应付款管理系统

Oracle ERP应付帐款管理系统概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾采购应付帐款固定资产总帐应付帐款系统关系图库存统一发票Oracle 应付帐款供应商Supplier立帐付款报表与查询文件/传票核准供应商管理付款时程修改员工档维护员工费用报支开启会计期间更新与调整单笔/批次付款作业选取确认付款完成产生付款文件如支票, 磁片档修改预览关帐报表与查询报表列印供应商资料查询立帐交易查询付款纪录查询发票登录员工费用转成发票预付款登录退货折让登录GL 会计科目指定PO单/收货单比对税款/外币作业差异查核/分析解除Hold暂停付款汇兑损益处理固定资产资料抛转Assets付款作业应付帐款管理系统取消发票会计分录产生作业立帐及付款资料抛转总帐概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾AP 资料预设值Financials OptionsPayables OptionsSupplierSupplier SiteInvoiceInvoice Distribution LineInvoice Payment Schedule Line供应商下采购单地点付款地点询价/下采购单地点供应商架构(Supplier/Supplier Sites/Contacts)连络人连络人连络人供应商收货一般采购供应商Supplier分类会计控制付款银行帐户电子资料交换闸道商业发票税捐代扣税税捐申报供应商Supplier供应商编码Supplier Number供应商名称Supplier Name供应商别名/简称Alternate Name供应商分类Vendor Type统一编号Tax Registration Number供应商应付帐款科目Liability Account付款方式付款条件应税/零税/自动计税/计税方式相同供应商不同地点: 只建立一供应商, 利用Site区分供应商Supplier供应商Supplier供应商报表Supplier Reports核阅新建立之供应商, 供应商地址(supplier site) 资讯New Supplier/New Supplier Site Listing以供应商名称为检核条件,查核是否有重复输入之供应商情事Supplier Audit Report核阅供应商, 供应商地址(supplier site)及联络人资讯Suppliers Report描述报表名称概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾付款条件Payment Terms计算应付帐款之到期日(Due Date)以到期日之起算日(Terms Date)配合payment term定义之条件计算定义可取得之现金折扣付款条件Payment Terms到期日之起算日基准(Terms Date Basis):Invoice DateSystem DateInvoice Received DateGoods Received Date付款条件计算方式以天数计算(Days)配合结帐日(Cutoff Date), 月结式付款计算Cutoff Date: 结帐日Day of Month: 付款日Months Ahead:月结N日自行制定到期日(Special Calendar)固定到期日(Fixed Date)概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾AP Information FlowPayables Transfer to GL调整输入Supplier输入Invoice核准Invoice支付InvoicePayables Accounting Process核准付款PaymentJournal Import应付帐款立帐输入方式立帐输入方式批次控制(Batch Control)单笔独立输入, 无批次关系应付帐款立帐类别立帐类别不经采购产生之其他费用经由采购产生退货/折让(Debit Memo/Credit Memo)预付款(Prepayment)员工费用报支(Expense Report)转入定期产生(Recurring Invoice)系统自动代扣税产生其他系统转入(Imported Invoice)应付帐款立帐–不经采购产生之其他费用Invoice Type: Standard借方科目可自行输入科目及金额可利用Distribution Set自动产生Distribution Set 借方科目集Full: 借方科目有已知之分摊比例, 总和100%Skeleton:借方科目之分摊比例不固定, 立帐时才能决定各科目之金额应付帐款立帐–经由采购产生(1)收到发票输入Invoice核准InvoiceMatch Invoice toPO or Receipt调整CreateAccounting付款抛转至总帐归档应付帐款立帐–经由采购产生(2)请款立帐方式人工Matching : 在Invoice Entry画面根据收到之发票及相关凭证人工(Manually)自行作matching收料后自动立帐: Pay on Receipt - AutoInvoice应付帐款立帐–经由采购产生(3)在Invoice Entry画面输入发票以人工MatchingInvoice Type: Standard, PO Default, QuickMatch应付帐款立帐–经由采购产生(4)Matching Option采购单Purchase Order收料单ReceiptMatch Approval Level2-way Matching (PO, Invoice)3-way Matching (PO, Invoice, Receipt)4-way Matching (PO, Invoice, Receipt, Inspection)应付帐款立帐–经由采购产生(5)收料后自动立帐Pay on Receipt - AutoInvoice收料后在采购模组执行程式, 系统即可自动产生立帐资料组成Invoice之条件: Pay Site, Receipt No1></a>.,Packing Slip NoInvoice No编码原则: ERS-&lt;X&gt;-&lt;Seq. No.&gt;. 若选Pay Site, X= Invoice Date. 若选Packing Slip, X= Packing Slip No.. 若选Receipt, X= Receipt Number.