 档案管理外包安全与质量风险控制2.1合理评估外包可行性企业在实施档案管理外包前，应组织有关领导、档案管理部门和第三方组成评估小组，研究分析企业档案管理外包可能出现的风险特征、来源、条件和对策。

同时，进行了以下三个方面的工作：第一，编写详细的财务分析书，包括外包的隐性成本、外包后的显性成本和回报。

利用财务分析手册推断是否存在外包需求，利润是否高于成本，是否适合外包等。

档案数字化工作风险预警分析报告一、引言随着信息技术的迅猛发展，档案数字化工作已成为现代档案管理的一个重要方向。

然而，数字化工作也带来了一系列的风险和挑战。

本报告旨在对档案数字化工作风险进行预警分析，以提供有益的参考和建议。

二、数字化工作风险1. 数据安全风险数字化档案存储在电子设备和网络中，容易受到黑客攻击、病毒感染或数据泄露的风险。

一旦数据被窃取或损坏，将对档案的完整性和可信度产生严重影响。

2. 技术设备风险数字化档案需要依赖各种技术设备，如扫描仪、服务器等。

这些设备的故障或损坏可能导致数字化工作受阻，甚至造成档案丢失的风险。

3. 人为失误风险数字化工作的操作需要人员参与，而人为失误可能导致数据录入错误、操作不当等问题。

这些失误将影响数字档案的准确性和可用性。

4. 法律合规风险数字化档案涉及个人隐私信息、商业机密等敏感内容，如果在数字化过程中不遵守相关法律法规，将面临法律纠纷和违规罚款等风险。

三、风险预警分析1. 数据备份与恢复机制建立完善的数据备份与恢复机制，定期备份数字化档案数据，并测试恢复效果。

同时，建议在多个地点存储备份数据，以防止单点故障的风险。

2. 安全防护措施加强网络安全防护，使用防火墙、入侵检测系统等工具，及时更新安全补丁，保障数字化档案数据的安全性。

同时，加强员工的安全意识培训，减少人为失误的风险。

3. 设备维护与更新定期检查和维护数字化工作所需的设备，确保其正常运作。

在设备寿命过期或出现故障时，及时进行更换或修复，以减少技术设备风险。

4. 合规管理体系建立健全的数字化档案合规管理体系，明确档案数字化工作的相关法律法规和政策要求，加强内部审计和监督，确保数字化工作符合合规要求。

四、结论与建议在档案数字化工作中，我们应该认识到存在的风险，并采取相应的预防和应对措施。

加强数据安全保护，完善技术设备和网络的维护，提高员工的安全意识，确保数字化档案工作的高效与安全。

同时，建立合规管理体系，遵守相关法律法规，保障数字化工作的合法性和可持续发展。

档案数字化外包安全管理规范一、引言。

随着信息化时代的到来，档案数字化已成为企业管理的必然选择。

然而，由于档案信息的重要性和敏感性，企业在进行档案数字化外包时必须加强安全管理，以保障档案信息的完整性和安全性。

本文档旨在规范档案数字化外包安全管理，保障企业档案信息的安全。

二、档案数字化外包安全管理原则。

1. 信息保密原则，外包单位应严格遵守保密协议，保护档案信息的机密性，不得泄露给任何第三方。

2. 完整性原则，外包单位应确保档案信息的完整性，不得随意修改或删除档案内容。

3. 可追溯原则，外包单位应建立完善的档案数字化操作记录，确保档案操作可追溯。

4. 安全备份原则，外包单位应定期对档案信息进行安全备份，以防止数据丢失或损坏。

三、档案数字化外包安全管理措施。

1. 选择合格的外包单位，企业在选择档案数字化外包单位时，应严格审核其资质和安全管理措施，确保外包单位具备良好的信誉和安全保障能力。

2. 签订保密协议，企业与外包单位签订保密协议，明确双方在档案数字化过程中的保密责任和义务，规定保密期限和违约责任等内容。

3. 建立权限管理机制，外包单位应建立档案数字化操作权限管理机制，对操作人员进行严格的权限控制，确保只有授权人员能够进行档案操作。

4. 加强技术保障措施，外包单位应采用先进的技术手段，加密存储档案信息，防止信息被非法获取或篡改。

5. 定期安全审计，外包单位应定期对档案数字化系统进行安全审计，发现安全隐患及时进行处理，确保系统的安全稳定运行。

四、档案数字化外包安全管理监督与检查。

1. 建立监督机制，企业应建立档案数字化外包安全管理的监督机制，指定专人负责对外包单位的安全管理情况进行监督和检查。

