外来文件管理流程

法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。

凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。

此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。

二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。

2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。

常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。

三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。

(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。

(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。

(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。

具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。

2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。

(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。

(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。

外来文件控制程序1.目的保证公司对外来文件的正确有效使用。

2.适用范围本程序适用于对外来文件的管理。

3.引用文件无4.定义外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。

5.职责5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。

5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。

5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。

5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。

6.资格和培训执行本程序不需特别的资格或培训。

7.程序7.1 外来文件的接收现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。

7.2外来文件的下发、传阅7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。

7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。

7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。

7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。

7.3外来文件变更处理7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。

7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。

7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。

7.4外来文件的归档保管、回收及销毁7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。

公司外来文件管理制度一、目的和原则本公司制定外来文件管理制度的主要目的在于规范外部文件的接收、处理、存储和销毁流程，确保商业秘密不被泄露，同时满足日常运营需求。

我们遵循的原则是“安全第一、效率优先”，在保障安全的前提下，优化流程，提升工作效率。

二、适用范围本制度适用于所有涉及接收和处理外来文件（包括纸质和电子格式）的员工。

无论是合作伙伴发送的文件，还是客户函件、邮件以及其他形式的外部交流文件，均应遵循本制度进行管理。

三、管理职责1. 综合部负责制定并更新本制度，监督执行情况。

2. 各部门负责按照制度要求，执行相关流程。

3. 信息技术部负责电子文件管理系统的维护和安全监控。

四、接收流程1. 所有外来文件必须通过指定的邮箱或平台接收，并由专人负责分发至相关部门。

2. 任何员工在收到外来文件后，应及时报告给直接上级，并按照指示进行后续处理。

五、处理原则1. 根据文件性质分类处理：机密文件需严格限制传阅范围；非机密文件可按常规流程处理。

2. 对于敏感或重要文件，须由授权人员在保密环境下处理。

3. 在处理过程中，不得擅自复制、转发或以其他方式外泄文件内容。

六、存储管理1. 所有外来文件应归档存储于指定位置，便于查询同时确保安全。

2. 电子文件应保存在公司内部服务器或受信任的云存储服务中，实行权限管理。

3. 定期对存储的文件进行审核，过期或无用的文件应按规定程序销毁。

七、安全与保密1. 加强对员工的保密意识培训，明确个人和公司的法律责任。

2. 采取必要的技术手段保护电子文件不被非法访问、修改或删除。

3. 对于违反管理制度的行为，将视情节严重性给予相应的纪律处分。

八、应急处理1. 若发现文件泄露或有被泄露的风险，应立即启动应急预案，采取措施控制损失。

2. 及时上报管理层，并根据情况调整和完善管理制度。

九、修订与解释1. 本制度根据公司运营实际情况和相关法律法规的变化适时进行修订。

2. 本制度的最终解释权归公司综合部所有。

外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】外来文件管理程序1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。

3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。

技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；适用的质量管理体系标准，工具书。

4、外来文件管理规则、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)5 工作程序外来文件的获取a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。

外来文件的识别a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。

外来文件的分发涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。

外来文件资料管理程序（ISO9001-2015）1.目的：为了规范管理客户产品的文件、软件等，特制定本规定。

2.适用范围:适用于非本公司品牌的所有产品。

3.名词定义:无4. 职责：4.1文控：负责BOM、外来文件等受控管理。

4.2工程部：负责接收外来文件、软件、原理图、geber文件管理及保密保存工作。

4.3物控部：负责客户生产计划安排及出货数据及客户信息保密工作。

4.4生产部：负责客户产品按照客户要求来生产。

4.5品质部：按照客户文件要求来检验。

4.6人力资源部：负责检查员工及外来人员禁止带手机及相机到车间。

5.作业流程：5.1BOM管控：客户资料及外来文件由客户发到工程部，BOM转换为内部资料后下发到文控，文控盖受控章发行到相关部门，文控每次文件发放保留好文件发放记录表，文件版本更新后文控发放最新版本，同时回收旧版本文件。

