外贸代理业务流程

外贸进出口业务流程1.寻找合作伙伴：企业首先需要通过各种渠道，如展会、网络等，寻找与自己业务相符的合作伙伴。

这可以是潜在的买家、供应商或代理商。

3.报价和谈判：在了解对方需求后，企业可以提供产品报价。

随后，双方可以进行谈判以达成双方满意的价格和交货条件。

4. 签订合同：一旦双方reaches到协议，开始着手签订正式的合同。

合同内容应包括产品描述、数量、价格、质量标准、支付条款、交货方式和时间等。

5.外贸文件准备：在合同签订后，企业需要准备各种涉及外贸的必要文件，如商业发票、装箱单、提货单、运输保险单、检验证明等。

6.商品生产和检验：若是出口商品，生产部门需要在规定的时间内按照合同要求生产商品，并在生产完成后进行质量检验。

7.贸易付款：付款方式可以是提前付款、信用证、托收或汇票等方式。

根据合同约定，支付款项给供应商。

8.物流安排：企业需要与物流公司合作，安排商品运输。

这通常包括货物装箱、报关和船运/空运等程序。

9.报关和海关放行：根据目的国的法律法规，企业需要向海关提交必要的报关资料，并支付相关关税和税费。

一旦报关工作顺利完成，货物就可以通过海关放行。

11.收到货物和清关：一旦货物到达目的地，进口商需要接收货物，并进行清关手续。

这通常涉及到向海关提交必要的文件，并支付关税和税收等。

12.支付和结算：在货物交付后，进口商需要根据合同支付款项给出口商。

支付方式可以是提前付款、信用证或汇票等。

13.售后服务和反馈：一旦交付完成，企业需要提供售后服务，确保客户满意并及时解决任何问题。

同时，接收客户的反馈和意见，以改进和提升产品和服务质量。

总之，外贸进出口业务流程是一项涉及多个环节和程序的复杂工作。

企业需要与合作伙伴建立良好的沟通和合作关系，并合理规划和组织各个环节，以确保顺利完成进出口贸易。

外贸业务工作流程1.市场调研和需求分析外贸业务的第一步是进行市场调研和需求分析，包括了解目标市场的经济环境，了解消费趋势和竞争情况等。

通过市场调研和需求分析，可以确定目标市场，了解市场需求，并为后续的产品选择和市场推广提供依据。

2.产品选择和供应商选择在确定目标市场后，需要根据市场需求和竞争情况选择适合的产品。

同时，需要选择合适的供应商，考虑产品质量、价格、交货时间等因素，进行供应商的比较和筛选。

3.产品开发和样品确认根据需求分析和供应商选择的结果，与供应商合作进行产品开发。

包括设计、样品制作和确认等工作。

样品确认后，可以进行产品规格的制定和生产准备工作。

4.签订合同和支付方式的确定确定产品和供应商后，可以与供应商签订合同，明确双方的权益和责任。

同时，需要确定支付方式，包括预付款、信用证等，确保资金的安全和支付的及时性。

5.报价、谈判和洽谈在与买家进行沟通和洽谈之前，需要对产品进行详细的定价和报价。

在谈判中，需要了解买家的需求、交货时间、质量要求等，进行价格和交货条件的谈判。

6.订单确认和生产安排在谈判达成一致后，买卖双方确认订单的各项条款和细节，并进行生产安排。

包括生产计划、采购原材料、安排生产线等。

7.产品质量检验和包装在生产过程中，需要对产品进行质量检验，确保产品符合质量要求。

同时，进行产品的包装，确保在运输途中不受损坏，并满足买家的要求。

8.贸易术语和运输安排根据合同中的贸易术语，确定运输责任和费用的承担。

同时，安排货物的运输方式和运输时间，确保货物按时到达目的地。

9.清关和报关在货物到达目的地后，需要进行清关和报关手续，包括海关文件的准备、缴纳关税和税费等。

10.付款和结算货物到达目的地并完成清关手续后，买卖双方进行结算。

根据合同中的支付方式，进行支付和收款。

11.售后服务和客户关系维护在交易完成后，维护好客户关系是重要的一环。

及时解决客户的问题和需求，提供售后服务，建立良好的合作关系。

外贸企业出口业务操作流程和管理制度一、出口业务操作流程1.市场调研和选定目标国家/地区：外贸企业应针对产品进行市场调研，了解不同国家/地区的市场需求和竞争情况，选定适合的目标国家/地区。