2. 定期检查评估，企业应定期对外包单位的安全管理情况进行检查评估，发现问题及时整改，确保外包单位的安全管理符合规范要求。

3. 处罚机制，对于违反保密协议或安全管理规范的外包单位，企业应采取相应的处罚措施，并及时终止合作关系。

纸质档案数字化加工管理存在的风险及防范对策作者：江群芳来源：《卷宗》2020年第22期摘要：随着社会信息化的不断发展，档案数字化管理是必然发展趋势。

与传统纸质档案管理相比，档案数字化是一种现代化管理方式，它可以对原有的纸质档案进行保护，并提高档案的利用率。

因此，文章重点对纸质档案数字化加工管理中存在的风险进行了分析，并提出了相应的防范措施，以为相关工作者提供参考借鉴。

关键词：纸质;档案;数字化;加工;管理;风险1 纸质档案数字化加工管理存在的风险1.1 过程管理风险1）选择风险。

由于纸质档案数字化加工过程中，离不开人力和硬件设备，因此，企业若是自行对纸质档案进行数字化加工管理，则会导致投入资金较多，多数企业一般是通过招投标方式选择相应的数字化加工企业，对纸质档案进行扫描，这要求专业数字化加工企业必须具备较强的实力、资质、专业人员和设备等，这些因素将对档案数字化质量造成严重影响。

2）合同风险。

在选择好外委单位后，在签署合同时不仅要注意价格，而且还要审查设备及服务质量等，如果对这些细节问题不重视不注意，可能会导致纸质档案数字化加工过程中出现纠纷，直接对纸质档案数字化加工的质量造成影响。

因此，为规避合同风险，有必要在签订合同时进行全面考虑，并进一步对质量、服务、保密协议、评估方式和违约责任等条款进行细化。

3）档案保密风险。

一般，企业的档案中都会涉及一些商业机密和敏感信息等，因此当纸质档案数字化过程中，如若外委单位员工泄露企业的商业秘密，将会损害企业的利益，因此，需要制定相应的保密制度，并与加工企业签订保密协议，以防止档案信息被泄露的风险;同时，企业档案管理人员要严格甄别、筛选机密文件，如果档案资料是绝密文件，则可以对其不进行数字化处理。

4）数据挂接风险。

由于必须将扫描数据正确与纸质档案系统条目进行挂接，因此，如果外委企业缺乏相关经验、操作不正确或不熟悉企业档案管理系统，则会出现档案与纸质档案系统条目不匹配的问题，情节严重还会损坏企业的档案系统及数据库。

档案数字化业务外包工作存在的问题和对策摘要：档案数字化业务外包，主要是指档案管理部门为了顺应档案数字化建设形势要求，由专业档案服务公司承担档案数字化业务，利用自身的数字扫描存储、多媒体、计算机等技术，对传统档案资源进行扫描、加工与处理的一种档案业务处理模式。

20世纪90年代，我国正式开始档案数字化业务外包工作，并已经积累了较为成熟的业务合作模式。

但在档案数字化业务外包工作实践中，也存在诸多安全隐患，必须要对其高度重视，采取严格的管控措施，推动档案数字化业务外包工作持续健康发展。

关键词：档案数字化；业务外包工作；问题；对策引言随着信息技术的发展，档案管理逐步实现由传统管理模式向数字化管理模式过渡，数字化档案资源逐渐占据重要地位。

全国档案事业发展“十三五”规划纲要中明确提出“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化”的信息管理目标。

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出了“档案数字化建设再上新台阶”的发展目标，明确提出“数字化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。

”在这一大政策背景下，基于档案工作发展实际需求，各级各类档案机构积极推进档案数字化工作，由于人力资源有限，各级各类档案机构的数字化工作大多采取第三方服务外包的形式开展。

1档案数字化的含义数字化是用0和1两位数字编码对所有信息进行表达的技术，数字化技术可以所有信息转化为数字信号。

我们也可以理解为数字化就是针对信息来说的，档案数字化本质上就是档案数字化建设，档案信息数字化借由数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等方式，将纸质文件、声像文件以及电子文件进行有组织、系统化的构建信息库。