5.2软件应用管控：客户软件发放到工程部，工程部保留软件文件，工程部制作软件对应生产机型单，发放到文控盖章受控发放到生产、品质，确保不同批次产品使用对应的软件。

5.2.1软件保存方式：软件在工程部电脑上要文件加密处理，USB加密保存，每次软件升级时由工程部负责将软件资料COPY到相应的电脑上，生产使用的电脑要采用加密文件保护，COPY文件由专人来操作并签订保密协议复制文件内容外泄。

软件发放要有管理台账登记，确保文件发放的及时性及准确度。

5.3原理图及geber文件发布管控：原理图及geber文件由工程部负责接收及保管，文件保存要加密处理，此文件的发放只限于工程技术部门，其它部门无权获得。

工程部保存人员要签订保密协议。

5.4生产过程管控：已建立不同客户有不同的封闭式生产车间，禁止非生产车间的人员随便进入。

禁止外来人员参观及拍照。

5.5销售数据管控：物控部安排专人来负责管控不同客户的生产及销售数据，数据使用加密文件管理，其它无关人员无权查看相关信息。

5.6保密管控：涉及到客户资料需要保密工作的人员要签订保密协议，复制文件资料泄密，对泄密者要做到相应的处罚。

外来技术文件控制程序在当今全球化的商业环境中，企业经常需要获取和使用来自外部的技术文件，以支持其产品研发、生产流程优化、质量控制等各个方面的工作。

然而，这些外来技术文件如果没有得到有效的控制和管理，可能会给企业带来一系列的问题，如信息不准确、版本混乱、安全风险等。

因此，建立一套完善的外来技术文件控制程序是至关重要的。

一、目的外来技术文件控制程序的首要目的是确保企业所获取和使用的外来技术文件的准确性、完整性和适用性。

通过有效的控制，保证这些文件能够在企业内部得到正确的传递、使用和更新，从而为企业的运营和发展提供可靠的技术支持。

二、适用范围该程序适用于企业从外部获取的所有与技术相关的文件，包括但不限于技术规范、标准、图纸、工艺文件、测试报告等。

无论是通过采购、合作、技术交流还是其他途径获得的外来技术文件，都应纳入此控制程序的管理范围。

三、职责分工1、技术部门负责对外来技术文件的技术内容进行评估和审核，确定其对企业技术工作的适用性和价值。

同时，技术部门还应负责与外部供应商或合作伙伴进行技术沟通，解决文件中可能存在的技术疑问。

2、质量部门对接收的外来技术文件进行质量检查，确保文件的格式、清晰度等符合要求。

在文件使用过程中，质量部门还需监督其执行情况，确保企业的产品或服务符合文件中的质量标准。

3、文档管理部门承担外来技术文件的登记、编号、存档和发放等工作。

要建立完善的文件管理系统，保证文件的可追溯性和易于查找。

4、使用部门在使用外来技术文件时，应严格按照规定的流程和要求进行操作。

如果发现文件存在问题或不适用的情况，应及时反馈给相关部门进行处理。

四、外来技术文件的获取1、需求提出企业内部各部门根据工作需要，提出获取外来技术文件的需求，并说明所需文件的具体类型、用途和要求。

2、渠道确定根据需求，确定获取外来技术文件的渠道。

这可能包括与供应商签订合同获取、从行业标准组织购买、参加技术研讨会获取等。

3、获取与接收通过选定的渠道获取外来技术文件，并由指定的接收人员进行接收。

外来文件管理流程1.文件接收外来文件可以通过电子邮件、传真、快递或者直接交接等方式进入组织。

在接收文件之前，一般需要有专门的人员负责接收文件，并检查文件的完整性和准确性。

对于电子邮件或传真等电子文件，需要进行病毒扫描以确保安全。

2.文件审核接收到的文件需要经过审核，以确定文件的内容和目的是否与组织的业务相关。

审核时需要注意文件的真实性和有效性，以防止收到虚假或过期文件。

审核通过的文件可以继续进行后续处理，不符合要求的文件则需要被拒绝或者退回给发送方。