2.产品开发和定价：根据市场需求，外贸企业进行产品开发，并确定合理的定价策略。

3.与供应商洽谈和签订合同：外贸企业与供应商进行洽谈，并签订合同，明确供货方和收货方的权利和义务。

4.生产和质量控制：外贸企业根据订单要求，组织生产，并进行严格的质量控制，确保产品符合标准和客户要求。

5.包装和运输安排：外贸企业根据订单的要求，进行产品包装，并安排合适的运输方式和渠道。

6.报关和支付：外贸企业办理出口报关手续，并与客户协商支付方式和条件。

7.运输和物流管理：外贸企业根据客户要求，安排货物的运输和物流，确保货物及时送达目的地。

8.海关清关和目的国进口手续：外贸企业协助客户办理目的国的进口手续，并按规定办理清关手续。

9.支付和结汇：外贸企业与客户进行结算，按照合同约定的付款方式和条件进行支付和结汇。

10.售后服务和客户关系维护：外贸企业提供售后服务，处理客户的投诉和问题，并积极维护客户关系。

二、出口业务管理制度1.市场开发管理制度：包括市场调研、目标国家/地区的选定和市场定位等管理规定，以确保企业的市场开拓工作有条不紊地进行。

2.合同管理制度：包括与供应商的合同签订和管理、与客户的合同签订和履行等管理规定，以确保合同的有效执行。

3.生产管理制度：包括生产计划编制、质量控制、生产进度跟踪等管理规定，以确保产品的质量和交货期的达成。

4.物流管理制度：包括运输方式和渠道的选择、运输安全和交货时间的控制等管理规定，以确保货物能按时、安全地送达目的地。

5.报关和支付管理制度：包括出口报关手续的办理、支付方式和条件的协商等管理规定，以确保出口业务的顺利进行。

6.品质管理制度：建立和完善质量管理体系，确保产品合格，满足目标市场的需求和标准。

外贸交易流程：流程说明：从签订外销合同,到租船订舱、检验、产地证、保险、送货、报关、装船出口,直至押汇（或托收)、交单、结汇、核销、退税，是每笔进出口业务必经的过程。

一、指定船公司货主在确定外贸交易后，开始准备发货。

出口商一边备货，一边还要寻找合适的船公司，以提前做好装运准备。

二、订舱确定好船公司后，出口商即应根据相应的船期,配合装运期限进行订舱，经船公司接受后发给配舱通知，凭以填制其他单据，办理出口报关及装运手续。

三、申请检验出口商根据信用证的规定填写《出境货物报检单》（Application for Certificate of Export Inspection），并备齐商业发票、装箱单等相关文件向出入境检验检疫局申请出口检验.四、取得检验证明检验机构经对商品检验合格后，签发《出境货物通关单》；并根据出口商的要求，签发相应的商检证书，如品质证书、健康证书等。

五、申请产地证出口商填妥相应的产地证明书向相关单位申请签发，其中《原产地证明书》(Certificate of Origin)与《普惠制产地证明书》(Generalized System of Preferences Certificate of Origin “Form A")应向出入境检验检疫局申请，而《输欧盟纺织品产地证》则应向商务部授权的纺织品出口证书发证机构（图上未标出)申请。

六、签发产地证相关机构经过审核，根据出口商的申请，签发相应的产地证书。

七、办理保险保险由出口商办理，出口商须根据信用证的规定填写《货物运输保险投保单》(Cargo Transportation Insurance Application）,并附商业发票向保险公司投保。