数字化技术支持下的档案管理效率更高，不仅可以缓解工作人员工作强度，而且还可以有效节约档案储存空间，减好了重要档案原件由于反复使用而出现的磨损问题，使档案信息优势得到更好的发挥。

档案数字化还具有内容丰富，开发利用便捷等优势，能够为档案管理提供最有力的支持。

高校学籍档案数字化外包的安全风险分析与管理策略学籍档案是高校档案中的最主要部分，价值重大，建档时间紧、数量大、任务重，其数字化转换远远超出高校档案部门的自身力量，普遍由外包公司来完成。

但是，在学籍档案数字化外包过程中，档案实体的出入库、拆装卷以及存放加工，档案数字化信息的生成、迁移和存储，都存在着安全风险。

因此，需要加强对高校学籍档案数字化外包过程中安全风险的防控和管理，主要包括事前管理、事中管理、事后管理三个方面，涵盖学籍档案数字化外包的全过程，构成一个相互联系、前后连贯的有机统一体。

标签：外包；安全风险；安全管理2014年12月，国家档案局印发了《档案数字化外包安全管理规范》的通知。

《规范》提出要加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全。

学籍档案是高校档案中的最主要部分，其建档的鲜明特点是时间集中、数量巨大、任务繁重，其数字化工作更是远远超出高校档案部门的自身力量。

在现实中，各高校的普遍做法是将学籍档案的数字化转换进行外包。

但是，学籍档案数字化外包的环节较多，再加上时间紧、任务重，安全风险较大。

因此，加强高校学籍档案数字化外包安全风险的防控和管理是当前高校档案工作的一项重要任务。

一、高校学籍档案数字化外包的安全风险高校学籍档案数字化外包，是指高校档案部门通过支付一定报酬，将学籍档案的数字化转换工作承包给专业公司来完成。

外包成为当今高校学籍档案数字化转换的主要途径。

但外包作为一种商业运行模式，有其固有的安全风险和弊端。

在学籍档案数字化外包过程中，档案实体及其数字化成果即档案电子信息是工作对象。

因此，学籍档案数字化外包的安全风险也就是指档案实体安全风险和档案信息安全风险两大类。

（一）学籍档案实体的安全风险在学籍档案数字化加工过程中，流水线式的工作流程，需要对档案进行批量处理，人为接触档案实体的环节非常多，人为因素给实体档案带来了各种安全隐患。

有的高校限于场地条件不好，在学籍档案数字化外包时将大量档案移出库房或档案馆，常常由于外包手续的不完善或者档案移出核对不准确，导致档案顺序混乱、交接不清，还有可能造成实体档案的丢失。

档案数字化建设的风险及其防控机制构建发布时间：2022-07-01T01:26:59.668Z 来源：《中国建设信息化》2022年第5期作者：蔡鑫[导读] 2016年国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》蔡鑫身份证号码：******************黑龙江省双鸭山市宝清县就业服务中心摘要：2016年国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出“积极响应数字中国建设，加快推进信息技术与档案工作的深度融合”的要求。

2021年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”的建设目标。

然而，在大力推进档案数字化工作的进程中，各种风险、隐患也在不断滋生，危害巨大。

为此，有必要对档案信息化建设中的各种风险因素进行系统分析，并提出风险防控路径，以构筑安全可靠的档案信息安全防护体系。

关键词：档案管理；数字化一、档案数字化建设面临的风险诚然，信息技术为档案管理工作提供了新的发展路径，但是，机遇与挑战总是相伴相生的。

在档案部门大力推进档案数字化建设的进程中，档案信息安全问题日益凸显，诸多风险性因素阻碍了档案数字化建设的顺利推进。

立足于档案数字化工作的基本流程，分析与归纳档案数字化流程中的各个风险因素，本文认为档案数字化主要面临着信息安全风险、管理风险及技术风险。

1.信息安全风险基于信息内容与载体的同一性，纸质档案不仅具有较强的可读性、真实性等特质，且信息安全风险较弱。

电子档案的文件信息与载体分离的特点，使其在管理过程中面临较多不确定性因素，安全风险较大。

同时，档案信息的真实性也无法保证。

档案数字化管理需要将所有纸质化档案信息转变为电子化形式进行存储。

然而，在转化存储的过程中，电子档案信息容易发生编辑操作失误甚至易被篡改等问题。

而且，这种编辑与篡改操作不易被发觉，致使数字档案信息的真实性、原始性、完整性受到极大影响，增加了管理难度。