3.文件分发审核通过的文件需要及时分发给相关的人员或部门进行处理。

分发方式可以是电子的或纸质的，具体根据文件的性质和组织的需求来决定。

在文件分发过程中，要确保文件的机密性和安全性，避免文件被未经授权的人员访问或泄露。

4.文件存储接收到的文件需要进行存储以备查阅。

存储方式可以是电子存储或者实物存储，根据文件的类别和重要性来选择合适的方式。

电子存储可以利用网络硬盘、服务器或者文件管理系统进行，对于重要文件可以进行备份以确保数据的安全。

5.文件归档对于长久存储的文件，需要进行归档管理。

归档可以是按照时间、类别、项目或其他标准来进行分类。

归档后的文件需要标明归档的时间、归档的位置以及归档的责任人，以便于日后的查阅和检索。

6.文件检索当需要查找一些特定文件时，可以通过文件管理系统或者手动检索的方式来进行。

文件管理系统可以按照关键词、文件名或其他属性来进行检索，手动检索则需要按照存档位置和归档标记来查找。

无论采用何种方式，都需要确保文件的检索准确快捷。

7.文件销毁对于已经过时或无效的文件，需要进行销毁处理。

销毁方式可以是纸质文件的碎纸机销毁或者电子文件的删除操作。

销毁前需要确认文件的无效性，并由负责人签字确认销毁操作。

外来文件管理流程需要保持清晰的文档流转路径和明确的责任分工，遵循相关的规章制度和安全要求。

通过规范的外来文件管理流程，可以提高文件管理的效率，保证文件的安全性和可追溯性，从而提升组织的管理水平和工作效能。

外来文件管理制度第一章总则为了规范和加强对外来文件的管理，提高文件管理的效率和安全性，制定本制度。

第二章外来文件的定义外来文件是指非本单位或非工作人员所编写或出版的文件，包括但不限于书籍、报刊、光盘、磁盘、电子邮件等。

第三章外来文件的采购1、单位需要采购外来文件时，应提前制定采购计划，并经过审批。

2、采购外来文件应选择正规的渠道和供应商，确保文档的质量和真实性。

3、在采购外来文件时，应注明文件的用途和归属单位，以方便管理。

第四章外来文件的接收与登记1、外来文件到达后，应有专人进行接收，并填写《外来文件接收登记表》，登记文件的标题、来源、数量等信息。

2、接收后的文件应及时送交相关部门或个人，未经授权不得私自留存或处理。

3、外来文件应按照规定时间内进行归档，确保信息的安全和便捷检索。

第五章外来文件的保管1、外来文件的保管应按照文件的种类、重要性和保密级别进行分类，并设立相应的档案柜或仓库进行存放。

2、对于机密文件或涉及个人隐私的文件，应设立专门的保密区域进行存储，并采取密封、密码等措施确保安全。

3、外来文件的借阅应按规定流程进行，借阅人需提供有效证明并经过审批方可借阅。

第六章外来文件的利用与销毁1、外来文件在使用过程中，应保持整洁、完整，并妥善保护，不得私自涂改或损坏。

2、外来文件使用完毕后，应及时归还原位置或交由专门人员进行清点和整理。

3、外来文件达到保存期限或失去使用价值时，应按照规定程序进行销毁，不得随意处理或外泄。

第七章外来文件的安全管理1、外来文件的安全管理应建立完善的制度和流程，对文件的获取、存储、传输等环节进行严格监控和管理。

2、对于涉及国家机密或重要信息的外来文件，应严格控制访问权限，并设立专门岗位进行监控和保护。

3、外来文件的传输应采取加密、签名等技术手段确保信息的安全性，禁止使用未经授权的传输设备。

第八章外来文件管理的监督与检查1、外来文件管理工作应定期进行自查和检查，在发现问题时及时整改和补救。

一、目的为规范公司对外来文件的管理，确保文件处理工作的效率和质量，提高公司内部文件管理的规范化和科学化水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有接收的来自政府、上级单位、合作单位等外部机构的外来文件。