转入AP后, 财务部可视需要修改Invoice No允差值–Tolerances订购数量&gt;= 立帐数量收料数量&gt;= 立帐数量订购单价金额&gt;= 立帐单价金额总采购单金额&gt;= 立帐金额外币交易, 采购单金额&gt;= 立帐金额采购单shipment金额&gt;= 立帐金额应付帐款立帐–退货/折让Invoice Type: Credit Memo/ Debit Memo金额需输入负值Matching OptionPO/Receipt: 进货数量退回及价格折让Invoice (Price Correction) : 价格折让自行立借方科目应付帐款立帐–员工费用报支(1)输入员工&amp;定义为供应商定义ExpenseReport Template核准Invoice输入ExpenseReportCreateAccounting付款抛转至总帐归档核阅,修改及核准执行PayableInvoice Import查询ExpenseReport Invoice应付帐款立帐–员工费用报支(2)必须存在於员工档才可使用Expense Report在将Expense Report转成Payables Invoices时员工必须存在於供应商档可定义多个费用报支样板Expense Report Template可先预支与员工,待实际报支时再予以减少付款金额应付帐款立帐–预付款(1)输入预付款Prepayment核阅Invoice核准Invoice付款Apply invoice toPrepayment/sApply Prepaymentto invoice/s应付帐款立帐–预付款(2)Invoice Type: PrepaymentPrepayment Type: Temporary/Permanent预付款建立及冲销Partially / Fully AppliedApplyAvailablePayUnpaidApproveUnapprovedStatusAction应付帐款立帐–定期产生Recurring定义特别周期Special Calendar定义RecurringEntries Template产生RecurringEntries核阅Invoice核准Invoice应付帐款立帐–代扣税Withholding Tax需先设定国税局为供应商设定代扣税税率及税码设定需作代扣之供应商系统可自动产生要付给国税局之Withholding Invoices 应付帐款立帐–代扣税Withholding Tax应付帐款立帐–Hold(保留不付款)方式:单张立帐凭单(Invoice)保留分期付款(Scheduled Payment)保留供应商(Supplier / Supplier Sites)保留可以人为解除(Release)保留应付帐款立帐–核准(Approval)线上单张立帐凭单签核线上批次立帐凭单签核执行“Payables Approval “程式Invoice Approval产生会计分录只针对已执行核准之立帐/付款资料产生会计分录方式:线上单张产生会计分录线上批次产生会计分录执行Payables Accounting Process应付帐款立帐平台(Workbench)ApproveCancelApply PrepaymentPay in fullCreate AccountingRelease HoldsOverviewScheduledPaymentsPaymentPO/ReceiptMatchInvoiceHoldsDistributionsInformationInvoiceActions概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾应付帐款付款付款处理方式:单笔Single Payment批次Batch Payment付款方式:Check 支票Wire 电汇Electronic 电子转帐, 如EFTClearing 内部转帐应付帐款付款–支付方式Recorded : 系统纪录Oracle Payables以外的付款资料手开支票,汇款Computer Generated电脑产生支票, EFTCombined : 结合上述两者应付帐款付款–单笔付款(1)手开支票输入付款资料(Refunds)输入付款资料(Quick)输入付款资料(Manual)系统产生支票或Electronic Payment止付/作废Stop /VoidPaymentCreate Accounting电汇/邮寄付款文件应付帐款付款–单笔付款(2)付款类别:ManualQuickRefund应付帐款付款–批次付款(1)修改Modify InvoicesBuild Payment输入批次付款资料选取欲付款之InvoicesFormat PaymentCancel orStop/VoidPayment电汇/邮寄付款文件Confirm PaymentPrint checks orCreate electronicpayments应付帐款付款–批次付款(2)选取invoice条件:Payment Document 付款文件Pay Through Date 到期日Pay Group 付款群组Pay Priority (1-99) 优先顺序应付帐款付款–远期票Future Dated (1)在付款文件(Payment Document)指定是否可开立远期票到期日(Maturity Date)单笔付款需自行输入到期日批次付款则以Due Date 为到期日到期时需执行更改付款状态程式(Update Future Payment Status ) 付款状态: Issued ?? Negotiable ?? Cleared应付帐款付款–远期票Future Dated (2)概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾应付帐款抛转总帐Transactions1Create Accounting EntriesAccounting2Payables Transfer to GLGL Interface3Journal ImportGL BatchesGL HeadersGL Lines应付帐款总帐系统应付帐款抛转总帐设定概述供应商管理付款条件应付帐款立帐应付帐款付款应付帐款抛转总帐报表及查询回顾标准报表类型供应商报表立帐(Invoice)报表代扣税额报表付款(Payment)报表会计交易金额报表通知(Notice)Thank You!Contact information is only for referenceImported invoice : Salary systemPO Structure : Header -&gt; item -&gt; shipment(交货期) -&gt; distribution line(保管人) System automatically holds invoices and can’t be released manually。