八、取得保险单保险公司承保后,签发《货物运输保险单》（Cargo Transportation Insurance Policy)给出口商。

九、申领核销单我国法律规定,境内出口单位向境外出口货物,均应当办理出口收汇核销手续.出口商在报关前，须到外汇管理局申领《出口收汇核销单》。

外贸公司工作流程外贸企业工作流程介绍一．外贸企业业务类型自营进口自营出口代理进口代理出口内贸进料加工来料加工二．进出口企业的机构设置及外部联系（一）一般地，进出口公司设立的内部职位和部门有：董事长/总经理、办公室、计划/财务部、贸易管理部、外销业务部（多个）、储运/单证部。

对于大型外贸企业，每个外销业务部可能是一家分公司（内部再划分科室）、储运部变成货运公司；另外可能有货源（采购）部、内销部、企业管理部门、样宣部门、电脑部等；当然，更可能有外地分（子）公司、直属仓库和下属生产工厂。

? 有些企业将单证部的工作归入业务部门，即部门中设立单证员。

? 有一人从头到尾完成出口业务各环节。

（二）与进出口公司发生业务联系的外界： ? 国内外客户及其中间商 ? 货源厂商仓库、发运点货运代理公司、船公司、航空公司等运输企业 ? 海关、报关代理港口、装运码头商品检验、检测、检疫等机关 ? 中国贸促会、各商会经贸部委、外资委、经委、计委等国家行业管理机关与各级政府机关 ? 外汇管理局 ? 国内外银行 ? 保险公司财政局、税务局、审计局、工商管理局等对于不同的外贸用户，同样称“进出口业务部”，具体承担的业务工作内容可能不同；即使是同一公司，在不同时期，部门和人员职能也可能会调整。

我们设计的软件至少应基本上适应这种变动。

三．外贸业务工作流程（一）出口管理的业务流程出口业务管理基本上是以《出口货物明细单》或《货运委托书》为中心，核心功能是辅助业务人员快速出单和管理自己的出口业务等。

该模块的主要数据流程图如下：（二）进口业务流程分析（三）内贸业务流程分析（四）进口和内贸业务流程图1财务管理目录第一节第二节第三节第四节第五节附表 1. 附表 2. 附表 3. 附表 4. 附表 5. 附表 6. 附表 7.附表 8. 附表 9. 附表 10. 附表 11. 附表 12. 附表 13. 附表 14. 附表 15. 总则业务模式流程图程序内部控制文件/表格清单年度合格供方名录销售出差拜访客户情况记录表询价单成本预算表客户报价单供方评价记录表合同结算表客户满意度调查表客户投诉处理表远期结售汇单证清单进口产品说明开票申请书货物签收单合同归档资料清单工作号合同号的编制规定第一节总则1. 制订本手册旨在规范公司业务流程管理，对业务流程管理体系持续改进以及预防不合格来更好地满足客户的需求，从而使客户满意。

外贸业务员的工作流程步骤一、接到询盘1、认真报价（1）收到客户询盘，不要盲目报价，首先了解一下对方的公司，及一些相关的信息，并且查下对方国家所在的时区2）问清楚客户要货的款式和订货数量，尽可能了解客户订单的真实性，是不是实单？与经理说明情况，核对最新产品价格。

现在市场竞争激烈，第一次报价要把握好。

（3）在和客户邮件或者在线沟通过程中，尽量多了解客户的信息，如果skype，QQ，msn,yahoo或者其他在线工具，尽量加上，以便日后加强联系。

（4）根据客户订货数量，计算装箱尺寸，体积，重量，与货代联系询最新海运价格，人民币杂费，查当日最新汇率，核算FOB或者CIF价格（5）询问客户有没有特殊的单证要求（产地证）。

如其他特殊单证要求，比如质量证书，酌情看客户沟通情况，客户没有提及不用主动询问。

（6）做正式报价单给客户，产品参数一定要准确：产品明细，装箱尺寸，生产周期，样品提供时间。

其中，报价单要有公司的信息，名称，地址，电话，传真，业务员邮箱，手机，在线联系方式等，报价要有有效期。

关于交货期，是很重要的问题，为了减免延误情况，第一请公司领导部门慎重报价，给业务员较为准确的交货期第二如果不是有库存情况下，业务员不要死板，根据与客户谈论的实际情况，酌情在经理报的交货期基础上多加个3-5天。