三、职责1. 综合办公室：负责对外来文件的接收、登记、分类、分发、归档等工作。

2. 各部门负责人：负责本部门接收的外来文件的审核、处理和执行。

3. 文件管理人员：负责外来文件的日常管理，包括文件的保管、借阅、销毁等。

四、制度内容1. 接收（1）综合办公室负责接收外来文件，并进行初步审核。

（2）对于不符合公司规定的文件，综合办公室有权拒绝接收。

2. 登记（1）接收的外来文件必须进行登记，包括文件名称、文号、发文单位、接收日期、接收人等信息。

（2）登记信息应准确无误，便于查询。

3. 分类（1）根据文件内容，将外来文件分为：政策法规类、业务指导类、通知通报类、其他类。

（2）分类后，按照类别分别存放。

4. 分发（1）综合办公室根据文件类别和内容，将文件分发给相关部门。

（2）分发文件时，应注明文件接收人及接收日期。

5. 审核与处理（1）各部门负责人负责对收到的外来文件进行审核，确保文件内容与公司业务相关。

（2）审核通过的文件，由相关部门负责人签字确认后，按文件要求执行。

6. 归档（1）外来文件处理完毕后，由综合办公室负责归档。

（2）归档文件应按照文件类别、年份等进行分类，便于查询。

7. 借阅与销毁（1）外来文件原则上不得外借，特殊情况需经部门负责人批准。

（2）借阅文件应办理借阅手续，并在规定时间内归还。

（3）文件保管期限到期后，经部门负责人审批，由综合办公室负责销毁。

五、监督与考核1. 公司定期对各部门的文件管理情况进行检查，发现问题及时纠正。

2. 对违反本制度的行为，公司将进行严肃处理。

六、附则1. 本制度由综合办公室负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

注：本模板仅供参考，具体内容可根据公司实际情况进行调整。

1.0 目的本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。

2.0 适用范围本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。

3.0 职责3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。

4.0 程序4.1评审与批准对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。

4.2标识经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文件进行编码,编码方式按” 发文单位- 日期-序号码”发文单位 - 文件发出的单位序号 - 文件顺序编号取二位数字,从01开始进行日期 - 取文件的年月的四位4.3发放与保管4.3.1文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本，如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。

正本存入文件档案内, 正本文件的复印件为副本，作为发放文件。

对于接收的外来完整的装订本，则在正本的封面盖“外来文件”章，在副本的封面亦盖“外来文件”章后发放。

4.3.2文件管理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人，并填写《文件签收记录表》。

4.3.3外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。

4.3.4若需领用外来文件,须填写《文件发放审批表》经批准后分发；4.3.5若文件严重损坏或遗失，应立即汇报，并书面申请补办；填写《文件发放审批表》经批准后补发。

4.4外来文件的更改4.4.1 更改的外来文件接收、发放与“4.1,4.2,4.3”相同。

4.4.2 文件管理员在发放更改的外来文件的同时收回旧文件各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。

若新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件,文件管理员将旧文件正本从档案中取出盖上“作废”章印，并存入作废文件档案内，更改的文件正本存入文件档案内，所有旧文件的副本作废品处理。

外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。

三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。

负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。

负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。

2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。

负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。

3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。

负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。

4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。

负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。

5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。

四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。

2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。

与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。

3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。

4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。

5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。

专业机构发布的技术报告、研究成果等。

五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。

外来文件管理程序1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。

3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。

3.1 技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；3.2 法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；3.3 政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；3.4 顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；3.5适用的质量管理体系标准，工具书。

4、外来文件管理规则4.1、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；4.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；4.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)5 工作程序5.1 外来文件的获取5.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。

5.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门。

5.2 外来文件的识别5.2.1技术标准a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

5.2.2法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；5.2.3 政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。