第七章应收应付款管理7.1 系统概述应收款管理系统主要用于核算和管理客户往来款项。

应付款管理系统主要用于核算和管理供应商往来款项。

应收应付从初始设置、系统功能、系统应用方案、业务流程上都极为相似，因此，本章主要介绍应收款管理。

7.1.1 功能概述应收款管理系统以发票、费用单、其他应收单等原始单据为依据，记录销售业务及其他业务所形成的往来款项，处理应收款项的收回、坏账、转账等情况，同时提供票据处理功能。

系统根据对客户往来款项核算和管理的程度不同，提供了两种应用方案。

⒈在应收系统核算客户往来款项如果企业的应收款核算管理内容比较复杂，需要追踪每一笔业务的应收款、收款等情况，或者需要将应收款核算到产品级，那么可以选择该方案。

该方案下，所有的客户往来凭证全部由应收款系统生成，其他系统不再生成这类凭证。

应收款系统的主要功能包括：⑴根据输入的单据或由销售系统传递过来的单据，记录应收款项的形成。

⑵处理应收项目的收款及转账业务。

⑶对应收票据进行记录和管理。

⑷在应收项目的处理过程中生成凭证，并向总账系统进行传递。

⑸对外币业务及汇兑损益进行处理。

⑹根据所提供的条件，提供各种查询及分析。

⒉在总账系统核算客户往来款项如果企业的应收款业务比较简单，或者现销业务很多，则可以选择在总账系统通过辅助核算完成客户往来核算。

其主要功能包括：⑴若同时使用销售系统，可接收销售系统的发票，并对其进行制单处理。

⑵客户往来业务在总账系统生成凭证后，可以在应收款系统进行查询。

本章采用第一种方案介绍应收款子系统的功能。

7.1.2 应收款管理系统与其它系统的主要关系应收款管理系统与其它系统的主要关系如图7-1所示。

应收款管理与系统管理共享基础信息。

销售管理系统为应收款系统提供已审核的销售发票、销售调拨单以及代垫费用单；应收款管理为销售系统提供各种单据的收款结算情况以及代垫费用的核销情况。

应收款系统和应付款系统之间可以进行转账处理。

应收款系统向总账系统传递凭证。

某软件公司应付管理子系统ACP功能及效益介绍一、供应商管理ACP系统可以帮助企业建立起完整的供应商档案，包括供应商基本信息、合同信息、付款条件等。

同时，系统还可以对供应商进行分类管理，便于企业根据不同的需求和目的对供应商进行筛选和选择。

通过供应商管理功能，企业可以更好地与供应商进行合作，并在支付应付款项时减少错误和纠纷的发生。

二、账单管理ACP系统可以帮助企业对收到的账单进行及时和准确的管理。

通过系统，企业可以建立账单档案，并与供应商的合同信息进行关联，便于企业进行核对和审批。

同时，系统还可以自动对账单进行匹配，减少人工对账的时间和成本。

通过账单管理功能，企业可以更好地控制应付款项的准确性和完整性，有效防止不必要的支付风险。

三、付款管理ACP系统可以帮助企业更加科学和规范地进行付款管理。

通过系统，企业可以建立付款计划，并对付款进行预算和管理。

同时，系统还可以根据供应商的付款条件和企业的财务状况进行智能化的付款排程，确保付款的及时性和有效性。

通过付款管理功能，企业可以更好地控制应付款项的流动和使用，减少不必要的资金占用和浪费。

四、报告功能ACP系统可以帮助企业生成各类与应付款项相关的报告，包括供应商付款报告、账单统计报告、付款计划报告等。

通过系统，企业可以方便地查看和分析应付款项的数据情况，帮助企业进行更加科学和理性的财务决策。

同时，系统还可以根据企业的需求进行定制化报告的生成，更好地满足企业管理的需求。

通过报告功能，企业可以更好地了解和把握应付款项的情况，帮助企业管理和决策更加科学和精准。

ACP系统的应用可以带来诸多效益：一、提升管理效率通过ACP系统，企业可以更加高效地管理和控制应付款项，减少不必要的人工成本和时间浪费。

同时，系统还可以帮助企业实现数据的及时和准确处理，减少错误和纰漏的发生。

通过提升管理效率，企业可以将更多的资源和精力用于核心业务，提升企业的竞争力和盈利能力。

二、降低成本风险通过ACP系统，企业可以更好地控制应付款项的准确性和有效性，降低付款错误和纠纷的发生。

应付款管理操作规程应付款管理操作规程应付款管理操作规程 ..............................................................................1. 应付款管理系统 ................................................................................1.1 业务规程图 ...............................................................................2.