外来文件控制流程

文件版本 R1

文件与资料控制程序 页 码 第1页 共4页

编制人 审核人 批准人

1.目的

对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。

2.范围

适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。

3.职责

3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。

3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。

3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。

3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。

4.名词解释

4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。

4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。

4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。

4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。

4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。

4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。

4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。

德信诚培训网

更多免费资料下载请进：http://www、55top、com 好好学习社区 文件控制程序

（ISO9001-2015）

1.0目的

确保管理体系在组织内能够有效落实，对管理体系所要求的文件予以控制；通过相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件非预期使用，保持现场操作中的文件版本是最新、最有效。

2.0范围

本程序适用于本公司的文件（包括外来文件）的控制。

3.0定义与术语

3.1文件：信息及其承载媒体；

3.2顾客图面资料：指顾客提供的产品组装图、部品表、包装资料、说明书、及各种标签。

4.0职责

4.1总经理负责质量手册批准，副总经理负责质量手册审核及程序文件的批准；

4.2管理者代表负责制订质量手册及三级文件的批准；

4.3文控中心负责公司体系文件、外来文件的登录、发放、回收、作废；

4.4各部门负责程序文件、工作文件、表单的编制、使用及保存、外来文件的收集；

4.5文控中心责接收顾客图面资料及登记并转交给开发部进行转化；

4.6工程部负责技术文件的审批、控制、发放、回收、作废；

5.0作业流程 德信诚培训网

更多免费资料下载请进：http://www、55top、com 好好学习社区 5.1文件的分类

a.受控文件:凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：

质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。

管理文件：如制度等。

技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。

外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。

b.非受控文件

凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。

精心整理

文件控制程序

文件编号：ZG-P-01

版次：A/0

受控状态：受控

制定 审核 批准

姓名

部门

日期

变更履历

版本 变更日期 变更条款 变更内容

1目的

确保生产经营全过程的有效策划、运行和控制所需的文件、资料（包括外来文件）受控，对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称综合管理体系）运行有关的文件、资料进行有效控制。

2范围

适用于综合管理体系运行有关的文件、资料，包括外来文件，如法律法规、技术标准、相关方提供的文件、规章制度等。

3职责

3.1体系中心是综合管理手册、程序文件的归口管理部门；负责手册、程序文件的编制，负责通过OA平台对文件进行更新。

3.2研发中心是技术文件及外来技术文件的归口管理部门；负责产品标准的获取、更新、贯彻执行；负责外来技术文件的收集、发放、保存，并做好相关记录。

3.3EHS部负责环境、职业健康安全管理体系覆盖的程序文件及有关的法律法规及其它要求的收集、更新。

3.4总经办负责外来行政类及政策类文件的收集及公司外部公文的发放工作，信息中心负责技术文件的发放、回收、保留，并做好相关记录。

3.5市场部负责有关客户要求标准文件的获取。

3.6各部门负责部门内管理制度、标准的编制、审批；各部门必须确保本部门的管理文件有效；各部门的管理员须做好本部门文件的签收、更换、宣贯、存档、整理工作。

4工作程序

4.1文件分类

4.1.1文件分为：管理文件、技术文件、外来文件

管理文件分为：手册、程序文件、管理制度（包括管理制度及管理标准）、记录表单等。

4.1.2外来文件

a.国家、行业、地方颁发的适用的法律法规、政策等文件；

b.有关标准（如产品标准，国际标准等）、国家和行业技术标准、产品图样和规范；

c.顾客提供的知识产权保护（如图样、规范等）；

4.2文件的编制和收集

4.2.1手册、程序文件由体系中心负责编制、更改，各部门协助。按文件编码规定编号。

生效日期：2015年7 月24日 第1页 共5页

文件编号：**--**--**

版 本： III/1 东莞**电子有限公司

文件控制程序

1 目的

通过对东莞**电子有限公司（以下简称“本公司”）的质量管理体系文件( 包括外来文件，如适用的质量法律法规、标准及客户提供的文件、资料等 )的管理，确保其编制、审核、批准、发放、使用、保管和更改得以有效控制，使本公司的各项工作依据有效的文件进行。

2 适用范围

本程序适用于本公司所有质量管理体系文件的管理和控制。

3 主要职责

3.1 行政部：负责本公司质量管理体系文件的组织编制、修改、发放、原件保管及与控制有关的其它工作。

3.2 各部门：负责本部门文件的管理和控制。

4 工作程序

4.1 文件的编制、审核、批准

4.1.1文件的编制、审核和批准按下述规定执行：

文件类别 编制 审核 批准

质量手册 行政部 管理者代表 总经理

程序文件 责任部门 管理者代表 总经理

第三层次文件 责任部门 部门负责人 管理者代表

外来文件 发文部门/机构 管理者代表 总经理

4.1.2 文件在审批过程中，如需征询相关部门的意见，则通过文件会签的方式进行。

4.2 文件的分类、编号

4.2.1文件的分类、编号按东莞励光电子有限公司质量管理体系《文件编写导则》规定执行。

4.3 体系文件的有效性控制

4.3.1 体系文件分为受控原版、受控文件、非受控文件。

a) 受控原版为不加盖印章的审批原件，仅作为复制用途。

b) 受控文件为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控文件”印章，作为公司内使用的合法文件。公司内不允许使用“受控文件”印章变黑的非法复印文件，以确保体系文件更新时能够从发放或使用场所及时撤出失效或作废的文件。