北京XXXX科技股份有限公司质量、知识产权管理体系程序文件外来文件控制程序XX-QP-003受控状态：发放编号：编制：会签：审定：标审：批准：2020年4月20日发布2020年4月27日实施1目的为确保外来文件在本公司有效管理、使用、特制定本程序。

2适用范围适用于对所有外来文件的管理。

3职责3.1 质量安全部负责整理各部门收集的外来文件并归档管理；3.2 各相关部门负责收集外来文件，经部门主管审批后使用。

4工作程序4.1 外来文件的收集4.1.1 相关部门依据外来文件收集职责适时收集管理活动中相关的法律、法规、行业标准、行政决定、司法判决、律师函、顾客提供文件和供方提供文件。

4.1.2 各部门收集的外来文件，需识别其来源与取得时间，并需经部门主管审核，对适合本公司使用的外来文件提交质量安全部。

4.1.3 质量安全部在收到各部门提交的外来文件后,对外来文件按类别登记于《外来文件清单》，并归档管理。

4.1.4 所有已登记签收的外来文件需由质量安全部加盖"外来文件"红色印章作识别。

4.1.5 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。

4.2 外来文件的公布、发放、使用4.2.1 人员安排对通用型的外来文件(如法律、法规、行业标准），质量安全部在收到相关外来文件后以公告形式公布。

4.2.2 外来文件每月更新发布公告后，上传共享服务器系统，供公司内部下载使用。

4.2.3 在更新外来文件时，需在《外来文件清单》中进行登记，并及时将旧版外来文件予以作废。

4.2.4质量安全部在收到新版外来文件时将旧版外来文件加印“作废”标识予以报废。

5相关/支持性文件5.1 《记录控制程序》6成文信息6.1《外来文件清单》版本变更记录。

外来文件控制程序摘要：外来文件是指从外部来源获取的任何形式的文件或数据。

在现代企业环境中，外来文件的数量和种类不断增加，对于组织的信息管理和安全性带来了挑战。

为了确保外来文件的有效管理和保护，公司需要实施一种外来文件控制程序。

本文将介绍外来文件控制程序的重要性，以及如何设计和执行一个有效的控制程序。

1. 引言外来文件对于现代企业来说具有重要的意义。

这些文件可以是电子邮件、传真、合同、报告、表格等各种形式的信息。

外来文件可以包含重要的商业机密、个人信息或其他敏感数据，因此，控制和管理这些文件变得至关重要。

2. 外来文件的挑战管理外来文件面临的主要挑战包括：2.1 大量的文件：随着企业的发展和业务的扩大，外来文件的数量不断增加。

企业需要确保能够有效地处理和管理这些大量的文件。

2.2 多种形式的文件：外来文件可以是电子形式的文件，也可以是纸质文档或其他形式的媒体。

企业需要有相应的处理能力来处理不同类型的文件。

2.3 信息安全风险：外来文件可能包含机密的商业信息或个人身份信息。

恶意使用或泄露这些信息将造成严重后果。

企业需要确保外来文件的安全性，防止未经授权的访问或数据泄漏。

3. 设计外来文件控制程序设计一个有效的外来文件控制程序需要考虑以下几个方面：3.1 确定文件来源：企业应该明确规定外来文件的来源，包括哪些部门或人员有权限接收外来文件。