操作规程 .......................................................................................2.1 基础设置 .................................................................................2.1.1 参数设置 ...........................................................................2.1.2 基础资料 ...........................................................................2.1.2.1 付款条件 ......................................................................2.1.2.2 应付付款核销方案 ..............................................................2.1.2.3 应付开票核销方案 ..............................................................2.2 业务初始化 ...............................................................................2.3 应付单 ...................................................................................2.4 其他应付单 ...............................................................................2.5 付款单/付款退款单 ..........................................................................2.6 应付开票核销 .............................................................................2.7 应付付款核销 .............................................................................2.8 内部应付清理 .............................................................................2.9 期末处理 .................................................................................2.10 账务处理 ................................................................................2.11 报表分析 ................................................................................2.11.1 应付款汇总表 ......................................................................2.11.2 应付款明细表 ......................................................................2.11.3 应付款账龄分析表 ..................................................................2.11.4 到期债务表 ........................................................................2.11.5 往来对账明细表 ....................................................................2.11.6 应付单跟踪表 ......................................................................1. 应付款管理系统1.1 业务规程图应付系统业务流程图初始化日常业务期末处理基础设置付款条件应付付款核销方案应付开票核销方案初始数据录入采购应付其他应付付款/退款核销报表查询内部往来清理期末结账账务处理2. 操作规程2.1 基础设置2.1.1 参数设置应付款管理系统的参数主要有如下几个：付款单付款退款单与应付单具有关联关系时自动核销1.如果该选项勾选，则付款单/付款退款单审核时自动与有关联关系的应付单核销。