当然如果客户要的比较着急，交货期尤为关键的前提下，需要灵活掌握这个时间，可以适当迎合客户的时间要求。

（7）付款方式要确认数额较小，一般100% TT。

数额较大，一般30% TT，70%见提单复印件。

当然发货前收到客户货款越多越好。

信用证方式付款，危险国家不予考虑，如伊朗，叙利亚。

样品，要高度重视，是与客户达成交易的关键因素，所以要求至少不比大货差！挑选样品时候多注重细节，挑选比较完美的快递给客户。

包装要安全（特别是玻璃道钉，陶瓷道钉等易碎产品），并且要拍照留念，以便日后查询。

（1）首先原则上快递费需要客户支付;样品费，如果是常规款，价值不高，数量不多，可以免费提供.太阳能产品，货值高的，需要客户付费。

外贸业务流程总结（详细）一，客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的order inquiry给业务部，做一些细节的了解。

二，报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa Invoice给客户做正式报价。

三，得到订单：经过洽谈，收到客户的正式订单Purchase Order.四，下生产订单：收到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

五，业务审批：业务部收到订单后，首先要做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要有业务员签名，部门经理审批，再教管理部门人员审批后才能执行。

如金额较大的，或预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之后，制成销售订单，交给部门跟单员跟进。

六，下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产：A，如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前一个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保证，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

B，如果是T/T付款的方式，要确认定金已经到账。

C，如果是放账客户，或通过银行D/A等方式收汇的，需经理确认。

七，验货：A，在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

B，如果客人要自己或指定验货人员来验货的，需在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告诉计划部。

C，如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

八，制备基本文件：工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

九，商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单是要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。