这有助于减少不必要的外来文件的数量，并确保只有授权人员能够接收和处理这些文件。

3.2 文件分类和标记：对于接收到的外来文件，企业应该根据其性质和重要性进行分类和标记。

例如，可以将文件分为商业机密文件、个人信息文件和一般文件等。

这有助于更好地控制不同类型的文件并确保其安全处理和存储。

3.3 文件审查和批准：在接收到外来文件后，企业应该设立一个审核和批准的过程。

这一过程可以包括对文件内容的审核、安全性的评估以及相关部门的批准。

只有经过审核和批准的文件才能被接受和处理。

3.4 文件存储和访问控制：对于接收到的外来文件，企业应该建立一个安全的文件存储系统。

外来文件管理制度外来文件管理制度一、目的与意义外来文件是指非本机构部门或人员送达的文件。

为了规范外来文件的接收、分发、传递和存档工作，提高工作效率，确保文件安全，制定外来文件管理制度成为必要举措。

二、文件接收1. 外来文件的接收由专门负责人员进行，要求接收人员具备良好的文字理解能力和文件处理经验；2. 接收外来文件的同时，要认真填写接收登记表，记录文件的编号、标题、来文单位、来文日期等信息，并签字确认接收；3. 接收人员要及时核查文件的来源和真实性，确保接收的文件是合法合规的；如发现异常情况，应及时上报领导并协助处理。

三、文件分发1. 接收到的外来文件要尽快进行分发，确保相关人员及时获知文件内容；2. 分发时要根据文件的紧急程度、内容重要性和有关人员的工作职责合理安排；3. 分发时要填写分发登记表，记录文件的编号、标题、分发日期、受文人员等信息，并由受文人员签字确认。

四、文件传递1. 文件传递的方式可以采用纸质传递或电子传递，但要根据具体情况选择合适的方式；2. 纸质传递时要注意保密和防丢，避免文件被泄露或丢失；3. 电子传递时要使用加密工具进行文件加密，防止文件被非法获取或篡改。

五、文件存档1. 对于重要的外来文件，要及时进行存档，并做好归档记录；2. 存档采用按年度、按文件类型等分类方式，便于查找和管理；3. 存档材料要定期进行整理和清理，确保文件库容量充足。

六、文件处理1. 对于需要回复的外来文件，要及时安排有关人员进行回复，并保留回复的文件以备查证；2. 对于需要转发的外来文件，要按照相关程序进行转发，并保留转发的证据；3. 对于需要公开的外来文件，要及时公开并做好相关宣传工作。

七、督查与考核1. 部门负责人要定期对外来文件的管理情况进行督查，发现问题要及时进行整改；2. 外来文件管理纳入岗位责任考核范围，对于工作不到位、问题频发的人员要进行相应的处理和奖惩。

以上就是外来文件管理制度的内容。

（一）办理程序
1、需要办理的文件
登记编号→综合管理部部长审阅并签署意见（在来文左上角空白处标注“请×××阅示”字样）→批示领导签署意见→交批办部门办理→监督办理情况并反馈信息→存档
2、传阅不办理的文件
登记编号→综合管理部部长审阅并签署意见（在来文左上角空白处标注“请‘公司领导阅’”字样）→公司领导阅→存档
3、不需传阅的文件
登记编号→综合部部长批“存档”→存档
（二）工作要求
1、收到文件时，要全面了解相关信息，认真登记。

2、坚持“即阅即办”的原则，收到外来文件及时呈送综合管理部部长阅办，若部长不在，可电话请示签署意见，并呈送相关领导批示。

3、对已批示办理的文件要及时交批办部门办理，并跟踪监督、检查办理情况并及时向相关领导汇报。

4、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，做好保密工作。

5、文件传阅、办理完后，需按照存档规定，科学归档保存。

1、发业务单位的文件，一般交业务部门发送。

2、发上级行政部门的文件，根据实际情况由承办部门或行政科报送。

3、报送股东单位文件。

一般文件按月报送，陕煤一般采取邮寄方式；紧急文件需要及时报送各股东或上级单位的，可以先发传真后再通过邮寄、捎带等方式报送；特别紧急的文件要派专人及时报送。

发送文件要做好记录，记录好邮寄时间、邮寄编号等信息或捎带文件时间、人员信息等。

4、文件发送后，及时汇报发送情况。

引言:外来文件控制程序是一个重要的工具，它帮助组织和管理所有进入组织的外部文件。

本文将深入探讨外来文件控制程序的相关概念以及其在组织中的重要性，并介绍如何有效地实施这一程序。

概述:外来文件控制程序是指组织在收集、保存、审查和分发外部文件时所采用的一系列流程和实践。

这些外部文件可能是来自供应商、客户、合作伙伴或外部机构的文件，包括合同、报价单、技术文件等。

外来文件控制程序的目的是确保组织始终拥有准确、可靠的外部文件，并能够在需要时快速访问。

正文:1.识别和收集外来文件1.1确定需要收集的外来文件的类型和来源1.2设立一个集中的收集点，以确保文件的整合和安全性1.3建立一个有效的通信渠道，与外部机构保持联系，以及及时收集外来文件2.外来文件的审查和分类2.1制定一套标准和程序，用于审查外部文件的准确性和完整性2.2根据文件的性质和目的进行分类，以便更好地进行管理2.3建立一个文件审批流程，确保外来文件经过适当的审核才能使用3.外来文件的保存和归档3.1建立一个有效的文件归档系统，以确保文件的易于访问和保密性3.2使用适当的标签和目录，将文件分类存储，并建立索引以方便查找3.3确定文件的保留期限，及时清理过期的文件，以保持存储空间的有效利用和数据的安全性4.外来文件的分发和利用4.1设立一个文件分发流程，确保信息的传递高效和准确4.2使用合适的技术工具和系统进行文件分发，以确保安全性和可追溯性4.3为工作人员提供必要的培训和指导，以正确使用和处理外来文件5.外来文件控制程序的监督和改进5.1建立一个监督和评估机制，定期检查外来文件控制程序的有效性和符合性5.2确定改进的机会和挑战，并制定相应的行动计划5.3与内部各个部门进行协作，共同推动外来文件控制程序的改进和发展总结:外来文件控制程序在现代组织中扮演着重要的角色。

通过识别和收集外来文件、审查和分类、保存和归档、分发和利用以及监督和改进等步骤，组织能够有效地管理外部文件，并实现对外来文件的控制。

外来设计文件控制流程一、引言：外来设计文件是指由外来专业设计机构或个人提供的设计方案文件，作为建筑、工程或产品设计等方面的重要参考依据。

为了确保外来设计文件的质量和合规性，需要建立相应的控制流程，以确保外来设计文件的有效管理和使用。

本文将详细介绍外来设计文件控制流程。

二、外来设计文件控制流程：1.需求确认：在接受外来设计文件之前，需要明确需求，确定外来设计文件所涉及的具体项目或任务，并明确设计文件的要求和需求。

2.外来设计机构评估：根据需求，邀请合适的外来设计机构参与，并进行评估和筛选，确定最合适的设计机构。

3.签订设计合同：与选定的外来设计机构签订设计合同，明确设计任务、时间、费用等相关事项，确保设计文件的交付和合规性。

4.设计过程监控：对外来设计过程进行监控和跟踪，与外来设计机构保持良好的沟通，及时解决设计过程中的问题，确保设计文件按时完成。

5.初步设计文件评审：在设计完成后，对初步设计文件进行评审，确保设计文件的质量和合规性。

评审团队可由相关专业人员组成。

6.二次评审：对初步设计文件进行二次评审，确认设计文件是否符合实际需求和设计要求，及时提出修改和完善意见。

7.设计文件修改：根据评审意见，进行设计文件的修改和完善，确保设计文件的准确性和规范性。

8.最终设计文件评审：对修改后的设计文件进行最终评审，确认设计文件能够满足实际需求和设计要求。

9.设计文件归档：经过最终评审的设计文件将被归档，确保文件的完整性和可追溯性。

设计文件归档应建立合适的档案管理系统，确保文件的安全和易查找。

10.文件使用控制：设计文件的使用需要遵循相关规定和流程，确保文件的合规性和安全性。

设计文件的借阅和复制应经过授权，并在文件使用记录中留有相应记录。

11.文件维护与更新：对设计文件进行定期维护和更新，确保文件的有效性和及时性。

设计文件维护包括检查文件的完整性、更新文件的版本、处理文件的变更或废弃等工作。

对外来设计文件控制流程进行监督和审核，确保流程的完善性和合规性。