进口原油代理业务流程一、业务目标1 经营目标按照分子公司委托,按时、按质、按量完成采购,并安全、及时地交付;优化采购方案,保证合理的进口原油采购价格、运费及保费;争取有利的货款支付条件,按照贸易合同结算条款履行资金支付责任;保证结算资金的安全和及时回笼;2 财务目标保证代理进口原油业务会计核算真实、准确、及时、完整;3 合规目标进口原油业务操作符合国家相关管理部门的规定;贸易外汇收支符合国家外汇管理局的规定;进口原油代理协议符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度;二、业务风险1 经营风险未经授权、委托或超越授权、委托范围及规定的交易条件进行原油采购、租船、投保,发生交易损失;未严格按照分子公司委托的时间、品质、数量进行进口原油的采购和运输,导致分子公司正常生产经营活动受到影响或发生损失;未能在分子公司委托范围内把握贸易时机、获得有利的价格和运费条件,导致分子公司进口原油成本增加;未能严格按照分子公司委托进行套期保值操作、规避市场价格波动,导致分子公司控制进口原油成本不能达到预期效果;未对原油采购合同及时、准确地投保,发生漏保、迟保、错保,以及在货物出险后未及时办理索赔手续,导致风险增加或发生损失;未对滞期费产生的过程实行跟踪和有效控制,导致多付或应该追偿的未及时追偿,造成损失;货款结算不当,导致财务费用或资金风险增加;未按照规定路径进行国际结算发生资金损失;未经审核,变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险;2 财务风险未能真实、准确、及时、完整地进行进口原油代理业务的会计核算,造成财务信息失真;3 合规风险进口原油业务违反国家规定,受到处罚;外汇收支违反国家外汇管理局的有关规定,受到处罚;进口原油代理协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求,造成损失;三、业务流程步骤与控制点1 对贸易人员及签约人员授权中国国际石油化工联合有限责任公司以下简称“联合石化”经理对其原油贸易部门及境外子公司原油贸易人员进行交易及签约授权,并将被授权贸易人员和签约人员名单向交易对手备案;2 对交易对手的资信评估联合石化风险控制部门对交易对手的资信进行评估,经财务部门会签,分管副经理审核,报经理批准,确定交易对手名单和交易限制条件;供货商、船东交易对手名单还需报股份公司原油领导小组审批;3 签订原油采购合同经总经理或分管副经理批准后,联合石化计划部门根据生产经营管理部下达的股份公司年度原油进口计划或调整计划、以及公司第三方贸易计划和原油采购战略,组织与原油供应商洽谈原油长期供货合同;根据分子公司现货采购委托,联合石化原油贸易部门会同境外子公司,依据生产经营管理部下达的进口原油月度采购计划分析目标油种市场,商定入市时机与询价范围,按规定权限审批后,向联合石化境外子公司经授权贸易人员下达采购指令;联合石化境外子公司原油贸易人员依据采购指令,遵循进口原油采购效益最大化的原则,与经过批准的原油供应商达成交易意向,并立即将交易意向口头反馈给联合石化原油贸易部门审核;联合石化原油贸易部门和计划部门贸易人员将长期合同签约意向和现货采购意向通知分子公司,经分子公司原油采购部门通过电话等方式确认油种、数量、价格、装期后,分别由计划部门和境外子公司经授权的贸易人员对外成交;联合石化对外洽谈的原油贸易人员填写交易结果通知单,按规定签字确认后,于成交当日书面报联合石化原油贸易部门和风险控制部门;联合石化原油贸易人员依据交易结果通知单填写中国石化进口原油采购确认单,经原油部门负责人签字后,书面通知分子公司原油采购部门;分子公司原油采购部门负责人签字确认后,回复联合石化;管输原油中国石化进口原油采购确认单按照股份公司原油管理办法由相关方签字确认;联合石化负责对外洽谈采购合同的部门或境外子公司根据成交条件和合同管理规定,经贸易、执行、财务、法律等人员审核后,按规定权限签署原油采购合同;4 租船与投保联合石化原油执行部门根据原油贸易部门提供的原油采购交接单,按照规定填写进口原油保险内部联系单,向经批准的保险公司办理保险;保险合同须按规定权限签署;联合石化运输部门经办人员根据原油执行人员提交的租船运输内部联系单办理预租船,并根据船舶预租的主要条件填写中国石化进口原油租船确认单,由运输部门负责人签字后交原油执行部门,并经分子公司原油采购部门确认;管输原油中国石化进口原油租船确认单按照股份公司原油管理办法由生产经营管理部、炼油事业部签字确认;联合石化原油执行人员得到装卸港对预租船的确认后通知运输人员,由经授权的运输签约人与经批准的船东签订租约,临时租船船东名单按照股份公司原油管理办法报生产经营管理部备案;5 签订进口原油代理协议联合石化原油执行人员应计算每一个原油合同的价格、运费、保费、保值匹配情况及前批原油货款的尾款后,确定该合同原油的到岸价格,书面交分子公司确认;分子公司原油采购部门负责人签字确认后回复联合石化;管输进口原油价格确认说明按照股份公司原油管理办法由生产经营管理部、炼油事业部签字确认;根据分子公司确认的原油品种、数量、价格、时间及运输安排,联合石化按规定权限和经法律事务部审定的标准文本与分子公司签订进口原油代理协议;6 报关、接货的准备手续原油到港前,联合石化原油部门核对有关资料,按照国家有关规定申领重要工业品自动进口登记证明;联合石化原油执行人员同时准备报关合同、发票、装船单据等其他报关单据,通知卸货港和分子公司安排接货,由分子公司做好国内运输的准备参见原油配置、运输业务流程,并安排货物代理公司报关报验,或通知分子公司自行报关报验;7 跟踪监控装船、航行和卸货过程联合石化原油执行人员密切跟踪原油装船及其计量、货损等情况;发现短量,立即查明原因,并于当日通知分子公司、保险公司,以备事后追溯;分子公司在通过联合石化得知上述情况的基础上,密切跟踪原油到港、接卸、转驳及其计量、货损等情况;发现短量,立即查明原因,并于当日通知联合石化原油部门;联合石化原油部门依据有关采购合同或约定向供货商、船东、港口等责任方提出索赔,并将索赔结果书面通知有关分子公司;联合石化运输经办人员密切跟踪装船、航行和卸货等船舶动态,监控滞期发生情况及责任原因,准确地计算滞期费,并将有关情况通知分子公司确认,以便办理索赔或理赔工作,有关处理结果应书面通知分子公司;8 货款、运费、保费等的结算对于需要出具原油付款承诺函的,联合石化境外子公司财务人员提供付款承诺函条款,报原油部门、财务部门审核,按规定权限审批后,按合同约定的时间向原油供应商或境外子公司开证银行出具付款承诺函;联合石化财务部门对原油执行人员提供并经原油部门负责人批准的进口原油付款联系单及发票、进口许可证、报关合同和无正本提单保函、付款申请等审核,按照合同规定付款时间,向境外子公司支付CIF货款；付汇后,原油执行人员负责向财务部门提供报关单,由财务部门按照规定办理付汇核销手续;联合石化境外子公司按照原油采购合同规定,由贸易人员、执行人员和财务人员审核供货商提供的发票,报境外子公司负责人审批后,不迟于每周四将下周付款计划报外贸代理公司原油部门和财务部门审核,按规定权限审批后,财务部门通知境外子公司按付款计划执行;给银行的付款通知单须由境外子公司经理、副经理或财务经理双签支付;联合石化运输部门对租约、运杂费发票、提单复印件等进行审核,经其负责人批准后,不迟于每周四将下周付款计划报财务部门审核,按规定权限审批后,运输部门通知境外子公司按付款计划执行;境外子公司通知银行支付及备案程序同控制点;联合石化运输部门审核滞期费发票,经其负责人批准后,不迟于每周四将下周付款计划报财务部门审核,按规定权限审批后,运输部门通知境外子公司按付款计划执行;境外子公司通知银行支付及备案程序同控制点;联合石化原油部门人员审核保险费明细表、保险发票、保单副本等文件,经其负责人批准后递交至境外子公司,境外子公司不迟于每周四将下周付款计划报财务部门审核,按规定权限审批后,原油部门通知境外子公司按付款计划执行;境外子公司通知银行支付和备案程序同控制点;联合石化境外子公司在周付款计划以外的单笔50万美元及以上的临时付款由有关部门和境外子公司填写付款申请,于付款日前2个工作日报财务部门审核,按规定权限审批后,由财务部门付款或指定有关单位支付;境外子公司通知银行支付和备案程序同控制点;对于周付款计划以外的单笔50万美元以下的临时付款,由境外子公司按规定权限审批后支付;临时付款中涉及到追加保证金的申请参见石油保值业务流程控制点;分子公司与联合石化按照进口原油统一结算规定或合同规定的付款条款办理结算,并每月对账,如有差异,查明原因并及时处理;对由于计价期及二次分量等原因形成的合同尾款,分子公司应与联合石化取得一致意见后,在半年内结清;联合石化原油部门与财务部门每月对上月代理进口原油付汇情况进行核对,如有差异,查明原因并及时处理;对由于计价期及二次分量等原因形成的合同尾款,由原油部门会同财务部门,每月与境外子公司进行核对,在半年内结清;9 账务处理与档案管理联合石化财务部门及其境外子公司财务部门根据股份公司内部会计制度和注册地适用会计准则,对代理进口原油业务及资金结算进行账务处理,并经财务部门负责人审核;联合石化原油部门与财务部门分别对业务卷宗和财务资料进行整理归档,并按照规定时间保存;四、相关制度目录制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号1 关于印发原油管理办法的通知石化股份生2007 419号----1.5.72 关于印发中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则试行的通知石化股份法 2003 419号 ----1.12.13 关于印发中国石油化工股份有限公司内部会计制度2006的通知石化股份财2006 508号---- 4 关于印发中国石化降低进口原油滞期费管理办法试行的通知石化股份生〔2007〕60号。